李峰

摘 要：房產檔案管理是房產管理的基礎和核心。近幾年，為遏制部分城市房價的過快上漲，國務院出臺了一系列調控政策。新政給房地產市場帶來了沖擊，也引發(fā)了檔案工作者對房地產權屬檔案管理的新思考。怎樣使房地產權屬檔案的管理更加規(guī)范，增強新政的執(zhí)行力度，使檔案工作更好地服務于社會，成為檔案人面臨的新課題。

文章編號：1674-3520（2015）-02-00-01

一、房地產權屬檔案管理存在的主要問題

房地產權屬檔案是房屋產權權屬信息的重要載體，涉及房產登記、產權交易、法律糾紛、舊城改造等諸多方面，與人們的生活息息相關，其重要程度不言而喻。由于房地產權屬管理信息量大、變動關系復雜，這就使得房地產權屬檔案的數(shù)量大、跨度大，存在的問題也較為突出。

（一）對于房地產權屬檔案的管理，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范性文件

1、現(xiàn)行文件過于籠統(tǒng)，缺乏操作性。隨著房地產業(yè)和住房商品化的迅猛發(fā)展，房地產權屬檔案變得越來越重要，檔案數(shù)量也越來越多，單靠傳統(tǒng)的管理方式和管理手段已遠遠不能適應新形勢發(fā)展的需要。利用現(xiàn)代化技術設備、服務手段和科學的管理方法，實現(xiàn)房地產權屬檔案管理現(xiàn)代化已是必然趨勢。而標準化是現(xiàn)代化的基礎，在房地產權屬檔案管理工作中推行標準化，是房地產權屬檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的首要前提，也是做好房地產權屬檔案管理工作的必要條件。

2、保管期限不明確，致使檔案庫房緊張。《城市房地產權屬檔案管理辦法》規(guī)定：房地產權屬檔案應以丘為單元建檔，以房地產權利人為全宗立卷。但在實際工作中是以房號為單元建檔，將權利人的所有權登記檔案、所有權轉移登記檔案、他項權登記檔案、他項權注銷登記檔案都集中在一起，合并組成一卷。由于房地產權屬檔案保管期限的不明確，無法開展鑒定、銷毀工作。如他項權注銷登記、拆遷房屋注銷登記、房改房注銷登記等利用率不高的注銷檔案材料也會占用一定的空間。

（二）房地產權屬檔案管理專用軟件功能不完善，不能滿足實際工作需要

從2006年起，我市逐步推行房屋買賣網簽工作，即將各種不同類型的房屋登記業(yè)務內容上傳到我市權屬交易網。我市權屬交易網搭建了一個覆蓋全市房屋信息的平臺，為有效執(zhí)行國務院房地產新政，抑制炒房行為，嚴格控制二套房貸款等政策提供了可靠的信息源。目前，通過產權人姓名、產權人身份證號、坐落等條件均可到權屬交易網查詢到相關的信息，但是我市權屬交易網只是符合權屬登記流程的一個系統(tǒng)，與各區(qū)縣的房地產權屬檔案實體管理缺乏關聯(lián)，不能作為房地產權屬檔案管理專用軟件。因此，加強房地產權屬檔案數(shù)字化工作十分必要。

在提高房地產權屬檔案數(shù)字化水平的工作中需要注意兩個問題：一是房地產權屬紙質檔案和電子檔案內容要一致。由于房地產權屬檔案形成后，房產的買賣、贈與、交換、繼承與遺贈、分割與合并等變更不斷發(fā)生，房屋拆除、翻新、擴建等變更日趨頻繁，房屋的抵押、查封等產權受限制的情況不斷形成，因而房地產權屬檔案處于不斷的轉移和變更之中，具有極強的動態(tài)性。而房地產權屬檔案則要隨產權人變化而變化，隨房屋現(xiàn)狀變更而變更。二是檔案管理軟件要統(tǒng)一，不能因業(yè)務不同而使用不同的管理軟件。由于歷史原因，不同業(yè)務往往由不同的部門負責，這就造成在房地產權屬檔案數(shù)字化初期各部門使用了不同的檔案管理軟件，致使在實際工作中存在著檔案數(shù)據存儲分散、查詢繁瑣、數(shù)據易丟失等問題。因此，研發(fā)適合房地產權屬檔案管理的專用軟件，提高房地產權屬檔案數(shù)字化管理水平，勢在必行。

二、加強房地產權屬檔案管理的措施

（一）有關部門盡快制定統(tǒng)一的、科學的、切實可行的房地產權屬檔案管理規(guī)范

目前，針對房地產權屬檔案管理工作可參照執(zhí)行的國家標準、規(guī)范不多，我們同行同系統(tǒng)之間也有類似的困惑。一方面我們要加強學習和研究，結合實際工作不斷創(chuàng)新；另一方面，相關的行政主管部門應積極協(xié)調有關部門盡快制定出房地產權屬檔案管理實施辦法，并出臺操作性強的相關標準、規(guī)范。規(guī)范應包括具體每項業(yè)務所需文件的歸檔范圍、文件材料的具體規(guī)格、保管期限、鑒定銷毀制度等內容，以便于檔案工作人員在實際工作中參照執(zhí)行，在接收檔案時有據可查，確保房地產權屬檔案收集齊全、整理規(guī)范。對于不符合要求的檔案能夠及時發(fā)現(xiàn)問題、糾正錯誤，避免在檔案利用環(huán)節(jié)中產生不必要的糾紛。

（二）完善并推行房地產權屬檔案管理專用軟件

根據房地產權屬檔案管理工作需要，按照檔案管理相關要求，研發(fā)出符合房地產權屬檔案管理工作需求的檔案管理專用軟件，成為現(xiàn)實工作中較為迫切的一項工作。房地產權屬檔案管理專用軟件必須實現(xiàn)系統(tǒng)內同一卷檔案中所包含的檔案材料的統(tǒng)一，并且根據檔案中任一信息記錄可找到該案卷，查看到該卷全部的業(yè)務過程，達到檔案管理專用軟件中的數(shù)據與紙質檔案內容完全統(tǒng)一。比如利用者只提供了產權人姓名、產權人身份證號、房屋坐落、產權證號、房地產權屬檔案號等主要信息中的一條簡單信息就可以查找出所需的全部信息內容。

（三）加強對房地產權屬檔案管理人員的培訓工作

數(shù)字化房產檔案管理是一項跨學科、專業(yè)性、技術性較強的工作。從長遠來看，只懂得計算機技術和紙質等載體檔案管理知識的人無法勝任此項工作。因此，建設一支以管理型人才為基礎，以復合型人才為重點的人才隊伍，是建立檔案數(shù)字化至關重要的關鍵，如檔案收集、處理與數(shù)據庫加工人才；信息技術與計算機系統(tǒng)和網絡設計與開發(fā)人才。數(shù)字化房產檔案管理人才應具備有較全面的知識結構以及敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強的信息能力，以適應數(shù)字檔案建設和正常運行。

總之，房地產權屬檔案是全社會的財富，它與人們的生活密切相關，而房地產權屬檔案作為房屋的“身份證”，其唯一性、憑證性、公正性在房地產行政管理、司法協(xié)助、產權交易等工作中發(fā)揮著不可替代的重要作用，對穩(wěn)定房地產市場，保護老百姓的合法權益起著關鍵性作用。加強專業(yè)人才的培養(yǎng)和培訓工作，使房地產權屬檔案管理有法可依、有章可循，為百姓提供更加便捷、高效的檔案服務，促進經濟社會的快速發(fā)展。