王 晨

（南京政治學(xué)院上海校區(qū)軍事信息管理系，上海，200433）

1 引言

本文所討論的“文件”指的是廣義文件，即無論保管地點(diǎn)、載體類型、記錄和利用方式等如何變化，貫穿于從形成到銷毀或永久保存的整個(gè)生命周期運(yùn)動(dòng)過程中的信息記錄材料。這樣一來，文件的價(jià)值運(yùn)動(dòng)既包含了文件在形成機(jī)構(gòu)作為工具和憑證的利用階段，也包括了被外界所利用的檔案階段［1］。把兩階段統(tǒng)一為整體來考慮，并以此作為文件雙重價(jià)值研究的前提，既是由現(xiàn)行文件和檔案內(nèi)在本質(zhì)的一致性所決定的，同時(shí)也是揭示文件價(jià)值在生命周期內(nèi)運(yùn)動(dòng)規(guī)律的必然要求。

數(shù)學(xué)模型則是關(guān)于現(xiàn)實(shí)世界的一種抽象和簡(jiǎn)化的結(jié)構(gòu)反映，是對(duì)事物的一種數(shù)量化或圖形化的關(guān)系表達(dá)。對(duì)于文件管理和檔案學(xué)科而言，其本質(zhì)仍是信息管理同需求的相關(guān)研究，所以，對(duì)生命周期內(nèi)的文件運(yùn)動(dòng)建立模型進(jìn)行實(shí)證分析具有一定的必要性；同時(shí)，通過引入數(shù)學(xué)建模的方法來研究文件運(yùn)動(dòng)，是對(duì)檔案學(xué)科研究思路的拓展，對(duì)檔案理論及規(guī)律研究的簡(jiǎn)化，也將推動(dòng)學(xué)科其他相關(guān)研究的計(jì)量化、標(biāo)準(zhǔn)化和多樣化。

過去的檔案學(xué)研究多以社會(huì)科學(xué)的思路對(duì)經(jīng)典理論進(jìn)行闡述，但隨著學(xué)科交融趨勢(shì)愈演愈烈，不同學(xué)科間研究思維和方法上的碰撞為相關(guān)理論的解讀另辟蹊徑，使文件生命周期和雙重價(jià)值理論以新視角、新形式躍然紙上。本文將管理學(xué)科同數(shù)學(xué)建模這種實(shí)證分析方法相結(jié)合，即是筆者以檔案學(xué)理論為基礎(chǔ)，對(duì)文件和檔案管理研究所進(jìn)行的嘗試。

2 文件生命周期理論和雙重價(jià)值論的回顧與思考

2.1 文件生命周期理論

文件生命周期理論是對(duì)文件運(yùn)動(dòng)過程的客觀描述和科學(xué)抽象。它揭示了文件運(yùn)動(dòng)的基本規(guī)律，其所蘊(yùn)含的整體觀、系統(tǒng)控制和全程管理思想對(duì)于檔案理論的發(fā)展具有指導(dǎo)性意義。

除了理論中提到的完整性、階段性和對(duì)應(yīng)性，周期通常都具有循環(huán)重復(fù)性，但是從整體角度而言，對(duì)于單份文件這個(gè)生命周期過程并不能夠循環(huán)發(fā)生，所以文件的生命周期一方面是個(gè)單次不可逆的過程；另一方面，分階段來看，由于文件具有復(fù)用性，因而在文件生命周期中利用過程可以多次循環(huán)，這樣就使文件利用的重復(fù)性得到了局部的體現(xiàn)。正是這種完整性和階段性的統(tǒng)一為模型建立提供了理論背景。

