韓銳

摘 要：本文主要針對現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展與應(yīng)用進(jìn)行探討，旨在不斷加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的資源信息共享，從而提高企業(yè)檔案管理的工作水平，助推企業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)信息化；管理應(yīng)用；

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-02-00-01

企業(yè)檔案管理的信息化給企業(yè)帶來極大的便利，同時(shí)也有很大的安全隱患，做好檔案資料的正確管理與開發(fā)，可以給企業(yè)帶來極大的便利。企業(yè)的檔案資料信息化可以以很多的載體形式出現(xiàn)，如多媒體等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)資源的即時(shí)共享性。

一、企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展條件

（一）計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用為企業(yè)檔案信息化管理提供了客觀條件，

現(xiàn)代企業(yè)已將網(wǎng)絡(luò)引入到檔案信息管理當(dāng)中，在傳統(tǒng)的檔案管理方式基礎(chǔ)上使用計(jì)算機(jī)將所屬區(qū)域以內(nèi)的數(shù)個(gè)檔案管理實(shí)體進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，并納進(jìn)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行組織和加工，最后轉(zhuǎn)化成為數(shù)據(jù)檔案信息，此舉強(qiáng)調(diào)檔案信息資源的系統(tǒng)化管理，達(dá)到了使檔案數(shù)據(jù)一體化的管理體系，企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化是現(xiàn)代檔案管理的新開端，其資源原始與共享的特點(diǎn)使檔案管理跨入了數(shù)字化的時(shí)代。

（二）企業(yè)檔案管理的弊端迫切要求檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)

企業(yè)電子版的檔案依賴計(jì)算機(jī)才能夠保存，有特殊性，所以不足之處仍然存在，檔案在被錄入計(jì)算機(jī)后就成為數(shù)字信息，并可以從這個(gè)載體傳到另一個(gè)載體，這個(gè)過程中就會(huì)有丟失或者損害的可能，另外計(jì)算機(jī)中硬件出現(xiàn)毛病的時(shí)候還會(huì)導(dǎo)致內(nèi)容亂碼，查閱者就無法獲知內(nèi)容，電子版很容易受外界因素影響，影響檔案的保存，因此，企業(yè)必須要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化管理和應(yīng)用的措施

（一）企業(yè)應(yīng)提高檔案保護(hù)意識

企業(yè)重要的信息資源就是檔案，其價(jià)值用金錢無法估量，在檔案的建立中企業(yè)會(huì)投入大量的人力、物力和財(cái)力，作為科技產(chǎn)物，企業(yè)必須要學(xué)會(huì)用相應(yīng)的法律對所有的檔案進(jìn)行保護(hù)，當(dāng)檔案的信息被企業(yè)在交流中使用時(shí)，要同參與者簽署不允許將檔案中信息私自外泄或用于個(gè)人或商業(yè)活動(dòng)等相關(guān)的協(xié)議，對于檔案企業(yè)要加強(qiáng)重視的程度，不要將自認(rèn)為不重要的任何信息隨意上傳至網(wǎng)絡(luò)，不可讓他人免費(fèi)下載，更不能將檔案中的部分或全部內(nèi)容發(fā)放給他人閱讀，企業(yè)形成對自身檔案知識產(chǎn)權(quán)的維護(hù)意識特別重要，因?yàn)樾畔①Y源若丟失或者被盜用，將造成不可挽回的損失。

（二）強(qiáng)化企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)軟件管理

信息化的處理工作需要用到計(jì)算機(jī)，這是企業(yè)信息化的資料管理必不可少的設(shè)備。除了計(jì)算機(jī)之外，還需要計(jì)算機(jī)的配套輔助工具，寬帶設(shè)備的接入，路由器的使用，計(jì)算機(jī)的防護(hù)，可移動(dòng)的硬盤等。做好這些接下來要做的就是要建設(shè)專門適用于企業(yè)內(nèi)部資料管理的軟件系統(tǒng)，這需要專業(yè)的人員進(jìn)行軟件的設(shè)計(jì)與開發(fā)。系統(tǒng)軟件要結(jié)合企業(yè)的內(nèi)部情況，分析明確后再進(jìn)行相關(guān)的設(shè)計(jì)與開發(fā)，這樣才能更好的應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部。不是所有的企業(yè)管理軟件都適用于每個(gè)企業(yè)，這需要根據(jù)企業(yè)的文化背景以及相應(yīng)的需求，讓設(shè)計(jì)的軟件能夠更好的應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部的文件管理工作，做到物盡其用，不浪費(fèi)也不會(huì)太狹小，適合的就是最好的。完成好的設(shè)備需要有專業(yè)的人員進(jìn)行及時(shí)的修改，逐漸與企業(yè)的工作模式相吻合，這需要一個(gè)過程，同時(shí)需要專業(yè)的人員進(jìn)行適時(shí)的更正工作。

