曹文輝

摘 要：隨著我國改革開放的不斷進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國信息技術(shù)已經(jīng)得到了普及，在社會(huì)的各個(gè)角落發(fā)揮著作用，已經(jīng)深刻的影響到我們生活、學(xué)習(xí)和工作，成為重要的輔助工具。檔案工作是所有建設(shè)事業(yè)得以順利進(jìn)行的保障，能夠以各種形式為整個(gè)社會(huì)儲(chǔ)存所有有價(jià)值的信息，因此，對于社會(huì)的進(jìn)步有著極為重要的促進(jìn)意義。如今，信息技術(shù)已經(jīng)普遍的應(yīng)用在檔案管理工作中，取得了極為突出的效果，基于這種客觀實(shí)際，本文結(jié)合相關(guān)理論成果，對于信息技術(shù)時(shí)代的檔案工作特點(diǎn)進(jìn)行分析，以期能夠有為學(xué)界和實(shí)踐界提供借鑒，促進(jìn)我國檔案工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案工作；信息技術(shù)；檔案管理

隨著人類科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，整個(gè)社會(huì)的生產(chǎn)力也得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，尤其是信息技術(shù)帶來的信息時(shí)代，更是人類歷史發(fā)展的嶄新階段，對人類社會(huì)的各行各業(yè)都產(chǎn)生了本質(zhì)性的影響。正因如此，我國檔案工作也隨著信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)入了一個(gè)全新的發(fā)展階段，傳統(tǒng)的檔案工作方法和模式逐漸被摒棄，新型的、信息化的方法和模式成為了主流。本文特對于信息時(shí)代下的檔案管理工作進(jìn)行了分析和研究。

1 信息化檔案管理概述

若想能夠準(zhǔn)確的研究信息時(shí)代檔案管理工作的特點(diǎn)并采取各種有針對性來促進(jìn)其發(fā)展，真正的理解信息化檔案工作的概念無疑是首要的先決條件。

1.1 信息化檔案工作的相關(guān)定義

所謂信息化的檔案工作，就本質(zhì)而言，則是利用信息資源，在相關(guān)法律法規(guī)的約束和國家檔案行政部門的領(lǐng)導(dǎo)之下，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行檔案的處置、管理工作，并且提供檢索服務(wù)。從這種角度來說，信息化的檔案管理技術(shù)即是從傳統(tǒng)的單純保管檔案轉(zhuǎn)向綜合利用檔案，具體而言即檔案管理的一體化、檔案共享的一體化和檔案管理的模式化[1]。

1.2 檔案信息化的內(nèi)容

檔案的信息化，究其核心而言，即是檔案工作在新的信息技術(shù)這一時(shí)代背景下的實(shí)踐，并且逐漸通過實(shí)踐形成相應(yīng)的理論體系和管理模式，以此來指導(dǎo)檔案管理工作的實(shí)踐，其主要內(nèi)容有信息化的檔案資源技術(shù)、科學(xué)的檔案管理方法、專業(yè)化的檔案管理人才和社會(huì)化的檔案服務(wù)宗旨[2]。

所謂信息化的檔案資源技術(shù)，即在檔案管理的全程中都采取信息技術(shù)，包括檔案的輸送、分類、儲(chǔ)存等，將以往呈現(xiàn)在不同載體之上的檔案全部轉(zhuǎn)化為信息技術(shù)下的信息資源，而后利用技術(shù)手段對其進(jìn)行分類，使得所有資源都可以極為準(zhǔn)確、有序的得到存儲(chǔ)，方便接下來的查找和使用?？梢哉f，信息技術(shù)在這一過程中起到了極為關(guān)鍵的促進(jìn)和支撐作用，其可以十分迅速、標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)確的建立目錄對于檔案進(jìn)行管理，而后建設(shè)相應(yīng)的平臺(tái)對于檔案進(jìn)行有效的儲(chǔ)存，并且建立相應(yīng)的輸出技術(shù)和手段，從而從根本上促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

科學(xué)的檔案管理方法是根據(jù)當(dāng)今信息社會(huì)這一環(huán)境下的特點(diǎn)，立足于檔案工作中的客觀實(shí)際對于檔案進(jìn)行科學(xué)性的計(jì)劃，既能保證原有的檔案得到有效地保管和利用，而且使得社會(huì)上新的技術(shù)和研究成果能夠及時(shí)錄入得到應(yīng)用，為實(shí)踐中的各種工作和業(yè)務(wù)提供借鑒和參考。此外，除了這種專業(yè)化的管理手段外，行政手段和經(jīng)濟(jì)手段也是其中必不可少的方法之一，通過適當(dāng)?shù)男姓侄魏徒?jīng)濟(jì)手段，可以對于檔案工作的發(fā)展產(chǎn)生強(qiáng)烈的外界刺激作用，并且保障優(yōu)秀的管理方法得到進(jìn)一步的推廣和應(yīng)用。從這種角度而言，科學(xué)化的信息管理方法真是當(dāng)今我國檔案事業(yè)發(fā)展的重中之重。