2.2 文件雙重價(jià)值論

對(duì)文件在形成機(jī)關(guān)的價(jià)值和社會(huì)價(jià)值的共同關(guān)注以及對(duì)文件利用者的分類構(gòu)成了謝倫伯格文件雙重價(jià)值論的思想基礎(chǔ)。歷來不少學(xué)者認(rèn)為，文件的雙重價(jià)值因利用主體、保管場(chǎng)所等不同，是一種分離式的價(jià)值存在。然而無論是原始價(jià)值還是從屬價(jià)值，二者在文件產(chǎn)生之時(shí)便已客觀存在并且始終存在（不為零）［2］，除非文件在某種條件下被銷毀。從這個(gè)角度來說，文件從形成機(jī)構(gòu)移交到檔案館被外界人士利用，并不是原始價(jià)值消亡，從屬價(jià)值產(chǎn)生的過程，確切的說應(yīng)是原始價(jià)值削弱，從屬價(jià)值顯現(xiàn)的過程。因此，原始價(jià)值同從屬價(jià)值并非完全是此消彼長(zhǎng)的轉(zhuǎn)化關(guān)系，而應(yīng)理解為一種平行交叉的關(guān)系，二者獨(dú)立存在，相互關(guān)聯(lián)，只是大多因形成機(jī)構(gòu)對(duì)文件的保密措施才使得文件雙重價(jià)值在表現(xiàn)形式上呈現(xiàn)出“我退你進(jìn)、我弱你強(qiáng)”的態(tài)勢(shì)。

文件生命周期理論和雙重價(jià)值理論是檔案學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)的基礎(chǔ)理論，二者所蘊(yùn)含的整體觀念和對(duì)利用者的分類觀念是筆者理解和思考文件價(jià)值運(yùn)動(dòng)的起點(diǎn)，同時(shí)也是本文有關(guān)文件價(jià)值模型研究的理論背景和前提。

3 對(duì)文件雙重價(jià)值數(shù)學(xué)模型的概述

3.1 研究對(duì)象及假設(shè)

謝倫伯格的理論將研究對(duì)象范疇固定在了公共文件一類上［3］，本文所探討的對(duì)象則是單份廣義公共文件。值得一提的是，對(duì)于本文要建立的曲線模型，并不是在文件之間橫向地比較價(jià)值大小，而是針對(duì)同一份文件，通過控制變量的方法，研究和揭示其雙重價(jià)值隨時(shí)間的縱向變化規(guī)律。由于文件的價(jià)值受到多種因素影響，其自身運(yùn)動(dòng)也是多維度的，所以本文的模型構(gòu)建是利用控制變量的方法，假設(shè)影響文件價(jià)值的其他相關(guān)因素已被固定，來觀測(cè)文件價(jià)值隨單一因素的變化情況。與此同時(shí)，把文件生命周期看作一個(gè)完整的、長(zhǎng)期的過程，這樣從宏觀角度，文件價(jià)值運(yùn)動(dòng)在一般情況下便可看作是個(gè)連續(xù)、不間斷的過程，從而保證其價(jià)值曲線可導(dǎo)。

3.2 變量設(shè)置和含義

價(jià)值本身是個(gè)非物化的虛擬概念，其內(nèi)在本質(zhì)無法直接進(jìn)行表示，那就必須要找到一個(gè)外在的變量來體現(xiàn)內(nèi)涵的變化。根據(jù)圖1可以知道，文件價(jià)值同利用頻率間可看作相應(yīng)法則下的映射關(guān)系，當(dāng)著眼于單份文件時(shí)，通過記錄文件被利用的頻率，可以在一定程度上反映文件所表現(xiàn)出的價(jià)值。這樣，在整個(gè)生命周期內(nèi)，盡管文件價(jià)值的運(yùn)動(dòng)軌跡無法直接被觀測(cè)得到，但可以通過對(duì)文件的利用頻率在一定程度上側(cè)面反映出文件價(jià)值的外在表現(xiàn)，從而勾勒出文件價(jià)值運(yùn)動(dòng)的曲線模型，達(dá)到研究目的［4］。

根據(jù)模型構(gòu)建中所涉及的各要素，設(shè)文件價(jià)值為V，原始價(jià)值為Vf，從屬價(jià)值為Vs，時(shí)間變量設(shè)為t。本文所涉及到的所有變量名稱及含義，如表1所示：

