王占偉

建立全民社會保險制度，是健全我國社會保障體系的重要措施，對于深化社會改革、保障群眾利益、解除人民后顧之憂、促進經(jīng)濟發(fā)展和社會穩(wěn)定，都具有重要而深遠的意義。因此，規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作，保證檔案真實、完整和安全，確保新型社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作順利開展，更好地為參保個人及社會有關(guān)方面提供服務(wù)，就顯得越來越重要。社會保險檔案是在社會保險業(yè)務(wù)過程中直接形成的具有法律效力和保存利用價值的文字、圖表、聲像等不同形式的專業(yè)性資料，是社會保險經(jīng)辦機構(gòu)經(jīng)辦業(yè)務(wù)過程中的全面反映參保人員履行繳費義務(wù)、享受社會保險待遇的真實記錄，是國家檔案資源的重要組成部分。隨著社會保障制度改革的深化，保障范圍越來越廣，如何做好社會保險檔案管理工作，已成為社會保險部門一項重要任務(wù)。

1??社會保險檔案管理工作中存在的問題

1.1??社會保險檔案管理不夠規(guī)范。雖然大多數(shù)社會經(jīng)辦機構(gòu)對社會保險檔案的重要性有較高認識，但是由于沒有科學(xué)的管理方法可遵循、沒有先進的管理經(jīng)驗可借鑒，加之社會保險檔案體系不健全，管理條件落后，缺少相應(yīng)的軟硬件設(shè)施和安全防護設(shè)施，致使社會保險檔案管理不規(guī)范。同時由于經(jīng)辦社會保險的機構(gòu)多，造成社會保險檔案多頭管理，社會保險檔案案卷不統(tǒng)一、不連續(xù)、不完整。

1.2??人們對社會保險檔案作用的重要性認識不高。當(dāng)前，人們對社會保險檔案作用的認識度較低，理解度基本為零，絕大多數(shù)人民群眾都未能意識到社會保險檔案工作的重要性，導(dǎo)致了社會保險檔案從源頭收集就存在著不小的困境。

1.3??社會保險檔案管理分散多頭管理現(xiàn)象嚴重。我國現(xiàn)行社會保障管理體制是分散型的，是多部門多機構(gòu)管理。公民個人社會保險檔案分散在不同的管理部門中管理。社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，造成不一樣的社會保險檔案分屬不一樣的經(jīng)辦機構(gòu)，經(jīng)辦機構(gòu)內(nèi)部的檔案存放在不同的業(yè)務(wù)科室，由于一個人的保險資料保存在不一樣的機構(gòu)或科室，且管理辦法各異，查找起來相當(dāng)困難。就當(dāng)前而言，具體情況是人社部門管理的養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、生育等法定的基本保障檔案也在各自的經(jīng)辦部門管理;衛(wèi)生部門管理著基本醫(yī)療保險檔案;民政部門管理著社會救助、社會福利、社會優(yōu)撫、城市最低生活保障金檔案;商業(yè)保險部門管理著公民個人補充保障的一系列保險金檔案。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦、政出多門、業(yè)務(wù)交叉、資源浪費、政令難以統(tǒng)一的局面。而且由于這種分散的管理，使整個社會保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象，如“涉?！比怂劳鲆院?，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結(jié)，仍有人代領(lǐng)保險金，并且相當(dāng)嚴重。

1.4??缺乏統(tǒng)一的社會保險檔案管理規(guī)范和標準。目前，我國檔案行政管理部門還未對社會保險檔案工作作出明確規(guī)定，在歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等方面還未制定統(tǒng)一的標準要求。社會保險檔案直接關(guān)系到個人的關(guān)系流動、轉(zhuǎn)接，一個參保人員從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險的各項待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)，辦理有關(guān)手續(xù)，填寫保險卡及有關(guān)表格，作為最原始的資料存入個人檔案。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細的個人檔案記載，都將是今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。2009年，最后一次國務(wù)院常務(wù)會議決定在2010年內(nèi)開展全國范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關(guān)系“跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度”;從2010年7月1日起，流動就業(yè)人員基本醫(yī)療保險可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。這就要求社會保險檔案管理需要具有相當(dāng)大程度上的統(tǒng)一性，不僅是市和轄市區(qū)之間的統(tǒng)一，而且是全國、省、市、縣從上到下的統(tǒng)一。而目前的實際情況是社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導(dǎo)致不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè)，相互之間的互不信任以及人為設(shè)置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開發(fā)商采用了不同的標準和技術(shù)架構(gòu)，導(dǎo)致系統(tǒng)割裂信息不能共享。

