摘 要：目前，各國(guó)的信息化技術(shù)都在迅猛發(fā)展，與之相對(duì)應(yīng)的文件管理工作也朝著電子化的方向邁進(jìn)。在電子政務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中，很多文件都是依靠計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)管理和傳遞，因此不可避免的也會(huì)受到各種不利因素的影響。筆者結(jié)合電子文件的發(fā)展歷程，分析了我國(guó)在電子文件管理方面存在的問(wèn)題，并且提出了解決這些問(wèn)題的一些方法。

關(guān)鍵詞：電子文件；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

1 電子文件檔案的發(fā)展

電子文件檔案起步的時(shí)間比較晚，在十九世紀(jì)的中期，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們開(kāi)始認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)對(duì)于檔案管理的重要作用。在1961年召開(kāi)的國(guó)際檔案會(huì)議當(dāng)中，曾經(jīng)激烈地討論過(guò)如何達(dá)成自動(dòng)化數(shù)據(jù)處理的目標(biāo)，在十年以后的另一次國(guó)際檔案會(huì)議當(dāng)中，經(jīng)過(guò)各方人士共同探討，達(dá)成了一個(gè)共識(shí)，即如今的時(shí)代，需要依靠信息化的手段來(lái)進(jìn)行檔案的管理。隨后的二十多年里，由于國(guó)際上計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的發(fā)展遇到了阻礙，發(fā)展速度緩慢，對(duì)于采用計(jì)算機(jī)來(lái)管理檔案的呼吁聲音也逐漸消失。直到80年代的時(shí)候，仍沒(méi)有開(kāi)始使用“電子文件”這一個(gè)詞語(yǔ)。“電子文件”這一詞語(yǔ)的出現(xiàn)經(jīng)歷了漫長(zhǎng)的發(fā)展過(guò)程，由最早的機(jī)讀文件，到后來(lái)的機(jī)讀檔案，直到最后的電子文件，直到計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展的近幾年，才出現(xiàn)了電子檔案這一說(shuō)法。

“電子檔案”顧名思義，其文件的存儲(chǔ)形式只能通過(guò)計(jì)算機(jī)才能夠處理，這也是為什么早些人們將“電子檔案”又稱(chēng)之為“機(jī)讀文件”。澳大利亞的相關(guān)規(guī)定中這樣定義“電子文件”，稱(chēng)電子文件是依靠計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行維護(hù)，和實(shí)現(xiàn)相互間交流的文件。

電子文件檔案在中國(guó)的發(fā)展時(shí)間要追溯到20世紀(jì)的90年代，在1996年的時(shí)候，針對(duì)電子檔案的出現(xiàn)，國(guó)家的檔案局專(zhuān)門(mén)成立的一個(gè)研究小組來(lái)對(duì)電子文件的檔案整理與管理進(jìn)行研究。在2002年的時(shí)候，我國(guó)出臺(tái)了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，在這一文件中，對(duì)電子檔案的做出了明確的定義，規(guī)定了電子檔案產(chǎn)生的環(huán)境是數(shù)字設(shè)備，其被存儲(chǔ)的形式是光盤(pán)、軟盤(pán)、磁盤(pán)等，其運(yùn)行依靠的設(shè)備是計(jì)算機(jī)。

2 電子文件檔案管理存在的問(wèn)題

目前我國(guó)很多單位都采用自動(dòng)化辦公的運(yùn)作方式，認(rèn)為這一方法就可以省去大量的工作者來(lái)參與到檔案的管理工作。有的單位盡管有檔案管理人員，但是由于這些人員缺乏專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，不能夠很好地勝任這一工作，使得我國(guó)在電子文件檔案的管理方面存在很多不足之處。為了能夠使電子文件檔案充分發(fā)揮出其內(nèi)在的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的運(yùn)作，首先要找出在管理過(guò)程中存在的具體不足之處。

2.1 原始性、真實(shí)性不夠完整

作為一份檔案，其最重要的兩個(gè)屬性就是原始性和真實(shí)性，電子文件檔案同樣也不例外。若是該檔案采用紙質(zhì)化的制作方式，很容易就能夠分辨出該檔案是否是原始檔案，內(nèi)容是否是真實(shí)的。但是在形成電子檔案的時(shí)候，人們可以任意就改變檔案當(dāng)中的具體內(nèi)容，并且不容易被外界看出來(lái)。同時(shí)，電子檔案并不是和其載體密不可分，其一旦離開(kāi)了原有的載體，原始性就易受到破壞，在這樣的情況下，人們就很難分辨出這個(gè)檔案是否還是原始、真實(shí)的檔案。

2.2 長(zhǎng)久保管出現(xiàn)困難

如上所述，很多電子文件在保管、使用、傳輸?shù)臅r(shí)候都需要依靠載體，會(huì)受到計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)等各方面因素的影響，同時(shí)也受到其數(shù)字化環(huán)境的制約。作為存儲(chǔ)的載體，其內(nèi)在具有不穩(wěn)定性，對(duì)環(huán)境的要求會(huì)比較高，一旦遇到了一些惡劣的自然環(huán)境、病毒黑客的進(jìn)攻、硬盤(pán)損害、電壓不夠等各個(gè)元嬰，很可能就造成載體的崩潰，所負(fù)載的電子文件也會(huì)隨之消滅，重要信息會(huì)丟失。因此，電子文件在保管的時(shí)間上很短，很難達(dá)到長(zhǎng)久性。

