光明日報社 余鵬

合同是平等主體的自然人、法人和其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。任何一個企業(yè)，作為一個行為主體，發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)，都避免不了要對外簽署經(jīng)濟合同。建筑工程合同涉及金額大、付款周期長、分批次、經(jīng)濟責(zé)任重大，采購合同使用頻繁、一次性支付、類別多、環(huán)節(jié)繁瑣、涉及部門多。在財務(wù)管理中認(rèn)真抓好這兩類經(jīng)濟合同，加強對它們的審核、監(jiān)督，其余類型的合同也會觸類旁通，相應(yīng)逐步規(guī)范化，使企業(yè)的合同管理走上正規(guī)化軌道。

合同管理是企業(yè)在對合同的訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止等行為過程中進行審查、監(jiān)督控制的管理過程，管理行為應(yīng)該貫穿合同從訂立到終止的全過程，覆蓋企業(yè)的所有部門。實際上，財務(wù)管理與合同管理是緊密聯(lián)系在一起的，財務(wù)管理工作應(yīng)該滲透到合同管理過程中的每一個環(huán)節(jié)。財務(wù)人員應(yīng)該積極了解企業(yè)經(jīng)營狀況，熟悉業(yè)務(wù)流程，甚至還要參與到工程的招投標(biāo)、物資的采購過程中。從財務(wù)管理角度實現(xiàn)對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的事前防范、嚴(yán)格審查資質(zhì)；事中控制、按規(guī)范流程執(zhí)行；事后補救，有法可依。

一、合同管理全過程財務(wù)管理的實施策略

(一)財務(wù)部門在付款前的審核注意點

1、參與合同條款的擬定工作

合同的主要條款包括：法人的名稱、經(jīng)營地址、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、履行地點和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法，這基本的九項內(nèi)容，如有補充條款可再簽署補充合同。財務(wù)人員在接觸到草擬的合同文本時，可對以上九項內(nèi)容逐一進行審查。

法人的全稱、經(jīng)營地址是否與營業(yè)執(zhí)照和稅務(wù)登記證上的法人名稱、地址一致。采購合同要對標(biāo)的的規(guī)定清楚明白，對型號、規(guī)格、品種、等級等約定清楚，以免引起不避要的糾紛。數(shù)量是必備條款，沒有數(shù)量的合同是無效合同，驗收人員需要根據(jù)合同約定的數(shù)量進行驗貨簽收，財務(wù)人員需要根據(jù)數(shù)量和單價核算總價后進行付款。建筑施工合同條款可以對質(zhì)量的檢驗方法、質(zhì)量責(zé)任的期限和條件予以約定。質(zhì)量保證期一般為一年，質(zhì)保期滿后再支付尾款。有些采購合同涉及到貨款、運雜費、保管費、裝卸費等可能支出的費用，要約定好由哪方付款。履行期限是當(dāng)事人履行義務(wù)，完成工作的時間界限。采購合同中賣方的履行期限是指交貨日期、買方的付款日期；建筑工程合同履行期限是從開工到竣工的時間。財務(wù)人員要對付款日期重點審查一下，有的業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門辦事拖拉，不留足財務(wù)人員審核的時間，簽署工程類合同的時間就是付款的時間，或是距離付款時間只有幾天時間。糾其原因是因為經(jīng)辦部門沒有按照合同管理的流程所致，財務(wù)部門發(fā)現(xiàn)此情況要大膽向經(jīng)辦部門和有關(guān)上級部門提出審核意見，更改付款時間。履約地點有時是確定采購合同中運費由誰負(fù)擔(dān)，風(fēng)險由誰承擔(dān)的依據(jù)，履行地點也是在發(fā)生糾紛時確定由哪一地法院管轄的依據(jù)，所以地點在合同中應(yīng)當(dāng)規(guī)定明確具體。履約方式是指付款方式，是一次性支付還是分批次支付，以及結(jié)算方式。建筑工程合同多為分批次支付，甚至跨年。小額采購合同為一次性支付，大額采購合同會留有質(zhì)保金，財務(wù)人員要根據(jù)合同標(biāo)的重點審核。違約責(zé)任是指當(dāng)事人不履行合同或不適當(dāng)履行，依照法律的規(guī)定或合同約定應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的法律責(zé)任?？梢栽诤贤屑s定違約責(zé)任，如約定定金、違約金、賠償金額，保護雙方的經(jīng)濟利益，如合同中出現(xiàn)如對方違約沒有經(jīng)濟懲罰或賠償，明顯損害企業(yè)經(jīng)濟利益的現(xiàn)象，財務(wù)部門要指出來修改條款。解決爭議的途徑有雙方通過協(xié)商和解，或由第三人進行調(diào)解，或通過仲裁解決，或通過訴訟解決。解決爭議方法的選擇對于糾紛發(fā)生后當(dāng)事人利益的保護是很重要的，應(yīng)該慎重選擇。

