葛 俊

（如東縣檔案局，江蘇如東，226400）

業(yè)務(wù)外包是各國(guó)普遍采用的一種管理方式。我國(guó)的檔案業(yè)務(wù)外包興起于20 世紀(jì)90年代。尤其是在國(guó)家檔案局2000年12月份出臺(tái)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中提出“加快檔案現(xiàn)代化進(jìn)程，加快現(xiàn)有檔案數(shù)字化進(jìn)程”［1］之后，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包得到不斷地發(fā)展。本文通過(guò)介紹檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的定義，著重分析目前外包在實(shí)踐中存在的問(wèn)題并提出相應(yīng)的對(duì)策。筆者希望通過(guò)撰寫(xiě)此文為我國(guó)外包檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)提供參考。

一、檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的概念界定

（一）檔案數(shù)字化、外包的概念界定

檔案數(shù)字化主要是指利用數(shù)據(jù)壓縮與數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、掃描技術(shù)等手段，將紙質(zhì)檔案等和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫(kù)的一種業(yè)務(wù)活動(dòng)。它是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作。經(jīng)過(guò)數(shù)字化轉(zhuǎn)換，生成的數(shù)字化的檔案信息可以很方便地滿足人們通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檢索、利用這些檔案信息的要 求。［2］所謂“外包”，即通過(guò)支付一定報(bào)酬，把數(shù)字化加工所包含的軟件開(kāi)發(fā)、檔案整理、破損修裱、數(shù)據(jù)著錄、數(shù)字化轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)備份等技術(shù)方面的任務(wù)，委托給一些專業(yè)公司來(lái)操作的一種工作方式。由于數(shù)字化需要專業(yè)人員、設(shè)備等各種條件，為了解決檔案信息數(shù)字化難題、有效利用外部資源，提高效率，很多檔案館、檔案室等越來(lái)越多地將部分?jǐn)?shù)字化業(yè)務(wù)外包給一個(gè)或多個(gè)專門(mén)的公司去完成。

（二）檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的概念界定

鑒于目前學(xué)界尚無(wú)對(duì)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的統(tǒng)一定義，筆者嘗試將檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包界定為以各級(jí)各類的檔案館、檔案室等為主體，為了獲得專業(yè)高效的檔案數(shù)字化服務(wù)，通過(guò)與外包承接公司訂立服務(wù)合同并嚴(yán)格執(zhí)行過(guò)程監(jiān)管，將本機(jī)構(gòu)非核心的檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)，有限度地委托給可以提供數(shù)字化專業(yè)服務(wù)的外包公司來(lái)完成的一種工作分工方式。外包作為能夠提供專業(yè)和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，降低檔案部門(mén)的人力投入和生產(chǎn)成本的工作模式，是未來(lái)發(fā)展的大趨勢(shì)，有著其特有的積極作用，然而在實(shí)際的操作過(guò)程中，也存在著諸多的問(wèn)題亟待解決。

二、檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包實(shí)踐中的問(wèn)題

（一）從社會(huì)政策層面來(lái)看

1.檔案數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)缺乏統(tǒng)一的制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案數(shù)字化外包服務(wù)起步較晚，但發(fā)展迅速，在國(guó)家層面上還沒(méi)有出臺(tái)與其發(fā)展相適應(yīng)的一套規(guī)章制度。如成立檔案數(shù)字化專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)需要什么樣的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，包括人員構(gòu)成、軟硬件指標(biāo)等系列內(nèi)容。服務(wù)過(guò)程中也沒(méi)有制定統(tǒng)一的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，容易導(dǎo)致在檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包過(guò)程中出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題。

2.檔案數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)缺乏管理協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。在檔案數(shù)字化外包服務(wù)領(lǐng)域，尚沒(méi)有一個(gè)可以從較高層面進(jìn)行組織協(xié)調(diào)的管理協(xié)會(huì)，雨后春筍般的檔案數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)基本處于分散狀態(tài)，沒(méi)有進(jìn)行資源整合，也沒(méi)有一整套行業(yè)操作及管理標(biāo)準(zhǔn)。

