余文

（四川省自貢市婦幼保健院,四川 自貢 643000）

當前醫(yī)院財務(wù)檔案管理的困境及改善建議

余文

（四川省自貢市婦幼保健院,四川 自貢 643000）

作為記錄醫(yī)院經(jīng)濟情況的最佳方式，醫(yī)院財務(wù)檔案在醫(yī)院的財務(wù)管理工作中起到了關(guān)鍵性的作用。但就目前的情況來看，由于我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，在醫(yī)院財務(wù)檔案的記錄過程當中不斷出現(xiàn)了一些新的問題。本文首先簡要地介紹了醫(yī)院財務(wù)檔案的重要作用，其次系統(tǒng)的闡述了當前醫(yī)院財務(wù)檔案管理的困境并提出了一些改善的建議。

醫(yī)院；財務(wù)檔案；管理；困境；改善

在我國科學技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，醫(yī)院各方面工作也取得了長足的進步。隨著醫(yī)院各項工作的不斷發(fā)展，所發(fā)生的經(jīng)濟活動也越來越多，傳統(tǒng)的“紙張”式財務(wù)檔案管理逐漸被淘汰，財務(wù)檔案的管理工作進入到了一個信息化的時代（計算機應(yīng)用）。但是，隨著財務(wù)檔案管理工作的不斷改革，相應(yīng)也出現(xiàn)了一系列問題，我們必須切實地解決好這些問題，才能夠真正地保證醫(yī)院財務(wù)檔案管理的質(zhì)量。

1 醫(yī)院財務(wù)檔案的重要作用

首先，它是檔案管理的立身之本。由于檔案是醫(yī)院財務(wù)管理工作的主要對象，因此只有做好了財務(wù)檔案管理工作，才能讓財務(wù)管理走上更加寬闊的發(fā)展之路。其次，它是醫(yī)院的成長日記。醫(yī)院的財務(wù)檔案能夠真實地記載醫(yī)院從成立到現(xiàn)在的成長過程，能夠?qū)⒁慌忠慌鷥?yōu)秀的醫(yī)務(wù)工作者的勞動成果記錄下來。我們不難看出，醫(yī)院財務(wù)檔案的管理工作就是圍繞著整個醫(yī)院為核心來進行的，它的發(fā)展不但為醫(yī)院各項工作的開展提供了必要的服務(wù)，也為整個醫(yī)院的成長起到了關(guān)鍵性的作用。

2 當前醫(yī)院財務(wù)檔案管理的困境

2.1 信息收集不規(guī)范，難以實現(xiàn)綜合利用

就當前的情況來看，我國很多醫(yī)院在財務(wù)檔案的收集環(huán)節(jié)中并沒有建立起一套相對便捷、相對規(guī)范的手段。在財務(wù)檔案管理的過程中，應(yīng)該根據(jù)財務(wù)檔案的不同性質(zhì)來由不同職能的部門進行收集管理。但是，目前很多醫(yī)院在財務(wù)檔案的收集上并不規(guī)范，具體表現(xiàn)在以下兩個方面：①一部分財務(wù)檔案存在著收集不全的現(xiàn)象，有的部門并沒有嚴格的按照相關(guān)的規(guī)定進行移交；②很多醫(yī)院的財務(wù)部門在日常的工作中并沒有對收集的財務(wù)檔案認真仔細地進行鑒別、細化，將所有內(nèi)容都進行了歸檔，而歸檔之后又不進行篩選、分類。同時，所收集的檔案內(nèi)容在價值性上極為混淆，這導致使用者根本無法正確判斷和選擇，極大地削減了檔案的利用價值[1]。這些現(xiàn)象必然會影響整個醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量。

2.2 管理制度不健全

目前，很多醫(yī)院由于財務(wù)檔案管理的制度還不夠健全，導致檔案收集率較低，且信息共享性也得不到充分的發(fā)揮。根據(jù)相關(guān)的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，我國大多數(shù)醫(yī)院都具有比較健全的管理制度，各級人員之間的權(quán)責也非常的明確。但是，對于財務(wù)檔案管理工作而言，還缺乏必要的管理制度。考核、職責等制度都處于一種混亂的狀況。在這樣的環(huán)境下，那些具有較高價值的財務(wù)資料與文件就會因為沒有得到及時的收集而出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，同時財務(wù)檔案本身應(yīng)有的共享性也得不到充分的體現(xiàn)，這就致使其不能夠真正地服務(wù)于醫(yī)院的各項管理工作。

