許麗

摘 要：電力企業(yè)建設(shè)工程中的檔案管理涉及方方面面，如何做好檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展設(shè)施運(yùn)行至關(guān)重要。本文就如何制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化流程，怎樣提高電力企業(yè)工程中的檔案管理做出探討，旨在提高現(xiàn)今電力企業(yè)工程建設(shè)中的管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案建設(shè)；檔案管理；人員素質(zhì)

0 前言

2015年度我國電力建設(shè)進(jìn)一步擴(kuò)大，對(duì)于檔案管理的要求也隨之提高，電力建設(shè)工程中的檔案管理不僅是企業(yè)管理重要的組成部分，也對(duì)以后的施工改建、擴(kuò)建、運(yùn)行、維修以及技術(shù)改造提供了技術(shù)依據(jù)，是整個(gè)電力建設(shè)良好運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障。在科技發(fā)展日新月異，電力工程技術(shù)不斷升級(jí)換代的今天，對(duì)電力企業(yè)建設(shè)工程中的準(zhǔn)確性、全面性、真實(shí)性和完整性都提出了更高的要求。這要求我們?cè)诒９芄ぞ?、管理人員素質(zhì)、檔案管理流程當(dāng)中要做到標(biāo)準(zhǔn)化和精確化。

1 企業(yè)建設(shè)工程檔案管理的相關(guān)流程

電力企業(yè)建設(shè)工程中的檔案管理首先要做到職責(zé)明確，做到責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。電力項(xiàng)目涉及工程量龐大，更牽涉到各種各樣的施工單位，所以在工程總承包項(xiàng)目簽訂開始，就應(yīng)該明確各方各自牽涉到的相關(guān)文檔文件和電子文件。先把責(zé)任落實(shí)到相關(guān)單位，再從相關(guān)單位落實(shí)到具體科室，最后把責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人的身上，并持續(xù)追蹤檢驗(yàn)。

進(jìn)行檔案管理，一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的流程是十分必要的。一套科學(xué)、可操作性強(qiáng)、合理、適用的檔案管理辦法會(huì)減輕企業(yè)檔案管理的難度，增強(qiáng)檔案查閱、修改等工作的方便性。要對(duì)組織領(lǐng)導(dǎo)、職責(zé)分工、獎(jiǎng)懲機(jī)制、崗位培訓(xùn)等等方面做出系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的體制建立。對(duì)文件的形成、收集、整理、分類、歸檔以及竣工后文件的編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求。

2 對(duì)于檔案管理工作的具體工作及要求

多媒體工具的運(yùn)用和標(biāo)準(zhǔn)化工作流程的的制定，提高了電力企業(yè)檔案管理的效率，簡(jiǎn)化了檔案查閱的復(fù)雜程度，但對(duì)于如何運(yùn)用這些工具提出了一些具體要求，對(duì)此我們需要在日常工作中對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。

2.1 建立學(xué)習(xí)考核制度

有效提高檔案管理的準(zhǔn)確性、全面性、真實(shí)性和完整性，要求檔案管理人員具備基礎(chǔ)的電力工程建設(shè)知識(shí)，對(duì)多媒體工具的熟練運(yùn)用以及標(biāo)準(zhǔn)化流程、步驟的熟練掌握，這離不開系統(tǒng)的培訓(xùn)與考核機(jī)制。

首先，應(yīng)制定檔案室職員的學(xué)習(xí)規(guī)劃，請(qǐng)專業(yè)的教師團(tuán)體對(duì)檔案員工進(jìn)行培訓(xùn)，或科室內(nèi)部培訓(xùn)。給科室員工制定詳細(xì)的課程表、授課時(shí)間、及所學(xué)內(nèi)容的規(guī)劃，做到每一位職員都有學(xué)習(xí)新知識(shí)的機(jī)會(huì)與時(shí)間[1]。