（二）從檔案部門(mén)自身來(lái)看

如東縣檔案局（館）數(shù)字化加工中心工作場(chǎng)景

1.對(duì)檔案人員工作技能的提高產(chǎn)生一定影響。檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包之后，一方面，檔案部門(mén)容易忽視檔案人員在數(shù)字化方面專業(yè)技能的提高，在選人時(shí)忽略了對(duì)數(shù)字化方面專業(yè)人才的引進(jìn)。另一方面，對(duì)于檔案從業(yè)人員來(lái)說(shuō)，數(shù)字化過(guò)程中實(shí)踐的缺失導(dǎo)致其無(wú)法深入了解并學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)，助長(zhǎng)了檔案人員疏于業(yè)務(wù)，能少干就少干的惰性，影響檔案工作的創(chuàng)新。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，阻礙了檔案工作人員的進(jìn)步和檔案隊(duì)伍的整體建設(shè)，不利于檔案工作的有效進(jìn)行和縱深發(fā)展。

2.對(duì)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包范圍難以準(zhǔn)確劃定。雖然全文數(shù)字化是未來(lái)檔案館（室）的發(fā)展趨勢(shì)，但是由于經(jīng)費(fèi)、人員等多種因素的限制，在數(shù)字化過(guò)程中也需要?jiǎng)澏ㄏ群蟠涡?，另外還要綜合考慮檔案密級(jí)程度、是否公開(kāi)等系列問(wèn)題。目前國(guó)內(nèi)尚無(wú)有關(guān)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包范圍所制定的詳細(xì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，劃定方面還存在著一定的隨意性。

3. 檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包存在安全風(fēng)險(xiǎn)。

（1）檔案實(shí)體安全風(fēng)險(xiǎn)。其一，檔案數(shù)字化過(guò)程中，需要將檔案實(shí)體移出庫(kù)，這個(gè)過(guò)程如果沒(méi)有履行交接手續(xù)或未及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，容易導(dǎo)致檔案交接不清、順序混亂的風(fēng)險(xiǎn)，甚至造成檔案丟失。其二，檔案數(shù)字化掃描過(guò)程中需要對(duì)檔案進(jìn)行拆分、裝訂及其重新編頁(yè)等工作，市場(chǎng)化運(yùn)作后，外包公司人員一般以計(jì)件為獲得報(bào)酬多寡的方式，且沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，因此追求速度最大化，而非質(zhì)量最好，在此過(guò)程中容易對(duì)檔案實(shí)體形成一定的破壞，尤其是一些年代久遠(yuǎn)的珍貴檔案。

（2）檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)。在數(shù)字化業(yè)務(wù)外包過(guò)程中要做到絕對(duì)的檔案信息安全很難，究其原因也是多方面的：第一，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包范圍難確定性可能導(dǎo)致不可開(kāi)放檔案流入外包公司，在數(shù)字化加工過(guò)程中泄密的風(fēng)險(xiǎn)。第二，在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中，涉及到檔案鑒定、整理、著錄、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、校對(duì)、還原入庫(kù)等各項(xiàng)環(huán)節(jié)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的疏漏都可能引發(fā)檔案的安全保密風(fēng)險(xiǎn)。第三，大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子檔案的易復(fù)制性也容易造成重要檔案信息泄漏。此外，外包服務(wù)完成后不及時(shí)清理掉已數(shù)字化的檔案信息也會(huì)導(dǎo)致信息外泄。

4.信息技術(shù)的不對(duì)稱性導(dǎo)致質(zhì)量評(píng)估難題。檔案信息數(shù)字化是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)，外包之后，數(shù)字化的質(zhì)量由外包公司自我控制，檔案部門(mén)目前主要集中在驗(yàn)收階段對(duì)質(zhì)量進(jìn)行集中檢查。但是在人員不足，技術(shù)不專，數(shù)據(jù)量又較大的情況下，不可能對(duì)已數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行一一校對(duì)，只能抽檢，這就很難對(duì)外包的質(zhì)量進(jìn)行詳細(xì)、嚴(yán)格的驗(yàn)收。從另一個(gè)層面來(lái)講，即使檔案部門(mén)配備足夠的人員進(jìn)行驗(yàn)收，由于雙方所處地位不同而帶來(lái)的專業(yè)技能與信息的不對(duì)稱，同樣也有可能會(huì)造成數(shù)字化業(yè)務(wù)的質(zhì)量打折扣。

