由于國(guó)家機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的檔案與社會(huì)組織產(chǎn)生的檔案對(duì)國(guó)家與社會(huì)的作用有所不同，因此，對(duì)其產(chǎn)生的檔案及檔案工作的監(jiān)管程度自當(dāng)有所區(qū)別。

檔案行政管理部門對(duì)社會(huì)組織產(chǎn)生的對(duì)國(guó)家與社會(huì)有保存價(jià)值的檔案及其檔案工作的監(jiān)管，主要應(yīng)當(dāng)限定在法律法規(guī)所規(guī)定的義務(wù)性、禁止性條款上。對(duì)其在檔案事務(wù)上是否履行了其應(yīng)盡的義務(wù)，是否有違反禁止性條款的行為發(fā)生進(jìn)行監(jiān)督。并對(duì)其認(rèn)真履行義務(wù)的行為進(jìn)行褒獎(jiǎng)，對(duì)其違反禁止性條款的行為進(jìn)行處罰。而對(duì)法律法規(guī)上的那些引導(dǎo)性、誘導(dǎo)性條款，不做硬性要求，更不能作為監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)和處罰依據(jù)。只要其不違反禁止性條款的規(guī)定，履行了義務(wù)，具體如何實(shí)施對(duì)檔案及檔案工作的管理，則是其自己的事情，檔案行政管理部門無需監(jiān)管，也無權(quán)監(jiān)管。

檔案行政管理部門對(duì)國(guó)家機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的對(duì)國(guó)家與社會(huì)有保存價(jià)值的檔案及其檔案工作的監(jiān)管，應(yīng)當(dāng)包括法律法規(guī)所規(guī)定的全部義務(wù)性、禁止性、引導(dǎo)性和誘導(dǎo)性條款，以及檔案行政管理部門制定的規(guī)范性文件。

對(duì)兩者需要區(qū)別監(jiān)管，就在于：一是國(guó)家機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的檔案不僅對(duì)當(dāng)?shù)厣鐣?huì)具有保管利用價(jià)值，對(duì)國(guó)家也具有保管利用價(jià)值;而社會(huì)組織產(chǎn)生的檔案更多是對(duì)當(dāng)?shù)厣鐣?huì)具有保管利用價(jià)值;二是國(guó)家機(jī)構(gòu)具備完善的檔案管理體制和條件，而社會(huì)組織大多不具備或不完全具備這樣的條件;三是國(guó)家機(jī)構(gòu)的檔案工作和檔案管理所需經(jīng)費(fèi)是由公共財(cái)政負(fù)擔(dān)的，而社會(huì)組織的檔案工作和檔案管理所需經(jīng)費(fèi)則是由其自行負(fù)擔(dān)的。因此，對(duì)國(guó)家機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的檔案及檔案工作的監(jiān)管要嚴(yán)于對(duì)社會(huì)組織產(chǎn)生的檔案及檔案工作的監(jiān)管，這既合情也合理。

對(duì)于社會(huì)組織產(chǎn)生的檔案及檔案工作的監(jiān)管，那種套用對(duì)國(guó)家機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的檔案及檔案工作的監(jiān)管方法，表面看似積極作為，其實(shí)質(zhì)既有越權(quán)之嫌，也是懶政行為。

對(duì)社會(huì)組織產(chǎn)生的檔案及檔案工作的監(jiān)管應(yīng)當(dāng)依法進(jìn)行，這種管理是一種底線管理;而對(duì)國(guó)家機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的檔案及檔案工作的監(jiān)管則既要依法也要依規(guī)，還要依規(guī)范性文件進(jìn)行，是一種相對(duì)高標(biāo)準(zhǔn)的管理。