溫州職業(yè)技術學院人文傳播系　陶祝婉溫州城市大學教務一處　潘成峰

溫州規(guī)模以上民營企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀調(diào)查與思考①

溫州職業(yè)技術學院人文傳播系陶祝婉
溫州城市大學教務一處潘成峰

企業(yè)檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)和信息資源，做好檔案管理工作，有助于企業(yè)提升自身的管理水平，維護自身合法權益，規(guī)避市場風險等，對企業(yè)發(fā)展具有重要作用。本文從溫州規(guī)模以上民營企業(yè)中隨機選擇多家企業(yè)進行深入研究，以幫助相關企業(yè)得到更好的發(fā)展，并提出相應的對策措施。

規(guī)模民企 檔案管理 建議

1　引言

企業(yè)檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件［1］，它是企業(yè)的重要資產(chǎn)和信息資源，做好檔案管理工作，對提升企業(yè)自身的管理水平、維護自身合法權益、規(guī)避市場風險、提高經(jīng)濟效益、促進企業(yè)發(fā)展具有重要作用。2003年初，溫州紅蜻蜓集團公司贏取臺灣紅蜻蜓侵權案；2007年通領科技集團打贏國際官司，拿到了中美知識產(chǎn)權官司中，中國企業(yè)的第一份勝訴判決書；同年9月，正泰集團贏取“中國標的最大的知識產(chǎn)權侵權案——正泰訴施耐德侵權案”，獲賠3.3億元。以上靠的都是檔案提供的詳實可靠的證據(jù)，可見檔案對企業(yè)發(fā)展的重要意義，正像正泰集團董事長南存輝說的：“企業(yè)檔案是企業(yè)管理的一項基礎性工作，也是企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保證。它是文化的積淀，也是促進社會發(fā)展的重要資源之一。［2］”

溫州是民營經(jīng)濟最為發(fā)達的地區(qū)之一，民營企業(yè)在溫州地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展中占據(jù)著舉足輕重的地位，關注溫州的企業(yè)檔案工作狀況，首先不能不了解民營企業(yè)的檔案工作狀況。

溫州民營企業(yè)的檔案管理工作總體狀況如何呢？從報刊上看，似乎一片大好，發(fā)表于2008年3月5日《溫州日報》上的《信譽檔案能增值 產(chǎn)權檔案能作證 信息檔案能共享——溫州民企熱衷修“家譜”》一文，敘述了溫州民企重視檔案工作，積極做好檔案工作，從檔案工作中嘗到了甜頭的情況，文中提及的企業(yè)主要有通領科技、德力西、正泰、森馬、紅蜻蜓、美特斯邦威共6家［3］。發(fā)表于同年《中國檔案報》上的《民營經(jīng)濟發(fā)祥地 企業(yè)建檔涌熱潮——溫州市檔案局民營企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新之路》［4］，以及2013年《中國檔案報》上的《從“要我建檔”到“我要建檔”——溫州市民營企業(yè)檔案管理工作成效顯著》兩文，內(nèi)容大同小異，提及的企業(yè)也基本為以上6家。

為了更全面地了解溫州民營企業(yè)的檔案工作狀況以及它們所存在的問題，以便能根據(jù)實際情況提出相應的對策措施，幫助相關企業(yè)做好該項工作，我們從溫州規(guī)模以上民營企業(yè)中隨機抽取了多家企業(yè)，深入企業(yè)內(nèi)部，找到相關負責人以及一線檔案工作者，以座談會、訪談、問卷法等形式展開實地調(diào)研。

2　溫州“規(guī)上”民營企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1檔案管理人員以兼職為主，基本沒受過檔案工作相關培訓

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，這幾家在溫州頗有名氣的“規(guī)上”民營企業(yè)，其檔案管理人員都是兼職的，其具體人數(shù)從1人至5到6人不等，根據(jù)其檔案管理的集中程度而定。這些管理人員沒有一個是檔案管理或相關專業(yè)科班出身，并且基本沒接受過相關培訓；年齡偏小，多為剛進公司的20多歲的新員工，學歷以大專居多。比較典型的是曾為溫州市十強企業(yè)，躋身中國民營企業(yè)500強的某建設集團有限公司，該公司管理檔案的是位年近60歲的女性，初中是否畢業(yè)尚有疑問，完全沒學過檔案管理相關知識，從沒接受過相關培訓。她同時還兼做文印、辦公用品發(fā)放等工作。

