陳晶

摘要：企業(yè)文書檔案管理的水平是企業(yè)綜合能力的重要衡量標準之一。目前企業(yè)文書檔案管理滯后于企業(yè)的整體水平，制約了企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展。通過對文書檔案收集工作的滯后性，文書檔案開發(fā)利用的滯后性的分析；通過對企業(yè)文書檔案管理滯后性的原因分析，如檔案管理意識淡薄、軟硬件配置不到位、管理制度不夠健全、隊伍建設不夠完善、企業(yè)檔案文書管理的管理基礎普遍較差、企業(yè)檔案管理在文書工作與文書檔案管理交接的過程中存在較為嚴重的問題、很多企業(yè)的文書檔案使用率較低，對檔案的利用效果不理想等多方面的原因?qū)е缕髽I(yè)文書檔案管理滯后。為了改變企業(yè)文書檔案管理滯后，還對優(yōu)化檔案工作的途徑進行有益探討。提出了加強企業(yè)領導對文書檔案管理的重視、加強檔案管理意識、建立健全檔案工作管理制度、建立企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡體系等詳細具體的措施。

關鍵詞：文書工作；檔案管理；滯后性

中圖分類號：F27文獻標識碼：A文章編號：16723198（2015）04006002

企業(yè)文書檔案是企業(yè)在從事日常生產(chǎn)、管理、銷售、基建、經(jīng)濟核算及科學研究等活動中直接形成的，具有保存價值的一種檔案匯集。它應用于行政管理事務，是企業(yè)黨務、行政管理等活動的真實反映。企業(yè)文書檔案對客觀、全面記錄企業(yè)發(fā)展歷史，以及對未來決策者決策的科學制定具有十分重要的作用。

1企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀的滯后性

近年來，隨著電子計算機技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的深入運用，企業(yè)檔案管理信息化逐漸成為了現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的重要組成部分。但從總體上看，目前企業(yè)文書檔案在制度化、規(guī)范化等方面距離現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求還存在一定的差距。滯后性的發(fā)展水平不僅影響了檔案管理的質(zhì)量，更制約了企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展進程，這主要表現(xiàn)在：

（1）文書檔案收集工作的滯后性。企業(yè)文書檔案的收集是檔案管理工作的基礎，也是企業(yè)檔案信息資源集中化、標準化管理的重要環(huán)節(jié)之一。由于文書檔案資源來源分散且廣泛，加之不同業(yè)務部門對檔案材料的收集要求不同，導致了文書檔案收集的標準不統(tǒng)一，材料不完整、不全面，給日后企業(yè)查考編研工作的順利開展帶來了阻礙。同時，由于不同業(yè)務部門對本部門所產(chǎn)生的文書檔案重視程度不同，使得檔案收集工作整體推動較為困難，工作進度緩慢，影響了檔案的及時歸檔。

（2）文書檔案開發(fā)利用的滯后性。企業(yè)文書檔案的開發(fā)利用是企業(yè)檔案工作的最終目的，也是企業(yè)檔案工作開展的中心。一些單位只是將過時的文件材料收集存放在檔案室，忽視了對其的開發(fā)利用，造成大量信息資源的閑置。一些單位盡管已經(jīng)開發(fā)了檔案利用系統(tǒng)軟件，但是對檔案系統(tǒng)的深度開發(fā)還不夠，使檔案管理系統(tǒng)檢索與紙質(zhì)文書檔案查詢的銜接上存在不便。

2企業(yè)文書檔案管理滯后性的原因分析

從表面看，企業(yè)文書檔案的形成需要經(jīng)歷收集、整理以及開發(fā)利用三個環(huán)節(jié)，且每個環(huán)節(jié)都需要較長時間，這在一定程度上使文書檔案管理的滯后性成為必然，但企業(yè)文書檔案管理的滯后性還存在以下幾方面的原因：

（1）檔案管理意識淡薄。由于文書檔案管理工作見效慢、需求較少，且日常工作繁復冗雜，使得領導和檔案管理人員對檔案管理工作不夠重視，工作態(tài)度不夠積極。

（2）軟硬件配置不到位。一些單位和部門沒有設立專門的場所對檔案文件進行妥善保管，且沒有配置專門的除濕器、打印機等設備，無法從硬件上保證檔案文件的安全性和完整性。而檔案軟件與其他業(yè)務管理系統(tǒng)之間的銜接問題、檔案軟件的及時更新升級問題等，又使檔案管理的軟件開發(fā)滯后于實際需要。

（3）管理制度不夠健全。盡管一些企業(yè)下發(fā)了檔案管理的相關制度文件，但是制度文件的實施細則卻與實際工作存在脫節(jié)，無法科學指導企業(yè)開展各項檔案管理工作，且在工作中沒有明確的考核反饋辦法。部門與部門之間存在扯皮推諉、權(quán)責不明的現(xiàn)象也就見怪不怪了。

（4）隊伍建設不夠完善。從外部看，由于企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的變更、干部調(diào)動、人員離職等因素，使得企業(yè)檔案管理隊伍的構(gòu)成不夠穩(wěn)定。從內(nèi)部看，企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。一些新進檔案系統(tǒng)人員存在業(yè)務不熟悉，基本技能差，影響了檔案管理的規(guī)范性；一些“元老級”管理人員創(chuàng)新精神不夠，無法適應現(xiàn)代化管理要求。