2、合同簽署環(huán)節(jié)的審查

合同對方需提供法人身份證復(fù)印件、營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、稅務(wù)登記證副本復(fù)印件、銀行開戶許可證復(fù)印件作為財務(wù)審核資料留存?zhèn)洳?。法人不能簽署合同的，需提供授?quán)委托書證明原件。從事建筑施工工程的企業(yè)需提供相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證明。提供企業(yè)年檢資料，調(diào)查企業(yè)的經(jīng)營情況，評估其財務(wù)風(fēng)險和信用狀況。

對外正式訂立的合同應(yīng)當(dāng)由單位法人或由其授權(quán)的代理人簽名或加蓋有關(guān)印章；企業(yè)應(yīng)當(dāng)要求部門經(jīng)辦人員按規(guī)定的權(quán)限與當(dāng)事人簽署合同，超越權(quán)限的屬無效合同。合同由法人或委托授權(quán)人簽署后，方可加蓋單位合同專用章。不得加蓋企業(yè)部門章，不具備沒有法律效應(yīng)。為了防止已簽署的合同被更換頁碼，財務(wù)部門可要求各頁碼之間加蓋騎縫章。

(二)在付款中財務(wù)部門要做的工作

1、按批次付款的合同需進行專項及后續(xù)管理

會計在付款憑證摘要上寫清楚“合同總價為XX,此次第X次付款，比例為X%”。將所有分批次付款合同復(fù)印件統(tǒng)一編號，作好集中登記目錄存檔見表（一），為以后付款作依據(jù)。對單個的合同再進行跟蹤記錄，與合同復(fù)印件一起留存見表（二）。財務(wù)人員在輪崗調(diào)離工作崗位時，與下一任會計要交接合同付款登記本，以保證財務(wù)付款的連貫性，有據(jù)可察，心里有數(shù)。

合同付款登記目錄

表（一）

合同付款明細(xì)表

合同名稱： 編號：

合同分_____次付款 總價__________元

合同起止時間：____年____月____日─____年____月____日

表（二）

2、按照合同的具體要求加強財務(wù)結(jié)算

凡未按合同條款履約的，可暫停付款。建筑工程合同未提供竣工報告，建筑技術(shù)驗收人員未驗收確認(rèn)的，財務(wù)部門不得付款。采購合同應(yīng)該簽署采購合同而未簽合同直接購買，財務(wù)人員可要求重新補簽合同。采購廠家需提供加蓋公章的驗收單或送貨單，企業(yè)收貨人員在驗收單據(jù)上簽字表示確認(rèn)簽收，相應(yīng)承擔(dān)所收貨物的質(zhì)量及數(shù)量等經(jīng)濟責(zé)任。對結(jié)算價格進行認(rèn)真核算，并與發(fā)票進行核對。遇到一次將全款發(fā)票開出，分批次付款的，要作好登記工作，將全款發(fā)票復(fù)印件留存作為下一次付款的原始資料粘帖，并在付款憑證上注明全款發(fā)票所在的憑證號，以便審計查找。

