唐紅梅

湖南省邵陽市高級技工學(xué)校

高級技工學(xué)校檔案管理初探

唐紅梅

湖南省邵陽市高級技工學(xué)校

作為檔案管理人員既要對檔案室內(nèi)存檔資料充分熟悉，在檔案收集的過程中要注重質(zhì)量和提高檔案的利用率，又要及時的對利用率進行分析和研究，查找不足及時糾正。學(xué)校的檔案管理工作就要有科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，使其在學(xué)校管理的工作中發(fā)揮極大作用。本文著重論述學(xué)校檔案管理工作中的問題和不足，簡要的提出自己的幾點看法和建議。

檔案；高級技工學(xué)校；電子文檔

一、檔案的定義和學(xué)校檔案的范圍

檔案系指機關(guān)、機構(gòu)、組織或個人在業(yè)務(wù)處理過程所產(chǎn)生、持有并保存的紀(jì)錄、文件或資料。技工學(xué)校的檔案是記載學(xué)校日常教育教學(xué)和科研實踐活動的歷史資料。這些原始的記錄是學(xué)校教師在教學(xué)實踐中產(chǎn)生的智慧結(jié)晶，它客觀的反映了學(xué)校教學(xué)工作的發(fā)展。

高級技工學(xué)校的檔案內(nèi)容一方面包括文件資料、校園文化建設(shè)、科研成果、學(xué)生學(xué)籍檔案、招生管理和畢業(yè)就業(yè)等幾方面的管理。另一方面在學(xué)校運行方面包括財務(wù)管理、資產(chǎn)管理和技能鑒定等過程中的綜合情況管理。

二、檔案在學(xué)校管理中的作用

檔案的特殊功能主要體現(xiàn)在檔案具有服務(wù)性，它在具備人們在社會活動中的記載憑證作用和參考作用是其他記載方式無法相比的。

1憑證作用

檔案是歷史活動的真實記載和人們社會活動的真實記錄，與其他文獻不同的是檔案具有一定法律效益。檔案的憑證作用，是由它的特點所決定的。檔案因為它自然形成的這種自然性決定它記錄內(nèi)容的客觀性，使檔案成為重要可靠的歷史依據(jù)。從檔案的自身出發(fā)，它能夠保留當(dāng)事人在歷史中的真跡，比如手稿、信件等。有些影音文件還能夠保留當(dāng)事人的影相和聲音等等，這些都能作為真實證據(jù)反映了檔案的真實特點。

2參考作用

都能干作為一種歷史的真實記錄方式除了具有憑證作用以外還具有參考作用。因為，檔案既能真實記錄人們在社會中的活動情況，也能反映出社會實踐活動的范圍等等，為人們認(rèn)識自然和改造自然提供了真實有效的研究依據(jù)。

三、高級技工學(xué)校檔案工作存在的問題

在高級技工學(xué)校的檔案管理中還存在很多的多問題，具體如下：

1、學(xué)校對學(xué)生檔案管理的重要性重實小、認(rèn)識淺。學(xué)校的相關(guān)管理人員檔案管理意識差、責(zé)任感不強，不能對學(xué)生檔案的管理給予足夠的重視，對學(xué)生檔案材料歸檔工作缺乏主動性，使檔案材料不完整、不規(guī)范。

2、缺乏科學(xué)、有效的檔案管理形式

現(xiàn)階段大部分院校的學(xué)生檔案管理形式陳舊，甚至有些學(xué)校仍然以手寫、手抄的紙質(zhì)檔案為主，缺乏現(xiàn)代化的管理方法。

3、檔案管理隊伍薄弱，管理人員水平差

長期以來在檔案管理工作中，普遍存在檔案立卷不規(guī)范等問題，都是由于管理人員業(yè)務(wù)水平不夠，管理隊伍薄弱造成的。由于高級技工學(xué)校對檔案管理工作缺乏重視，檔案管理人員的整體素質(zhì)不夠，專業(yè)知識缺乏，從而導(dǎo)致了檔案管理不正規(guī)、不規(guī)范，阻礙學(xué)校信息管理發(fā)展甚至有可能影響學(xué)生未來的就業(yè)。

四、高級技工學(xué)校檔案管理工作的改革方向

檔案的管理和資料的收集、保存工作，是一項長期的且具有重要意義和深遠影響的工作，不可小視。高級技工學(xué)校檔案管理工作的科學(xué)和規(guī)范，對學(xué)校的科學(xué)管理、學(xué)生的就業(yè)發(fā)展，都起到重要的作用。具體建如下：

