臧國(guó)全 張曉彤（鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院 鄭州 450001）

電子郵件長(zhǎng)期保存的困擾

臧國(guó)全 張曉彤
（鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院 鄭州 450001）

〔摘 要〕與其他類型數(shù)字資源相比，電子郵件有其自身的特殊性，對(duì)其實(shí)施長(zhǎng)期保存面臨諸多困擾。這些困擾包括：郵件獲取的困擾，產(chǎn)生于郵件系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制導(dǎo)致郵件存放位置的多元化；郵件元數(shù)據(jù)的困擾，產(chǎn)生于多個(gè)元素自動(dòng)取值的真實(shí)性以及郵件線程的完整性難以保障；郵件正文的保存困擾，產(chǎn)生于格式信息保存的選擇困難；法律困擾，產(chǎn)生于該類數(shù)字資源保存權(quán)的分散且法律法規(guī)的缺失；郵件系統(tǒng)方針的困擾，產(chǎn)生于郵件自動(dòng)刪除的方針導(dǎo)致郵件線程建立的困難；郵件用戶行為的困擾，產(chǎn)生于用戶使用郵件賬戶的多樣化。

〔關(guān)鍵詞〕電子郵件 數(shù)字保存 數(shù)字資源

總體上講，電子郵件有兩大類型：工作郵件和個(gè)人郵件。前者歸工作機(jī)構(gòu)所有，較多涉及商業(yè)秘密或機(jī)構(gòu)機(jī)密；后者為個(gè)人所有，較多包含個(gè)人隱私或生活私密。電子郵件具有歷史價(jià)值、法律證據(jù)價(jià)值、文化價(jià)值和管理價(jià)值，對(duì)其進(jìn)行長(zhǎng)期保存是數(shù)字時(shí)代人類社會(huì)的一項(xiàng)職責(zé)。但是，與其他類型數(shù)字資源（電子圖書、電子期刊等）相比，電子郵件有其自身的特殊性，實(shí)施長(zhǎng)期保存面臨諸多困擾。

1 郵件獲取的困擾

本質(zhì)上講，電子郵件是基于因特網(wǎng)技術(shù)的一種信息交流系統(tǒng)，交流過程和交流內(nèi)容記錄在郵件賬戶中。一封完整的電子郵件數(shù)字對(duì)象可以通過一些應(yīng)用程序（如Foxmail[1]，Thunderbird[2]）從服務(wù)器或用戶端下載所得。但是，由于郵件傳輸是通過郵件服務(wù)器（MTA）和用戶端（UA）相互配合實(shí)施的，過程有時(shí)較為復(fù)雜。在整個(gè)傳輸過程中，電子郵件的存放位置可以有多處，取決于傳輸過程的設(shè)置，導(dǎo)致這種類型數(shù)字對(duì)象的獲取困擾。

基于MTA和UA的運(yùn)行機(jī)制，影響電子郵件存放位置的可能設(shè)置見表1[3]。

因此，一封電子郵件可能被保存在多個(gè)地方，比如服務(wù)器上，手持設(shè)備上，本地?cái)?shù)據(jù)庫(kù)中，本地文件系統(tǒng)中，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備或備份設(shè)備上。在不同的設(shè)備上，郵件內(nèi)容可能會(huì)以不同的格式保存，郵件頭信息也會(huì)有所不同。盡管備份較多，但電子郵件信息由于刻意操作、誤操作或是瀆職行為，還是容易丟失的。另外，備份方法也有很多，常用的有增量備份法（即只備份增加的數(shù)據(jù)部分），但無論采用何種方法都存在電子郵件內(nèi)容丟失的風(fēng)險(xiǎn)。因此，為了建立電子郵件數(shù)字對(duì)象從而獲取完整和真實(shí)的電子郵件，不僅需要熟知電子郵件系統(tǒng)的各項(xiàng)技術(shù)因素，還需知曉系統(tǒng)管理員和電子郵件用戶對(duì)軟件和硬件的設(shè)置。

表1 影響電子郵件存放位置的設(shè)置

2 郵件元數(shù)據(jù)的困擾

郵件元數(shù)據(jù)選擇的基本原則是確保郵件的真實(shí)性和完整性，并為日后的郵件信息檢索和服務(wù)提供支持。郵件元數(shù)據(jù)的功能主要有四：一是記錄郵件的起源，二是描述郵件之間的關(guān)聯(lián)，三是揭示郵件的語(yǔ)義，四是記錄郵件傳輸?shù)穆窂?。?shí)現(xiàn)上述功能的元數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)地被設(shè)置為行為主體元數(shù)據(jù)、郵件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)、郵件語(yǔ)義元數(shù)據(jù)和郵件傳輸元數(shù)據(jù)。

2.1 行為主體元數(shù)據(jù)