（5）企業(yè)檔案文書管理的管理基礎普遍較差。企業(yè)檔案文書的管理一直以來處于閉門造車的封閉式發(fā)展狀態(tài)，對檔案管理的要求和原則幾乎只有一條，即不丟失原則，但是，不同的時期對檔案的歸檔和質(zhì)量的要求標準都不同，這種過于守舊的歸檔模式不能適應時代的發(fā)展，在加上企業(yè)文書對檔案管理不夠重視，造成了企業(yè)檔案管理人員的整體水平還是停留在缺乏現(xiàn)代化的層面，長此以往，就形成了目前企業(yè)檔案管理較差的局面。

（6）企業(yè)檔案管理在文書工作與文書檔案管理交接的過程中存在較為嚴重的問題。在實際的企業(yè)檔案管理過程中，文書與檔案是實行的分管制度，因此，在二者交接的過程中造成了很多脫節(jié)、檔案的丟失等現(xiàn)象。造成這種問題的原因一是由于工作人員的管理意識淡薄造成，二是由工作人員缺乏較為專業(yè)的檔案管理知識形成的。由于檔案管理工作者對文書人員的監(jiān)督不夠嚴密，經(jīng)常造成檔案的收集范圍不明確、檔案的用紙不合格、裝訂不規(guī)范以及編號不正確等諸多的現(xiàn)象，文書的工作質(zhì)量直接影響了整個檔案的收集整理進度。

（7）很多企業(yè)的文書檔案使用率較低，對檔案的利用效果不理想。一方面是由于很多企業(yè)仍然沒有將對檔案的管理實行網(wǎng)絡化的掛歷造成的，另一方面是由于工作人員的專業(yè)素質(zhì)較低造成的，因此，給文書檔案管利用造成了很多阻礙。

3優(yōu)化企業(yè)文書檔案管理的對策

（1）加強企業(yè)領導對文書檔案管理的重視。領導對文書檔案管理的重視是企業(yè)文化檔案更好地發(fā)展的前提，只有企業(yè)領導意識到檔案管理的重要性，文書檔案管理才有發(fā)展的可能。企業(yè)領導要加大對檔案管理的投入，比如有關檔案設備的購買，技術(shù)的投資，對管理人員的培訓等等，從根本上提高檔案管理人員的工作積極性。再者，還要通過不斷提高企業(yè)各部門對檔案工作的認識，為文書檔案管理工作做好積極的配合工作。endprint

（2）企業(yè)要做好文書與文書檔案之間的協(xié)調(diào)工作，理順二者之間的關系。雖然文書工作與文書檔案管理工作是緊密聯(lián)系的，但是，二者之間是不同的，文件隸屬于檔案，是檔案的一部分，而檔案是文件的歸屬，而文書工作的主要任務就是將文件分別整理、理順之后歸入相應的檔案之中。因此，文書工作的質(zhì)量高低直接關系到文書檔案管理的效果。因此，對文書檔案的工作人員必須具有較強的檔案管理意識，能夠虛心地接受專業(yè)檔案管理人員的監(jiān)督與指導，并且能夠遵紀守法，按照企業(yè)相關的法律法規(guī)，在實際的工作中通過認真的執(zhí)行和完善立卷歸檔制度，保障每一份文件都能夠準確、及時、完整地歸入相應的檔案，當然，對檔案還應該進行科學的分類，使文件之間能夠形成獨立與聯(lián)系的統(tǒng)一。

企業(yè)管理部門還應該針對檔案管理建立專門的管理制度，隨時關注檔案的收集與整理工作，一定要嚴格按照檔案的歸檔程序進行審核，對不符合要求的堅決不能入檔。同時，對一些檔案的利用，一定要按照相關的借閱手續(xù)進行辦理，確保按時歸還。

（3）加強檔案管理意識。在企業(yè)內(nèi)部開展廣泛的、多種形式的檔案宣傳和教育工作，能夠普及檔案管理的相關知識，提高企業(yè)員工對檔案管理的了解、認識和支持程度，為企業(yè)文書檔案管理工作營造健康、有序的環(huán)境，促進企業(yè)文書檔案管理各項工作的順利開展。

（4）建立健全檔案工作管理制度。將檔案管理工作納入業(yè)務部門考核范圍內(nèi)，并實行檔案工作責任制管理。對檔案收集工作時限、質(zhì)量要求、完整性等方面內(nèi)容進行明確，并制定切實可行的考核辦法，嚴格執(zhí)行，從而形成對檔案管理的全流程監(jiān)督。

（5）建立企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡體系。構(gòu)建以企業(yè)檔案部門為中心，各部門為二級機構(gòu)的全方面、全員、全覆蓋的檔案管理網(wǎng)絡體系，明確企業(yè)檔案部門以及各業(yè)務部門檔案主管領導，逐級開展落實文書檔案管理工作。

（6）提高企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)。定期組織開展多種形式的檔案專業(yè)知識和業(yè)務的培訓，尤其是檔案信息化管理的相關培訓，提高企業(yè)檔案管理人員對檔案工作的重要性認識和業(yè)務操作技能水平。培訓對象不僅要包括檔案部門專職人員，更要包括業(yè)務部門檔案收集、整理的兼職人員，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理人員隊伍素質(zhì)的整體提高。

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