摘要：信息化時(shí)代在使傳統(tǒng)檔案管理工作面臨挑戰(zhàn)的同時(shí)，也為其帶來了發(fā)展的機(jī)遇。在信息時(shí)代，如何利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來改善檔案管理工作，成為檔案管理人員需要迫切解決的問題。檔案管理部門需要發(fā)揮創(chuàng)新思維，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，這樣才能夠使檔案管理工作適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展需求，更好地為社會發(fā)展而服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)；檔案管理；信息化建設(shè)；檔案管理模式 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

中圖分類號：G271 文章編號：1009-2374（2015）23-0171-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.23.086

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展標(biāo)志著信息時(shí)代的到來，這使得許多行業(yè)及工作都受到巨大影響，檔案管理工作也是其中之一。我國在“十五”期間，將檔案工作列為重點(diǎn)發(fā)展的行業(yè)，明確指出各級檔案部門需要做好檔案管理的信息化工作，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來加強(qiáng)檔案管理，使檔案管理工作更加科學(xué)化、準(zhǔn)確化。本文主要分析了傳統(tǒng)檔案管理模式在信息時(shí)代遭受的沖擊，在此基礎(chǔ)上就如何做好檔案管理工作提出幾點(diǎn)意見，使其更好地適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展。

1 傳統(tǒng)檔案管理模式面臨的挑戰(zhàn)

信息時(shí)代的到來，使傳統(tǒng)檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，具體表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：第一，文件生命周期遭受質(zhì)疑。傳統(tǒng)檔案信息的主要載體是紙質(zhì)文件，紙質(zhì)文件都不可避免地遭受不可抗力的影響，例如火災(zāi)、水災(zāi)等都極有可能導(dǎo)致檔案遭受毀壞，再加上沒有備份，這就會給檔案管理工作造成嚴(yán)重?fù)p失。第二，傳統(tǒng)檔案分類面臨著新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案分類是特定時(shí)代的產(chǎn)物，但是隨著社會的發(fā)展，信息量大幅度增長，如果還采用傳統(tǒng)的檔案分類模式，那么將極有可能導(dǎo)致檔案管理工作的混亂，降低檔案管理效率及質(zhì)量。第三，檔案鑒定方法面臨挑戰(zhàn)。近年來，我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅猛發(fā)展、檔案文件逐漸增多，電子文件的易改性增加了檔案鑒定的工作量，而檔案鑒定的重要性及迫切性也更為突出。這些問題的出現(xiàn)，都要求完善傳統(tǒng)的檔案鑒定方法來順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展需求。

2 信息時(shí)代做好檔案管理工作的新思路

根據(jù)上文分析的結(jié)果可知，信息時(shí)代檔案管理工作存在許多問題，為了解決這些問題，必須要發(fā)揮創(chuàng)新思維，在解決實(shí)際問題的同時(shí)樹立長遠(yuǎn)眼光，制定出能促進(jìn)檔案管理工作長期發(fā)展的新措施。筆者認(rèn)為可以采取以下措施在信息時(shí)代做好檔案管理工作：

2.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高檔案管理意識

根據(jù)上述分析可知，傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展需求，這就要求檔案管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念、強(qiáng)化檔案意識，這也是做好檔案管理工作的重中之重。人才服務(wù)中心的全體人員要充分認(rèn)識到檔案管理在整個(gè)單位工作中的基礎(chǔ)性作用，正確認(rèn)識到檔案的真正價(jià)值，這樣才能夠?yàn)樘岣邫n案管理水平打下堅(jiān)實(shí)的思想基礎(chǔ)。管理人員不僅要提高思想的重視，更需要在實(shí)際工作過程中找準(zhǔn)檔案管理工作的重心，增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識，為單位及社會提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

2.2 創(chuàng)新管理模式，提高檔案管理效率

隨著信息時(shí)代的到來，人才市場競爭日益激烈，信息瞬息萬變。在這種形勢下，檔案管理人員要能夠采取多種措施來創(chuàng)新檔案管理模式：第一，需要完善檔案目標(biāo)管理機(jī)制，在此基礎(chǔ)上建立激勵(lì)機(jī)制，將檔案管理工作與人員的薪酬相掛鉤，以此來充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。第二，需要充分利用現(xiàn)代化的科學(xué)管理方法，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理模式結(jié)合起來，完善人才服務(wù)中心的檔案管理信息系統(tǒng)，以此來實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。第三，檔案管理人員需要加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)、更新管理知識及技術(shù)。相關(guān)部門需要定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)及技能水平，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)及管理模式，使得其能夠熟練地應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，增強(qiáng)其檔案管理的能力，從而為檔案管理工作的順利開展提供人力資源的保障。第四，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用與發(fā)展，檔案管理人員需要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷摸索能夠適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的新理論及方法，以提高檔案管理工作