（1）行為主體類型。行為主體指郵件的操作者，包括郵件創(chuàng)建者、發(fā)送者和接收者，且均可以是個(gè)人、機(jī)構(gòu)和軟件。郵件創(chuàng)建者指創(chuàng)建郵件內(nèi)容的個(gè)人或軟件。郵件創(chuàng)建者有時(shí)又是發(fā)送者，但有時(shí)則不是，后者的一個(gè)例子是轉(zhuǎn)發(fā)來自其他用戶的郵件。郵件發(fā)送者指將郵件提交給服務(wù)器以便傳輸?shù)膫€(gè)人或軟件，前者通過安裝在客戶端的應(yīng)用程序通過用戶界面人工提交郵件，后者由軟件自動(dòng)發(fā)送郵件。接收者是擁有電子郵件賬戶的個(gè)人或郵件列表。根據(jù)發(fā)送者的期望以及與接收者之間的關(guān)系，接收者可分為直接接收人、抄送人和密送人三類。第一類期望對(duì)郵件進(jìn)行處理，第二類僅期望知曉郵件信息，第三類期望關(guān)注對(duì)郵件的處理但不希望被其他接收者知曉。

（2）行為主體的元數(shù)據(jù)元素。行為主體的元數(shù)據(jù)元素可設(shè)置為五個(gè)，各個(gè)元素的內(nèi)容均可基于電子郵件頭信息自動(dòng)抓取。一是用戶名，由郵件服務(wù)商提供，形式上為郵件賬戶中符號(hào)“@”的前面部分，用于識(shí)別郵件來源的用戶。二是域名，由DNS進(jìn)行解析，指明郵件服務(wù)商，用于識(shí)別郵件來源的服務(wù)器。三是IP，發(fā)送或接收郵件的IP，用于識(shí)別郵件來源的地址。四是顯示名，以純文本形式顯示的行為主體名稱，用于識(shí)別郵件賬戶設(shè)定的顯示名稱。五是行為主體類型，如創(chuàng)建者、發(fā)送者、接收者，用于識(shí)別行為主體與郵件之間的關(guān)系。

（3）行為主體元數(shù)據(jù)的獲取困擾。行為主體元數(shù)據(jù)的保存目的在于驗(yàn)證郵件的真實(shí)性。但是，由于郵件系統(tǒng)本身的原因，這類元數(shù)據(jù)元素內(nèi)容常?？赡苁翘摷俚?、隱藏的、甚至是錯(cuò)誤的，這可能是在服務(wù)器和客戶端上有意無意的設(shè)置導(dǎo)致的，如郵件顯示名沒有設(shè)置為真實(shí)姓名，用戶賬戶和域名可能被郵件系統(tǒng)管理員蓄意篡改。另外，用于驗(yàn)證郵件真實(shí)性的行為主體元數(shù)據(jù)元素的價(jià)值也不盡相同，如不同發(fā)送人擁有相同顯示名導(dǎo)致郵件來源的模糊。這些因素對(duì)郵件的真實(shí)性構(gòu)成了挑戰(zhàn)，保存系統(tǒng)在自動(dòng)抓取這類元數(shù)據(jù)元素的內(nèi)容后，是否要進(jìn)行真實(shí)性檢驗(yàn)？如何檢驗(yàn)？甚至有些根本就無從驗(yàn)證。

2.2 郵件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)

（1）郵件結(jié)構(gòu)的類型。第一種郵件結(jié)構(gòu)是郵件之間的關(guān)系。在一個(gè)用戶郵件賬戶中，如果一封發(fā)送郵件是對(duì)一封接收郵件的回復(fù)，那么，這兩封郵件之間就構(gòu)成了一個(gè)線程（Thread）。一般情況下，回復(fù)郵件中不重復(fù)陳述被回復(fù)郵件中的一些內(nèi)容，如果僅孤立地保存回復(fù)郵件，就會(huì)造成日后對(duì)該郵件內(nèi)容理解障礙。在郵件的發(fā)送和接收實(shí)踐中，一個(gè)線程上的郵件往往有多封，在保存系統(tǒng)對(duì)一個(gè)郵件帳戶中的郵件進(jìn)行收割時(shí)，就需要將這些郵件聯(lián)系一起組成一個(gè)線程。線程的構(gòu)建可以基于郵件服務(wù)器采用的協(xié)議（不同的郵件服務(wù)器采用的協(xié)議不盡相同）設(shè)計(jì)一些算法來實(shí)現(xiàn)比如，Yeh和Harnly設(shè)計(jì)的基于相似度匹配方法[4]）。如果在收割時(shí)不進(jìn)行線程連接，至少需要保存賬戶目錄中的所有郵件，以便日后對(duì)相關(guān)郵件的內(nèi)容理解，但前提是線程上接收和發(fā)送郵件的標(biāo)題沒有被改變，因?yàn)猷]件的標(biāo)題是用戶尋找線程中父郵件與子郵件的唯一方法。第二種郵件結(jié)構(gòu)是郵件與其附件之間的關(guān)系。郵件如果包含附件文件，由于附件文件都是獨(dú)立的文件且單獨(dú)保存，在保存系統(tǒng)中需要建立郵件與附件文件之間的關(guān)聯(lián)，否則，附件文件的保存就失去了意義。第三種郵件結(jié)構(gòu)是郵件與其內(nèi)容中內(nèi)嵌對(duì)象（如圖像）以及超級(jí)鏈接之間的關(guān)系。內(nèi)嵌對(duì)象是以獨(dú)立文件保存，內(nèi)嵌的超級(jí)鏈接也需將鏈接對(duì)象獨(dú)立保存，否則在保存系統(tǒng)中用戶需要調(diào)出時(shí)可能無法呈現(xiàn)。