其次，加強(qiáng)員工的考核機(jī)制。制定了職員的學(xué)習(xí)規(guī)劃不代表職員能真正熟練掌握，因此需要我們建立考核機(jī)制，進(jìn)一步激勵(lì)職員學(xué)習(xí)的積極性。日常工作中做一些檔案整理的實(shí)際操作練習(xí)，定期對(duì)員工進(jìn)行考核，并記錄到員工績(jī)效。對(duì)于學(xué)不會(huì)和不肯學(xué)，以及積極性不高學(xué)不好的員工進(jìn)行有效處理。對(duì)檔案室的管理人員也提出新的要求，如何提高員工積極性，建立什么樣的機(jī)制，怎么處理學(xué)不會(huì)、學(xué)不好、不肯學(xué)的員工都需要管理人員進(jìn)一步探索。

2.2 提高電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理的意識(shí)

檔案管理對(duì)于電力設(shè)施的運(yùn)行，改建，設(shè)備升級(jí)，企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)效益有著至關(guān)重要的作用，這一思想必須深入到每個(gè)員工的頭腦。

對(duì)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益來說，如何控制成本、減少開支、如何保障自身權(quán)益、做到賬目透明、如何記錄企業(yè)真實(shí)的精神面貌、工作作風(fēng)等，電力建設(shè)工程檔案提供了有效憑據(jù)。從電力設(shè)施的運(yùn)行、改建、擴(kuò)建等方面來說，電力建設(shè)工程檔案提供了有效依據(jù)。只有從根本上認(rèn)識(shí)了這一點(diǎn)，電力工程企業(yè)才會(huì)真正把電力工程的檔案管理做好。

電力工程的檔案管理不是一個(gè)檔案管理室就能做好的，需要各個(gè)部門的配合與支持，需要電力企業(yè)的負(fù)責(zé)人有效重視。必須在全企業(yè)樹立這一思想，把這一思想深入到每個(gè)員工的心中[2]。

提高認(rèn)識(shí)，還需要我們建立遍及全公司的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。加強(qiáng)各施工單位、各合同方的深入、有效溝通，統(tǒng)一各單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，步驟，要深入到每一個(gè)施工單位，每一個(gè)設(shè)備廠商，每一個(gè)材料供應(yīng)商。在電力建設(shè)工程開始，就要統(tǒng)籌各方，建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，細(xì)化責(zé)任到個(gè)人，定期核定審查各部分的檔案管理進(jìn)度，做到有效管理[1]。對(duì)于不配合電力工程檔案管理的部門，不配合電力工程檔案管理程序的個(gè)人，做出有效處理，整頓。以推動(dòng)電力工程檔案的透明化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.3 如何應(yīng)對(duì)電力施工過程中的不同步

在電力工程進(jìn)行中，各施工單位的工作進(jìn)度，難易程度都各不相同，加之建設(shè)工期較長(zhǎng)，施工單位眾多，工期不能統(tǒng)一，無形之中給檔案的收集管理工作增加了很多負(fù)擔(dān)。面對(duì)這一情況，需要我們時(shí)時(shí)做好檔案的收集、審定、整理、驗(yàn)收的相關(guān)工作，細(xì)化到每一工程，做到一工程一驗(yàn)收[3]。

時(shí)刻追蹤各項(xiàng)工程的進(jìn)展情況，檔案的收集整理驗(yàn)收要與工程進(jìn)度保持一致。從工程開始的建檔，到工程進(jìn)行中的檔案整編驗(yàn)收，再到每項(xiàng)工程竣工時(shí)的審定整理，再到全部完工時(shí)的檔案匯總整理與驗(yàn)收歸類，這四個(gè)過程缺一不可，必須做到實(shí)時(shí)追蹤、實(shí)時(shí)管理、把檔案管理從以前的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，貫徹到整個(gè)電力工程施工項(xiàng)目的始終。

3 結(jié)語

信息化時(shí)代和工業(yè)化的發(fā)展要求我們做好電力企業(yè)建設(shè)工程的管理工作，要做好這一工作，我們要從思想意識(shí)，管理流程，監(jiān)督考核，工程實(shí)施等方方面面入手，這是電力工程不斷發(fā)展新要求，也是對(duì)國家負(fù)責(zé)的具體表現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳慧.探析電力企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程的檔案管理[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2013（21）：37-38.

[2]肖燕芝.談如何加強(qiáng)電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理[J].廣東檔案，2009（06）：33-34.

[3]潮安縣電力局梁紅英.加強(qiáng)電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理發(fā)揮檔案資源作用[N].潮州日?qǐng)?bào).2009（07）：30B02.endprint