陳紅伊通滿族自治縣人才交流中心

關(guān)于大學(xué)生檔案管理的思考

陳紅
伊通滿族自治縣人才交流中心

摘要：大學(xué)生檔案是關(guān)于大學(xué)生在學(xué)校從事生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的相關(guān)記錄，它真實(shí)地反映了學(xué)生德、智、體的發(fā)展情況，以及個(gè)人經(jīng)濟(jì)狀況以及家庭政治面貌，對(duì)大學(xué)生今后的發(fā)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義，這些書面材料成為大學(xué)生管理、就業(yè)以及工作的任職、選拔和考核的重要依據(jù)。

關(guān)鍵詞：大學(xué)生；檔案；管理

在大學(xué)生檔案中詳細(xì)記錄著與大學(xué)生相關(guān)的個(gè)人信息，不僅包括其在校的生活、學(xué)習(xí)情況，也記錄著關(guān)于大學(xué)生個(gè)人特點(diǎn)、素質(zhì)、愛好、品德等方面的信息，體現(xiàn)了大學(xué)生綜合素質(zhì)的發(fā)展情況，關(guān)乎大學(xué)生的切身利益，已經(jīng)成為國家人事檔案的組成部分，同時(shí)也為高校更好地對(duì)大學(xué)生進(jìn)行管理奠定了基礎(chǔ)。目前，隨著高校招生范圍的不斷擴(kuò)大，大學(xué)生檔案也隨之快速增長，這對(duì)大學(xué)生檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，需要對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)馗母?，才能使其適應(yīng)高等教育發(fā)展的需求。

一、大學(xué)生檔案管理的作用

1、為大學(xué)生的教育管理工作提供可靠的依據(jù)

大學(xué)生檔案是對(duì)大學(xué)生在校期間成長的真實(shí)記錄，通過大學(xué)生檔案班主任、輔導(dǎo)員以及相關(guān)管理人員能夠?qū)Υ髮W(xué)生的情況有全面的了解，是學(xué)?？疾?、培養(yǎng)、錄選等工作的重要參考資料，能夠根據(jù)學(xué)生的能力、喜好、特點(diǎn)對(duì)其實(shí)現(xiàn)個(gè)性化、科學(xué)化、規(guī)范化的管理。大學(xué)生檔案的指標(biāo)體系規(guī)定了大學(xué)生行為規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，大學(xué)生可以據(jù)此來約束和矯正自己，成為規(guī)范大學(xué)生行為的重要依據(jù)。由于在大學(xué)生檔案中記錄了關(guān)于大學(xué)生全方面的具體表現(xiàn)，而且也是大學(xué)生擇業(yè)、評(píng)優(yōu)的依據(jù)，所以大學(xué)生非常關(guān)注檔案記錄的內(nèi)容，因此大學(xué)生會(huì)在平時(shí)的生活和學(xué)習(xí)中自覺的嚴(yán)格要求自己，通過自我教育、自我監(jiān)督、自我管理最終提高自己，所以有利于提高大學(xué)生的自我管理意識(shí)。

2、為單位選拔、任用人才提供重要的依據(jù)

教育是國家發(fā)展的基礎(chǔ)，教育的目的是為國家提供更多具有專業(yè)化的全面發(fā)展的高技術(shù)性人才。我國現(xiàn)在非常重視對(duì)各方面優(yōu)秀的專業(yè)性的人才尋求和選擇，通過面試和筆試可以了解學(xué)生對(duì)專業(yè)知識(shí)的掌握和運(yùn)用能力，而大學(xué)生檔案則是提供大學(xué)生的全面信息，是對(duì)大學(xué)生綜合能力的真實(shí)寫照，反映了大學(xué)生的品德、行為、智力、思想、政治等綜合素質(zhì)，據(jù)此可以判斷人才的發(fā)展?jié)摿?，是人才選拔時(shí)必不可少的書面資料，已經(jīng)成為單位選拔和任用人才的重要依據(jù)。

3、為形成人事檔案奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)

人事檔案涉及范圍較廣，包括居民檔案、黨員檔案、干部檔案、職工檔案等，也包括學(xué)生檔案，而學(xué)生檔案又分為大學(xué)生檔案和中學(xué)生檔案兩個(gè)階段。其中，中學(xué)生檔案相對(duì)要簡單一些，而大學(xué)生檔案被視為個(gè)人發(fā)展的黃金時(shí)期，是一個(gè)人在思想、政治、文化、道德等方面走向成熟的標(biāo)志，所以無論是大學(xué)生自身還是社會(huì)、學(xué)校都特別重視大學(xué)檔案的記錄和管理，它記錄著學(xué)生成長和發(fā)展的過程，是形成人事檔案的重要基礎(chǔ)。