水平。

2.3 建立健全檔案管理工作制度

檔案管理工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程，因而需要不斷收集信息、對檔案加以補(bǔ)充，檔案管理工作也涉及到檔案材料的鑒別、移交、轉(zhuǎn)遞、分類、登記、借閱及檢查，由此可見，檔案管理工作程序較為繁重，這就需要相關(guān)部門及人員完善相關(guān)規(guī)章制度，并在實(shí)際工作中得到貫徹落實(shí)，以此來保障人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性、完整性、真實(shí)性，從而有效避免棄檔、檔案管理混亂、有檔無人等現(xiàn)象的發(fā)生?？傊瑱n案管理人員要能夠嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理相關(guān)的工作制度，確保管理工作有章可循，這樣有助于促進(jìn)檔案管理服務(wù)理念的實(shí)現(xiàn)。與此同時(shí)，檔案管理人員還需要處理好檔案保密與公共服務(wù)的關(guān)系，避免管理漏洞的出現(xiàn)。

2.4 增強(qiáng)檔案管理工作的安全及法制意識

安全是檔案管理工作的靈魂，是檔案管理工作的重點(diǎn)。隨著信息時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)，這在一定程度上為檔案管理工作注入了新鮮的血液，促進(jìn)了檔案信息化建設(shè)水平的提高，使檔案信息在為社會各界提供服務(wù)方面取得新的進(jìn)展。但是，由于信息技術(shù)缺乏規(guī)章制度的約束、技術(shù)維修保障不到位及管理人員自身素質(zhì)等因素的影響，信息時(shí)代的電子化檔案管理工作存在許多安全隱患，具體表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：第一，電子檔案容易被篡改。目前，檔案管理工作正逐漸步入電子化管理階段，檔案的載體形式逐漸由紙質(zhì)轉(zhuǎn)為電子版，由于目前我國對于電子檔案管理工作缺乏規(guī)范程序及政策保障，這就導(dǎo)致部分不法人員篡改檔案，這種行為會直接影響到檔案信息的原始性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性及完整性。第二，網(wǎng)絡(luò)上的各類病毒也在一定程度上威脅到電子檔案管理安全。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)雖然能夠使我們的生活更加便捷高效，但是也給工作生活帶來了許多安全隱患，例如，病毒、木馬程序?qū)映霾桓F，黑客入侵單位或個(gè)人網(wǎng)站的現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，不法分子利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)竊取機(jī)密信息、破壞程序，從而導(dǎo)致個(gè)人及單位遭受不同程度的損失，雖然技術(shù)人員也研發(fā)了多種殺毒軟件，但是這樣無法完全做好病毒的查殺工作，這就為電子檔案管理工作帶來了安全隱患。第三，檔案管理人員由于保管工作不到位，導(dǎo)致儲存信息的光盤、磁盤及設(shè)備丟失的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，這也會影響到檔案的安全管理。

針對上述問題，人才服務(wù)中心可以采取以下措施加以解決：第一，需要增強(qiáng)檔案管理人員的安全防范意識，完善安全監(jiān)察及監(jiān)督機(jī)制，這樣有助于保障檔案內(nèi)容的真實(shí)性與完整性。第二，定期安排計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員進(jìn)行檢查、殺毒，及時(shí)更新殺毒軟件，以此來避免網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵。第三，做好檔案信息的備份及維護(hù)工作，這樣能夠避免檔案遭受病毒的侵害，保障檔案儲存安全。人才服務(wù)中心需要做好檔案管理相關(guān)法制政策的宣傳工作，工作人員需要認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)文件，使工作人員樹立依法治檔的思想觀念、增強(qiáng)工作責(zé)任感，一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理人員存在違犯檔案法的行為，必須要進(jìn)行嚴(yán)肅處理。與此同時(shí)，服務(wù)中心的工作人員需要提高法制意識，端正工作態(tài)度，積極反饋社會公眾對檔案工作的評價(jià)，根據(jù)各方評價(jià)來對檔案管理工作做出相應(yīng)的調(diào)整，提高整合信息的能力，進(jìn)一步規(guī)范檔案信息管理工作。

3 結(jié)語

綜上所述，信息時(shí)代的到來使檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，人才服務(wù)中心的工作人員需要對檔案管理工作提高重視，增強(qiáng)工作責(zé)任心，不斷更新自己的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)，改變傳統(tǒng)的管理理念，切實(shí)做好檔案管理工作，保障檔案管理工作的規(guī)范化，使其更好地為社會服務(wù)。

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作者簡介：冷艷（1971-），女，供職于隨縣人才交流服務(wù)中心，研究方向：大中專畢業(yè)生檔察管理。

（責(zé)任編輯：王 波）endprint