（2）郵件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)的元素。郵件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)的元素可以設(shè)置為五個(gè)。一是郵件號(hào)，由郵件服務(wù)器分配給郵件的唯一編碼和郵件服務(wù)器全稱兩部分組成，是一封電子郵件在網(wǎng)絡(luò)中的唯一標(biāo)識(shí)。二是線程郵件號(hào)，形式上是一系列被空格或一組標(biāo)記字符隔開的郵件號(hào)，用于標(biāo)記當(dāng)前郵件與線程上其他郵件的順序關(guān)系，但是，如果當(dāng)前郵件是孤立的，或當(dāng)前郵件的參考郵件被刪除，這個(gè)元素就失去了價(jià)值。三是附件文件的標(biāo)識(shí)符，用于建立郵件與附件文件之間的關(guān)聯(lián)。四是內(nèi)嵌對(duì)象的標(biāo)識(shí)符，用于建立郵件與內(nèi)嵌對(duì)象文件之間的關(guān)聯(lián)。五是內(nèi)嵌超級(jí)鏈接的URL，用于建立郵件與內(nèi)嵌超鏈對(duì)象之間的關(guān)聯(lián)。

（3）郵件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)的困擾。郵件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)保存的目的在于確保郵件的完整性，實(shí)現(xiàn)完整性的方法是提供郵件之間的關(guān)聯(lián)和郵件與其內(nèi)容涉及對(duì)象之間的關(guān)聯(lián)。但是，郵件系統(tǒng)的設(shè)置和用戶有意或無意的誤操作可能會(huì)導(dǎo)致關(guān)聯(lián)郵件的消失，郵件系統(tǒng)制定、實(shí)施的一些方針政策也會(huì)導(dǎo)致關(guān)聯(lián)郵件的丟失，比如一些郵件系統(tǒng)制定方針自動(dòng)刪除用戶的過期郵件，不少機(jī)構(gòu)型郵件系統(tǒng)制定方針將離職員工的郵件刪除，這樣，與之相關(guān)郵件的線程就無法建立，對(duì)應(yīng)郵件的內(nèi)容完整性就會(huì)遭到破壞（因?yàn)闊o法提供線程上父郵件的語(yǔ)義環(huán)境）。是否補(bǔ)充（怎樣補(bǔ)充）被刪除的關(guān)聯(lián)郵件？或在缺失一些關(guān)聯(lián)郵件的情況下如何建立不完整的線程以降低語(yǔ)義環(huán)境的被破壞程度？這些都是郵件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)保存面臨的困擾。

另外，郵件內(nèi)容中內(nèi)嵌的超級(jí)鏈接，是保存鏈接的本身，還是保存鏈接的對(duì)象文件？前者的優(yōu)點(diǎn)是保存簡(jiǎn)單，但會(huì)導(dǎo)致死鏈；后者的優(yōu)點(diǎn)是保證鏈接的有效性，但會(huì)增加下載工序且保存空間開支加大，這是郵件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)保存的另一個(gè)困擾。

2.3 郵件語(yǔ)義元數(shù)據(jù)

郵件語(yǔ)義元數(shù)據(jù)的設(shè)置目的在于揭示郵件的主題內(nèi)容，展現(xiàn)郵件的發(fā)送者或接收者的目的。該類元數(shù)據(jù)元素可以設(shè)置兩個(gè)：

（1）主題。郵件主題行中的內(nèi)容，由郵件發(fā)送者輸入或編輯，保存系統(tǒng)自動(dòng)抓取獲得。該元素的值除了識(shí)別郵件內(nèi)容外，還可與接收（發(fā)送）日期共同使用，為構(gòu)建郵件的線程提供一個(gè)簡(jiǎn)單方法。