二、加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理的策略

1、不斷完善管理體制，做好檔案管理

在高等學(xué)校檔案管理辦法中規(guī)定了大學(xué)生檔案是其重要組成部分，并有法規(guī)性文件對(duì)其加以明確。學(xué)生檔案作為專門檔案對(duì)其進(jìn)行管理需要擁有較高的專業(yè)性技術(shù)，需要根據(jù)大學(xué)生檔案的數(shù)量配備相應(yīng)數(shù)量的專職人員對(duì)大學(xué)生檔案進(jìn)，所以需要對(duì)大學(xué)生檔案管理體制進(jìn)行不斷的完善，才能保證學(xué)生檔案管理工作的順利進(jìn)行。為了提高大不生檔案管理的效率，高校檔案館要定期組織大學(xué)生檔案管理的人員進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高其專業(yè)能力，了解更多的檔案管理知識(shí)，還可以通過校內(nèi)外檔案業(yè)務(wù)交流的形式提高管理人員實(shí)踐能力。在新生入學(xué)或畢業(yè)生離校期間大學(xué)生檔案的流量較大，而且任務(wù)重、時(shí)間有限，高校檔案管理部門還要安排專業(yè)人員協(xié)助專職人員進(jìn)行大學(xué)生檔案管理，有利于學(xué)生檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2、實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化管理

要建立健全的與之相關(guān)的規(guī)章制度，使管理有所依據(jù)和保障，能夠達(dá)到有序管理。建立完善的大學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，使大學(xué)生檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的管理，對(duì)大學(xué)生的檔案從收集、整理、鑒別、轉(zhuǎn)遞、利用和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)著手進(jìn)行明確的規(guī)定，從而保證大學(xué)生的檔案安全、準(zhǔn)確、真實(shí)和完整，有利提高大學(xué)生檔案的質(zhì)量和管理效率。

3、能夠展現(xiàn)學(xué)生的個(gè)性化信息

按要求大學(xué)生的檔案信息要能夠反映學(xué)生的綜合素質(zhì)和性格、愛好和特點(diǎn)，但實(shí)際上大學(xué)生檔案所記載的內(nèi)容過于簡單還會(huì)出現(xiàn)材料缺失的現(xiàn)象，這不僅對(duì)學(xué)生成長、培養(yǎng)造成不良的影響，也阻礙了大學(xué)生檔案管理工作的順利進(jìn)行。所以，一定要做好檔案收集工作，保證歸檔材料完整齊全，同時(shí)要做好資料的保管工作，使學(xué)生檔案的內(nèi)容更加豐富多，有利于大學(xué)生檔案的鑒別和整理工作。隨著素質(zhì)教育的深化，復(fù)合型人才的培養(yǎng)越來越受到人們的重視，這就要求在大學(xué)檔案中一定要包括學(xué)生個(gè)性化發(fā)展的內(nèi)容，可以根據(jù)要求對(duì)學(xué)生檔案歸檔類別進(jìn)行修改，以增加學(xué)生檔案的歸檔范圍。同時(shí)對(duì)于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、重大競賽活動(dòng)、誠信教育、學(xué)術(shù)論文以及心理健康教育等方面的情況有詳細(xì)的記錄，使其能夠全面、客觀地反映大學(xué)生在校的成長和發(fā)展情況，為大學(xué)生今后擇業(yè)和任用提供可靠的依據(jù)。

4、加強(qiáng)大學(xué)生檔案信息化管理

隨著高校大學(xué)生人數(shù)的遞增，大學(xué)生檔案的數(shù)量也呈增長趨勢，尤其是新生入學(xué)和畢業(yè)生離樣期間學(xué)生檔案管理的工作量會(huì)急劇增加，在檔案管理工作中不僅容易出現(xiàn)會(huì)使任務(wù)不能按時(shí)完成。如果利用計(jì)算機(jī)對(duì)大學(xué)生檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，會(huì)大大地減輕檔案管理人員的工作量，所以大學(xué)生檔案的信息化管理是大學(xué)生檔案管理發(fā)展的必然趨勢。可以先由計(jì)算機(jī)輔助學(xué)生檔案管理，逐步加強(qiáng)大學(xué)生檔案的信息建——使其與辦公造化同步進(jìn)行，使其能更好地服務(wù)于教學(xué)、管理和科研工作。同時(shí)要實(shí)現(xiàn)資料信息共享，提高大學(xué)生檔案的利用率，使其能夠更多樣化、更全面地為學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)服務(wù)。大學(xué)生檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化和檢索網(wǎng)絡(luò)化是大學(xué)生檔案管理發(fā)展的方向，它能夠有效地提高大學(xué)生檔案的管理水平。

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