徐亮

摘要：隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，集團(tuán)化趨勢(shì)在國(guó)內(nèi)企業(yè)也愈演愈烈。為了充分調(diào)動(dòng)和運(yùn)用資金，降低財(cái)務(wù)成本，各集團(tuán)紛紛對(duì)資金采取集中管理的措施。但在推行資金集中管理體系的過(guò)程中，可能因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)、人員設(shè)置及管理體系實(shí)際操作層面存在一定的缺陷，使得整個(gè)體系可能無(wú)法完全達(dá)到資金集中管理的預(yù)設(shè)目標(biāo)，并且可能存在成員公司資金脫離集團(tuán)監(jiān)管的風(fēng)險(xiǎn)。本文以A集團(tuán)資金集中管理體系為例，從內(nèi)部控制的角度出發(fā)，資金集中管理體系存在的缺陷進(jìn)行分析，并相應(yīng)提出改進(jìn)的建議。

關(guān)鍵詞：集團(tuán)資金 信息 內(nèi)控缺陷

A集團(tuán)成立于1987年，主要從事電力、燃?xì)?、石油和清潔能源等業(yè)務(wù)。A集團(tuán)秉持“銳意開(kāi)拓、穩(wěn)健運(yùn)作”的經(jīng)營(yíng)理念，通過(guò)連續(xù)多年主動(dòng)、高強(qiáng)度、高效率的金融投資和運(yùn)作，形成數(shù)百億的優(yōu)質(zhì)金融資產(chǎn)和產(chǎn)融結(jié)合的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)。截止2014年末，A集團(tuán)總資產(chǎn)1300億元、所有者權(quán)益1000億元；2014年度營(yíng)業(yè)收入300億元、歸屬于集團(tuán)公司的凈利潤(rùn)22億元。2014年度經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生的現(xiàn)金流量?jī)纛~為25.48億元，年末貨幣資金余額達(dá)85.57億元。為提高集團(tuán)資金的安全性和使用效率、降低財(cái)務(wù)成本，A集團(tuán)與2013年起，利用信息化手段建立資金集中管理體系，從近兩年的效果來(lái)看，集團(tuán)資金集中管理基本達(dá)到預(yù)設(shè)目標(biāo)，但在執(zhí)行過(guò)程中，還存在一些內(nèi)控缺陷。

一、集團(tuán)資金集中管理存在內(nèi)控缺陷

（一）信息平臺(tái)安全性

A集團(tuán)資金集中管理信息平臺(tái)由用友軟件公司根據(jù)A集團(tuán)資金管理實(shí)際情況及需求進(jìn)行開(kāi)發(fā)。這意味著，該信息平臺(tái)并非經(jīng)過(guò)權(quán)威部門(mén)認(rèn)證的市場(chǎng)化的商業(yè)軟件。A集團(tuán)在運(yùn)行該信息平臺(tái)時(shí)，基于時(shí)間進(jìn)度的考慮，未邀請(qǐng)權(quán)威部門(mén)對(duì)該信息平臺(tái)的安全性和穩(wěn)定性進(jìn)行評(píng)估。因此，該信息平臺(tái)自身是否存在固有缺陷，從而可能導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓或崩潰尚不得而知。

（二）集團(tuán)信息部門(mén)架構(gòu)不完善

作為以信息化為主要管理手段的現(xiàn)代大型集團(tuán)企業(yè)來(lái)講，構(gòu)建完善的信息管理部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行管理與維護(hù)，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化管理的基礎(chǔ)。受制于職工編制數(shù)量，A集團(tuán)目前并未組建專(zhuān)門(mén)的信息部門(mén)，而是將信息系統(tǒng)的管理和維護(hù)工作外包給第三方公司，由第三方公司派遣固定的系統(tǒng)管理人員常駐公司實(shí)施系統(tǒng)管理和維護(hù)。這種模式至少存在以下缺陷：

1、同工不同酬

在外包模式下，A集團(tuán)以系統(tǒng)管理費(fèi)的形式向派出方公司支付服務(wù)費(fèi)，而外派人員薪酬由派出方公司支付。由于雙方在薪酬體系上的區(qū)別，外派人員和集團(tuán)員工的收入存在差異，容易造成各方心理的不平衡，從而影響工作的質(zhì)量。

2、數(shù)據(jù)外泄

在外包模式下，外派人員以系統(tǒng)管理員的身份實(shí)施系統(tǒng)管理和維護(hù)，其不可避免的會(huì)接觸到某些與A集團(tuán)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)相關(guān)的機(jī)密數(shù)據(jù)。由于外派人員不屬于集團(tuán)員工，受集團(tuán)保密制度的約束較小，因此其對(duì)外泄露數(shù)據(jù)的可能性大大高于集團(tuán)員工。