社會(huì)各階層所生成的文件，其出現(xiàn)都是人類需求的內(nèi)在推動(dòng)，主體的利用需求決定了文件存在，需求程度則決定了其價(jià)值大小。也就是說，對(duì)文件形成機(jī)構(gòu)而言，文件是需求的產(chǎn)物，并且在生成之前其在利用初始階段的用途和重要程度已得到基本的預(yù)估，文件對(duì)于形成機(jī)構(gòu)的直接作用即作為工具使用的初始原始價(jià)值的最大值Vfmax在文件產(chǎn)生時(shí)也就已經(jīng)確定了。而從屬價(jià)值在文件產(chǎn)生時(shí)雖未能夠得以表達(dá)，但客觀存在，它是由外界對(duì)文件所包含信息的潛在利用需求所決定的，這里將其初始值定為Vs0。

圖1 文件價(jià)值要素關(guān)系圖

表1 模型變量名稱及含義表

圖2 時(shí)間價(jià)值率V＇(t)取值情況示意圖

在模型的相關(guān)函數(shù)和變量中，V(t)表示文件價(jià)值關(guān)于時(shí)間t 這個(gè)自變量的函數(shù)，V＇(t)則表示價(jià)值V 關(guān)于時(shí)間t 的微分，將其定義為“時(shí)間價(jià)值率”——簡(jiǎn)化來說，V＇(t)可以理解為文件價(jià)值曲線上任意一點(diǎn)切線的斜率tanα（角α的正切值），借助于這個(gè)數(shù)值，可以清楚地了解到文件的雙重價(jià)值曲線隨時(shí)間變化的正負(fù)關(guān)系和速率大小。時(shí)間價(jià)值率取值情況如圖2所示。

當(dāng)V＇(t)大于零時(shí)，表示文件價(jià)值隨時(shí)間增長(zhǎng)過程中是逐漸增大，如上圖a 點(diǎn)所示；相反，當(dāng)V＇(t)小于零時(shí)，表示文件價(jià)值隨時(shí)間增長(zhǎng)在逐漸減小，如上圖c點(diǎn)所示；當(dāng)V＇(t)等于零時(shí)，表示文件價(jià)值保持不變，這個(gè)時(shí)刻可定義為文件需求所達(dá)到的“相對(duì)飽和”狀態(tài)，如上圖b點(diǎn)所示，這個(gè)所謂的“相對(duì)飽和”狀態(tài)也即是文件價(jià)值表現(xiàn)的最大化或者最小化。時(shí)間價(jià)值率V＇(t)絕對(duì)值的大小|V＇(t)|則可以理解為文件利用頻率變化的數(shù)值反映，數(shù)值越大就表示在某一小段時(shí)間內(nèi)文件利用頻率的增幅或減幅越大，這項(xiàng)數(shù)據(jù)是文件狀態(tài)變化的晴雨表，它的變動(dòng)表示文件在向其“飽和狀態(tài)”運(yùn)動(dòng)。

4 對(duì)文件雙重價(jià)值曲線模型的分析

針對(duì)文件生命周期中價(jià)值變動(dòng)的各種外在表現(xiàn)和文件在形成機(jī)構(gòu)和檔案館的利用頻率，本文分別以時(shí)間t 和文件價(jià)值V 為X 軸和Y軸，以文件生成時(shí)間點(diǎn)為原點(diǎn)O，建立平面坐標(biāo)系，結(jié)合文件利用頻率所反映的價(jià)值變化，可以得到如下分析：

4.1 原始價(jià)值曲線分析

從長(zhǎng)期過程來看，文件利用具有密集性、關(guān)聯(lián)性和連續(xù)性，即文件通常情況下在某個(gè)特定時(shí)間段內(nèi)會(huì)經(jīng)常被形成機(jī)關(guān)直接利用或在檔案館內(nèi)被非檔案形成者頻繁查閱利用——體現(xiàn)出利用的密集性；由于文件自身的有機(jī)聯(lián)系，以及形成機(jī)構(gòu)內(nèi)相關(guān)的各個(gè)部門對(duì)文件的共同需求，都會(huì)使得文件在利用過程中體現(xiàn)出一定的關(guān)聯(lián)性；而從整個(gè)生命周期來講，文件階段到檔案階段的利用過程又可看作是不間斷的連續(xù)過程。

