王一飛

（內(nèi)蒙古民族大學(xué)圖書(shū)館，內(nèi)蒙古 通遼 028000）

淺談圖書(shū)館期刊簽收工作中的常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策

王一飛

（內(nèi)蒙古民族大學(xué)圖書(shū)館，內(nèi)蒙古 通遼 028000）

期刊簽收工作是圖書(shū)館期刊管理工作的重要內(nèi)容之一。為了進(jìn)一步改進(jìn)期刊的簽收乃至整個(gè)期刊管理工作，本文以期刊簽收的實(shí)際工作為出發(fā)點(diǎn)，從簽刊者角度和期刊本身分別論述了圖書(shū)館期刊簽收工作中存在的常見(jiàn)問(wèn)題，并針對(duì)每個(gè)問(wèn)題提出了解決對(duì)策,從而更好地促進(jìn)圖書(shū)館期刊資源的有效利用。

期刊；期刊管理；期刊簽收；匯文系統(tǒng)

期刊是定期或不定期的連續(xù)出版物，是圖書(shū)館館藏資源的重要組成部分。它因出版周期短、刊載論文速度快、內(nèi)容豐富新穎等獨(dú)有的特點(diǎn)，成為高校教學(xué)、科研獲取情報(bào)信息的重要文獻(xiàn)基礎(chǔ)。期刊的管理也成為圖書(shū)館各項(xiàng)工作中的重要內(nèi)容之一。

1 期刊簽收工作的重要性

一般來(lái)說(shuō)，對(duì)期刊的管理要經(jīng)歷從采購(gòu)征訂，到簽收、上架，以及過(guò)刊的下架、裝訂、驗(yàn)收、典藏等幾個(gè)步驟?？梢?jiàn)，從期刊到館后，期刊簽收便成為了期刊管理的第一步。

期刊簽收，是對(duì)期刊到館情況的最原始記錄，是對(duì)期刊進(jìn)行上架、催缺以及下架、裝訂的前提和基礎(chǔ)，它直接決定了期刊管理工作的順利與否。因此，做好期刊的簽收，是整個(gè)期刊管理工作的重中之重。

2 期刊簽收工作常見(jiàn)的問(wèn)題及對(duì)策

筆者所在圖書(shū)館利用匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)Libsys4.5的連續(xù)出版物模塊，對(duì)到館期刊進(jìn)行簽收管理，由固定人員擔(dān)任期刊的簽收工作。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于新到館的第一批期刊，首先要進(jìn)行簽收參數(shù)的設(shè)定。

簽收參數(shù)包括訂購(gòu)參數(shù)、催缺參數(shù)以及裝訂參數(shù)，如果相應(yīng)的參數(shù)設(shè)定錯(cuò)誤，就會(huì)給期刊的管理工作帶來(lái)不必要的麻煩，使以后的簽收、催缺以及裝訂等工作變得復(fù)雜、繁瑣。例如，將月刊錯(cuò)當(dāng)作雙月刊，設(shè)定每卷期數(shù)為6，那么當(dāng)此刊的第7期到館時(shí)，我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)，在簽收信息中沒(méi)有可供簽收的卷期，這個(gè)時(shí)候就需要我們?cè)僦匦略O(shè)定簽收參數(shù)，或手工新增卷期進(jìn)行修改后才可以繼續(xù)簽收。為了避免類(lèi)似問(wèn)題的發(fā)生，簽刊人員每設(shè)定一本期刊的簽收參數(shù)，都必須認(rèn)真查閱期刊的相關(guān)基本信息，盡量做到準(zhǔn)確無(wú)誤。

但是在實(shí)際工作中，期刊本身也會(huì)存在一些意想不到的問(wèn)題，影響簽刊者對(duì)期刊基本信息的正確認(rèn)識(shí)和判斷，給期刊的簽收工作帶來(lái)困難。在遇到這類(lèi)問(wèn)題的情況下，簽刊者若是一味地回避問(wèn)題，不但不利于問(wèn)題的解決，更會(huì)將期刊的管理工作帶入歧途。相反，我們應(yīng)該接受存在的問(wèn)題，積極地想辦法解決問(wèn)題，日益完善我們的期刊簽收乃至整個(gè)期刊管理工作。