（三）成員公司銀行賬戶監(jiān)管缺陷

在資金集中管理體系中，除部分特殊公司之外，A集團(tuán)分別對(duì)成員公司的開(kāi)戶銀行和銀行賬戶數(shù)量進(jìn)行了規(guī)定和限制，但這種企業(yè)內(nèi)部的規(guī)定對(duì)銀行開(kāi)戶業(yè)務(wù)的辦理沒(méi)有任何約束力。而在A集團(tuán)的管理架構(gòu)上來(lái)講，成員企業(yè)均屬于獨(dú)立的企業(yè)法人，其公章、法人印鑒和財(cái)務(wù)專(zhuān)用章均有公司自行保管和使用，因此，成員公司完全有可能在集團(tuán)不知情的情況下，擅自在集團(tuán)指定銀行之外的銀行開(kāi)立存款賬戶，并將部分資金轉(zhuǎn)移至該賬戶，使這部分資金脫離集團(tuán)資金集中管理體系的監(jiān)管范圍，從而可能影響集團(tuán)資金的安全和完整。

（四）信息平臺(tái)數(shù)據(jù)更新仍存滯后性

A集團(tuán)資金集中管理系統(tǒng)銀企前置機(jī)最短2小時(shí)、最長(zhǎng)4小時(shí)，通過(guò)銀行遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)端更新資金數(shù)據(jù)。雖然這種方式可以將集團(tuán)對(duì)成員公司大額資金變動(dòng)的監(jiān)管適度前移，但仍難以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控的目標(biāo)。因此，仍存在成員公司大額資金違規(guī)流出未被及時(shí)掌控的可能性，雖然集團(tuán)監(jiān)管人員可以通過(guò)數(shù)據(jù)更新在盡可能短的時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)異常，但由于資金流出已經(jīng)發(fā)生，想要更正已無(wú)可能。

二、改進(jìn)建議

（一）對(duì)信息平臺(tái)的安全性進(jìn)行測(cè)試

針對(duì)A集團(tuán)資金集中管理信息平臺(tái)安全性未經(jīng)權(quán)威部門(mén)評(píng)估的缺陷，有兩種可行的解決方案：

在信息平臺(tái)的實(shí)際使用過(guò)程中，逐步發(fā)現(xiàn)和解決可能存在的潛在缺陷。這種方案的優(yōu)點(diǎn)在于隨著信息平臺(tái)的深入使用，可以使專(zhuān)業(yè)人員逐步熟悉信息平臺(tái)的核心架構(gòu)，也可使A集團(tuán)和信息平臺(tái)開(kāi)發(fā)公司用友軟件的合作關(guān)系進(jìn)一步加深，并且可以節(jié)省系統(tǒng)安全性評(píng)估成本。但是一旦由于信息平臺(tái)自身的缺陷到時(shí)資金集中管理系統(tǒng)崩潰或癱瘓，技術(shù)人員很難在短時(shí)間內(nèi)消除缺陷恢復(fù)系統(tǒng)，這樣，A集團(tuán)就會(huì)承擔(dān)難以評(píng)估的時(shí)間成本，并且可能付出額外的系統(tǒng)恢復(fù)費(fèi)用。

聘請(qǐng)權(quán)威的第三方評(píng)估機(jī)構(gòu)如上海市信息系統(tǒng)及產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)站對(duì)信息平臺(tái)進(jìn)行全方位的評(píng)估，找出信息平臺(tái)潛在的缺陷，并進(jìn)行缺陷消除。這種方案的有點(diǎn)在于，可以在源頭上防止信息平臺(tái)因自身的設(shè)計(jì)缺陷而導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰或癱瘓的情況發(fā)生，最大程度的保證系統(tǒng)安全穩(wěn)定的運(yùn)行。缺點(diǎn)在于可能需要付出高額的評(píng)估費(fèi)用。

（二）構(gòu)建完善的信息系統(tǒng)管理部門(mén)

現(xiàn)代化大型集團(tuán)企業(yè)需要信息化的管理手段，A集團(tuán)目前采用信息系統(tǒng)管理維護(hù)外包的方式不符合集團(tuán)企業(yè)管理方式的發(fā)展方向。除了資金集中管理系統(tǒng)外，A集團(tuán)還有諸如OA辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等諸多信息系統(tǒng)，如不能設(shè)立專(zhuān)門(mén)的信息部門(mén)，會(huì)影響集團(tuán)未來(lái)的信息化發(fā)展。因此A集團(tuán)應(yīng)該及時(shí)設(shè)立信息部門(mén)，并且配備合適的職員。根據(jù)目前A集團(tuán)的實(shí)際情況，信息部門(mén)可以獨(dú)立設(shè)置，也可隸屬于在其他部門(mén)。

（三）嚴(yán)格開(kāi)戶審批強(qiáng)化審計(jì)監(jiān)督

對(duì)于成員公司擅自開(kāi)立銀行賬戶的缺陷，目前尚無(wú)有效的技術(shù)手段從源頭上進(jìn)行根除，但是可以通過(guò)以下幾種控制手段的組合使用，降低缺陷發(fā)生的可能性：

1、完善董事會(huì)對(duì)董事長(zhǎng)的授權(quán)