王磊

（山東商業(yè)職業(yè)技術學院，濟南 250100）

計算機技術在檔案信息管理中的應用

王磊

（山東商業(yè)職業(yè)技術學院，濟南 250100）

檔案信息是知識經濟時代重要的資源，隨著計算機技術的廣泛應用和迅猛發(fā)展，為檔案信息資源的科學管理和有效開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機。目前，檔案電子化已經成為人們的共識并顯示出非常顯著的成績，是檔案管理工作必須實施的重要步驟。計算機對檔案信息進行管理，在檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等方面具有手工管理所無法比擬的優(yōu)勢，這些優(yōu)點是檔案部門的科學化、正規(guī)化管理與世界接軌的重要條件，極大地提高了檔案管理的效率與利用工作的水平。

檔案信息；計算機技術；檔案電子化

0 引 言

傳統紙質檔案有一個很大的缺點，即占用空間較大。由于要擴展檔案庫房空間與購買檔案用具，所以花費的資金會愈來愈多。而且有些珍貴的紙質歷史檔案，由于使用次數的不斷增加會出現破損現象。因此，對檔案的存儲條件和利用方式會提出更高的要求，如檔案館應保持一定的溫度和濕度，珍貴歷史檔案只能以復印件形式利用等?，F代信息計算機技術在檔案信息管理中的應用，節(jié)約了大部分人力、財力、物力，以及對館藏歷史檔案的保護也起到重要作用。

1 不斷加強信息化的建設

信息化建設是檔案資源管理的必然要求和重要內容，信息時代項目檔案管理工作的根本出路是真正實現檔案管理信息化，這就要求全面建立包括所有檔案業(yè)務環(huán)節(jié)的檔案信息全文管理系統。在項目負責制的大背景下,所有資源圍繞項目而配置,即為原生信息資源。例如，科研項目檔案只有認真思考改進現有的服務方式，緊緊圍繞項目的方方面面，特別是信息化工作需要開展的工作，才能真正發(fā)揮其在科學研究工作中的作用。項目檔案信息化水平過低,將在信息化大潮面前舉步維艱，可能直接導致檔案收集、整理與編目、加工利用、庫房管理、鑒定與銷毀等檔案業(yè)務工作環(huán)節(jié)的失敗。

2 系統梳理檔案資源體系

企業(yè)要在研究管理體系的基礎上平穩(wěn)地實現管理，全面梳理企業(yè)的所有檔案資源業(yè)務，就迫切需要系統化梳理檔案資源管理體系，如大多數石化企業(yè)科研項目的研究周期比較長,時間跨度大。一般來說,一個科研項目的研究活動的時間多則數年甚至更長，少則也要數月,而隨著科研活動的進行導致科研項目原始記錄不斷產生，但科研原始記錄產生主體多而且分散。更主要的是，不少項目是由在不同的崗位上從事同一個項目的若干人組成項目研究組,這就會零零散散地產生各種原始記錄。這種分散性的特點在科研原始記錄上產生,客觀上導致了重重困難，特別是對其進行規(guī)范管理和完整系統歸檔造成阻礙。此外,有的科研人員不了解科研原始記錄作為科研項目檔案的組成部分,最終應歸檔保存，檔案意識不強,他們會片面地認為理應由自己保存，原因是原始記錄是自己從事科研工作的心血,自存自用最方便也最安全。這種認識上的誤區(qū),也從一定程度上加大了原始記錄歸檔工作的難度。

3 加強收集控制電子文件

當前辦公自動化及科研手段自動化迅猛發(fā)展,不論是辦公文件、科研原始記錄，還是生產經營原始記錄,都將更多地以電子文件的形式出現。因為沒有針對原文管理的檔案信息系統，所以電子文件的收集工作比較吃力，如果僅僅是仿照手工管理模式開展電子文件的收集，則很難保證其原始性、完整性和準確性及若干年后的可讀性,當然后續(xù)管理工作更是無從談起。隨著電子文件幾何式遞增，對電子檔案的超前控制、及時收集、有效管理、開發(fā)利用以及數字化技術的推廣也就尤為重要，所以要加強收集控制電子文件。

4 提高檔案信息的利用

通過整理和編研,可以使科技檔案信息內容進一步系統化和優(yōu)化，現代信息技術的應用使科技檔案的整理和編研周期迅速縮短，及時、準確地為經濟技術決策提供可靠的依據，信息密度和傳遞速度大大提高。在提供利用方面,現代信息技術的應用可以方便、快捷地滿足利用者對科技檔案信息的需求。研究院未來的檔案信息管理系統中,可以包括在局域網上建立的用戶友好介面的查詢子系統，可以引導其按權限瀏覽本站的信息,為用戶方便索取檔案信息提供技術保證,以期擴大社會影響并提高知名度。根據用戶權限,數字化的形式提供必要、及時、可靠、大量的基礎性原生科技信息，可通過局域網傳輸給各業(yè)務部門，滿足各部門日常工作自動化過程的信息需求,充分實現檔案信息共享。一方面為各部門開發(fā)利用提供基礎條件，另一方面支撐了整個研究院的信息化工作的發(fā)揮。

5 結 語

隨著基礎管理模式的深入變革,檔案作為一項資源,無疑有了重大的飛躍。隨著市場競爭和人才競爭的加劇,越來越多的中國企業(yè)已經認識到檔案資源管理信息化的重要性。傳統的檔案管理把精力放在員工檔案、保存管理等事務性工作上,顯然無法適應新時代對企業(yè)管理的新要求。但由于受行業(yè)和規(guī)模的影響，計算機的應用技術水平還參差不齊，就目前狀況看普及程度還存在一定的局限性，只是在科研院校、金融保險業(yè)較為普遍，其他行業(yè)檔案管理工作仍然是處于人工管理或半人工管理狀態(tài)，檔案的信息功能不能得以充分發(fā)揮。要擺脫傳統的檔案管理方式，實現檔案的計算機應用管理，必須為檔案的開發(fā)、整理、改革發(fā)揮重要的作用，因此計算機技術檔案信息管理中的應用也就越來越重要。

[1]左旭楠.計算機技術在檔案信息管理中的應用[J].黑龍江科技信息, 2014（28）.

[2]楊琍.計算機技術在檔案信息管理中的應用[J].現代經濟信息,2014（11）.

[3]趙春苗.計算機技術在檔案信息管理中的應用[J].科技創(chuàng)新與應用, 2014（7）.

[4]唐麟娜.談計算機技術在檔案管理中的應用[J].黑龍江檔案,2012（3）.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.05.117

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