在上述前提下，文件在利用過程中，一旦當(dāng)時(shí)的利用需求得以滿足，文檔價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)，文件的總體利用頻率便會(huì)逐步大幅下降，所以當(dāng)文件在形成機(jī)構(gòu)內(nèi)利用頻率開始降低或者說原始價(jià)值開始減少時(shí)，這個(gè)減少的幅度|V＇(t)|將隨時(shí)間t 的增長(zhǎng)經(jīng)歷一個(gè)先大后小的過程，直到一段時(shí)間后，該文件作為工具在形成機(jī)構(gòu)的利用價(jià)值逐漸消耗殆盡，從而使得其原始價(jià)值保持在一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的水平。

在圖3 中，可以看到a 點(diǎn)作為原始價(jià)值Vf的最高點(diǎn)（Vfmax），是文件生成伊始，對(duì)形成機(jī)構(gòu)初始價(jià)值最大化的反映，表示文件價(jià)值初始值所達(dá)到的“飽和狀態(tài)”。在文件生命周期過程中，其原始價(jià)值曲線的變化軌跡并不會(huì)有太大出入，但其從屬價(jià)值因文件自身性質(zhì)和鑒定結(jié)果等可能會(huì)出現(xiàn)不同的變化趨勢(shì)。因而下文以單份文件的從屬價(jià)值變化為劃分依據(jù)，對(duì)文件的雙重價(jià)值曲線進(jìn)行討論。

4.2 從屬價(jià)值曲線分析

第一種情況從屬價(jià)值隨時(shí)間增長(zhǎng)而變大

該種類型的文件，隨著時(shí)間增長(zhǎng)，文件在原形成機(jī)構(gòu)的利用頻率逐漸降低，以a為初始點(diǎn)，表現(xiàn)為相等時(shí)間段內(nèi)原始價(jià)值曲線下滑幅度越來越大（即|V＇(t)|的值由零逐漸增大），原始價(jià)值Vf逐步減小至臨界點(diǎn)，文件被迫退出其直接利用的領(lǐng)域。與此同時(shí)，經(jīng)過鑒定歸檔，這部分文件仍具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的保存價(jià)值，因而將移交到檔案館并開放給外界利用［5］。在相對(duì)較長(zhǎng)的一段時(shí)間里，從屬價(jià)值以b點(diǎn)為起始處，前期幾乎保持不變，而后隨著時(shí)間t增長(zhǎng)，這部分文件開始逐漸被外界利用或在利用過程中發(fā)掘出其他用途，其所表現(xiàn)的從屬價(jià)值便會(huì)隨之增大。與此同時(shí)，社會(huì)對(duì)文件的利用頻率變化|V＇(t)|則會(huì)經(jīng)歷一個(gè)先增大后減小的過程，并使文件價(jià)值最終達(dá)到相對(duì)穩(wěn)定的飽和狀態(tài)。如圖4所示：

第二種情況從屬價(jià)值隨時(shí)間增長(zhǎng)而變小

該種類型的文件，當(dāng)原始價(jià)值Vf降低至臨界點(diǎn)，便會(huì)進(jìn)入歸檔鑒定的程序，對(duì)于這部分文件，也要分兩種情況：首先，不同種類文件與其所反映的實(shí)體對(duì)象和主體利用需求都可能具有時(shí)效性，在達(dá)到相應(yīng)年限后，某些文件的憑證價(jià)值便會(huì)有所降低或者不再具備有效性，這便造成了它們自身從屬價(jià)值Vs的損耗［5］；其次，另一部分文件隨著時(shí)間的增長(zhǎng)，對(duì)外界而言可利用的歷史價(jià)值較低又或者其從屬價(jià)值Vs利用起來的成本要遠(yuǎn)大于其能夠帶來的收益，這些文件相對(duì)來說增值的可能性極小，這時(shí)候再歸檔進(jìn)館反而會(huì)導(dǎo)致保管成本的增加，最后都將被直接淘汰或銷毀，因而這部分文件的從屬價(jià)值Vs反映在曲線圖像上，會(huì)表現(xiàn)出變小的趨勢(shì)。如圖5所示。

5 模型分析結(jié)論

文件價(jià)值的運(yùn)動(dòng)從本質(zhì)上來講是主體利用需求同價(jià)值客體屬性間的相互運(yùn)動(dòng)。結(jié)合文件的利用現(xiàn)狀，從本文對(duì)文件雙重價(jià)值所構(gòu)建的曲線模型出發(fā)，可以得到如下結(jié)論：