（三）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息安全建設(shè)

企業(yè)檔案管理信息的安全一直是檔案管理工作重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容，為了加強(qiáng)企業(yè)檔案信息安全建設(shè)，企業(yè)應(yīng)該加大安全投入，促進(jìn)檔案安全建設(shè)。首先，要在計(jì)算機(jī)當(dāng)中安裝網(wǎng)絡(luò)安全防火墻以及相關(guān)的殺毒軟件，并且要定期的對病毒庫進(jìn)行更新，保證計(jì)算機(jī)可以實(shí)時(shí)的掌握最新的病毒信息。其次要嚴(yán)格的控制操作人員的使用，不允許使用計(jì)算機(jī)去做一切與工作無關(guān)的事情，例如上網(wǎng)頁、看電影、下載軟件等等。其次，對于計(jì)算機(jī)發(fā)生故障以及檔案的亂碼情況要有專門的技術(shù)人員進(jìn)行維修，不要隨意使用外聘人員。除此之外還要對計(jì)算機(jī)進(jìn)行口令密碼設(shè)置以及檔案信息存檔系統(tǒng)的密碼設(shè)置，防止有蓄謀不軌的人員進(jìn)入系統(tǒng)而造成檔案內(nèi)容被外傳。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化工作的現(xiàn)實(shí)意義

（一）實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理有利于提高檔案管理工作效率

在企業(yè)檔案管理的過程中，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以通過掃描、攝像、錄影等多媒體設(shè)備將資料讀取下來，進(jìn)行信息化的保存，極大地改善了傳統(tǒng)檔案管理工作中查詢不利的狀況。同時(shí)，對于電子版的檔案資料，企業(yè)內(nèi)部通過電腦就可以對自己所需的資料進(jìn)行翻閱與查找，及時(shí)的找出自己所需的資料。這極大地便利了檔案查詢工作的進(jìn)行。

（二）促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化有利于檔案信息的修改和維護(hù)

企業(yè)內(nèi)部的資料不是一成不變的，經(jīng)常需要進(jìn)行不斷地修改與補(bǔ)充。但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)版本的資料修改極為不方便，檔案資料網(wǎng)絡(luò)信息化及時(shí)改變這一弊端，不同部門之間對于自己所需要的資料可以及時(shí)的翻閱，對于不正確或者需要修改的地方也能夠及時(shí)的修改與補(bǔ)充。這些都不影響其他人的及時(shí)查閱，也便于每個(gè)人都根據(jù)新的修改資料進(jìn)行工作，這是信息化的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備帶來的極大的好處。

（三）實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化有利于促進(jìn)資源共享

在企業(yè)檔案管理工作中，經(jīng)常出現(xiàn)去檔案室調(diào)閱資料的時(shí)候正好被別人借走的情況，不能進(jìn)行資料的共享與共同查看。信息化的管理模式改變了這一弊端，進(jìn)入企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，對自己多需要的資料進(jìn)行檢索即可查看，實(shí)現(xiàn)了資源的共享性以及共同查看，大大提高了企業(yè)內(nèi)部工作人員的工作效率。

四、小結(jié)

綜上所述，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該對檔案的信息化管理有一個(gè)熟知的認(rèn)知過程，并結(jié)合自身企業(yè)工作的實(shí)際情況進(jìn)行改革和創(chuàng)新，提高檔案管理工作的效率，同時(shí)，還應(yīng)該做好各項(xiàng)信息安全防護(hù)工作，保證檔案信息的安全性，從而促進(jìn)企業(yè)檔案館跟上企業(yè)發(fā)展步伐，為企業(yè)發(fā)展提供更多的便利。

參考文獻(xiàn)：

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