（2）關(guān)鍵詞。用于揭示郵件內(nèi)容的另外一種方法，可以有多個(gè)，人工創(chuàng)建。

但是，在實(shí)踐中，郵件主題行時(shí)常是空的，發(fā)件者不寫主題內(nèi)容，元素“主題”的值是空白，此種情況下，保存系統(tǒng)對(duì)主題行內(nèi)容收割后是否補(bǔ)充賦值？是否對(duì)主題內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)并對(duì)不合意的主題進(jìn)行編輯以更準(zhǔn)確地反映郵件內(nèi)容？這些是該類元數(shù)據(jù)保存的困擾。

2.4 郵件傳輸元數(shù)據(jù)

郵件傳輸元數(shù)據(jù)的設(shè)置目的在于記錄郵件自發(fā)送到接收經(jīng)過的路徑及關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的時(shí)間。該類元數(shù)據(jù)的元素可以設(shè)置三個(gè)：

（1）發(fā)送日期。郵件發(fā)送的日期和時(shí)間。發(fā)送日期是由發(fā)送者發(fā)送郵件所使用的設(shè)備的系統(tǒng)設(shè)置，保存系統(tǒng)自動(dòng)抓取獲得。

（2）接收日期。接收者主機(jī)收到郵件的日期和時(shí)間。然郵件被接收的時(shí)間與下載郵件或閱讀郵件的時(shí)間并不一致。同樣，接收日期來自接收郵件服務(wù)器設(shè)置的日期，保存系統(tǒng)自動(dòng)抓取獲得。

（3）路由信息。郵件從發(fā)送者到接收者傳輸過程中經(jīng)過的路徑以及該過程中關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的時(shí)間。路由信息是發(fā)送者和接收者不能控制的，可信任性較強(qiáng)。

由上可知，發(fā)送日期和接收日期均來自于相應(yīng)設(shè)備的設(shè)置時(shí)間，因?yàn)檫@種設(shè)置時(shí)間可以被有意或無意修改，所以，這兩個(gè)元素的值可能不準(zhǔn)確、不可信任。

3 郵件正文的保存困擾

目前的郵件正文主要有兩類：純文本型和超文本型。

3.1 純文本型郵件正文的保存困擾

針對(duì)純文本型郵件正文，保存內(nèi)容的方法有兩種：

（1）保存內(nèi)容最小化。僅僅保存可視字符以及少量必須的格式字符（如，換行符號(hào)），其他嵌入在文本中的標(biāo)記符號(hào)（如用于展示字體類型與大小、顏色等的標(biāo)記符）在保存中均被刪除。這種方法適用于純文本客戶端，只能閱讀郵件內(nèi)容，無法根據(jù)郵件中的嵌入標(biāo)識(shí)符對(duì)郵件中相應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行展示。

（2）保存內(nèi)容最大化。與上述方法相反，這種方法認(rèn)為文本中的標(biāo)記可能傳遞一些重要信息，所以對(duì)郵件正文中每個(gè)字符（包括標(biāo)記符號(hào)）都需準(zhǔn)確保存。比如，在郵件文本中有這樣的陳述“請(qǐng)對(duì)下述顯示顏色為紅色的內(nèi)容給予評(píng)論”，如果不保存顏色標(biāo)記，被評(píng)論的內(nèi)容則無法識(shí)別。

這兩種方法各有優(yōu)劣，在實(shí)際應(yīng)用中，保存系統(tǒng)將面臨選擇的困擾。

3.2 超文本型郵件正文的保存困擾

超文本型郵件正文，除了內(nèi)容信息之外，格式信息不僅對(duì)正文的可視化展現(xiàn)而且有時(shí)對(duì)內(nèi)容的語(yǔ)義表達(dá)都起著重要作用。依據(jù)作用，格式信息可以分為下述八種類型（表2）。在超文本中，每種格式信息都是由標(biāo)簽定義的，所以格式信息也可以采用標(biāo)簽表達(dá)。

表2 格式信息的類型

在保存實(shí)踐中，由于不同保存項(xiàng)的保存目的不盡相同，所需保存的格式信息也不一樣。表3列出了四種典型保存目的以及實(shí)現(xiàn)相應(yīng)保存目的所需的格式信息類型。

由上可知，保存所有格式信息可滿足各種保存目的的實(shí)現(xiàn)，但占用空間大；選擇性地保存格式信息可節(jié)省保存空間，但能夠?qū)崿F(xiàn)的保存目的受到限制。所以，如何根據(jù)保存目的對(duì)格式信息進(jìn)行選擇性保存，是保存系統(tǒng)面臨的一個(gè)困擾。

