徐小軍

重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院

芻議復(fù)函與批復(fù)的異同
——由一則復(fù)函引起的思考

徐小軍

重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院

根據(jù)2012年4月中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合頒布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的規(guī)定，可用于答復(fù)用途的公文主有復(fù)函、批復(fù)、報(bào)告和通知，其中復(fù)函和批復(fù)的回復(fù)性功能的應(yīng)用最為廣泛且容易混淆，該文通過對(duì)例文的分析著重從兩者適用范圍入手，分析其異同點(diǎn)，探討正確的使用方法，以便規(guī)范運(yùn)用這兩種公文。

復(fù)函；批復(fù)；異同；誤區(qū)

引言

在課堂教學(xué)中，讓學(xué)生閱讀一則復(fù)函例文——《國家環(huán)境保護(hù)總局辦公廳關(guān)于河北省城市施工工地?fù)P塵排放量計(jì)算方法的復(fù)函》，大多數(shù)學(xué)生會(huì)發(fā)出疑問，該文為什么是用復(fù)函回復(fù)請(qǐng)示，而不是用批復(fù)來回復(fù)請(qǐng)示。復(fù)函能答復(fù)請(qǐng)示嗎？本文試圖從該疑問入手談?wù)剰?fù)函與批復(fù)的異同，以便我們正確的使用復(fù)函與批復(fù)這兩個(gè)答復(fù)性公文。

1 復(fù)函與批復(fù)的相同點(diǎn)

1.1 兩者都是答復(fù)性公文

答復(fù)類公文即專用于答復(fù)詢問或批準(zhǔn)申請(qǐng)的公文種類。根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）第十六條規(guī)定：黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級(jí)黨委、政府授權(quán)，可以向下級(jí)黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級(jí)黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級(jí)黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項(xiàng)，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。由此可見，批復(fù)和復(fù)函均可以用于答復(fù)功能，用復(fù)函來回復(fù)請(qǐng)示也是可行的，國務(wù)院辦公廳是嚴(yán)格按照《條例》的規(guī)定來行文的，所以用函答復(fù)請(qǐng)示這一行為是正確的。

1.2 兩者都要求一事一復(fù)

批復(fù)和復(fù)函屬于被動(dòng)行文，具有很強(qiáng)的針對(duì)性，即針對(duì)來文機(jī)關(guān)和來文內(nèi)容進(jìn)行的回復(fù)，批復(fù)和復(fù)函用于答復(fù)功能所針對(duì)的公文是請(qǐng)示和發(fā)函，請(qǐng)示和發(fā)函均是屬于一文一事文種，所以批復(fù)和復(fù)函也是一事一復(fù)的公文.

1.3 兩者的寫作結(jié)構(gòu)相同

兩者的寫作結(jié)構(gòu)相同。尤其是開頭寫法完全相同，開頭均需引用來文的標(biāo)題和發(fā)文字號(hào)，批復(fù)的開頭先引用請(qǐng)示的標(biāo)題后引請(qǐng)示的發(fā)文字號(hào)，常見的用法是：你X《請(qǐng)示標(biāo)題》（請(qǐng)示發(fā)文號(hào)）收悉。（注：X為單位類型代字，比如局、公司、學(xué)校等）；復(fù)函的開頭寫法也采用引據(jù)模式，但要注意復(fù)函的發(fā)文機(jī)關(guān)和主送機(jī)關(guān)的同級(jí)關(guān)系，在人稱語氣使用上要使用敬詞，如將“你”用成“貴”，常見的用法是：貴X《函的標(biāo)題》（發(fā)函字號(hào)）收悉，也可以寫成：貴X X年X月X日來函收悉。

2 復(fù)函與批復(fù)的不同點(diǎn)

2.1 兩者的行文方向不同

行文方向是指公文向不同層次的機(jī)關(guān)單位運(yùn)行的去向。有上行文、下行文和平行文三種類型。具體表現(xiàn)為處于領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)地位的上級(jí)機(jī)關(guān)向被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)主送下行文；被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)關(guān)主送上行文；具有平行關(guān)系或不相隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間相互主送平行文。

根據(jù)《條例》的規(guī)定批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。由此可見，批復(fù)適用于隸屬機(jī)關(guān)之間的行文，屬于下行文；函屬于非隸屬機(jī)關(guān)之間的行文，屬于平行文。答復(fù)的對(duì)象分別為下級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)。

2.2 兩者在語言表達(dá)上也有所不同

行文方向不同主要影響公文的語言表達(dá)，上行文、下行文和平行文的語言表達(dá)各有不同的特點(diǎn)和要求。一般而言，上行文的語言應(yīng)謙恭，忌用指令性語言；下行文的語言要果決，忌啰嗦冗長、猶疑不定；平行文的語言應(yīng)委婉，多用商洽語氣，忌盛氣凌人。不同的語言要求是由發(fā)文機(jī)關(guān)不同的身份和公文的不同行文對(duì)象決定的。俗話說“對(duì)什么人，說什么話”，對(duì)象不同，說話的方式、語氣自然有別。寫作與說話同樣道理。

