遲煒 張桂穎
摘 要:水利檔案是水利建設(shè)的真實記錄,是水利部門制定規(guī)劃、水資源開發(fā)利用、工程建設(shè)的依據(jù)。結(jié)合水利檔案管理工作實踐經(jīng)驗,就蓬萊市水利檔案管理的現(xiàn)狀進行分析,提出完善規(guī)章制度,加強水利檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn),科學(xué)利用水利檔案信息化等有針對性的措施,使水利檔案更好的為該市經(jīng)濟社會發(fā)展提供可靠的基礎(chǔ)水信息支撐和保障,對該市更加科學(xué)合理地謀劃好民生水利工程,搞好水利工程建設(shè),加強水資源管理,提供更為高效、優(yōu)質(zhì)的水利服務(wù)。
關(guān)鍵詞:水利檔案 管理 現(xiàn)狀 建議
中圖分類號:G271 文獻標(biāo)識碼:A 文章編號:1672-3791(2015)02(a)-0129-01
2011年中共中央、國務(wù)院《關(guān)于加快水利改革發(fā)展的決定》和中央水利工作會議把水利提升到國家安全的戰(zhàn)略高度以來,我市集中實施了小型病險水庫除險加固工程、河道治理工程、農(nóng)村飲水安全工程、高效節(jié)水灌溉試點縣等一大批水利工程建設(shè)項目。這些水利工程的集中實施,形成了大量有價值的水利檔案,現(xiàn)有的檔案管理已不能滿足實際工作的需要。為此應(yīng)該加緊完善該市水利檔案的各項規(guī)章制度,尤其要加快電子信息化在檔案管理方面的應(yīng)用。
1 水利檔案的重要性
水利檔案對日常工作起參考作用,可以在制定規(guī)劃、工程設(shè)計、水資源開發(fā)利用、工程建設(shè)等方面提供參考;水利檔案在防汛期間,可以提供歷年來的雨情、水情及水利工程現(xiàn)狀等資料,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù);真實記錄水利工程建設(shè)的歷史面貌,而且還是全面鑒定工程質(zhì)量查明事故原因、追究事故責(zé)任的依據(jù),更為后人在工程使用、維護、改擴建等方面提供必要的依據(jù)。
2 水利檔案管理現(xiàn)狀
水利檔案管理的優(yōu)劣,直接影響了該市水利檔案的實際應(yīng)用情況?,F(xiàn)階段該市水利檔案主要存在以下問題。
2.1 對水利檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識
檔案管理工作中存在的問題很大程度上是缺乏監(jiān)督與領(lǐng)導(dǎo)。為此,單位領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識到檔案工作的重要性,將其放在重要位置,并要求所有工作人員配合檔案工作。
2.2 缺少專職從事檔案管理的人員及相關(guān)檔案管理規(guī)范
檔案管理工作范圍廣,任務(wù)重,工作難度大,對檔案管理人員有較高的要求?,F(xiàn)階段該市水利檔案人員主要存在這樣的現(xiàn)狀:檔案管理人員缺少水利專業(yè)知識,水利專業(yè)人員缺少檔案管理知識,檔案管理人員和水利專業(yè)人員同時缺少電子信息化知識;水利工程檔案沒有歸檔規(guī)范可操作,如工程檔案是按檔案形成單位歸檔,還是按工程進行的時間順序進行歸檔,沒有可參照的規(guī)范,這一現(xiàn)狀導(dǎo)致了該市水利檔案不能更好的為水利工作服務(wù)。
2.3 檔案管理中缺乏創(chuàng)新意識
該市水利檔案管理仍然延續(xù)傳統(tǒng)的檔案整理模式,在整理檔案和查閱檔案的同時耗費了大量的人力、物力、財力。隨著電子信息化技術(shù)的不斷成熟,利用檔案管理軟件進行檔案整理勢在必行。
3 水利檔案管理的幾點建議
近期,該市集中力量對水利工程檔案進行了整理。針對近幾年工程實施的情況,將水利工程檔案按工程類別劃分。每類資料都按照前期資料、設(shè)計勘察資料、招投標(biāo)文件、施工資料、監(jiān)理資料和竣工驗收資料進行歸檔整理,初步建成了電子檢索目錄,告別了以往查找資料無從下手的境況,節(jié)省了查找資料的時間,提高了工作效率。下一步將充分利用檔案管理軟件,實現(xiàn)重要文件電子檢索。針對該市水利檔案的管理現(xiàn)狀,提出以下幾點建議。
3.1 明確檔案管理領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)技術(shù)人員