2.1 刊 名

刊名是我們簽刊時(shí)核對(duì)期刊信息最直接的依據(jù)，但是期刊在出版發(fā)行的中途發(fā)生更名的情況并不少見(jiàn)，這或多或少會(huì)影響簽刊者對(duì)期刊信息的判斷。例如，《求醫(yī)問(wèn)藥》雜志于2014年更名為《當(dāng)代醫(yī)藥論叢》，《文化博覽·看點(diǎn)》雜志從2014年第5期起更名為《明周刊》。一般來(lái)說(shuō)，這類(lèi)更名刊的原刊名都會(huì)在期刊的封面有所標(biāo)注，如上面列舉的《文化博覽·看點(diǎn)》第3、4期的封面都有期刊即將更名的提示，更名后的《明周刊》第5、6、7期又連續(xù)3期在期刊封面標(biāo)注了原刊名，且《當(dāng)代醫(yī)藥論叢》的封面上，原刊名《求醫(yī)問(wèn)藥》也仍然處于十分醒目的位置。

另外一種情況是，期刊封面的主、副刊名不突出、不醒目導(dǎo)致的簽刊者對(duì)刊名的誤解。例如，《時(shí)代青年·哲思2.0》雜志，主刊名“時(shí)代青年”用半透明的字體印在封面的左上角，而副刊名“哲思2.0”則用大大的紅色字體印在標(biāo)題的位置，因此副刊名過(guò)于強(qiáng)化而產(chǎn)生了喧賓奪主的感覺(jué)。在這種情況下，我們只要通過(guò)查閱期刊目錄頁(yè)的相關(guān)信息，就很容易確定期刊的主、副刊名。

此外，我們還可以通過(guò)期刊的郵發(fā)代號(hào)、刊號(hào)等信息對(duì)這類(lèi)刊名信息模糊的期刊進(jìn)行判斷?？傊灰灴呱约恿粢?，就會(huì)避免將這類(lèi)期刊誤判為錯(cuò)發(fā)刊。

2.2 郵發(fā)代號(hào)

郵發(fā)代號(hào)是簽刊時(shí)對(duì)相關(guān)期刊進(jìn)行查詢(xún)的主要依據(jù)，但是期刊郵發(fā)代號(hào)的標(biāo)注位置無(wú)法統(tǒng)一，許多期刊的郵發(fā)代號(hào)標(biāo)注也并不醒目，需要簽刊者認(rèn)真查找目錄頁(yè)才能找到。還有一些期刊存在刊名相同而郵發(fā)代號(hào)不同的現(xiàn)象，例如2013年的《格言》雜志，上半月版的郵發(fā)代號(hào)為14-229，下半月版的郵發(fā)代號(hào)則為14-230，還有《教育理論與實(shí)踐》雜志的理論版與學(xué)科版的郵發(fā)代號(hào)分別為22-31和22-162。遇到這類(lèi)期刊，如果單單根據(jù)刊名判斷，很容易將這種同期刊的不同版混為一談，造成錯(cuò)簽或漏簽的情況。

對(duì)此，只要簽刊者以期刊的郵發(fā)代號(hào)為依據(jù)，對(duì)其進(jìn)行查詢(xún)和簽收，或是仔細(xì)查找期刊的基本信息，就可以很好地避免將同刊不同號(hào)的期刊相混淆，保證期刊的簽收質(zhì)量。

2.3 期 號(hào)

期刊簽收時(shí)主要以期號(hào)為標(biāo)準(zhǔn)，每次簽收對(duì)應(yīng)一個(gè)期號(hào)。而使用匯文Libsys4.5設(shè)定簽收參數(shù)時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)的期數(shù)排序方式為雙月刊1~6、月刊1~12，以此類(lèi)推。這時(shí)，如果各種期刊期號(hào)的排序方式不一致，就會(huì)給期刊的簽收帶來(lái)一些麻煩。例如，旬刊《醫(yī)藥前沿》期號(hào)排序?yàn)?A、1B、1C至12A、12B、12C，《知音》上半月版、下半月版和月末版期號(hào)排列分別為1、4、7……，2、5、8……和3、6、9……。這樣一來(lái)，在期刊簽收列表中就無(wú)法找到與期刊封面上相一致的期號(hào)。

針對(duì)這種情況，我們可以手動(dòng)修改簽收信息中的期號(hào)，使之與期刊的排序方式相一致，但是這種方法比較繁瑣，需要逐條進(jìn)行修改。另外一種方法，是根據(jù)簽刊者的工作經(jīng)驗(yàn)和對(duì)期刊的了解程度，推算出期刊實(shí)際期號(hào)在簽收列表中所對(duì)應(yīng)的期數(shù)，直接進(jìn)行簽收。例如《醫(yī)藥前沿》的1A對(duì)應(yīng)簽收列表中的期1，1B對(duì)應(yīng)簽收列表中的期2，1C對(duì)應(yīng)期3，2A則對(duì)應(yīng)期4等，以此類(lèi)推。

