曹永平+倪玉紅+楊小瑞

1???數(shù)字化檔案館建設(shè)的緊迫性

1.1??檔案數(shù)字化可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1.2??形勢(shì)發(fā)展的需求。進(jìn)入信息社會(huì)化后，檔案數(shù)字化建設(shè)的醞釀和進(jìn)行必將擺在首位。要實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)檔案館館藏的數(shù)百萬(wàn)卷（件）檔案資料的信息共享，首先就是要建設(shè)數(shù)字化檔案館。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相適應(yīng)，紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這是一個(gè)極其重大的損失和無(wú)法挽回的錯(cuò)誤。

1.3??社會(huì)強(qiáng)烈需求。當(dāng)前社會(huì)的各行各業(yè)中，數(shù)字化的檔案信息便于管理，查找便捷的優(yōu)點(diǎn)成為廣大人民群眾所喜聞樂(lè)見(jiàn)的一種方式，其生命力和發(fā)展的后勁將是傳統(tǒng)檔案無(wú)法比擬的。新時(shí)期的檔案之憂順應(yīng)了這一歷史潮流，整個(gè)檔案事業(yè)才會(huì)蓬勃發(fā)展。因此，把數(shù)字化建設(shè)作為推動(dòng)各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)工作的切入點(diǎn)，才能保證檔案事業(yè)的穩(wěn)定、持續(xù)、健康發(fā)展。

2??數(shù)字化檔案館的特征

2.1??信息資源存儲(chǔ)數(shù)字化。信息資源存儲(chǔ)數(shù)字化是指通過(guò)計(jì)算機(jī)，運(yùn)用數(shù)據(jù)處理技術(shù)，將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)化為新型載體承載的二進(jìn)制數(shù)字信息存儲(chǔ)起來(lái)，它是數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)，也是數(shù)字化檔案館與傳統(tǒng)檔案館最大、最根本的區(qū)別。數(shù)字化檔案館將經(jīng)過(guò)數(shù)字化后的信息采用數(shù)字的方式進(jìn)行處理，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，形成了一個(gè)數(shù)字檔案信息資源庫(kù)，用戶(hù)可以在網(wǎng)上通過(guò)聲音、數(shù)據(jù)以及圖形、圖像來(lái)獲取所需要的信息。

2.2??檔案信息傳輸平臺(tái)數(shù)字化。以往人們查閱歷史檔案信息需要親臨檔案館，通過(guò)閱覽摘錄、復(fù)制或者拍照等形式來(lái)獲取所需信息，如果實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館之后，檔案資源以數(shù)字化形式存在，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為檔案信息的快速獲取提供便利條件。數(shù)字化檔案信息在傳遞過(guò)程中可以同時(shí)進(jìn)行多項(xiàng)傳遞，形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，而且可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方便地進(jìn)行遠(yuǎn)程協(xié)助，利用者能夠突破時(shí)空的界限，能夠在任何時(shí)間任何地點(diǎn)以任何方式檢索和利用所需的信息。

2.3??服務(wù)對(duì)象擴(kuò)大化和服務(wù)方式多樣化。數(shù)字化檔案館與其他檔案信息機(jī)構(gòu)及用戶(hù)之間的聯(lián)系更加普遍和廣泛，其用戶(hù)范圍也突破本局域網(wǎng)限制。用戶(hù)范圍擴(kuò)大化也帶來(lái)用戶(hù)需求的擴(kuò)大化，從而用戶(hù)需求信息類(lèi)型也更加多樣化、內(nèi)容更加廣泛化。

3??數(shù)字化檔案館建設(shè)的對(duì)策

3.1??統(tǒng)籌規(guī)劃并制定數(shù)字化建設(shè)方案。建設(shè)數(shù)字化檔案館是一項(xiàng)巨大的工程，需要投入大量的人力、物力和財(cái)力。因此，必須由上級(jí)檔案管理部門(mén)制定統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃，立足全局統(tǒng)一管理，統(tǒng)一部署，保證建設(shè)數(shù)字化檔案館健康有序地發(fā)展。

3.2??加快信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、信息通訊系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器等一系列基礎(chǔ)設(shè)施，其中，網(wǎng)絡(luò)是建設(shè)數(shù)字化檔案館的先決條件，數(shù)字化檔案館是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托的。因此，加快國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是建設(shè)數(shù)字化檔案館的關(guān)鍵問(wèn)題。

3.3??推進(jìn)館藏資源數(shù)字化進(jìn)程。館藏資源數(shù)字化需要付出艱苦的勞動(dòng)和大量的時(shí)間，要根據(jù)主次，采取分期分批的辦法，對(duì)一些利用率高，有特色的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化。檔案的價(jià)值鑒定、數(shù)字化篩選、上網(wǎng)利用應(yīng)一次性完成，避免多次重復(fù)調(diào)卷，避免數(shù)字化信息的重復(fù)，避免無(wú)保存價(jià)值的檔案數(shù)字化，節(jié)省人力、財(cái)力和時(shí)間，加快了數(shù)字化檔案館開(kāi)放利用的步伐;另一方面要注意采用數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化。

3.4提高檔案工作者的能力與素質(zhì)。數(shù)字化檔案館所需要的人才，除具有傳統(tǒng)的檔案及其相關(guān)的管理知識(shí)外，還要加強(qiáng)現(xiàn)代知識(shí)學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理知識(shí)，具有一定的信息處理、分析和利用能力的復(fù)合型人才，才能真正成為檔案信息網(wǎng)絡(luò)的導(dǎo)航員、協(xié)調(diào)員、管理員。

（作者單位：曹永平，河南南陽(yáng)油田局檔案館;倪玉紅，河南南陽(yáng)油田第二采油廠檔案室;楊小瑞，河南南陽(yáng)油田地質(zhì)錄井公司檔案室??來(lái)稿日期：2015-04-16）