表3 保存目的及其所需長(zhǎng)期保存的格式信息

4 法律困擾

4.1 電子郵件保存權(quán)分散且獲取困難

數(shù)字資源的長(zhǎng)期保存權(quán)要么來自于產(chǎn)權(quán)擁有者，要么來自于產(chǎn)權(quán)許可的授權(quán)者，要么來自于免產(chǎn)權(quán)許可的法律授權(quán)。針對(duì)于其他類型數(shù)字資源的保存權(quán)界定大多已有相關(guān)法律法規(guī)，但對(duì)于電子郵件這類數(shù)字資源的保存權(quán)目前缺乏法律界定。

電子郵件保存的對(duì)象一般以郵件帳戶為基本單元。但是，郵件帳戶的擁有者并非擁有帳戶中所有郵件的保存權(quán)。一個(gè)帳戶中有發(fā)送的郵件、接收的郵件、轉(zhuǎn)發(fā)的郵件、附件，郵件正文還有內(nèi)嵌的數(shù)字對(duì)象以及超級(jí)鏈接的外部文件對(duì)象等。所有類型的郵件和數(shù)字對(duì)象的產(chǎn)權(quán)都應(yīng)該歸創(chuàng)建者，但轉(zhuǎn)發(fā)郵件（尤其是經(jīng)過多次轉(zhuǎn)發(fā)的郵件）的創(chuàng)建者比較難以確認(rèn)，郵件中的各種數(shù)字對(duì)象的產(chǎn)權(quán)也需逐個(gè)確認(rèn)，只有自己創(chuàng)建的發(fā)送郵件歸帳戶擁有者所有。因此，在對(duì)一個(gè)帳戶的郵件進(jìn)行保存時(shí)，大量郵件及數(shù)字對(duì)象的產(chǎn)權(quán)需要確認(rèn)并需獲得保存權(quán)許可，工作量非常大，有的甚至無法找到產(chǎn)權(quán)擁有者。

4.2 支撐電子郵件長(zhǎng)期保存法律的缺失

針對(duì)電子郵件長(zhǎng)期保存的法律法規(guī)還未見報(bào)道，可參考的相關(guān)法律法規(guī)主要有下述三類：

（1）公共記錄法。根據(jù)該類法律的界定，公共財(cái)政支持的公共團(tuán)體和機(jī)構(gòu)接收和發(fā)送的電子郵件歸屬公共記錄，因此，這類數(shù)字資源的保存必須遵從公共記錄法的要求和公共記錄保存的專業(yè)實(shí)踐，這對(duì)公共領(lǐng)域的電子郵件保存起著積極的推動(dòng)作用，至少在短期保存方面。但是，其他類型的工作郵件（如企業(yè)的工作郵件）不屬于公共記錄，不受公共記錄法的約束，但可參考公共記錄保存的專業(yè)實(shí)踐進(jìn)行長(zhǎng)期保存。因此，公共記錄法對(duì)大量的非公共財(cái)政支持的機(jī)構(gòu)工作郵件的長(zhǎng)期保存沒有法律效應(yīng)，只是起著一個(gè)間接鼓勵(lì)保存的作用。

（2）私有記錄保存法。這類法律規(guī)定私有記錄的保存時(shí)間限制和嚴(yán)格的使用規(guī)則，一旦到達(dá)保存期限，任何的繼續(xù)保存行為都會(huì)存在私有記錄泄露的風(fēng)險(xiǎn)。個(gè)人郵件屬于私有記錄。因此，從法律角度，任何保存機(jī)構(gòu)都被建議個(gè)人郵件的保存周期僅需滿足法律要求即可，這種要求與數(shù)字資源長(zhǎng)期保存的理念相沖突。從風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避角度，私有記錄保存法具有直接誘導(dǎo)刪除過時(shí)電子郵件的作用。

（3）民事訴訟法。該類法律定義電子存儲(chǔ)信息（Elec tronically Stored Information，ESI）的概念，并規(guī)定ESI必須被提供的情況。在法律糾紛中，如果被告沒有按照民事訴訟法的要求保存并提供完整的ESI，將會(huì)受到法律制裁。電子郵件是ESI的一種類型，該類法律間接地鼓勵(lì)了電子郵件的長(zhǎng)期保存。

綜上所述，現(xiàn)有的相關(guān)法律要么間接鼓勵(lì)電子郵件的長(zhǎng)期保存，沒有強(qiáng)制實(shí)施的功效；要么直接誘導(dǎo)電子郵件的刪除，以規(guī)避被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)確保電子郵件長(zhǎng)期保存缺乏強(qiáng)制的法律效用。