2.4 合 刊

期刊在出版發(fā)行的過(guò)程中，將某兩期或某幾期合并在一起，這種情況非常常見(jiàn)。例如2014年《科技導(dǎo)報(bào)》4~5期、《中國(guó)奶牛》3~4期、《CAD/CAM與制造業(yè)信息化》1~2期都是兩期合并的合刊。

這類(lèi)合刊在簽收時(shí)如果還是按照常規(guī)的簽收方式對(duì)兩期分別進(jìn)行簽收，則會(huì)給年底期刊的下架裝訂工作帶來(lái)麻煩，因此我們需要先手工合并卷期信息再進(jìn)行簽收。具體操作是在簽收列表中同時(shí)選中需要合并的兩期，點(diǎn)擊合并卷期將兩期合并為一期，然后對(duì)這一期加以簽收。

2.5 非正刊

這里的非正刊指增刊、副刊、索引刊等，并沒(méi)有標(biāo)明期數(shù)、無(wú)正常出版周期的除正刊以外的刊物，這類(lèi)刊物在期刊簽收工作中也會(huì)經(jīng)常遇見(jiàn)。如2014年《中華骨科雜志》第3期附帶一本副刊，《工程力學(xué)》第6期附帶增刊。

由于這類(lèi)期刊不是正刊，沒(méi)有固定的出版時(shí)間，因此在簽收列表中找不到與之相對(duì)應(yīng)的簽收信息，需要簽刊者手動(dòng)添加簽收信息。具體操作方法是，在簽收信息中點(diǎn)擊新增卷期，填寫(xiě)卷期信息并選擇相應(yīng)的期刊類(lèi)型，生成新的簽收信息并進(jìn)行簽收。

2.6 停 刊

期刊在出版發(fā)行的中途，也存在由于某些特殊原因而停止出版發(fā)行的情況。例如，筆者所在圖書(shū)館2014年《當(dāng)代醫(yī)藥論叢》第3期簽收后，直到6月底仍然不見(jiàn)第4期，進(jìn)行了催缺之后，才從郵局送刊人員處了解到此刊已?？?。

可見(jiàn)，簽刊者定期對(duì)期刊進(jìn)行催缺，及時(shí)了解期刊的缺刊及?？闆r是十分必要的。

2.7 附件資源

附件是隨正刊贈(zèng)送的包括光盤(pán)、別冊(cè)、海報(bào)、廣告單等在內(nèi)的各種形式的資源，一些附件資源也具有重要的館藏價(jià)值。例如，《名作欣賞》會(huì)定期隨刊贈(zèng)送一本別冊(cè)，每本別冊(cè)介紹一位名家的作品，再有《海外英語(yǔ)》每期也都隨刊贈(zèng)送一張光盤(pán)。

在簽刊過(guò)程中，海報(bào)、廣告單這類(lèi)無(wú)收藏價(jià)值的附件，可以直接清理丟棄，但是對(duì)于有價(jià)值的附件資源，如光盤(pán)、別冊(cè)等，就必須全部保留，做進(jìn)一步的登記處理，并放于特定位置，供讀者檢索和閱覽。

3 做好期刊簽收工作的必要性

期刊簽收工作雖然只是所有期刊管理工作中的一個(gè)環(huán)節(jié)，但也是最重要、最基礎(chǔ)的一個(gè)環(huán)節(jié)，是做好其他期刊管理工作、確保圖書(shū)館期刊資源得到最充分利用的前提。期刊簽收過(guò)程中的一時(shí)疏忽，就有可能對(duì)期刊的催缺造成影響，使年底的下架裝訂工作出現(xiàn)差錯(cuò)，給圖書(shū)館的館藏資源帶來(lái)?yè)p失。

因此，簽刊者在工作中必須具備高度的責(zé)任感，在保證期刊簽收質(zhì)量的同時(shí)，要不斷增強(qiáng)自身業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，提高自身解決問(wèn)題的能力，把好期刊到館的第一關(guān)，從基礎(chǔ)上改進(jìn)圖書(shū)館的整個(gè)期刊管理工作，使圖書(shū)館的期刊資源更好地為廣大讀者提供最有價(jià)值的信息。

[1]俞以勤,郭旭,閔燕.匯文圖書(shū)館集成管理系統(tǒng)在現(xiàn)刊簽到中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代情報(bào),2003(8):132-133.

[2]韓一紅.連續(xù)出版物的簽收及糾錯(cuò)[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì),2014,24 (1):42-43.

[3]胡蓉.期刊簽收工作芻議[J].科技廣場(chǎng),2009(10):64-65.

[4]何平平.淺談期刊簽收存在的問(wèn)題[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì),2013(24): 122-123.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.05.114

G255.2

A

1673-0194（2015）05-0239-02

2014-12-22