2.2檔案室基本都已建立，但管理尚不夠規(guī)范

走訪的幾家企業(yè)中，除一家企業(yè)只開辟了一間不到5平方的小房間權作檔案室存放了些辦公室項目、合同資料和牌匾、獎狀之類的實物檔案外，其他幾家企業(yè)都已建立了較為專業(yè)的檔案室，小的有二三十平方米，大的有100多平方米，在經(jīng)濟開發(fā)區(qū)新建廠房的甚至達到200多平方米，并多數(shù)都配置了檔案柜、密集架、防紫外線窗簾、空調(diào)、滅火器等基礎設施，為達到檔案保管的防火、防塵、防高溫等要求奠定了基本物質(zhì)基礎。

但不容樂觀的是，由于管理人員知識、能力、精力等方面皆不足，檔案室的管理尚不夠規(guī)范，主要存在以下問題。

2.2.1檔案室有時兼作儲藏室，人員進出較為隨意

前文提及的某建筑集團公司雖然建立了檔案室，但這檔案室同時兼作儲藏室，在幾列檔案柜邊上，隨意堆放了一些復印紙、垃圾桶、拖把等雜物，有些檔案柜里放的也不是檔案，而是復印紙、文具之類的辦公用品。同時人員可以較隨意進出，很難保證檔案的安全保管。

另外幾家公司也有相類似的情況。

2.2.2檔案資料收集不全，保管較混亂

檔案室面積越大，并不意味著收集的檔案資料就越齊全，實際上，面積越大，往往也就是空置的架子越多，其中檔案室面積最大的那家，其空置的密集架在50%以上。大量的文件資料分散于各部門不同人員手里，一個工作人員的離職往往就意味著相關資料的流失。

從收集的檔案資料來看，基本以文書、科技、會計和實物檔案居多，較為齊全，人事檔案在人力資源管理部門，會計檔案有時在財會部門，有時這些檔案會分別在相關部門，各部門分建檔案室，分別管理。

2.3檔案管理制度已經(jīng)建立，但落實上尚待加強

走訪的企業(yè)都已經(jīng)至少制定并頒布了一個公司檔案管理制度，個別企業(yè)較為簡單，只規(guī)定了公司檔案的職責部門和歸檔程序等內(nèi)容，有的較為詳細，規(guī)定了檔案歸檔的范圍、形式、環(huán)節(jié)、分類方案和檔案管理機構、人員及其職責。另外，個別歷史較為悠久的企業(yè)還建立了檔案庫房管理制度、檔案保密制度、檔案管理人員職責等相關制度。

制度都已經(jīng)建立，但當被問及落實情況如何時，各公司檔案管理人員的答復都是“基本落實”，可見在落實上還有待于加強，最典型的還是那家建筑集團，其檔案管理人員直接就說，感覺自己像個收垃圾的，別人把“廢紙”往她這里一扔，她一張張地撿起來，放到架子上。因此，該集團檔案室許多檔案資料信息不全，常有員工找不到自己所需要的檔案資料；有的員工借了檔案室的檔案長期不歸還。

3　溫州民營企業(yè)檔案工作滯后的原因

3.1本土永嘉文化的影響

溫州地區(qū)三面環(huán)山、一面臨海，對外交通不便，“山高皇帝遠”一語就出自于溫州民謠，它自古以來就與中原地區(qū)文化存在差異，它受傳統(tǒng)儒家文化的影響不深，主要受的是本土永嘉文化的影響。

永嘉學派，它孕育于溫州這個特殊的地方，又對溫州地方文化產(chǎn)生了極為深遠的影響。它又稱“事功學派”、“功利學派”等，是南宋時期在浙東永嘉（今溫州）地區(qū)形成的一個儒家學派，它的精髓是反對空談理性，講究實效。與傳統(tǒng)的義利不可兼得的孔孟之道不同，它主張義利并舉，“既無功利，則道義乃無用之虛語耳”，表示應“以利和義”，而不是“以義抑利”。在這種思想的影響之下，歷史上溫州的商品經(jīng)濟一直比較活躍。

