郭 然

（首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京佑安醫(yī)院 審計處，北京 100069）

1 問題聚焦

內(nèi)部審計的發(fā)展經(jīng)歷了從最初揭露錯誤和舞弊的消極防弊模式到對經(jīng)濟責(zé)任、經(jīng)濟效益進行審計監(jiān)督、提供管理建議以提升經(jīng)濟效益的積極興利模式轉(zhuǎn)變，深化風(fēng)險管理、企業(yè)治理及價值增值為一體的管理審計模式成為未來發(fā)展的趨勢?，F(xiàn)如今，內(nèi)部審計職能范圍大大拓寬，不僅著眼于監(jiān)督控制，還側(cè)重服務(wù)職能，即評價和改善風(fēng)險管理、內(nèi)部控制及管理過程的有效性，從而為提升企業(yè)價值和改善組織經(jīng)營管理服務(wù)。因此，提升內(nèi)部審計質(zhì)量管理水平，具有實踐意義。

PDCA循環(huán)，作為管理學(xué)中通用的質(zhì)量控制模型，在其被提出和推廣的幾十年間獲得廣泛應(yīng)用。如今，它又為探索內(nèi)部審計質(zhì)量管理提供了全新視角，現(xiàn)就審計實例舉證PDCA的實用性。

2 現(xiàn)狀與原因

2014年初，審計處對醫(yī)院三產(chǎn)單位2011-2013年度的財務(wù)收支情況進行了審計。審計中發(fā)現(xiàn)以下幾方面問題。

2.1 內(nèi)控制度不健全，不相容崗位未分離

經(jīng)了解，三產(chǎn)單位購貨、銷貨、收款、貨物保管以及盤點等各個環(huán)節(jié)均由相同一人或兩人執(zhí)行，各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)缺少相互監(jiān)督、制約，其整個銷售業(yè)務(wù)處于失控狀態(tài)。這種管理狀況為舞弊行為提供條件，且存在經(jīng)濟業(yè)務(wù)風(fēng)險，資產(chǎn)安全隱患凸出。究其原因，三產(chǎn)單位沒有建立健全的內(nèi)部控制制度，也沒有明確崗位責(zé)任。

2.2 銷售記錄數(shù)據(jù)缺乏準(zhǔn)確性

自2011年起，三產(chǎn)單位收入呈現(xiàn)逐年下降趨勢。2012年比2011年銷售額降低9.88萬元，2013年比2012年降低6.54萬元。造成收入下降的原因是三產(chǎn)公司的銷售記錄均由銷售人員手工記錄，實際銷售記錄缺乏準(zhǔn)確性。手工記錄按照價格、銷售數(shù)量進行統(tǒng)計，沒有按商品的品種進行統(tǒng)計，且這種統(tǒng)計方式容易造成漏記、錯記，銷售收入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性差，不能清楚反映產(chǎn)品銷售狀況。

2.3 報銷餐飲及出租車費頻率較高

審計期間，發(fā)現(xiàn)餐飲費約280次，出租車費約800次。但是，此類費用發(fā)生頻率與三產(chǎn)單位業(yè)務(wù)及工作量不相符，且票據(jù)費用多出現(xiàn)在周六、周日、“十一”假期間。經(jīng)審計調(diào)查，三產(chǎn)單位每月僅支付財務(wù)人員勞務(wù)費，此外，每人每月還可報銷一定的餐飲及出租車費作為福利補助。但是，部分員工借工作之便，利用公司福利解決個人問題，嚴重損害公司利益。

3 PDCA在內(nèi)審質(zhì)量管理中的應(yīng)用

3.1 P（Plan 計劃）

第一，督促三產(chǎn)管理人員，建立健全內(nèi)部控制制度，加強對商品購入、銷售、收款、保管以及盤點環(huán)節(jié)的管理。第二，加強收款環(huán)節(jié)的管理，取消手工收款。手工記賬不僅容易出現(xiàn)錯記、漏記，而且在銷售業(yè)務(wù)頻發(fā)時，也會因記賬延長顧客的等待時間。收款作為銷售的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，建議借鑒超市的經(jīng)營模式，在門市配備電子掃碼收款設(shè)備，通過信息化設(shè)備，提高人工效能。同時，每日打印銷售收入明細表，設(shè)專人做好收款稽核、管理工作，確保收入的完整性、準(zhǔn)確性。第三，明確中心服務(wù)人員待遇問題，尤其在領(lǐng)取勞務(wù)費和福利報銷方面應(yīng)作出具體說明。

3.2 D（Do實施）

（1）加強制度管理，制定全面、細致、可操作的制度規(guī)范。在審計處2014年4月進行的后續(xù)審計中，三產(chǎn)單位提出《現(xiàn)金管理制度》《結(jié)賬制度》《盤點制度》《收銀機管理制度》《人員工作制度》《安全制度》《衛(wèi)生制度》共計7個管理制度。以《現(xiàn)金管理制度》為例，制度明確部分不相容崗位不得從事出納工作。（2）加強對操作人員的培訓(xùn)，提高其規(guī)范意識。根據(jù)制度要求，工作人員應(yīng)明確自身崗位職責(zé)，并按制度履職。（3）購進掃碼式收銀機，用于收付現(xiàn)金和結(jié)賬。三產(chǎn)單位在接到審計意見后，購進收銀機，并按制度規(guī)定，按日打印結(jié)賬明細與所收金額核對。（4）建立整改監(jiān)督機制。在審計意見被采納后，為及時得到整改結(jié)果反饋，擬于2014下半年就整改后的三產(chǎn)單位經(jīng)營管理情況進行跟蹤審計，監(jiān)督核查其制度規(guī)范落實情況，并檢查有無成效，便于進一步調(diào)整和完善。

3.3 C（Check檢查）

2014年8月，審計處對整改情況進行審計。因2014年4月三產(chǎn)單位購入售貨機，日常銷售商品都通過電腦掃碼進行銷售，且每日銷售結(jié)束后，有電腦打印收銀對賬單，有效避免原有手工記賬的錯記和漏記現(xiàn)象。在統(tǒng)計2014年4月至7月的銷售收入時，三產(chǎn)銷售收入比2013年同期大幅增長，且整體呈上升趨勢。同時，目前，三產(chǎn)單位現(xiàn)有專人負責(zé)進貨，另有3名銷售人員負責(zé)銷售，月末由銷售人員與進貨專員一起進行庫存商品實物盤點，以此達到相互監(jiān)督的作用。對高頻率報銷餐費和出租車費問題，三產(chǎn)單位也進行整改，在2014年8月審計調(diào)閱憑單中未發(fā)現(xiàn)不合理餐費和出租車費發(fā)票。

3.4 A（Action處理）

隨著3次跟蹤式審計的開展，三產(chǎn)單位修訂、完善相關(guān)制度，并將內(nèi)部控制落到實處。在有針對性整改后，其單位收入也明顯提高，體現(xiàn)了內(nèi)部審計在提升企業(yè)經(jīng)濟價值中的作用。

3次系統(tǒng)式的審計形成上述PDCA實例。事實上，每次獨立審計工作也是一次PDCA循環(huán)：計劃階段，審計準(zhǔn)備，出具并送達審計通知書；實施階段，詢問、調(diào)閱憑單、編制審計工作底稿；檢查階段，撰寫審計報告、復(fù)核、出具征詢意見稿、送達審計意見書督促整改；處理階段，歸檔、總結(jié)經(jīng)驗。

［1］ 楊鴻運.內(nèi)部審計全面質(zhì)量管理模式應(yīng)用研究——基于PDCA循環(huán)理論［J］.中國內(nèi)部審計,2012(10).