潘梟++滕云

摘要：農(nóng)業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展在我國整個農(nóng)業(yè)發(fā)展體系中處于不可忽視的重要地位。本文主要介紹了農(nóng)業(yè)基層事業(yè)單位電子檔案的發(fā)展初級階段的發(fā)展情況。

關(guān)鍵詞：檔案；電子；農(nóng)業(yè)基層；概況

中圖分類號： G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A DOI編號： 10.14025/j.cnki.jlny.2015.13.068

1農(nóng)業(yè)基層事業(yè)單位檔案工作的重要地位

農(nóng)業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展在我國整個農(nóng)業(yè)發(fā)展體系中處于不可忽視的重要地位，支持了我國農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展和農(nóng)村的穩(wěn)定。不論在制度上還是科技活動中都起到了支撐和提供依據(jù)的作用。不僅如此，農(nóng)業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展還是我國檔案體系發(fā)展的重要組成部分，充分地完善和呈現(xiàn)我國整個經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的整體面貌。

2基層農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

雖然農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)取得了豐碩的成果，但是在現(xiàn)代化建設(shè)的今天仍然需要不斷地改革和完善。

當(dāng)前世界是一個早已走進(jìn)現(xiàn)代化，社會與電子信息對接的時代，電子信息的來臨對信息傳播媒介的發(fā)展要求增高，相應(yīng)的法制也要隨之出現(xiàn)，并且在哲學(xué)層面上予以認(rèn)識和解釋，才能使電子信息時代真正進(jìn)入我們的生活當(dāng)中，電子檔案也不例外，為了適應(yīng)這種科技帶給人類的生活劇變，我們應(yīng)該為迎接這個時代做更多的努力，電子檔案就是這樣一個適應(yīng)當(dāng)今時代變化的產(chǎn)物，我國《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》中寫道：“加快檔案信息化建設(shè)，研究制定電子文件歸檔和電子檔案管理的制度與辦法，積極推廣國家標(biāo)準(zhǔn)《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，試點(diǎn)接收電子檔案進(jìn)館，加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程，在檔案利用服務(wù)的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化方面取得明顯進(jìn)展。”顯然，農(nóng)業(yè)事業(yè)單位電子檔案的利用和發(fā)展是未來努力的方向，是做好未來檔案管理工作的必然要求。然而農(nóng)業(yè)事業(yè)單位基層檔案管理的方式依然停留在相對傳統(tǒng)的管理狀態(tài)中，嚴(yán)重阻礙整個農(nóng)業(yè)事業(yè)單位工作進(jìn)程。

當(dāng)前，農(nóng)業(yè)基層檔案處于以下發(fā)展背景中：一是隨著農(nóng)業(yè)科技發(fā)展，農(nóng)村服務(wù)的深入，農(nóng)村活動的不斷增加，農(nóng)業(yè)相關(guān)檔案正在呈幾何倍數(shù)不斷增加，數(shù)量眾多、檔案整理難度加大；二是隨著中國人口老齡化程度的加重，加之有的農(nóng)業(yè)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層缺乏重視的現(xiàn)象，各個單位的檔案管理人員老齡化程度嚴(yán)重，專業(yè)化程度需要提高，工作任務(wù)繁重，管理人員過少，造成檔案工作進(jìn)行困難效率低下；三是總體上不論是檔案管理人員本身，還是單位管理層，都普遍存在檔案管理法制觀念不強(qiáng)的現(xiàn)象，使檔案管理處于相對無序的狀態(tài)中；四是由于各單位發(fā)展?fàn)顩r不一，對檔案管理認(rèn)識程度參差不齊，所以對電子檔案的推廣和利用程度較低，電子檔案發(fā)展進(jìn)程緩慢；五是由于有些單位的領(lǐng)導(dǎo)層對檔案的不重視，不愿花錢投入到建設(shè)電子檔案的基礎(chǔ)硬件上，設(shè)備老化，不能支持電子檔案的建立，或者使電子檔案數(shù)據(jù)暴露在危險的環(huán)境中。

