文/李春琦

一、檔案管理的科學特性

長期以來，檔案作為一種重要的信息資源，為各行各業(yè)的活動的提供了不可替代的依據(jù);同時，它作為一種無形資產(chǎn)，在各類重大活動中發(fā)揮著積極地、應(yīng)有的重要作用。因此，它具有以下幾種特征:

1.準確反映學校的發(fā)展。使用檔案的目的是什么?一是利用檔案作為工作的查考依據(jù)，為現(xiàn)實教學、科研、工作服務(wù);二是檔案能為學校各項工作提供科學依據(jù);三是檔案能為教、科、研提供第一手資料，為教學研究服務(wù);四是檔案記錄著學校發(fā)展與歷史，何時創(chuàng)建，創(chuàng)始人是誰，學校戰(zhàn)略目標是什么。所以，檔案是不可或缺的重要資源。

所有這些都足以從學校檔案中找到見證;讓其成為歷史的見證者。學校發(fā)展如何、輝煌與否，原因何在，也可一一找到答案。

2.決策者的參謀與助手。學校任何時刻做出的重大決策、方案、計劃，常以歷史數(shù)據(jù)為準，進行策劃、對比、研究與實施，沒有檔案數(shù)據(jù)就如同缺乏事實依據(jù)。檔案應(yīng)是學校最好的助手，對管理學校有一定的幫助作用。好記性不如爛筆頭，再好的記憶也有出錯的時候，因而，做決策是離不開檔案資料的。

3.學校文化的活標本。學校辦的好壞離不開校園文化。校園文化是全體教職員工的思想意識在學校制度規(guī)范、行為舉止、校容校貌等諸多方面的折射與反映。做好學校檔案管理有益于學院文化建設(shè)，一可圍繞學校實際，不需搜索枯腸;二可精心設(shè)計，用不著絞盡腦汁，胡編亂造，只需認真梳理、補充、完善其校園文化就足以了。

4、學校宣傳的資源庫。檔案管理對學校對外宣傳上能發(fā)揮積極地促進作用。無論是檔案調(diào)取，還是資料應(yīng)用都無需臨時抱佛腳，影響正常的學校工作秩序。檔案管理好的學校，所提供的資料真實可信，能為人接受所用。所以，檔案的宣傳作用不可小視。

二、檔案管理的現(xiàn)代化

伴隨著計算機技術(shù)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案出現(xiàn)了新的管理模式;人們不再采用手工操作來管理檔案了，而是轉(zhuǎn)向用計算機操作，既方便，又快捷，從而使檔案的保管發(fā)生了根本性的變化，由紙式變?yōu)殡娮淤Y源式;而檔案的歸檔由計算機系統(tǒng)完成處理過程。計算機化檔案管理的優(yōu)勢在于:

一是檔案管理效率提升。電子化的檔案管理減輕了檔案管理人員的勞動量，提高了檔案管理的有效性，減少了差錯率;二是檔案管理更為便捷。在傳統(tǒng)檔案管理中，歸檔整理的檔案需修改處理，相對繁瑣和費工夫，這無形浪費檔案管理人員的人力資源，而采用計算機進行檔案管理，從根本上解決了檔案處理，文件的修改、整理與完善實現(xiàn)了鍵盤化;三是檔案管理質(zhì)的變化。計算機化的檔案處理是一場從紙質(zhì)檔案向電子化的文獻的轉(zhuǎn)變，并配以現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案應(yīng)用更加便捷，大大提升了應(yīng)用這些資源的廣泛性，也使得檔案文獻不再束之高閣，這些都是傳統(tǒng)檔案管理方式所無法比擬的;四是檔案管理人員素質(zhì)的提高。

三、檔案科學化管理的實施

在學校的發(fā)展過程中，檔案工作是不應(yīng)被忽視和被削弱的。傳統(tǒng)的學校檔案管理模式是以保存原始信息記錄為主要內(nèi)容，是手工管理時代重要環(huán)節(jié)之一，它順應(yīng)了那個時代的要求，起到了發(fā)揮歷史查考憑證的作用。然而，隨著檔案管理工具的現(xiàn)代化，學校對信息的要求已從人工管理方式轉(zhuǎn)向信息化管理方式;信息化管理的具體要求與實施已滲透到學?；顒拥母鱾€層面。

1.健全管理制度，明確管理職責

學校檔案管理體現(xiàn)是一種動態(tài)管理形式，從檔案資料的借出、完善，與補充，到充分應(yīng)用，發(fā)揮其最大效能，從而使檔案得到科學化處理和有效使用，把過去簡單的文件處理和檔案管理獨立的分散狀態(tài)，統(tǒng)一成一個有機整體加以管理。

2.運用現(xiàn)代技術(shù)，加快檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)

“十五”期間，國家就提出了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，將檔案信息化建設(shè)列為重中之重的戰(zhàn)略，并明確提出了檔案信息化管理的主要任務(wù)。其內(nèi)容如下:

·制定相關(guān)檔案信息化管理標準;·研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件;·加強電子檔案的管理;·做好電子檔案的積累，保管與利用;·保證電子檔案的齊全，完整與有效;·實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化，資源共享，擴大服務(wù)范圍。

計算機應(yīng)用于檔案管理是大勢所趨。計算機具有速度快，精度高，存貯大和判斷準等特點，所以，在檔案管理上，可用于文件的接收、查找、借閱、歸還等方面，極為高效。同時還具有檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄等功能。因此，加強檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)是學校必做工作。

3.加強檔案的日常管理，確保檔案管理人員素質(zhì)提升

檔案管理是一項系統(tǒng)工程，它承載著歷史的重任。真實性、完整性、系統(tǒng)性、科學性是檔案管理工作須遵循的原則。檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣將影響著檔案管理的有效性和準確性。因此，檔案管理要更加科學，有序就必須依賴于規(guī)范化的日常管理。

現(xiàn)代檔案管理是按照管理文件實施，且利用計算機做支撐，既減少了人為因素在檔案管理中的影響，又能充分發(fā)揮計算機技術(shù)的優(yōu)勢，提升了工作效率。這種現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)檔案管理人員提出了更高的要求。因而，檔案管理人員要圍繞本職工作，邊學邊干，在提高自身業(yè)務(wù)的同時，要特別注重計算機知識、信息技術(shù)的學習與掌握，努力使自身成為檔案管理方面的人才。

總之，建立一套適應(yīng)本學校發(fā)展，體現(xiàn)本學校特點，并合理規(guī)范檔案管理體系，使檔案管理的發(fā)展不置后學校的發(fā)展，這將是今后學校檔案管理發(fā)展的未來目標。

［1］鄭玉清，檔案管理工作現(xiàn)代化的新趨向 ［J］.廣東檔案，2006，20(05):32－33.

［2］高磊，對文書檔案實行全面質(zhì)量管理的探討 ［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2004，14(10):59－60