正是這種思想和精神使溫州人腦子里充斥著“無利不起早”、“冒險半生為萬貫”等樸素的市場觀和價值觀；也正是這種思想和精神使得20世紀70年代末80年代初改革開放的號角吹響后，溫州人人爭當老板，創(chuàng)建了聞名全國的“溫州模式”，支撐了溫州經(jīng)濟的快速發(fā)展。但是，這種思想、精神同時也孕育了溫州民營企業(yè)的唯功利性特征，他們看重的是能直接給它們帶來經(jīng)濟效益的生產(chǎn)、經(jīng)營管理和產(chǎn)品銷售，檔案管理既要消耗財力物力，又很難直接給他們帶來真金白銀，自然不被看重。

3.2民營企業(yè)特性的支配

民營企業(yè)是以賺取利潤為目的的經(jīng)濟組織，它具有私有性、排他性、逐利性等顯著特點。而且，一方面受“永嘉學派”事功文化的影響；另一方面是因為溫州早期物質(zhì)資源嚴重不足，人們生活貧困，企業(yè)家們創(chuàng)辦企業(yè)的直接目的就是為了賺錢，有一條活路，加之這些企業(yè)家文化素質(zhì)普遍不高，使得溫州民營企業(yè)對經(jīng)濟效益的追求尤為熱切，這往往導致他們?nèi)鄙俑呱械木褡非螅鄙偃宋木?，沒有做大做強的雄心，忽視企業(yè)的社會責任和企業(yè)倫理，形成唯功利性企業(yè)文化，對檔案工作缺乏熱情，除非發(fā)現(xiàn)它實在是企業(yè)盈利之必需，就像前文提及的某建筑集團，檔案工作起步早，成系統(tǒng)，這恐怕只是因為對建筑公司而言，建筑檔案是建筑物通過國家驗收、實現(xiàn)企業(yè)盈利的必要組成部分。這也可以解釋為什么該公司曾作為中國民營企業(yè)500強之一，資金雄厚，檔案室卻如此“寒磣”。

當然，也有一些企業(yè)資本積累發(fā)展到一個階段后，認識到唯功利性企業(yè)文化不利于企業(yè)進一步發(fā)展壯大。企業(yè)要真正成為大型企業(yè)，就需樹立企業(yè)良好的形象，創(chuàng)建一個具有自身特色的企業(yè)文化，而獨具特色的企業(yè)文化的創(chuàng)建離不開檔案，于是它們開始重視企業(yè)檔案工作。正泰、德力西、奧康、紅蜻蜓等集團就是在企業(yè)發(fā)展壯大到一定程度之后開始重視檔案工作的。

3.3企業(yè)生存壓力的制約

溫州歷來人多地少，資源利用和交通條件差。改革開放初期，溫州人憑借著敢為人先、吃苦耐勞的精神，創(chuàng)造出了馳名中外的以民營經(jīng)濟為主體的“溫州模式”，創(chuàng)造了一個又一個的經(jīng)濟發(fā)展奇跡。據(jù)2009年第5期《發(fā)展中國》數(shù)據(jù)顯示：“從1978年到2007年，溫州市國民生產(chǎn)總值從13.2億元增加到2157億元，按可比價計算翻了近6番，年均遞增15.1%。其中2001年～2007年，年增長速度均在12%以上?！睖刂萁?jīng)濟的發(fā)展就是民營經(jīng)濟的發(fā)展。

然而，近年來，作為中國體制轉型期，受各方面的影響，溫州經(jīng)濟的增長速度開始放緩甚至出現(xiàn)倒退的跡象。2008年爆發(fā)的國際性金融危機對溫州經(jīng)濟可謂是當頭一棒，不少中小企業(yè)生存和發(fā)展面臨困境，據(jù)溫州相關部門2008年12月底對溫州全市25227家工業(yè)企業(yè)調(diào)查顯示：開工不足的企業(yè)7347家，占調(diào)查數(shù)的29.1%；停工停產(chǎn)2388家、倒閉138家，合計2526家，占調(diào)查數(shù)的10%，兩項相加停工半停工企業(yè)達39.1%。2008年，溫州全市實現(xiàn)生產(chǎn)總值2424.3億元，增長率為8.5%，2007年的增率是14%，增速明顯下滑，改革開放30年來，溫州的GDP增長率第一次低于全國、全省平均水平［5］。到2011～2012年，問題更加嚴重，面臨融資難、民間借貸資本居高不下、企業(yè)資金鏈短缺等諸多問題，一大批優(yōu)秀的中小民營企業(yè)紛紛倒閉，溫州老板跑路甚至自殺一時成為全國人民的熱門話題。