3 復(fù)函與批復(fù)在使用中存在的誤區(qū)

3.1 批復(fù)是答復(fù)請(qǐng)示的唯一文種

《條例》規(guī)定：批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。在公文運(yùn)作實(shí)際中，批復(fù)也確實(shí)是答復(fù)請(qǐng)示的主要方式，使用最為普遍。但結(jié)合實(shí)際運(yùn)用，答復(fù)請(qǐng)示不僅可以使用批復(fù)，還可用函和通知。如：《國務(wù)院辦公廳關(guān)于云南大理經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)升級(jí)為國家級(jí)經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)的復(fù)函》一文用于回復(fù)云南省人民政府、商務(wù)部關(guān)于云南大理經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)升級(jí)為國家級(jí)經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)的請(qǐng)示；《國務(wù)院辦公廳關(guān)于調(diào)整河北衡水湖等4處國家級(jí)自然保護(hù)區(qū)的通知》一文用于答復(fù)環(huán)境保護(hù)部關(guān)于調(diào)整河北衡水湖等4處國家級(jí)自然保護(hù)區(qū)范圍的請(qǐng)示。

3.2 復(fù)函只能用于答復(fù)發(fā)函事項(xiàng)

復(fù)函是指對(duì)詢問、請(qǐng)求事項(xiàng)的回復(fù)，除回復(fù)函以外，復(fù)函還可用來回答請(qǐng)示，函復(fù)請(qǐng)示雖然由來已久且使用日益廣泛，但一直有比較嚴(yán)格的限定條件。其一，必須經(jīng)過請(qǐng)示的受文機(jī)關(guān)或該機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)方可行文，而且必須把經(jīng)過批準(zhǔn)的情況寫進(jìn)復(fù)函的正文中作為函復(fù)的依據(jù)；其二，受命用“函”答復(fù)請(qǐng)示的部門必須是請(qǐng)示受文機(jī)關(guān)的公文管理機(jī)構(gòu)——辦公廳(室)，因?yàn)椤稐l例》第十六條規(guī)定“部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳(室)外不得對(duì)外正式行文”?！秶鴦?wù)院辦公廳關(guān)于云南大理經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)升級(jí)為國家級(jí)經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)的復(fù)函》一文是國務(wù)院的公文管理機(jī)構(gòu)辦公廳用復(fù)函來答復(fù)請(qǐng)示的范文。

3.3 通知不能用于答復(fù)功能

《條例》規(guī)定：通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的文件，這就賦予了通知具有回答下級(jí)文件的功能。如：《國務(wù)院批轉(zhuǎn)國家語委關(guān)于當(dāng)前語言文字工作請(qǐng)示的通知》這一公文就是國務(wù)院用批轉(zhuǎn)通知來回答國家語委關(guān)于當(dāng)前文字工作的請(qǐng)示，全文一開頭用“國務(wù)院同意國家語言文字工作委員會(huì)《關(guān)于當(dāng)前語言文字工作的請(qǐng)示》，現(xiàn)發(fā)給你們，請(qǐng)貫徹執(zhí)行”。后用簡潔的文字強(qiáng)調(diào)語言文字工作的重要性及相關(guān)要求。

4 結(jié)束語

認(rèn)清復(fù)函與批復(fù)的異同點(diǎn)，明確各自的用途，根據(jù)行文關(guān)系和行文方向，選擇正確的文種，并按照各自的結(jié)構(gòu)與語言模式進(jìn)行正確的寫作，對(duì)規(guī)范公文寫作具有很大的指導(dǎo)作用。

[1]楊建綱.談函與批復(fù)功能的區(qū)別.遼寧警專學(xué)報(bào)[J].2003第6期：58頁

[2]欒照均.函能否代行請(qǐng)示、批復(fù)和通知——關(guān)于函的正確行文.秘書[J]2004第1期：32-34頁

[3]葉建英.論“函復(fù)請(qǐng)示”和“通知復(fù)請(qǐng)示”.秘書[J]2004.第12期：32-35頁

[4]劉心爽.論“函復(fù)請(qǐng)示”——兼與崔裕生先生商榷.秘書[J] 2002.第11期：14-15頁

[5]欒照均.函的規(guī)范使用之理論與實(shí)踐釋疑.秘書[J]2004.第3期：35-36頁

徐小軍（1981-），男，江蘇南通人，在職碩士，重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院，主要從事寫作、教育管理與文化方面教學(xué)與研究工作。