崔艷麗

【摘 要】人事檔案在組織選人、用人上發(fā)揮著重要的基礎(chǔ)性的作用，然而一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，監(jiān)督不到位，有的地方甚至出現(xiàn)的檔案造假的現(xiàn)象，這說(shuō)明傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已明顯落后于時(shí)代發(fā)展，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)，為人力資源工作提供全方位、準(zhǔn)確、快捷的服務(wù)，推進(jìn)企業(yè)人事檔案管理工作改革創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；信息化

一、目前企業(yè)人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.隨著人才資源是企業(yè)第一資源概念的提出，人事檔案工作也日益顯得重要，但一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部仍然是檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)人事檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案工作就是登記、保管的事務(wù)性工作，誰(shuí)都可以做，不是重要的崗位和重要的工作內(nèi)容，保管好，不遺失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以。人事檔案保管環(huán)境不達(dá)標(biāo)，沒(méi)有專職的檔案管理人員。

2.人事檔案動(dòng)態(tài)管理的意識(shí)不強(qiáng)，一些檔案管理人員收集檔案資料意識(shí)比較淡薄，只看重以往個(gè)人歷史信息記錄的維護(hù)，忽視現(xiàn)期內(nèi)容的補(bǔ)充和更新。檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)處理不當(dāng)，甚至有虛假材料入檔。造成人事檔案材料不健全、不真實(shí)，選拔任用干部時(shí)，只能從人事檔案中得到如年齡、主要經(jīng)歷、入黨入團(tuán)、學(xué)歷、工資調(diào)整等一些基本信息。檔案缺乏動(dòng)態(tài)管理，人事的繼續(xù)教育、德能勤績(jī)、收入、經(jīng)濟(jì)審計(jì)、組織考察等重要內(nèi)容幾乎沒(méi)有資料可查。

3.目前大部分企業(yè)人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，人事檔案的電子數(shù)據(jù)庫(kù)沒(méi)有建立，檔案查閱，信息提取、利用極為不方便，需要人力翻閱，仔細(xì)核對(duì)，很多人事統(tǒng)計(jì)工作還是靠原始的手工完成，嚴(yán)重增加了工作量，降低了工作效率，跟不上時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案工作管理的要求。只有加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，才能為企業(yè)人力資源工作提供全方位、準(zhǔn)確、快捷的服務(wù)，

二、實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化要解決問(wèn)題

1.爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，加強(qiáng)人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

人事檔案的信息化工作是一項(xiàng)綜合性、長(zhǎng)期性的工作、必須得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，這樣才能做好各部門的溝通、協(xié)調(diào)，明確信息化工作人員和工作職責(zé)，制定與檔案信息化工作相關(guān)制度，及時(shí)研究解決工作中遇到的問(wèn)題。在充分利用現(xiàn)有設(shè)施的基礎(chǔ)上，多渠道籌集資金，保證信息化建設(shè)和系統(tǒng)運(yùn)行所需經(jīng)費(fèi)。配備必要縮微復(fù)印設(shè)備、計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、檔案服務(wù)器、人事檔案管理軟件等。

選擇一套緊密結(jié)合人事檔案實(shí)際工作，功能齊全的人事檔案管理軟件。軟件要具有檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統(tǒng)計(jì)等功能，以及個(gè)人信息數(shù)據(jù)錄入后能產(chǎn)生人員基本情況表、任免審批表、退休審批不表等人事工作內(nèi)容的信息庫(kù)。一些信息能與人力資源管理軟件實(shí)現(xiàn)共享，這是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)工作的關(guān)鍵，選擇的軟件功能如何直接關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的水平。

2.建立人事檔案的信息庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)行人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理

利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)，將人事檔案內(nèi)的基本信息如：出生日期、參加工作時(shí)間、學(xué)歷、入學(xué)時(shí)間職稱、職務(wù)、工資情況等整理錄入檔案軟件系統(tǒng)，形成人事檔案基本信息表。檔案信息由主管檔案部門根據(jù)員工工作變化情況，對(duì)其工資、職級(jí)、學(xué)歷、崗位變動(dòng)、獎(jiǎng)懲、主要實(shí)績(jī)等動(dòng)態(tài)信息，適時(shí)進(jìn)行更新與維護(hù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的動(dòng)態(tài)管理，保證人事檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

對(duì)人事檔案中其政歷、組織鑒定、考核、獎(jiǎng)勵(lì)、處罰材料等人事檔案基本信息表無(wú)法顯示的內(nèi)容，要按照類別，逐頁(yè)掃描，制成JPEG格式的圖片文件后上傳至人事檔案管理系統(tǒng)，在查閱個(gè)人信息時(shí)，只需點(diǎn)擊鼠標(biāo)進(jìn)入系統(tǒng)，便可查閱到所需信息，提高了檔案工作效率，又最大限度地保護(hù)了紙質(zhì)檔案。

建立人事檔案內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，在領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室間，使信息得到共享。在使用權(quán)限上，可以根據(jù)不同用戶的情況，通過(guò)密碼和身份確認(rèn)后，提供所需的檔案信息。改變從紙面上靜態(tài)了解干部人事情況的傳統(tǒng)方式，從形式上實(shí)現(xiàn)變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，內(nèi)容上由單一狹窄變?yōu)樨S富全面，確保了人事檔案管理的高效性。

3.加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)意識(shí)，保障信息準(zhǔn)確、規(guī)范和安全

增強(qiáng)人事檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)保密意識(shí)，提高安全防護(hù)的技術(shù)水平，防止失泄密現(xiàn)象的發(fā)生，在錄入檔案信息的過(guò)程中要對(duì)采集的電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，確保每一條信息在檔案中都能有相應(yīng)的文件資料來(lái)反映，并對(duì)信息的采集、制作、分類、存儲(chǔ)等做到準(zhǔn)確、規(guī)范、統(tǒng)一。在檔案軟件日常維護(hù)中，及時(shí)將個(gè)人信息的變動(dòng)錄入到軟件系統(tǒng)中，確保信息庫(kù)的“鮮活度”及系統(tǒng)自動(dòng)生成表格準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)干部信息日常管理的動(dòng)態(tài)化和科學(xué)化，達(dá)到干部信息數(shù)據(jù)新、資料全的工作標(biāo)準(zhǔn)。

我們要高度重視檔案信息存儲(chǔ)安全和利用安全，要采取有效措施和技術(shù)手段，如電子信息加密技術(shù)、簽署技術(shù)、身份驗(yàn)證和防寫措施等技術(shù)，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)不與外網(wǎng)連接，以保證檔案管理系統(tǒng)的安全。制定信息錄入、信息維護(hù)、設(shè)備管理、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等系列管理辦法和規(guī)定，確保系統(tǒng)的安全性、可靠性和可控性，以科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)密的制度來(lái)保證系統(tǒng)的可靠運(yùn)行。

總之，人事檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享，提高了檔案信息的利用率和使用價(jià)值，保護(hù)了紙質(zhì)檔案。提升了人事檔案管理工作的整體水平，成為信息化時(shí)代企業(yè)人事檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

參考文獻(xiàn)：

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