2.3 安全穩(wěn)定讓人擔(dān)心

如今是信息全球化的時(shí)代，全球每個(gè)角落的人們都能夠自由享受到網(wǎng)絡(luò)帶給大家的便捷，因特網(wǎng)具有較強(qiáng)的開(kāi)放性，其覆蓋了全球各個(gè)地區(qū)，每個(gè)人都能夠自由地進(jìn)入因特網(wǎng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)資源的共享。在電子政務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中，很多重要文件的傳輸都是通過(guò)因特網(wǎng)來(lái)進(jìn)行，電子文件在傳輸?shù)倪^(guò)程中，很容易遭到黑客的攻擊，導(dǎo)致其內(nèi)容泄露出來(lái)，或者內(nèi)容被偽造。同時(shí)，在平時(shí)管理、保存、接受一些電子文件檔案的時(shí)候，很容易受到病毒的影響，盡管很多電腦都安裝了防火墻系統(tǒng)，但是目前熟練計(jì)算機(jī)技術(shù)的黑客眾多，對(duì)于簡(jiǎn)單的防火墻系統(tǒng)，很容易就能夠?qū)⑵涔テ?。因此，在電子文件管理方面存在了很大的安全隱患。

3 解決對(duì)策的分析

針對(duì)上文分析的電子文件檔案在管理過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)的種種問(wèn)題，必須要找到合理地解決措施，才能夠使電子檔案更好地為人們工作服務(wù)。

3.1 確立一個(gè)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)繼續(xù)向前發(fā)展，每年都會(huì)出現(xiàn)更多的電子檔案需要?dú)w檔、管理。管理部門(mén)在接受這些弟子檔案的時(shí)候，需要對(duì)其真實(shí)性、原始性進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，采取科學(xué)的方式來(lái)對(duì)其進(jìn)行鑒定。目前，很多國(guó)家都采取的是“NOARK文件登記簿”的標(biāo)準(zhǔn)，這是標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)電子文件做出的具體規(guī)范。我國(guó)在管理電子檔案的時(shí)候，應(yīng)該針對(duì)我國(guó)實(shí)際國(guó)情，分析我國(guó)的技術(shù)水平，制定一個(gè)科學(xué)的、可行的檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，使檔案從原先的制作、收集，到隨后的整理、使用等，都能夠受到嚴(yán)格的制度規(guī)范，保證該檔案始終保持其原來(lái)面貌，內(nèi)容足夠真實(shí)。

3.2 工作者參與到電子檔案管理中

1.備份制度的設(shè)定

在電子檔案制作完畢之后，需要通過(guò)存儲(chǔ)媒介完成對(duì)電子檔案的備份工作。因?yàn)殡娮訖n案在管理過(guò)程中會(huì)受到各種安全隱患的影響，存在很多不穩(wěn)定的因素，比如會(huì)存在人為的惡意破壞，黑客攻擊竊取檔案等，因此，必須在制作完成的時(shí)候就立即進(jìn)行備份工作。

2.安排專(zhuān)門(mén)計(jì)算機(jī)負(fù)責(zé)電子檔案管理

用來(lái)負(fù)責(zé)管理電子檔案的計(jì)算機(jī)必須具有針對(duì)性，其只能用作管理工作，并且要安排專(zhuān)門(mén)的負(fù)責(zé)人來(lái)進(jìn)行管理，做到專(zhuān)人專(zhuān)機(jī)。采用這一中做法能夠極大程度地提高電子檔案管理過(guò)程中的安全性：如果這臺(tái)計(jì)算機(jī)除了檔案的管理，還承擔(dān)上網(wǎng)傳遞資料的作用，就容易受到其它傳入信息的影響，受到其附帶病毒的攻擊，造成電子文檔的破損。同時(shí)，計(jì)算機(jī)負(fù)責(zé)事物過(guò)多，會(huì)造成內(nèi)部數(shù)據(jù)資料的混亂，出現(xiàn)誤刪重要信息的現(xiàn)象。

3.對(duì)于重要文檔的保存，可以采用兩部及其

保存重要文檔的計(jì)算機(jī)，并不一定能夠保證隨時(shí)隨地都穩(wěn)定運(yùn)行。針對(duì)這一問(wèn)題，可以采用雙機(jī)備份的放放。當(dāng)其中一臺(tái)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，無(wú)法運(yùn)行的時(shí)候，另一臺(tái)計(jì)算機(jī)可以迅速投入工作，就不會(huì)導(dǎo)致電子檔案管理工作出現(xiàn)斷裂，電子檔案也能夠完整地被保存下來(lái)。

4. 相關(guān)法律的健全

為了保證電子文檔的管理工作能夠平穩(wěn)開(kāi)展，必須健全相關(guān)法律的制定，保證電子文件能夠具備法律效力。我國(guó)目前針對(duì)電子檔案管理方面，只有《檔案法》有所設(shè)計(jì)。該法所針對(duì)的多數(shù)是紙質(zhì)的文檔，因此隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我們應(yīng)當(dāng)盡快完善立法，建立與《檔案法》相對(duì)應(yīng)的，針對(duì)電子文件管理的一套法律規(guī)定，用以保障電子檔案管理工作合法、有序的進(jìn)行。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷向前發(fā)展，我國(guó)更多的文件管理工作都會(huì)依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，紙質(zhì)化的文件逐漸會(huì)被電子文件鎖取代。因此，我們必須要及時(shí)認(rèn)識(shí)到我國(guó)電子文件檔案在管理過(guò)程中存在的各種不足之處，仔細(xì)分析其出現(xiàn)的原因，針對(duì)具體問(wèn)題，找出合理的解決方法，及時(shí)彌補(bǔ)我國(guó)電子檔案在管理過(guò)程中的漏洞，使其能夠更好地為人們的生活、工作服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介

厲小雅（1982—），女，漢族，漢語(yǔ)言文學(xué)學(xué)士，2009年7月任杭州市蕭山跨湖橋遺址博物館館員，現(xiàn)任初級(jí)職稱(chēng)，主要從事文書(shū)、檔案工作。