從曲線變化的宏觀角度看，雙重價(jià)值變化的不同步凸顯文件利用的“空檔期”。雙重價(jià)值曲線模型在控制變量的前提下簡(jiǎn)化了文件價(jià)值的多維運(yùn)動(dòng)，從曲線圖可以清楚看出，盡管雙重價(jià)值是同時(shí)產(chǎn)生的，但由于形成機(jī)構(gòu)對(duì)文件的相關(guān)管理，二者在變化上并沒有表現(xiàn)出同步性，多是原始價(jià)值要先于從屬價(jià)值變動(dòng)，歸檔之后，這可能會(huì)造成在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)“形成機(jī)構(gòu)極少利用，社會(huì)各界無人利用”的狀況，凸顯出文件利用的空檔期。文件利用空檔期的出現(xiàn)勢(shì)必引起管理成本和文件資源的浪費(fèi)，所以它既要求在文件管理的上游——形成單位對(duì)文件歸檔移交時(shí)機(jī)的把握更加精確，同時(shí)也需要文件管理的下游——檔案館，對(duì)公眾的社會(huì)檔案意識(shí)和歸檔文件的宣傳利用做出相應(yīng)貢獻(xiàn)。

從具體變量的微觀角度看，時(shí)間價(jià)值率增減的趨勢(shì)變身文件歸檔的“報(bào)警器”。盡管曲線模型所定義的“時(shí)間價(jià)值率”不能夠直接在文件價(jià)值和真實(shí)利用情況之間畫等號(hào)，但該數(shù)據(jù)在一定程度上是對(duì)文件價(jià)值隨時(shí)間變化狀況的真實(shí)反映。很重要的一點(diǎn)是，若原始價(jià)值的時(shí)間價(jià)值率為負(fù)且逐漸增大，便意味著文件在形成單位的利用已進(jìn)入倒計(jì)時(shí)，對(duì)文件形成機(jī)構(gòu)和文書部門而言，如果能夠掌握更為準(zhǔn)確、全面的數(shù)據(jù)來測(cè)算，那么這個(gè)數(shù)值就可以嘗試作為歸檔移交程序的一個(gè)預(yù)警提示，從而為歸檔工作提供較為恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)選擇。

圖3 原始價(jià)值曲線示意圖

圖4 從屬價(jià)值隨時(shí)間增大圖

圖5 從屬價(jià)值隨時(shí)間減小圖

檔案鑒定是關(guān)系“檔案存亡”的一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作［6］，對(duì)廣義文件來說，對(duì)文件價(jià)值的鑒定將直接決定其生命周期的終點(diǎn)。筆者的研究只是以單個(gè)要素為基礎(chǔ)構(gòu)建了文件雙重價(jià)值運(yùn)動(dòng)的曲線模型，只能從一個(gè)方面反映出文件客體背后真實(shí)的價(jià)值運(yùn)動(dòng)。進(jìn)一步在多維度上把握各要素對(duì)文件價(jià)值運(yùn)動(dòng)的影響，利用相關(guān)知識(shí)建立對(duì)應(yīng)的模型以認(rèn)清文件價(jià)值運(yùn)動(dòng)的規(guī)律，仍有待在之后的研究中繼續(xù)挖掘。

［1］何嘉蓀.必須重視“廣義文件”概念的價(jià)值［J］.浙江檔案，2002(10).

［2］何嘉蓀.文件物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成與文件群體運(yùn)動(dòng)——“文件運(yùn)動(dòng)模型”再思考之三［J］.浙江檔案，2008（1）.

［3］T.R.謝倫伯格著，黃坤坊等譯.現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)［M］.檔案出版社，1983.

［4］Vazquez，Manuel.Abusodelos Conceptos Aetivo-Semi Activo-Inactivo［J］.Arquivo Rio Claro，1985(7—8).Brasil.

［5］馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論［M］.中國人民大學(xué)出版社，2006.

［6］陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)［M］.中國人民大學(xué)出版社，2005.