薛麗

摘 要：檔案利用的價(jià)值在現(xiàn)代社會(huì)是不言而喻的，然而盡管這已引起大多數(shù)有識(shí)之士的共鳴，但是檔案利用卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有發(fā)揮到其實(shí)在的作用和功效，在檔案的開(kāi)發(fā)和利用過(guò)程中存在著很多的漏洞和不足，這是所有檔案管理人員和相關(guān)人士應(yīng)該共同探討和改變的地方。本文從檔案利用的各個(gè)方面入手，尋找目前的檔案管理工作中的不足并提出措施加以強(qiáng)化，以充分發(fā)揮其社會(huì)效益，服務(wù)社會(huì)大眾。

關(guān)鍵詞：檔案 管理 利用 社會(huì)效益

中圖分類(lèi)號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098x（2015）06（b）-0000-00

檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，檔案利用是檔案利用者通過(guò)檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過(guò)程，也是檔案信息資源潛在的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過(guò)程。特別是在二十一世紀(jì)的今天，所有的事業(yè)單位、企業(yè)單位幾乎都完整地保存著相關(guān)業(yè)務(wù)的檔案信息，以備查閱和校對(duì)。雖然如此，檔案利用卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有發(fā)揮到它的價(jià)值。

1 目前檔案利用工作的不足

利用不到位，就是由于種種原因使得物不得盡其用，那么檔案就永遠(yuǎn)只是鎖在檔案室里的檔案，并沒(méi)有實(shí)際的價(jià)值，這是非?？上У囊庖?jiàn)事情。為了強(qiáng)化檔案利用工作，必須認(rèn)識(shí)到目前檔案利用的不足，才能夠有依據(jù)、有針對(duì)性地進(jìn)行完善。

1.1 檔案利用意識(shí)薄弱，被動(dòng)因素占主導(dǎo)

不僅是檔案利用人員，檔案的收集、管理以及領(lǐng)導(dǎo)者的重視程度都存在這種情況，大多數(shù)人是因?yàn)槿蝿?wù)或者工作的關(guān)系必須去查找以前的檔案才會(huì)去翻。毫無(wú)疑問(wèn)保存檔案的目的是為了發(fā)揮其作用，為了得到利用，只有社會(huì)民眾真正形成了學(xué)會(huì)利用檔案、善于利用檔案的良好風(fēng)尚，檔案利用才會(huì)達(dá)到一個(gè)很好的效果。這就必須提高利用者的檔案利用意識(shí)，意識(shí)到檔案利用的重要性和價(jià)值。

1.2數(shù)字化與文本資料不同步，頻現(xiàn)管理漏洞

眾所周知，現(xiàn)在的檔案管理工作基本都依賴(lài)于數(shù)字化系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)，在利用檔案也依賴(lài)數(shù)字系統(tǒng)進(jìn)行查找和校校對(duì)。然而，電腦里面的信息畢竟是人錄入的，且需要人工不斷更新內(nèi)容，在這個(gè)過(guò)程中，容易發(fā)生種種電子檔案與實(shí)際不符的情況，有時(shí)甚至是錯(cuò)誤顛倒的信息，這就在源頭上造成了檔案利用時(shí)的弊病。這些疏漏往往是由于操作者粗心大意所致，因?yàn)闄n案整理工作十分繁雜，但這并不足以成為造成紕漏的借口，正是因?yàn)檫@樣反而應(yīng)該加倍耐心、細(xì)心，把工作做得盡量完美。

1.3 檔案利用信息反饋未得到重視，相應(yīng)改善工作滯后

這一話題似乎超出了檔案利用工作的范疇，實(shí)則不然，利用者的信息反饋，往往能夠直接且十分真切地放映問(wèn)題，只有重視這些問(wèn)題并盡早改善，才能夠更好地發(fā)揮檔案利用工作的作用。檔案利用信息的反饋可能來(lái)自內(nèi)部工作人員也可能來(lái)自任何一位調(diào)取檔案進(jìn)行研究的人，這些都是檔案的直接接觸者和使用者，提出的問(wèn)題往往能夠切中要害。而事實(shí)情況是利用者的反饋信息往往得不到管理者的重視，更不會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和改善，常見(jiàn)的態(tài)度是“隨他去吧”。這樣一來(lái)必然造成檔案利用者反饋的信息難以實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，更加嚴(yán)重的是久而久之很少有人會(huì)再提意見(jiàn)和建議，對(duì)于檔案利用中的疏漏和不足，管理者和利用者都只抱著隨波逐流的心態(tài)聽(tīng)之任之。

2 強(qiáng)化檔案利用的舉措

上述提出的三個(gè)問(wèn)題，為我國(guó)檔案利用中存在的切實(shí)現(xiàn)狀，明確了主要的問(wèn)題所在，則必然要采取相應(yīng)的措施，使檔案利用充分發(fā)揮效益。針對(duì)上述提出的三個(gè)主要問(wèn)題，對(duì)治措施如下。