5.后續(xù)的維護(hù)工作增加了數(shù)字化業(yè)務(wù)外包成本的不確定性。很多學(xué)者認(rèn)為檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包是節(jié)約開(kāi)支、提高工作效率的有效手段，但目前的研究中也沒(méi)有詳細(xì)的成本測(cè)算案例，或者有明確的數(shù)據(jù)表明外包確實(shí)達(dá)到這種成效。尤其是沒(méi)有將后續(xù)的維護(hù)工作考慮在內(nèi)。外包服務(wù)公司是以追求盈利最大化為目的，檔案部門(mén)很難對(duì)外包公司的行為進(jìn)行控制，加之信息的不對(duì)稱導(dǎo)致有關(guān)工作在外包合同中未予說(shuō)明以及難以預(yù)測(cè)的變更，可能會(huì)帶來(lái)潛在成本的增加。此外，在檔案數(shù)字化外包過(guò)程中，本機(jī)構(gòu)的檔案人員無(wú)法直接深入地接觸到核心技術(shù)，所以很難獨(dú)立開(kāi)展維護(hù)與更新的工作，其潛在成本增加的可能性增大。

（三）從數(shù)字化外包服務(wù)公司來(lái)看

1.檔案數(shù)字化服務(wù)公司發(fā)展不完善。一方面，檔案數(shù)字化服務(wù)公司在我國(guó)起步比較晚，目前一般都是規(guī)模較小的公司來(lái)承接服務(wù)，與國(guó)外起步早的商業(yè)文件中心相比還有相當(dāng)大的距離。在服務(wù)方面還沒(méi)有形成配套的體系，很難系統(tǒng)地提供檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的建立、檔案管理軟件開(kāi)發(fā)、檔案網(wǎng)站建設(shè)等各方面的服務(wù)，服務(wù)領(lǐng)域比較局限，銜接度不夠。如提供檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的公司可能沒(méi)有能力提供檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)方面的服務(wù)，這就容易導(dǎo)致在數(shù)字化過(guò)程中出現(xiàn)與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的不匹配，掛接檔案數(shù)據(jù)時(shí)出現(xiàn)各種漏洞和問(wèn)題。另一方面，檔案數(shù)字化服務(wù)公司的內(nèi)部管理松散，沒(méi)有一套完備的管理制度和完善的過(guò)程管理。

2.檔案數(shù)字化服務(wù)公司的員工綜合素質(zhì)不高，人員流動(dòng)性大。檔案數(shù)字化過(guò)程中對(duì)服務(wù)人員的需求量大，外包公司為了節(jié)約開(kāi)支，一般傾向于招聘綜合素質(zhì)不高、薪資待遇需求較低的工作人員，且又沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范的培訓(xùn)，這就容易造成檔案數(shù)字化工作人員流動(dòng)較大，不利于保護(hù)檔案信息內(nèi)容安全。

三、應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包實(shí)踐問(wèn)題的對(duì)策建議

（一）宏觀層面

1.從國(guó)家層面建立配套的法律法規(guī)，規(guī)范檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包領(lǐng)域。制定制度的過(guò)程中既要嚴(yán)格把控準(zhǔn)入制度和監(jiān)管制度，又要保證其提供高質(zhì)量的服務(wù)。制度中要涉及到檔案數(shù)字化專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)需要什么樣的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，包括人員構(gòu)成、軟硬件指標(biāo)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等系列內(nèi)容。此外，還要有外包業(yè)務(wù)完成后的維護(hù)等內(nèi)容。