4.3 郵件中包含的大量敏感信息

與其他類型數(shù)字資源相比，電子郵件中包含的敏感信息數(shù)量更多，種類更復(fù)雜。工作郵件中包括大量工作機(jī)密，個(gè)人郵件中包括大量個(gè)人隱私。怎樣保護(hù)這些敏感信息，僅靠產(chǎn)權(quán)許可難以勝任。產(chǎn)權(quán)許可僅能解決數(shù)字資源的保存權(quán)、傳播權(quán)、訪問權(quán)和使用權(quán)，但對(duì)數(shù)字資源中包含的敏感信息無法處理。敏感信息的處理方法主要是通過編輯進(jìn)行覆蓋和刪除，但這不僅會(huì)影響郵件內(nèi)容的完整性，甚至?xí)ム]件的法律證據(jù)價(jià)值，而且工作量也很大。所以，對(duì)敏感信息的處理是電子郵件長(zhǎng)期保存的一個(gè)困擾。

5 郵件系統(tǒng)方針的困擾

郵件系統(tǒng)制定的方針會(huì)影響用戶對(duì)電子郵件的傳播、管理和存儲(chǔ)行為，有些方針有助于郵件的長(zhǎng)期保存，但有些會(huì)阻礙郵件的長(zhǎng)期保存。其中，對(duì)郵件長(zhǎng)期保存不利的一些常見方針有：

（1）基于最大郵件數(shù)量限制的郵件刪除方針。規(guī)定每個(gè)郵件賬戶中能夠存放的最大郵件數(shù)量，當(dāng)達(dá)到該規(guī)定值時(shí)，賬戶中新增加一個(gè)郵件將導(dǎo)致最早一個(gè)郵件的自動(dòng)刪除。

（2）基于時(shí)間節(jié)點(diǎn)的郵件刪除方針。采用一刀切的方法，將該時(shí)間節(jié)點(diǎn)前的所有郵件一次性全部刪除。

（3）基于保存周期的郵件刪除方法。設(shè)置郵件在賬戶中的保存周期，在保存周期結(jié)束后自動(dòng)刪除電子郵件。保存周期的設(shè)置一般參考電子記錄保存法中相關(guān)規(guī)定。

（4）基于郵件類型設(shè)置不同保存周期的郵件刪除方針。不同的郵件類型設(shè)置不同的保存周期，郵件類型的劃分標(biāo)準(zhǔn)可以是：發(fā)送人、接收人、郵件主題、日期等。這種方針考慮了不同類型郵件的生命周期可能存在差異，并以此設(shè)置不同的保存周期。

（5）基于郵件賬戶用戶離職行為的郵件刪除方針。在機(jī)構(gòu)的郵件服務(wù)器中，將離職一段時(shí)間的員工郵件賬戶刪除，或在學(xué)校的郵件服務(wù)器中，將畢業(yè)一段時(shí)間的學(xué)生郵件賬戶刪除，這里的“一段時(shí)間”值取決于不同郵件系統(tǒng)。這種方針的應(yīng)用很廣泛，一般給出的理由是以免郵件泄露導(dǎo)致機(jī)構(gòu)承擔(dān)法律責(zé)任。

（6）基于價(jià)值的郵件刪除方針。要求郵件用戶識(shí)別并保存有長(zhǎng)期保存價(jià)值的郵件，刪除無保存價(jià)值的郵件。郵件價(jià)值主要體現(xiàn)四個(gè)方面：法律證據(jù)價(jià)值、歷史價(jià)值、文化價(jià)值、管理價(jià)值。但在實(shí)踐中，價(jià)值的有無與大小均來自于用戶的主觀判斷，所以誤刪除在所難免。

（7）郵件“全部存儲(chǔ)”的政策。該類政策應(yīng)用很廣。優(yōu)點(diǎn)是避免誤刪除有價(jià)值的郵件，缺點(diǎn)有二：一是增加郵件的存放空間，二是在保存系統(tǒng)對(duì)郵件賬戶進(jìn)行收割時(shí)，需要對(duì)郵件進(jìn)行分類，要么人工分類，要么基于軟件自動(dòng)分類，前者成本高，后者準(zhǔn)確度無法保證。

上述前六個(gè)方針都是針對(duì)郵件刪除的規(guī)則，這些刪除操作都可能會(huì)影響郵件線程的建立，對(duì)電子郵件保存的完整性構(gòu)成威脅。

6 郵件用戶行為的困擾

6.1 用戶使用郵件賬戶的行為

隨著因特網(wǎng)上推出越來越多的新興交流服務(wù)工具，例如，博客、微博、微信、論壇、社交網(wǎng)絡(luò)等，電子郵件賬戶的使用方式呈現(xiàn)出多樣化趨勢(shì)。許多用戶，無論是在工作中還是在日常生活中，不僅使用郵件賬戶登錄郵件系統(tǒng)，而且也使用郵件賬戶直接登錄各種在線交流服務(wù)系統(tǒng)，這些在線交流系統(tǒng)也都提供用戶直接通過郵件賬戶登錄的接口。這樣，用戶的所有數(shù)字化交流行為都通過郵件賬戶聯(lián)系起來，為整合不同交流平臺(tái)中的個(gè)人交流信息提供了便利，但對(duì)電子郵件的長(zhǎng)期保存帶來了下述可能的困擾：