1.5??社會保險檔案管理人員不專且專業(yè)知識水平偏低。社會保險檔案種類多、數(shù)量大，不同種類檔案的歸檔、分類和保存都需要專業(yè)的知識和技術(shù)支撐。從社會保險檔案管理人員配備現(xiàn)狀來看，檔案管理人員不專，兼職現(xiàn)象嚴重，而且檔案管理專業(yè)知識水平及學(xué)歷不高，嚴重影響著社會保險檔案管理的水平。

2??加強社會保險檔案管理的對策

2.1??進一步完善社會保險檔案立法，建立完善的社會保險檔案管理法律法規(guī)體系。雖然我國已經(jīng)建立了一系列社會保險檔案管理的法律法規(guī)制度，基本保證了檔案工作有法可依、有章可循，但隨著我國保險種類的增多，以及對養(yǎng)老方式觀念的改變，應(yīng)根據(jù)新時期社會保險檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求，結(jié)合新時期社會保險檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問題及時加以規(guī)定。健全有關(guān)檔案管理制度，完善社會保險檔案從業(yè)資格管理與培訓(xùn)等檔案人員的制度，加強對檔案工作監(jiān)督等內(nèi)容，完善法律責(zé)任的具體規(guī)定。

2.2??增強管理意識，加強社會保險檔案隊伍建設(shè)，建立定期監(jiān)督檢查制度。社會保險檔案管理工作政策性強、專業(yè)性強，對從事檔案管理的工作人員的素質(zhì)要求也很高。應(yīng)增強領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理經(jīng)辦人員的管理意識，加強對業(yè)務(wù)人員的檔案法制教育和專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，嚴格檔案從業(yè)人員準入制度，建立業(yè)務(wù)過硬、責(zé)任心強的社會保險檔案管理隊伍，督促單位負責(zé)人依法履行對本單位檔案工作負有的職責(zé)，并建立定期監(jiān)督檢查制度，建立檢查結(jié)果公告制度，使違法單位與個人及時整改，以推進社會保險檔案管理工作逐步走上制度化、規(guī)范化、標準化發(fā)展軌道。

2.3??加強社會保險檔案信息系統(tǒng)管理工作。目前大多數(shù)檔案室仍在沿用傳統(tǒng)的手工操作的模式，查找資料費時費力，數(shù)據(jù)統(tǒng)計困難且不準確。地方政府應(yīng)結(jié)合本地區(qū)的實際情況，利用推廣應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化科學(xué)手段，有針對性地開發(fā)信息系統(tǒng)，完善社會保險業(yè)務(wù)檔案信息管理工作，實現(xiàn)信息資源的共享與整合，培養(yǎng)專業(yè)檔案管理工作隊伍，通過業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，依靠科技力量提升工作質(zhì)量和服務(wù)水平。確保為參保單位和個人提供檔案信息查詢服務(wù)，并接受監(jiān)督。社會保險業(yè)務(wù)檔案管理是支撐養(yǎng)老保險制度健康運行的一項十分重要的基礎(chǔ)性工作，只有依法加強和規(guī)范檔案管理，才能不斷提高經(jīng)辦能力和管理水平，以推動新時期社會保險經(jīng)辦工作的標準化和規(guī)范化，實現(xiàn)社會保險事業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展。