3電子檔案使用的優(yōu)勢

電子檔案的利用可以和辦公自動化OA系統(tǒng)等結(jié)合使用。如果單位有條件，結(jié)合使用事半功倍，我國很多企事業(yè)單位國家機(jī)關(guān)早就為達(dá)成無紙化辦公做了很多努力，其中辦公自動化AO系統(tǒng)等將綜合政務(wù)需要合作的各部門用網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系起來。這也為電子檔案的傳遞、利用、審批等步驟提供了便捷的利用方式，同時也讓行政審批和利用變得更加透明和高效。

電子檔案的利用同時給人類帶來了一輪對歷史記錄的重新認(rèn)識。如果檔案只存在于虛擬之間，那么，哲學(xué)上應(yīng)該會對這一現(xiàn)象予以新的思考和解釋，這也是哲學(xué)的前進(jìn)，法律也是如此，跟隨電子檔案的積少成多予以法律解釋的更新推陳。

數(shù)字化了的檔案在保管上也十分有優(yōu)勢。存儲的載體具有存儲量大、節(jié)省空間、不易損壞、邏輯性強(qiáng)、利用方便等特點(diǎn)。

4農(nóng)業(yè)基層電子檔案的使用帶來的問題和解決思路

4.1電子檔案的利用對環(huán)境要求較高

電子檔案固然要在電子設(shè)備中形成、利用和保存，這就首先要對電子設(shè)備有較高的要求，要保證其在安全、良性運(yùn)行的環(huán)境中進(jìn)行。各單位的電子設(shè)備普遍還是處于相對陳舊或硬件不齊全的狀態(tài)，需要及時升級，以達(dá)到電子檔案運(yùn)行和儲存的要求。這就不僅僅對各基層單位有要求，對上級單位的采購審批和無紙化辦公、現(xiàn)代化辦公的推廣力度也提出了更高的要求。

4.2電子檔案的建立邏輯應(yīng)遵循紙質(zhì)檔案的整理邏輯

然而實(shí)際上，各個單位的電子檔案建立程度參差不齊，所以對于電子檔案建立的標(biāo)準(zhǔn)化不能要求太高，在形成方式上應(yīng)該鼓勵創(chuàng)新，只要能方便、安全地利用，就可以施行，但是建立邏輯要萬變不離其宗。

4.3各電子檔案一旦建立，便意味著大規(guī)模的改革

各單位多年積累的各類型檔案數(shù)量不但眾多，整理利用過程中破損、丟失的情況也存在。所以如果在依照全宗基礎(chǔ)之上建立電子檔案就是一個艱難的過程。基于這樣的現(xiàn)狀，可以從制作年份起向從前完成。利用這種方式可以使思路更清晰，由簡入繁，逐漸深入。由于農(nóng)業(yè)基層單位的檔案管理的發(fā)展比較緩慢，所以將紙質(zhì)檔案數(shù)字化保存成為電子檔案元數(shù)據(jù)，這是一個走向建立電子檔案的最初形態(tài)和步驟。將實(shí)體檔案電子化，通過：照片、掃描、影像等多媒體方式進(jìn)行數(shù)字化處理的同時，可以聯(lián)合各部門工作中積累，當(dāng)文件等形成檔案時可直接移交較完整的電子數(shù)據(jù)，這也是電子檔案形成初級階段比較實(shí)用可行的辦法，將來可在不斷更新中繼續(xù)完善。

5結(jié)語

綜上，檔案管理處于發(fā)展與危機(jī)并存，好前景與弱基礎(chǔ)并存的狀態(tài)。電子檔案的推行和發(fā)展需要基層檔案員源源不斷的付出和辛勤工作，及各單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和重視，相信在不斷協(xié)調(diào)努力的進(jìn)程中電子檔案事業(yè)必將取得重大成就，為農(nóng)業(yè)事業(yè)發(fā)展、“三農(nóng)”問題的解決提供大力支持和借鑒。

作者：潘梟，碩士，中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院特產(chǎn)研究所，研實(shí)員，研究方向：檔案管理。