1、統(tǒng)一思想，強化領(lǐng)導(dǎo)，重點提高高級技工學(xué)校檔案管理意識。

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，重點推進檔案管理的考核機制的建立，出臺行之有效的檢查程序，責(zé)成專業(yè)人員從事檔案管理工作，并將檔案管理列入學(xué)校日常工作范圍。重點提高高級技工學(xué)校的檔案管理意識，培養(yǎng)檔案管理人員對檔案工作的嚴(yán)謹(jǐn)意識。

2、大力加強檔案的收集和整理

學(xué)校要對檔案資料等進行及時收集，悉數(shù)保存，保證原始資料的安全性和完整性。主要內(nèi)容包括：

（1）人員檔案。通過人員資料收集整理有效提高教職工的工作積極性，建立健康向上的競爭氛圍，達到有效提高工作效果的目的。

（2）圖像資料。學(xué)校的教學(xué)、科研等活動中，會產(chǎn)生大量的推按資料，包括教師培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流和師生獎懲等，這些內(nèi)容都要及時等級保存，保證資料的完整和全面。

（3）撰寫年鑒記事和榮譽檔案等。學(xué)校要建立起《學(xué)校年鑒》的編纂制度，重點按照時間順序記載學(xué)校一年當(dāng)中的各項活動和工作，便于了解學(xué)校發(fā)展歷史。對高級技工學(xué)校師生每年獲得的表彰和榮譽等要嚴(yán)格登記建檔保存。

（4）影音資料等。對學(xué)校的非文字資料進行收集保存，包括遺跡、文物、影音資料等，都要及時進行登記存檔，進行妥善保管。

3、配強專業(yè)人員，提升工作效率。

為加強高級技工學(xué)校的檔案管理，需要配備專業(yè)管理人員進行檔案統(tǒng)一保存和管理，要選拔思想素質(zhì)過硬、有責(zé)任感并對學(xué)校工作熟悉、辦事規(guī)律了解且業(yè)務(wù)能力強的同志單位管理人員。檔案管理人員不僅需要具備足夠的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)水平，還要掌握科學(xué)的管理知識和現(xiàn)代化的管理理念。要建立健全檔案管理人員責(zé)任機制。此外，還要強化硬件水平，有助于提高檔案管理水平，保證檔案管理質(zhì)量。要從實際出發(fā)有效配齊防火、防盜、防蟲等措施，保證檔案資料的安全、規(guī)范。

4、做好電子文檔的處理保存，認(rèn)真貫徹落實電子文件管理措施。新形勢下必須做好新型文件的歸檔和保存工作，這幾要求檔案管理人員必須有效融入現(xiàn)行文件領(lǐng)域，對接收和處理大量的電子文件進行有效處置和保存，保護電子文件信息。同時，還必須詳細(xì)記錄文件信息重組的詳細(xì)過程，采取先進處理方式，確保電子文件的及時收集和保管。

結(jié)語：

通過以上論述，我們可以看出要想為高級技工學(xué)校的改革和發(fā)展提供有力的理論支持，就必須切實的抓好學(xué)校的檔案管理工作?？茖W(xué)有效的檔案管理不僅可以為學(xué)校的教育教學(xué)改革、內(nèi)部管理等提供有效的參考，還可以幫助學(xué)校在科研、決策、處置重大問題等方面提供有力依據(jù)。建立良好的檔案管理工作機制能規(guī)范學(xué)校的日常工作，保證教育教學(xué)活動的順利靠站，有利于對教育工作的宏觀調(diào)控。綜上，我們要講快速改進高級技工學(xué)校的檔案管理工作提上日程，加速改革和完善檔案管理模式，這不僅是教育教學(xué)實際的需要，同時也是提升教育品質(zhì)、創(chuàng)立精品學(xué)校品牌的迫切需要。

[1]何麗娟.淺談技工學(xué)校的檔案管理[J].經(jīng)營管理者，2009(11)

[2]陳偉霞.高職院校教學(xué)檔案管理初探[J].企業(yè)文化旬刊，2012 (9)

[3]張華.如何提高學(xué)校檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)[J].大觀周刊，2011(39)

唐紅梅（1974-），女，籍貫：邵陽，學(xué)歷：大專，職稱：檔案管理助理，研究方向：檔案管理。