2.建立檔案數(shù)字化外包服務(wù)協(xié)會(huì)。成立協(xié)會(huì)的目的是要整合各地分散的資源，較高層次地統(tǒng)籌并完善行業(yè)操作及管理標(biāo)準(zhǔn)，形成一整套服務(wù)體系。

（二）中觀層面

1.設(shè)置單位內(nèi)部檔案信息化科室。雖然目前我國(guó)要求各地檔案館（室）成立信息化科室，但是一些縣域檔案館（室）由于人員與經(jīng)費(fèi)等問(wèn)題，導(dǎo)致沒(méi)有信息科，在數(shù)字化過(guò)程中對(duì)外包服務(wù)公司的依賴性很強(qiáng)，且忽視了對(duì)數(shù)字化技術(shù)的重視，對(duì)外包服務(wù)過(guò)程監(jiān)管缺失。要明確成立信息科，信息科人員要積極地學(xué)習(xí)掌握數(shù)字化技術(shù)，同時(shí)制定嚴(yán)格的監(jiān)管制度，實(shí)現(xiàn)全程管理，以減少由于信息不對(duì)稱所形成的風(fēng)險(xiǎn)。

2.優(yōu)選外包服務(wù)公司。檔案部門(mén)需要通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)的方式，比如通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)發(fā)布自己準(zhǔn)備將檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的信息，內(nèi)容應(yīng)明確、具體，如案卷的數(shù)量、類別，還要把外包方所需條件、資質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)等寫(xiě)清楚［3］。同時(shí)也要明確投標(biāo)單位的資質(zhì)，包括公司資源、技術(shù)實(shí)力、人員配備、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)能力、服務(wù)口碑等，從而選出綜合實(shí)力雄厚，擁有專業(yè)加工背景的外包公司。

3.根據(jù)外包范圍動(dòng)態(tài)選擇外包模式。檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)外包模式按照不同的劃分方法可以劃分為不同的模式。按管理方式分為直接管理模式和間接管理模式；按檔案機(jī)構(gòu)參與外包工作的方式分為獨(dú)立式模式和合作式模式；按加工地點(diǎn)分為到館加工模式和外送加工模式。在管理方式上，筆者建議動(dòng)態(tài)選擇管理模式。首先需要將檔案數(shù)字化外包范圍進(jìn)行劃分，區(qū)分好保密文件與公開(kāi)文件、珍貴檔案與一般性檔案，涉及到重要的文件、本單位的內(nèi)部文件、不公開(kāi)文件、珍貴檔案等，要采用直接管理模式，全程參與管理，傾向于合作式模式。涉及到一般性的可公開(kāi)的文件檔案則可以采用間接管理模式，傾向于獨(dú)立式模式。在加工地點(diǎn)的選擇上，筆者則毫無(wú)疑問(wèn)地建議采用到館加工模式，這也是目前的主流模式。到館加工模式一是有利于檔案信息的保密，有效保障檔案信息的安全；二是檔案部門(mén)可以方便地對(duì)外包過(guò)程進(jìn)行指導(dǎo)與管理。

4.訂立完善嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉I(yè)務(wù)合同，確立驗(yàn)收評(píng)估體系。與外包公司簽訂完善的業(yè)務(wù)合同，包括外包模式、工作內(nèi)容、質(zhì)量要求、人員培訓(xùn)、服務(wù)報(bào)酬、責(zé)任劃定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、違約后果、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、保密協(xié)定、后續(xù)服務(wù)等。當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，外包公司需提供聯(lián)系方式、技術(shù)支持服務(wù)，全方位響應(yīng)需求；服務(wù)完成后提供一定時(shí)期的免費(fèi)維護(hù)，免費(fèi)期滿后的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等服務(wù)事項(xiàng)，由此加強(qiáng)對(duì)后續(xù)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)控制。同時(shí)在質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)要確立完善的評(píng)估體系。由于服務(wù)完工后一并驗(yàn)收存在人員不足、時(shí)間緊、信息不對(duì)稱、工作量大等諸多因素，因此在驗(yàn)收環(huán)節(jié)可以分階段進(jìn)行。如掃描完一個(gè)全宗或者一個(gè)年度就安排專人進(jìn)行檢查，包括檔案掃描質(zhì)量與數(shù)量。質(zhì)量驗(yàn)收主要有圖像處理、檔案著錄、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)校對(duì)、光盤(pán)刻錄、檔案還原等。數(shù)量驗(yàn)收上要注意是否存在遺漏或是重復(fù)。［4］驗(yàn)收過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋給外包公司調(diào)整糾正，待外包工作全部收工后再進(jìn)行統(tǒng)一的全方位復(fù)檢。