2.4??正確定位社會保險檔案管理工作。檔案是人類在社會實踐活動中直接形成的原始歷史記錄，產(chǎn)生于國家機構(gòu)、社會組織和個人的社會實踐活動。進入后保管時代之后，社會公眾對檔案的認識已經(jīng)不再僅僅是行政機構(gòu)的產(chǎn)物，而更多的是一種社會記憶、文化記憶。社會保險檔案正是在個人參與社會保險這一社會實踐活動中形成的記錄，它不僅具有證明價值、參考價值，也是我國社會保險工作開展過程中產(chǎn)生的文化印記，加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要，是社會保險業(yè)務(wù)本身的必然要求，也是記錄社會保險事業(yè)的有力憑證。

2.5??加強社會保險檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。組織社會保險檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升其政治素養(yǎng)、專業(yè)素養(yǎng)和文化素養(yǎng)，培養(yǎng)和造就一大批講理想、講道德、掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和現(xiàn)代管理知識的復(fù)合型社會保險檔案管理人才，加快社會保險檔案管理現(xiàn)代化進程，為社會保險檔案管理事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供人才保證。

2.5.1??加強培訓(xùn)要注重提高社會保險檔案人員的政治素養(yǎng)。社會保險檔案人員隊伍應(yīng)該是政治頭腦非常敏銳的群體，其工作應(yīng)在正確的政治方向、堅定的政治立場、鮮明的政治觀點、嚴肅的政治紀律、高度的政治敏銳性指引下進行。否則，就會墜入社會保險檔案工作的誤區(qū)。

2.5.2???加強培訓(xùn)要注重提高社會保險檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)。社會保險檔案管理人員要具備相應(yīng)的專業(yè)知識水平，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握《檔案法》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等制度;明確檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及歸檔的范圍及整理要求;學(xué)習(xí)《檔案人員崗位責(zé)任制》和考核、獎懲制度，具有較全面扎實的實踐技能。因為檔案是一種知識載體，社會保險檔案管理人員要發(fā)揮社會保險檔案的社會效益，只有熟悉和掌握檔案專業(yè)理論知識，并具有一定的廣度和深度，這樣在實際工作中才能發(fā)現(xiàn)新情況，解決新問題。

2.5.3??加強培訓(xùn)要注重提高社會保險檔案人員的文化素養(yǎng)。例如，書寫水平對于搞好社會保險檔案管理工作具有重要作用，因為社會保險檔案的各個環(huán)節(jié)，如全宗介紹、編目、著錄、標引等與書寫水平是分不開的，若所寫的文字難以辨認會直接影響檔案作用的發(fā)揮。再如，掌握相關(guān)知識對于搞好社會保險檔案管理工作也具有重要作用，因為現(xiàn)代檔案學(xué)與相關(guān)學(xué)科的滲透日益加強，社會保險檔案人員應(yīng)有重點地學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)學(xué)科知識，如現(xiàn)代管理學(xué)、情報學(xué)、圖書館學(xué)知識;還應(yīng)具有一定的法律知識;掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)知識。隨著檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)管理手段在檔案工作中的應(yīng)用，要求社會保險檔案人員只有熟悉和掌握電子文檔、數(shù)據(jù)錄入等現(xiàn)代化技術(shù)知識，才能適應(yīng)社會保險檔案工作發(fā)展的需要。

2.6??建立全國統(tǒng)籌的社會保險檔案管理體系。建立全國統(tǒng)籌的社會保險檔案管理體系可以為社會保障事業(yè)的進一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。建立統(tǒng)一的電子監(jiān)管系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)換成電子檔案，促使全國社會保險檔案信息網(wǎng)內(nèi)共享，從而達到社會保險檔案電子轉(zhuǎn)接和不同險種檔案的無縫對接，簡化辦事程序，也能夠避免類似于“死亡人員仍在領(lǐng)取養(yǎng)老金”的漏洞發(fā)生;同時可以提供網(wǎng)上賬戶查詢、養(yǎng)老金預(yù)測等服務(wù)。

（作者單位：南樂縣檔案局??來稿日期：2015-04-17）