（1）郵件信息與其他類型的交流信息混合存儲(chǔ)。在這種行為模式中，通過設(shè)置，郵件信息與其他交流系統(tǒng)中用戶賬戶的信息可以相互備份，這樣，用戶的各類在線交流信息混為一體，給電子郵件保存系統(tǒng)對(duì)郵件信息的篩選獲取帶來困擾。

（2）郵件信息與其他類型的交流信息之間的界限模糊化。實(shí)際上，這種行為模式中，用戶的其他在線交流信息與電子郵件之間除了即時(shí)性有差別外（但如果用戶設(shè)置郵箱信息接收的短信提示，此時(shí)的電子郵件也可理解為是即時(shí)的），其他基本屬性都一樣：簡(jiǎn)易、快速、內(nèi)容多樣、可帶附件、在線等。這兩類信息都是用戶數(shù)字化在線交流信息，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，它們之間的界限也越來越難以厘清。這樣一來，電子郵件保存系統(tǒng)的保存內(nèi)容選擇將面臨挑戰(zhàn)。

6.2 用戶存儲(chǔ)郵件的行為

電子郵件賬戶，無論是免費(fèi)的還是付費(fèi)的，幾乎都不提供長(zhǎng)期存儲(chǔ)的保證，也幾乎都不許諾當(dāng)郵件服務(wù)器停止服務(wù)時(shí)向用戶提供一份郵件拷貝。為了避免個(gè)人的這類“數(shù)字資產(chǎn)”消失，通常情況下用戶實(shí)施下述行為在郵箱之外存儲(chǔ)電子郵件：

（1）存儲(chǔ)在個(gè)人數(shù)字圖書館中。個(gè)人數(shù)字圖書館存儲(chǔ)的數(shù)字資源均與個(gè)人有關(guān)，除了個(gè)人郵件外，通常還有個(gè)人相冊(cè)、個(gè)人生產(chǎn)或獲贈(zèng)的數(shù)字資源、個(gè)人工作或興趣愛好所需的數(shù)字資源等。采用這種方式，個(gè)人郵件與個(gè)人的其他類型數(shù)字資源混合存儲(chǔ)。

（2）存儲(chǔ)在自己創(chuàng)建的文件夾中。采用這種方式，個(gè)人郵件獨(dú)立存儲(chǔ)。

（3）提交到電子郵件長(zhǎng)期保存系統(tǒng)中。個(gè)人將自己的郵件提交或贈(zèng)送給這類專業(yè)保存系統(tǒng)。采用這種方式，個(gè)人郵件與其他用戶郵件混合保存。

（4）存儲(chǔ)在其他在線交流服務(wù)工具中。用戶通過郵件帳戶登錄其他在線交流系統(tǒng)時(shí)，通過設(shè)置，可將郵箱中的一些郵件備份和存儲(chǔ)到這些交流系統(tǒng)中。采用這種方式，個(gè)人郵件與交流系統(tǒng)中其他信息混合存儲(chǔ)。

（5）存儲(chǔ)在個(gè)人郵件保存系統(tǒng)中。已經(jīng)出現(xiàn)一些個(gè)人郵件保存系統(tǒng)軟件（如MBackU[5]），大多是免費(fèi)的，下載到本地安裝后，用戶可將自己郵件賬戶綁定到保存系統(tǒng)，系統(tǒng)提供兩種機(jī)制收割用戶賬戶中的郵件：一是自動(dòng)獲取方式，保存系統(tǒng)自動(dòng)獲取綁定用戶賬戶的所有郵件，并且新增郵件也可被實(shí)時(shí)地自動(dòng)收割到系統(tǒng)中；二是人工獲取方式，用戶選擇需要保存的郵件，通過文件的方式打包，上傳到保存系統(tǒng)。這類系統(tǒng)除了綁定用戶郵箱賬戶外，還具有查詢功能，用戶可以通過郵件主題、發(fā)件人等途徑檢索郵件。采用這種方式，個(gè)人郵件獨(dú)立保存。

由上可以看出，用戶存儲(chǔ)郵件的位置很分散，并且有些還與其他數(shù)字資源混合存儲(chǔ)。在保存系統(tǒng)收割一個(gè)用戶郵件賬戶的郵件時(shí)，如果獲取策略是盡可能完整收割，就需要到不同的存儲(chǔ)地方進(jìn)行獲取，有時(shí)還需去重處理，這給獲取機(jī)制帶來困擾。