2.1 增強(qiáng)檔案利用意識(shí)，讓檔案“物盡其用”

所有檔案的最佳歸宿都是發(fā)揮自己的功能，在社會(huì)工作的相關(guān)領(lǐng)域起到積極的作用。檔案的管理和利用其實(shí)是一個(gè)龐大的環(huán)節(jié)，涉及到這個(gè)環(huán)節(jié)中的每個(gè)部門(mén)或者個(gè)體都是不容 忽視的。首先，是領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)的轉(zhuǎn)變。檔案管理都從屬于一定的企業(yè)或國(guó)家單位，而這些企業(yè)或單位的領(lǐng)導(dǎo)往往具有相關(guān)事情的決定權(quán)，因此只有他們意識(shí)到檔案利用的價(jià)值才能促進(jìn)實(shí)際工作的開(kāi)展；其次是檔案管理人員，管理人員進(jìn)行整理和錄入的過(guò)程，都關(guān)乎著檔案最終能否準(zhǔn)確快速地被利用者發(fā)掘；第三就是利用者的意識(shí)，舉一個(gè)不太恰當(dāng)?shù)睦?，消費(fèi)者拒絕皮毛制品可以減少珍稀動(dòng)物的損害，反之，利用者檔案利用意識(shí)的蘇醒也會(huì)促進(jìn)檔案的有效利用，使社會(huì)受益。

2.2 完善檔案數(shù)字化管理，提高利用效率

首先，數(shù)字管理系統(tǒng)的安裝必須選擇權(quán)威的有信譽(yù)的公司，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行和日常維護(hù)；其次，在進(jìn)行信息錄入和增減時(shí)，要堅(jiān)持小心謹(jǐn)慎的原則，因?yàn)榇隧?xiàng)工作一步錯(cuò)，則步步錯(cuò)，最后到達(dá)利用者手里的，可能是無(wú)用的錯(cuò)誤信息，可能導(dǎo)致很惡劣的后果。如文本檔案的位置問(wèn)題，檔案的位置一般都會(huì)按照按阿拉伯?dāng)?shù)字或者英文字母排列，且檔案文件越多，文件名越復(fù)雜，若錄入者不慎將其中的字母錄錯(cuò)一個(gè)字，可能需要花費(fèi)數(shù)倍的時(shí)間來(lái)糾正。相反，如果妥善處理好這一環(huán)節(jié)，利用者只需鼠標(biāo)一點(diǎn)，就能查找到相應(yīng)的信息和檔案所在，這就必然大大提高檔案的利用效率，利用者也能獲得更多的時(shí)間和精力將檔案信息化為知識(shí)，應(yīng)用到相關(guān)領(lǐng)域之中去。

2.3重視后期反饋信息，有過(guò)必改且速改

其實(shí)，利用者的信息反饋也是檔案利用工作的重要一環(huán)，并不應(yīng)該將其拋諸腦后，通常，利用者將信息返回管理機(jī)構(gòu)，也是為了下次能夠獲得更好的利用體驗(yàn)，從而促進(jìn)檔案利用的改善和發(fā)展。管理者根據(jù)需要適當(dāng)做出調(diào)整，不僅是服務(wù)一兩個(gè)人，而是服務(wù)整個(gè)需要利用檔案的群體，這在無(wú)形中也將提高檔案的利用效率。檔案部門(mén)與用戶的互動(dòng)，是檔案得以由“閉關(guān)鎖國(guó)”到“對(duì)外開(kāi)放”的重要因素，且開(kāi)放的程度和寬度直接影響到檔案的被利用程度、檔案的價(jià)值。檔案的最終目的就是為了被利用，而利用的最終目的就是為了使其在相關(guān)領(lǐng)域發(fā)揮應(yīng)有的作用，從而對(duì)這個(gè)社會(huì)產(chǎn)生積極良好的影響。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，若能從檔案利用意識(shí)、檔案數(shù)字化管理、檔案利用信息反饋等方面正視當(dāng)前工作的不足，并采取積極有效的措施對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行改善、完善，那么檔案的利用水平將有很大的提高。檔案的利用水平提高了，相應(yīng)的社會(huì)效益也將得到實(shí)現(xiàn)，最后受益的會(huì)是每一個(gè)社會(huì)成員。當(dāng)然， 檔案利用的過(guò)程中遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止上述所指出的幾個(gè)問(wèn)題，也還有更加完滿的對(duì)治措施須待探討，每一個(gè)檔案管理者、利用者甚至是普通民眾，都應(yīng)該到檔案利用的社會(huì)價(jià)值，不斷強(qiáng)化檔案利用，以實(shí)現(xiàn)更加優(yōu)越的利用體驗(yàn)和更好地社會(huì)效益。

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