這兩年，受歐債危機影響，外貿(mào)需求疲軟，訂單量下降，中國對外出口普遍下降，這對溫州以出口貿(mào)易為主的制造業(yè)更是雪上加霜，使其開工明顯不足。在走訪企業(yè)過程中，企業(yè)相關負責人說得最多的一句話就是：“現(xiàn)在生意不好做啊。”可見面臨困境之大。

檔案工作是企業(yè)文化建設工作，它的效用往往體現(xiàn)在未來而不是現(xiàn)在，“倉廩實而知禮節(jié)，衣食足而知榮辱”，在企業(yè)生存尚面臨考驗之時，讓企業(yè)主動追求更高遠的目標的確強人所難。但終究不能只為當下而生存，做好檔案管理工作，勢在必行。

4　改進溫州民營企業(yè)檔案工作的建議

4.1多加宣傳

民營企業(yè)往往認識不到檔案管理工作的重要性，檔案行政管理部門應多加宣傳，讓他們認識到做好檔案工作的重要性。例如正泰、德力西、奧康、紅蜻蜓等集團的檔案工作做得較好，檔案行政部門可以把他們樹為典型，多宣傳他們的做法以及獲益。2007年，通領科技集團利用完備的知識產(chǎn)權檔案據(jù)理力爭，讓企業(yè)在關鍵時刻贏得了一場世紀官司，拿到了中美知識產(chǎn)權官司中，中國企業(yè)第一份勝訴判決書，為公司挽回每年一百多萬的經(jīng)濟損失。對于這樣的案例，檔案行政管理部門應大力宣傳。

4.2積極引導

有些民營企業(yè)即使認識到了檔案管理工作的重要性，一時也不知道從何處下手，因此，在不干涉民營企業(yè)自主權的情況下，檔案行政管理部門應積極對它們進行引導，在制定、推廣檔案管理標準、規(guī)范的同時，定期到一些企業(yè)里去考察、指導工作。甚至可以成立民營企業(yè)檔案管理科，專門研究、調(diào)查、指導本地區(qū)的民營企業(yè)檔案工作，為民營企業(yè)開展檔案人才培訓服務。

4.3加強監(jiān)管

有些企業(yè)即使明白檔案工作是重要的，但總覺得與收入相比，它的投入更大，經(jīng)濟效益上不合算，所以不愿意去做。檔案行政管理部門可加強法律監(jiān)管，根據(jù)國家及地方有關法律法規(guī)的要求，對民營企業(yè)的檔案工作機制、檔案管理基本條件、檔案安全狀況、檔案利用服務等定期進行執(zhí)法檢查。對于未達到相應要求的民營企業(yè)，視情況作出不同處理。如制定責令改正通知書，提出限期整改意見；未在整改期限內(nèi)改正的，給予通報批評；依據(jù)檔案法律法規(guī)規(guī)定給予檔案行政處罰等。

［1］ 覃兆劌.企業(yè)檔案的價值與管理規(guī)范［M］.上海：世界圖書出版公司，2014.

［2］ 母椿田，等.從“要我建檔”到“我要建檔”——溫州市民營企業(yè)檔案管理工作成效顯著［J］.浙江檔案，2012（10）.

［3］ 張佳瑋.信譽檔案能增值 產(chǎn)權檔案能作證 信息檔案能共享——溫州民企熱衷修“家譜”［N］.溫州日報，2008-3-5（6）.

［4］ 李東晟，母椿田.民營經(jīng)濟發(fā)祥地 企業(yè)建檔涌熱潮［N］.中國檔案報，2008-10-6（4）.

［5］ 虞晶穎.新形勢下溫州民營企業(yè)面臨的困境與轉型發(fā)展研究［D］.舟山：浙江海洋學院，2014.

F276.5

A

2096-0298（2015）12（a）-129-04

溫州市科技計劃項目“溫州規(guī)模以上民營企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀調(diào)研”（R20140038）研究成果。