2.3 缺乏專業(yè)的財務(wù)檔案管理人員

目前，很多醫(yī)院在對財務(wù)檔案進行管理的過程中并沒有有組織的專業(yè)人員。根據(jù)相關(guān)的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，很多醫(yī)院從事財務(wù)檔案管理工作的人員基本都是醫(yī)院的會計人員，或者是一些從臨床一線退下來的護理人員。這些人員顯然不具備專業(yè)的檔案管理知識，并不能較好地完成財務(wù)檔案的整理、存放工作，不符合檔案管理工作的基本要求。另外，由于處在如今這個信息化的時代，財務(wù)檔案的管理工作已經(jīng)發(fā)生了實質(zhì)性的變化，財務(wù)檔案管理工作中的若干環(huán)節(jié)都會利用到計算機來開展，而這些人員嚴重地缺乏計算機應(yīng)用技術(shù)，很難較好地利用計算機來進行檔案的管理，這嚴重地阻礙了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

3 醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作的改善意見

3.1 檔案收集必須規(guī)范化

要想真正地讓財務(wù)檔案管理工作得到有效的加強，做好財務(wù)檔案的收集工作必然是前提基礎(chǔ)。因此，我們必須將醫(yī)院的財務(wù)業(yè)務(wù)當作是主線來展開醫(yī)院財務(wù)檔案的收集工作。同時，各個崗位的財務(wù)人員必須明確自身的管理責任與內(nèi)容。制定出科學有效的檔案收集管理辦法，將所有具有保管價值的核算資料、會計事項記錄等進行全面地收集并裝訂成冊、立卷編號。在這其中盡量避免缺少與遺漏現(xiàn)象的出現(xiàn)。另外，在整理立卷的過程中，一旦發(fā)現(xiàn)缺少了資料，作為管理人員，應(yīng)該第一時間向相關(guān)當事人追回或者是采取一些必要的措施來進行補救。只有這樣，醫(yī)院財務(wù)檔案的收集工作才能夠得到規(guī)范化的開展。

3.2 建立完善的管理制度

管理制度的建立與完善是醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作能否有序進行的必要前提。因此，在日常的財務(wù)檔案管理工作中，我們必須讓相應(yīng)的管理人員有章可循，以此來減少將檔案隨處丟放的現(xiàn)象。在建立管理制度時，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī)并結(jié)合自身的實際情況來制定。只有在這樣的環(huán)境下，每一位管理人員在工作中才能夠有法可依，才能夠明確每一個管理人員的權(quán)利與職責，加強財務(wù)檔案管理工作的目標才能夠得到實質(zhì)性的進展。

3.3 強化培訓，提高管理人員素質(zhì)

作為財務(wù)檔案整理的第一責任人，會計人員對于財務(wù)檔案規(guī)范化管理的熟練程度將直接影響到整個財務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量。因此，應(yīng)該加強財務(wù)部門會計人員的相關(guān)培訓。首先，加強檔案管理、操作技能方面的培訓，使其對財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)知識、操作技能等能夠熟練地掌握。其次，定期或不定期地進行監(jiān)督、考核、評比等工作，并且讓財務(wù)檔案規(guī)范化內(nèi)容納入到醫(yī)院的日常管理工作當中，從而讓整個財務(wù)檔案管理的質(zhì)量得到實質(zhì)性的提高。

3.4 加強硬件建設(shè)

隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的財務(wù)檔案已經(jīng)逐漸地由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案發(fā)展到了如今的電子檔案、磁介質(zhì)檔案等。但是，在應(yīng)用過程中我們發(fā)現(xiàn)，電子系統(tǒng)數(shù)據(jù)很容易被修改，因此我們必須加強電子系統(tǒng)的安全保密措施。首先，應(yīng)該嚴格執(zhí)行計算機的授權(quán)與審批制度，建立起會計軟件多用戶、分權(quán)限的管理手段。其次，應(yīng)該及時地對相應(yīng)的數(shù)據(jù)進行備份、維護，以此來防范病毒侵害、惡意修改的現(xiàn)象，讓信息損失、失真的問題得到改善。再次，應(yīng)該充分利用磁盤、光盤、微縮交卷等介質(zhì)存儲會計報表、賬簿，并且對這些存儲介質(zhì)進行科學有效的編號，通過時間與內(nèi)容的標注來進行分門別類的管理，從而讓儲存的空間得到充分的壓縮，致使儲存的成本得到減少[2]。通過加強硬件建設(shè)，切實地保障整個醫(yī)院經(jīng)濟的正常運行、資產(chǎn)的安全完整。

4 結(jié)語

總之，在醫(yī)院的發(fā)展過程中，財務(wù)檔案的管理工作發(fā)揮著極其重要的作用。因此，醫(yī)院必須正視如今財務(wù)檔案管理工作中存在的問題與漏洞，并積極地尋找，通過科學有效的措施來進行改善。只有這樣，醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作的水平才能夠得到實質(zhì)性的提高。

[1]迪力努爾·吐爾遜.淺談醫(yī)院財務(wù)檔案管理的困境及措施[J].東方企業(yè)文化，2014（3）:302.

[2]黃美姣.關(guān)于加強醫(yī)院財務(wù)檔案管理的幾點思考[J].科技信息，2010（16）:349.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.05.031

R197.32

A

1673-0194（2015）05-0061-02

2014-12-22