領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理工作在制度上、裝備上、人員配備上得到支持的保證。單位應(yīng)成立工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,由單位最高領(lǐng)導(dǎo)任組長,有關(guān)科室負(fù)責(zé)人任成員,并明確專職和兼職檔案管理員,具體負(fù)責(zé)工程項目資料的整理歸檔工作,做到不丟不落。建立電子檔案管理制度,最關(guān)鍵是做好目錄檢索工作,輸入相關(guān)關(guān)鍵字,可以查閱該檔案在哪個檔案柜中的幾號檔案盒的第幾個文件中,做到查閱檔案方便快捷。
3.2 完善水利檔案管理的各項規(guī)章制度
修訂現(xiàn)有的水利檔案管理制度。對國家制定的適應(yīng)建設(shè)管理體制改革的檔案管理制度和法規(guī)進行研究學(xué)習(xí),及時制定一套既符合工程檔案自身發(fā)展規(guī)律,又適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟要求,也符合我市實際情況的檔案管理制度。制定檔案歸檔規(guī)范,根據(jù)規(guī)范分門別類按時間順序歸檔,對重復(fù)檔案做好存根單獨存放。另外,可以充分借鑒水利普查檔案整理的相關(guān)規(guī)章制度、管理辦法和編碼規(guī)則,結(jié)合該市工程檔案的實際情況,制定相應(yīng)的規(guī)章制度和編碼規(guī)則。
3.3 加強水利檔案專業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
水利檔案信息化發(fā)展的關(guān)鍵是加強人才隊伍建設(shè)。目前大多數(shù)水利檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)比較單一,適應(yīng)不了水利檔案信息化發(fā)展的需要。在信息社會,水利檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)理論和檔案管理知識,還要掌握一定的專業(yè)知識和計算機技術(shù)。為此,要根據(jù)水利檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀和特點,制定切實可行的人才培訓(xùn)計劃,加大引進和培養(yǎng)水利檔案信息化的創(chuàng)新復(fù)合型人才,逐步形成一支結(jié)構(gòu)科學(xué)、素質(zhì)過硬的水利檔案管理隊伍,為水利檔案信息化提供人才保證。水利普查檔案人員在工作中總結(jié)了一些經(jīng)驗,可以將其優(yōu)化完善后應(yīng)用到水利檔案的工作中,也可以讓水利普查檔案人員繼續(xù)從事水利檔案整理工作,因為他們對檔案整理軟件有一定的接觸,便于今后快速掌握專業(yè)檔案整理軟件。
3.4 盡快將水利檔案信息化管理應(yīng)用到實際中
水利檔案管理要逐步實行紙質(zhì)文件歸檔和電子文件同時歸檔。前期采用紙質(zhì)文件歸檔的方式對水利檔案進行歸檔,但是隨著科技的進步,單一的歸檔方式已不能滿足工作的需要,亟需建立水利電子信息化檔案。電子信息化檔案有助于信息檢索、資料查閱、文件借閱,雖然前期工作量較大,但是一旦形成電子檔案,工作效率和檔案利用率將會大大提高。所以應(yīng)盡快開發(fā)水利檔案管理專業(yè)軟件,加快實現(xiàn)水利檔案資源的網(wǎng)絡(luò)共享,實現(xiàn)水務(wù)局和鎮(zhèn)街水利站檔案一體化管理,水利基礎(chǔ)資料、工程建設(shè)電子檔案資料做到資源共享(保密除外)。水利檔案信息化可以實現(xiàn)資料收集使用面覆蓋全市,利用率更高,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集匯總更加快捷便利。
4 結(jié)語
水利檔案為該市經(jīng)濟社會發(fā)展提供了可靠的基礎(chǔ)水信息支撐和保障,對該市下一步更加科學(xué)合理地謀劃好民生水利工程,搞好水利工程建設(shè),加強水資源管理,為民眾提供更為高效、優(yōu)質(zhì)的水利服務(wù)具有重要意義。水利檔案信息化是順應(yīng)社會發(fā)展的必然趨勢,應(yīng)充分認(rèn)識其在水利工作中的重要性,不斷提升檔案信息化水平,合理開發(fā)利用水利檔案,更好的為水利事業(yè)發(fā)展服務(wù)。
參考文獻
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