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        探析當(dāng)前提高檔案管理效率的對(duì)策

        2015-06-10 08:31:36張紅波
        卷宗 2015年5期
        關(guān)鍵詞:檔案管理效率問(wèn)題

        張紅波

        摘 要:當(dāng)今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)處于快速發(fā)展時(shí)期,檔案管理面臨前所未有的挑戰(zhàn);加強(qiáng)管理,提高工作人員素質(zhì),應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段等,是目前提高檔案管理效率的重要任務(wù)。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;效率;問(wèn)題;對(duì)策

        1 當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題

        目前我國(guó)檔案管理的水平普遍較低,主要存在的問(wèn)題如下:

        1、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前,我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍,但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要,特別是進(jìn)入21世紀(jì),熟悉檔案內(nèi)容,能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

        2、檔案管理不夠規(guī)范。目前,在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問(wèn)題,主要表現(xiàn)在:第一,檔號(hào)不規(guī)范。第二,案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

        3、檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前,傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門(mén)在手工檢索的途徑上做了大量的工作,編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象,誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

        4、在信息開(kāi)發(fā)和編研工作上也存在一些問(wèn)題。一些檔案部門(mén)為達(dá)標(biāo)升級(jí)應(yīng)付檢查隨便選幾個(gè)題人人都來(lái)編研使編研產(chǎn)品層次低質(zhì)量差實(shí)用性不大利用價(jià)值更小。有的選題雖好緊跟形勢(shì)但因編研時(shí)間過(guò)長(zhǎng)失去了時(shí)效性影響了作用的發(fā)揮。

        2 提高檔案管理效率的對(duì)策

        改觀目前檔案管理工作狀況,提高檔案管理效率,實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化是檔案管理工作的目標(biāo),我們還有很長(zhǎng)的路要走,首先我們要注意的問(wèn)題解決的問(wèn)題主要有:

        1、提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)提高檔案工作者素質(zhì),是加速檔案科技進(jìn)步,推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān),注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí),有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí),加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期,新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成,這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí),拓寬視野,了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài),提高自身素質(zhì),運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作,實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實(shí)有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

        2、調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性檔案界長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的工作方式,傳統(tǒng)而落后的工作方法,談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場(chǎng),服務(wù)于社會(huì)和企業(yè),而服務(wù)的落伍,必將使檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。因此,應(yīng)努力使檔案部門(mén)從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者,形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案工作理念。

        (1)增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制,改變?cè)跈n案部門(mén)實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象,積極推行全員聘任合同制,對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗,真正做到優(yōu)勝劣汰,能者上庸者下,從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān),從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力,最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力,使檔案工作出現(xiàn)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開(kāi)拓創(chuàng)新的新局面。

        (2)更新觀念,實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。有時(shí)搞檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性,這是因?yàn)樗麄円郧凹兇鉃榱斯ぷ鞫ぷ?,忽視了總結(jié)自己對(duì)社會(huì)的影響。這要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作,使人們特別是檔案人員對(duì)工作有積極的認(rèn)識(shí)。使檔案人員積極進(jìn)取,對(duì)自己的各方面都做出相應(yīng)的調(diào)整和重新定位,一改過(guò)去收攤看點(diǎn),倉(cāng)庫(kù)保管員的現(xiàn)象,在埋頭苦干的同時(shí),多一些敏感和睿智,有為才能有位,使檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

        3、檔案的現(xiàn)代化要與企業(yè)的信息化同步企業(yè)檔案必須適應(yīng)信息化要求,把電子文件妥善保管起來(lái)。信息化的迫切要求及飛速發(fā)展,對(duì)檔案部門(mén)提出了更高的要求和一些亟待解決的問(wèn)題。當(dāng)前,在企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中,也有檔案部門(mén)不了解、不懂的東西,特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等。在這種情況下,檔案部門(mén)要知難而上,積極參與企業(yè)信息化建設(shè),使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個(gè)重要組成部分。檔案人員要邊干邊學(xué),在管理的過(guò)程中學(xué)習(xí)和掌握信息化的有關(guān)知識(shí),使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機(jī)結(jié)合,同步發(fā)展。

        具體地說(shuō),檔案信息電子化的作用主要有以下幾個(gè)方面:

        (1)可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能,提高利用率。目前,大多數(shù)基層檔案館(室)對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一,開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單,有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存,利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi),使現(xiàn)代化設(shè)備不能物盡其用。

        (2)縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間,提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是:選題-選材-編輯-出版,這條“慢工出細(xì)活”的工作方式,即從文件資料形成到開(kāi)發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng),往往造成信息失效,嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化,編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案,利用電腦的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文獻(xiàn)。

        (3)檔案信息電子化,可一次投入,多次產(chǎn)出,可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。出版手工編研信息成果需要較多的經(jīng)費(fèi),但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi),企望國(guó)家給檔案部門(mén)撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的,依靠自身解決也不是件容易的事,解決不好,檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。

        (4)檔案信息電子化,信息成果可多份拷貝,將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門(mén),就擴(kuò)大了社會(huì)影響,拓寬了服務(wù)范圍,檔案部門(mén)的地位自然也就得到了提高。

        5、檔案信息電子化,可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國(guó)尚在起步階段,但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向,超前拿出對(duì)策,使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求,使現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化,為將來(lái)“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

        檔案管理中檔案畢竟是傳統(tǒng)的記錄和保存方式,企業(yè)信息化應(yīng)用起來(lái)可以很瀟灑,實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公,財(cái)務(wù)、科研、外事等許多部門(mén)都進(jìn)行網(wǎng)上辦公,最后什么都沒(méi)留下。檔案部門(mén)搞信息化要解決的一個(gè)觀念問(wèn)題,就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡(jiǎn)單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng),也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去,而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù),引進(jìn)先進(jìn)的管理理念,對(duì)檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。這是一種高層次的認(rèn)識(shí),要求我們不斷學(xué)習(xí),吸納新知識(shí),努力使檔案管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。

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