6.3 郵件賬戶中用戶存放信息的行為

在郵件賬戶中，用戶存放的信息除了與他人之間相互交流的郵件外，還有下述兩類信息：

（1）用戶個(gè)人的資料。為了保存用戶的個(gè)人資料文件，或方便在不同計(jì)算機(jī)中使用一個(gè)文件，用戶常常將這類文件作為附件，郵箱賬戶既是發(fā)送方，又是接收方。這類郵件同時(shí)出現(xiàn)在發(fā)件箱和收件箱中。

（2）在線交流信息。用戶通過郵件帳戶登錄其他在線交流系統(tǒng)的情況下，通過設(shè)置，在這些交流系統(tǒng)中用戶與他人交流的內(nèi)容可以自動(dòng)發(fā)送至用戶郵件帳戶的收件箱中。

上述兩類郵件，從本質(zhì)上講不是用戶與他人之間的通信郵件，第一種情況是個(gè)人資料，第二種情況是用戶在其他系統(tǒng)中的交流信息，在保存系統(tǒng)收割郵件時(shí)，應(yīng)該規(guī)避這兩類郵件。

（ ）

電子郵件已經(jīng)成為一種重要的數(shù)字資源。但是，與其他類型數(shù)字資源的長(zhǎng)期保存相比，電子郵件長(zhǎng)期保存的理論探討與實(shí)踐項(xiàng)目都甚顯遜色。據(jù)考察，業(yè)已存在的一些電子郵件長(zhǎng)期保存系統(tǒng)（如牛津大學(xué)Bodleian圖書館的電子郵件保存系統(tǒng)[6]）基本沿用了其他類型數(shù)字資源保存的方法，比如電子圖書保存系統(tǒng)把單本圖書作為保存對(duì)象，電子期刊保存系統(tǒng)把期刊論文作為保存對(duì)象，電子郵件保存系統(tǒng)同樣把單個(gè)郵件作為保存對(duì)象。但是，這種保存方法完全忽略了電子郵件的特殊性（比如，郵件線程問題），給用戶使用帶來極大困難。本文基于電子郵件的特質(zhì)析出了這類數(shù)字資源長(zhǎng)期保存面臨的一些困擾，以期業(yè)界探討解決方案，應(yīng)用到未來的保存實(shí)踐之中。

（來稿時(shí)間：2015年6月）

參考文獻(xiàn)：

1. Foxmail百度百科. [2015-01-16]. http://baike.baidu.com/link? url=M3tjE5ojzN4AKINuX3SF_GUg17pdMRhQVtdncTriWkdTUbAb 5Sj8yaRBVJ2tEe108FTjTKLDUwIlVn-z6MFfzK

2. Thunderbird百度百科. [2015-01-20]. http://baike. baidu. com/link?url=v4g94ZQYcbR3tlmUbTKkjttzqsp DNf1yac-AZGXOGvfj_ fVyc1Ox1wvWrb3_-Jn6gq0RKuIDQEjrtPBWdZ4Dc_

3. Christopher J.P. Preserving Email. [2014-12-20]. http: // dx.doi.org/10.7207/twr11-01

4. Yeh J.Y., Harnly A. Email Thread Reassembly Using Similarity Matching. [2015-01-02]. http://www.ceas.cc/2006 /7.pdf

5. MBU. [2014-11-11]. http://www.mbu-cs.com

6. Susan T. Receiving and managing email archives at the Bodleian Libraries. [2015-02-03]. http://www.dpconline.org/ component/docman/doc_download/640-emailthomasjul2011

〔Key words 〕E-mail Digital preservation Digital resource臧國(guó)全（1963-），男，教授，鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院副院長(zhǎng)，發(fā)表論文70余篇，出版專著3部；張曉彤（1990-），男，鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院在讀研究生，發(fā)表論文2篇。

〔分類號(hào)〕G250

〔作者簡(jiǎn)介〕

Some Confusions in E-mail Long-Term Preservation

Zang Guoquan Zhang Xiaotong
( School of Information Management, Zhengzhou University )

Compared with other digital resources, e-mail has its own characteristics. There are some confusions during the e-mail long-term preservation that includes the following aspects : (1) e-mail capturing confusions, which come from the diverse locations of e-mail storage because of the system operating mechanism; (2) e-mail metadata confusions, which come from the difficulties in implementing both the authenticity of automatically assigned value to some metadata elements and the integrity of e-mail threads; (3) e-mail body preservation confusions, which come from the difficult choices of the format information’s preservation; (4)legal confusions, which come from the separation of e-mail preservation rights and the lack of e-mail preservation laws and regulations; (5)e-mail system policy confusions, which come from the break of e-mail threads as a result of the automatic deletion of messages; (6)e-mail user behavior confusions, which come from the diverse uses of the e-mail account.

〔Abstract 〕