(三)合同履行完后的財務(wù)工作

1、加強合同的變更控制與管理

建筑工程類項目具有復(fù)雜性、長期性、不可預(yù)測性等特點。財務(wù)人員要認(rèn)識到合同在執(zhí)行過程中變更是正?，F(xiàn)象，強化變更意識，健全合同變更管理制度、報告制度。合同變更要有審批手續(xù)，變更價格要有據(jù)可依，說明情況，逐級審批，避免隨意更改合同。對登記在冊的合同，要把相關(guān)變更資料準(zhǔn)備齊全，備查存檔，留給財務(wù)人員方便查詢。

2、財務(wù)人員要作好合同資料的交接工作

一個建筑工程可能涉及幾任會計，付幾次款，跨年度支付是正?，F(xiàn)象。還可能會變更合同，或再簽署補充合同或協(xié)議。未經(jīng)手的會計不知情，只有依靠記錄詳實，表達準(zhǔn)確明細(xì)的合同資料，記錄了項目的來龍去脈。注明合同應(yīng)付款情況，已付款情況，發(fā)票情況，經(jīng)辦部門，項目的相關(guān)負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人，才能保證財務(wù)工作的萬無一失。

二、財務(wù)人員在合同管理中職能發(fā)揮的途徑

(一)加強財務(wù)人員對責(zé)任心和職業(yè)道德的培養(yǎng)

有些企業(yè)的財務(wù)人員只會算帳，不參與企業(yè)的內(nèi)控管理，提到合同管理更是覺得是經(jīng)辦部門的事情，與財務(wù)工作無關(guān)。更別說建立合同資料備查機制，復(fù)印合同，逐筆登記，在付款憑證詳細(xì)說明更覺得多此一舉，甚至只管眼前，不考慮以后，沒有想到合同管理的延續(xù)性，財務(wù)人員一旦有這種懈怠情緒是很可怕的。因此要對財務(wù)人員的責(zé)任心和職業(yè)道德教育作為一個長抓不懈的工作來做。建立考核、獎勵、監(jiān)督的長效機制，與財務(wù)人員的升職、評優(yōu)、工資掛勾，鼓勵財務(wù)人員提升自己的業(yè)務(wù)修養(yǎng)，敢于對不符合管理規(guī)定的現(xiàn)象說不，營造一個良好的、積極向上的財務(wù)氛圍。

(二)加強對財務(wù)人員合同知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)

在整個財務(wù)部門普及合同的基本知識、項目管理知識、企業(yè)內(nèi)控制度的學(xué)習(xí)以及實用法律的學(xué)習(xí)。外請法律專家或律師講授合同法，或精典案例，引以為戒，引起共鳴。請有經(jīng)驗的會計，根據(jù)財務(wù)平時的業(yè)務(wù)類型，結(jié)合工作經(jīng)驗，將合同管理知識與財務(wù)實際工作結(jié)合起來傳授經(jīng)驗，更容易讓大家接受。讓有經(jīng)驗的會計帶領(lǐng)年輕會計學(xué)習(xí)怎么看合同，學(xué)會怎么對財務(wù)資料進行審核，怎么處理付款中遇到的情況。

在如今市場經(jīng)濟高速發(fā)展的大環(huán)境之下，企業(yè)要在國內(nèi)外競爭環(huán)境中生存和持續(xù)發(fā)展，還是要依靠財務(wù)管理的職能發(fā)揮，強化合同管理。財務(wù)人員對合同管理的各個環(huán)節(jié)進行管理，嚴(yán)格按照合同流程進行審核，為企業(yè)規(guī)避經(jīng)濟風(fēng)險，減少糾紛，才能保障企業(yè)長期立于不敗之地。

[1]寧井紅.淺議加強財務(wù)管理工作中的合同管理[J].財會研究,2013年第32期 164-165頁,共2頁

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[3]馬華平.在合同管理的過程中加強財務(wù)監(jiān)控[J].科技潮,2005年第12期 57-58頁,共2頁

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