（三）微觀層面

1.加強(qiáng)人員培訓(xùn)。這種培訓(xùn)是雙向的：一方面，檔案館（室）相關(guān)工作人員要積極學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化的相關(guān)內(nèi)容、操作流程、所需的技術(shù)等，這個(gè)可以通過(guò)參加數(shù)字化方面的培訓(xùn)班以及外包公司對(duì)其內(nèi)部員工的培訓(xùn)與指導(dǎo)來(lái)實(shí)現(xiàn)，從而更加有效地對(duì)檔案外包進(jìn)行管理和風(fēng)險(xiǎn)控制；另一方面，檔案館（室）要在外包工作未正式開(kāi)始前，組織外包公司員工學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《檔案著錄規(guī)則》《歸檔文件整理規(guī)則》《文書(shū)檔案案卷格式》等法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)操作人員進(jìn)行上崗前培訓(xùn)，并在工作中嚴(yán)格執(zhí)行，確保制定數(shù)字化工作方案、檔案出庫(kù)、整理分件、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、檔案還原入庫(kù)、數(shù)據(jù)備份、成果驗(yàn)收移交等整個(gè)數(shù)字化加工流程的實(shí)施，都有章可循，規(guī)范操作。同時(shí)，針對(duì)工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題、存在的不足之處，要定期協(xié)商交流和培訓(xùn)，努力使外包方工作人員的技能水平與外包方工作人員的檔案安全保護(hù)意識(shí)得以不斷提高，從而保證數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的順利進(jìn)行以及檔案實(shí)體和數(shù)據(jù)的安全。

2.建立完善的過(guò)程管理。在2012年全國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)推進(jìn)會(huì)上，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)指出：檔案實(shí)體安全，要以嚴(yán)格清點(diǎn)、全程錄像監(jiān)控、輕拿輕放、嚴(yán)禁把檔案帶出工作場(chǎng)所等手段，確保數(shù)字化過(guò)程中檔案一件不丟、一件不壞、一件不亂。所以要建立完善的過(guò)程管理，強(qiáng)化對(duì)數(shù)字化加工現(xiàn)場(chǎng)的管理，安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)及防火、防水設(shè)備；配備門(mén)禁系統(tǒng)，禁止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入加工場(chǎng)所；配備專業(yè)的檔案柜，用于檔案的臨時(shí)存放；采用技術(shù)手段，對(duì)USB 等外接接口實(shí)施禁用；操作人員的手機(jī)、相機(jī)、U 盤(pán)等設(shè)備不準(zhǔn)帶入加工場(chǎng)所；涉及檔案交接的環(huán)節(jié)均由專人負(fù)責(zé)辦理交接手續(xù)；對(duì)檔案數(shù)字化成果交接過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督。

3.簽訂保密協(xié)議。根據(jù)《保密法》《檔案法》的有關(guān)要求，與外包公司及參與服務(wù)的所有人員分別簽訂保密協(xié)議，外包服務(wù)完成后，有信息留存的設(shè)備和存儲(chǔ)器都要清除信息并作安全技術(shù)處理，不得私自保留，使檔案安全和外包工程質(zhì)量受到法律保護(hù)。

總而言之，檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化外包是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，對(duì)于提高檔案數(shù)字化效率具有促進(jìn)作用。但是在選擇外包手段的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)做好充分的準(zhǔn)備，加強(qiáng)過(guò)程管理和風(fēng)險(xiǎn)控制，有效規(guī)避外包過(guò)程潛在問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)社會(huì)資源的有效配置，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。

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