專業(yè)化的檔案管理人才是真正實(shí)現(xiàn)我國檔案事業(yè)信息化發(fā)展的關(guān)鍵因素，無論是多么先進(jìn)的技術(shù)或者模式，沒有能夠有效對其進(jìn)行利用的人才，那么也只不過是浮于形式。因此，我國當(dāng)前檔案工作的信息化發(fā)展必然要求檔案管理工作者要不斷地增強(qiáng)個(gè)人的業(yè)務(wù)知識(shí)，從而能夠適應(yīng)當(dāng)前技術(shù)條件下提出的要求，無論從年齡階段、素質(zhì)程度到專業(yè)知識(shí)，都必須適合我國當(dāng)前檔案管理工作的信息化發(fā)展的趨勢，簡而言之，即學(xué)好新技術(shù)、會(huì)用新技術(shù)、用好新技術(shù)。

社會(huì)化的檔案服務(wù)宗旨是我國當(dāng)前信息化的檔案管理工作的目標(biāo)，即是利用信息化手段搞好的檔案管理工作的目的便是方便社會(huì)的利用和借鑒，從而發(fā)揮檔案的本質(zhì)作用，真正實(shí)現(xiàn)全社會(huì)的共享，而這恰恰也是信息時(shí)代最為重要的特征之一[3]。

2 我國當(dāng)前信息化檔案管理工作中存在的挑戰(zhàn)

雖然信息化是未來我國檔案管理工作的必然趨勢，也是我國檔案工作者們努力的方向，但是客觀而言，信息技術(shù)畢竟是一門新科技，利用到檔案管理工作中也是前所未有的，因此，其必然也對我國當(dāng)今的檔案管理工作帶來相應(yīng)的挑戰(zhàn)。

2.1 加強(qiáng)檔案管理的保密意識(shí)

信息手段無疑加強(qiáng)了檔案管理工作的效率和效果，但是不可否認(rèn)的是，這也必然加大了信息管理工作的風(fēng)險(xiǎn)，極易導(dǎo)致泄密或者外漏。此外，信息化的檔案管理工作趨向多元化，這也導(dǎo)致了風(fēng)險(xiǎn)的增加?？偠灾?，如何在實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理工作的同時(shí)保證檔案的安全性，已經(jīng)成為影響到未來我國檔案管理工作發(fā)展的一項(xiàng)重點(diǎn)問題和首要挑戰(zhàn)。相關(guān)單位和工作人員必須提高對這一問題的認(rèn)識(shí)，采取各種技術(shù)或者管理手段，不斷提升防范措施，在促進(jìn)我國檔案工作信息化的同時(shí)真正保證檔案這一重要社會(huì)資源的安全性。

2.2 信息化檔案管理應(yīng)當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)化

我國目前的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，因此導(dǎo)致各地區(qū)、各部門的檔案管理部門都有一套自己的檔案管理模式和方法，這和如今信息科技高度發(fā)展得時(shí)代背景是相背的，更不利于檔案這一資源的共享。造成這一情況的原因不僅有我國長久以來的意識(shí)影響，而且和管理方式、管理體制、立法缺乏等因素都有著極大地關(guān)系，這些因素共同制約了我國檔案管理工作的信息化發(fā)展，迫切的需要全社會(huì)的共同重視和解決[4]。

2.3 信息化檔案管理工作對于電子政務(wù)帶來更高的要求

信息化的檔案管理工作絕非是簡單的名稱更換或者是設(shè)備的更新，而是一項(xiàng)極為復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，在如今信息化社會(huì)的大背景下具有與眾不同的時(shí)代特點(diǎn)和具體含義。正因如此，信息化的檔案管理工作不僅方便了政府機(jī)關(guān)的電子政務(wù)，而且也對其提高了要求，社會(huì)大眾的需求和要求也會(huì)日益提高，這不僅對政府機(jī)關(guān)進(jìn)行電子政務(wù)是極大地推動(dòng)力，而且也是對于我國建設(shè)服務(wù)型政府和政治文明的一次極為嚴(yán)峻的考驗(yàn)[5]。

結(jié)語：總而言之，信息技術(shù)的發(fā)展讓人類走入到了信息時(shí)代的門檻上，這是時(shí)代發(fā)展的趨勢，因此，檔案管理部門和工作人員必須認(rèn)清這一點(diǎn)，提高自己的認(rèn)識(shí)和信息技術(shù)水平，順應(yīng)這一發(fā)展潮流，促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)在新的時(shí)代背景下的快速發(fā)展，為我國社會(huì)各行各業(yè)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的動(dòng)力。

參考文獻(xiàn)

[1]賈桂芝.檔案管理信息化建設(shè)淺析[J].管理觀察，2014，6（13）：178-179.

[2]王利.信息化與檔案管理相關(guān)問題初探[D].大科技，20124，7（12）：12-29.

[3]呂文慶.信息化時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，19（19）：56-62.

[4]李山菊.淺議檔案信息化管理工作的問題與對策[J].機(jī)電兵船檔案，2014，1（1）：138-140.

[5]魏淑蘭.檔案管理信息化建設(shè)淺析[J].商品與質(zhì)量·建筑與發(fā)展，2014，4（7）：138-140.