楊 琛

（聊城大學(xué)東昌學(xué)院，山東聊城，252000）

檔案價(jià)值是檔案這一客體對(duì)從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的主體所具有的憑證和情報(bào)作用而表現(xiàn)出來(lái)的有用性及有用程度，檔案的用途是檔案價(jià)值的最重要體現(xiàn)。可以說(shuō)檔案價(jià)值由三部分要素構(gòu)成：實(shí)踐活動(dòng)、主體和客體，客體即檔案本身，主體則是檔案的管理人員或者檔案信息的處理者，實(shí)踐活動(dòng)則是檔案的使用過(guò)程，而決定檔案價(jià)值的正是實(shí)踐活動(dòng)。20 世紀(jì)80年代電子計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)和21 世紀(jì)電腦的普及，讓社會(huì)逐步步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)管理理念也應(yīng)聲興起，知識(shí)已經(jīng)成為資源和價(jià)值的代名詞。檔案作為知識(shí)系統(tǒng)的重要組成部分，也在這場(chǎng)潮流中被裹挾著一步步前行，其生態(tài)場(chǎng)域發(fā)生了深刻變化，檔案原有的系統(tǒng)被一點(diǎn)點(diǎn)解構(gòu)，檔案實(shí)踐活動(dòng)和檔案主體、客體發(fā)生著深刻而又翻天覆地的變化，這也意味著檔案價(jià)值的巨大變化。因此迫切需要對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行重構(gòu)。

1 知識(shí)管理的興起需要重構(gòu)檔案價(jià)值

1.1 檔案價(jià)值隨實(shí)踐活動(dòng)的改變而改變

對(duì)檔案價(jià)值的界定本文持馬克思主義實(shí)踐決定論觀點(diǎn)。具體是指：檔案價(jià)值是檔案這一客體對(duì)從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的主體所具有的憑證和情報(bào)作用而表現(xiàn)出來(lái)的有用性及有用程度。社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)是主體和客體之間的價(jià)值關(guān)系得以形成和實(shí)現(xiàn)的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)和中介，檔案的價(jià)值需要社會(huì)實(shí)踐來(lái)體現(xiàn)，它是決定主體和客體之間價(jià)值關(guān)系的基本方式，是檔案價(jià)值的根本來(lái)源。當(dāng)實(shí)踐活動(dòng)改變時(shí)，檔案價(jià)值也會(huì)隨之改變。

1.2 檔案實(shí)踐環(huán)境的變化：知識(shí)管理理論的興起

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和完善，現(xiàn)代信息技術(shù)得到飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，社會(huì)逐步步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，爆炸性的海量信息和廣泛的信息需求催生了知識(shí)管理意識(shí)，知識(shí)管理逐漸成為一門顯學(xué)而引起公共組織和企業(yè)的重視。進(jìn)入二十一世紀(jì)以來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展為知識(shí)管理理論的發(fā)展創(chuàng)造了深厚的環(huán)境基礎(chǔ)，知識(shí)管理理論得到巨大發(fā)展。

知識(shí)管理與組織的知識(shí)創(chuàng)新、組織的績(jī)效有著密切關(guān)系；知識(shí)管理融入了組織的知識(shí)創(chuàng)造、確認(rèn)、收集、組織、共享、使用等過(guò)程，知識(shí)管理需要由擁有專業(yè)知識(shí)的知識(shí)員工，具體的知識(shí)管理策略、技術(shù)、文化、領(lǐng)導(dǎo)等有力的促動(dòng)因素來(lái)支持等等［1］。這也就意味著知識(shí)管理已經(jīng)成為組織中管理制度和體系的重要部分，影響著組織的運(yùn)行、員工的知識(shí)結(jié)構(gòu)和組織的績(jī)效。而在知識(shí)管理興起的背景下，檔案的開發(fā)和利用有了新的平臺(tái)和背景，原有的檔案價(jià)值內(nèi)涵顯然會(huì)受到深刻影響，重構(gòu)檔案價(jià)值是大勢(shì)所趨。

1.3 檔案價(jià)值重構(gòu)的兩個(gè)必要條件

（1）技術(shù)發(fā)展拓展了檔案處理空間

知識(shí)管理興起的最重要原因是電子計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)和普及，電子計(jì)算機(jī)為檔案處理提供了嶄新的工具，可以存儲(chǔ)和拷貝的電子文檔瞬間拓展了檔案的利用空間。以前的檔案處理主要是對(duì)實(shí)物檔案的保存和存儲(chǔ)，并且當(dāng)需要利用這些檔案時(shí)，往往需要審批、報(bào)備，而且實(shí)物檔案本身重量大，搬運(yùn)、移挪都很不方便，因此，一些重要的檔案都是長(zhǎng)年累月地保存在檔案室（館）中，很難再次被利用。而那些被利用的檔案，在電子文檔出現(xiàn)之前，也僅限于手工抄寫檔案的內(nèi)容，不可復(fù)印和拷貝。技術(shù)的發(fā)展帶來(lái)了知識(shí)存儲(chǔ)翻天覆地的變化，信息處理設(shè)備的普及極大地釋放了檔案管理的空間，檔案的生命周期得到大幅度延伸。因此，基于技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案理論亟需不斷更新和完善，正如在2004年第十五屆國(guó)際檔案大會(huì)上達(dá)成的共識(shí)一樣：檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該在管理和知識(shí)中定位，在觀念更新和技術(shù)革新中起到有意義的帶頭作用［2］。

（2）檔案需求變化迫使檔案價(jià)值重構(gòu)

檔案價(jià)值是通過(guò)檔案利用實(shí)踐活動(dòng)體現(xiàn)的，可以說(shuō)其價(jià)值更多表現(xiàn)在利用價(jià)值上。知識(shí)管理背景下，對(duì)檔案的利用已經(jīng)不僅限于查閱和復(fù)印，而是走向了快捷、即時(shí)的拷貝，更多的則是再開發(fā)、再解析以綜合成另一個(gè)有利用價(jià)值的文件和信息。有研究者把知識(shí)管理界定為：在組織中建構(gòu)一個(gè)量化與質(zhì)化的知識(shí)系統(tǒng)，讓組織中的資訊與知識(shí)，通過(guò)獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過(guò)程，不斷地回饋到知識(shí)系統(tǒng)內(nèi)，形成永不間斷的累積個(gè)人與組織的知識(shí)成為組織智慧的循環(huán)，在企業(yè)組織中成為管理與應(yīng)用的智慧資本，有助于企業(yè)做出正確的決策，以適應(yīng)市場(chǎng)的變遷。檔案在這種場(chǎng)域下，顯然需要融入知識(shí)管理的洪流，分享、整合、更新、再創(chuàng)造，以適應(yīng)組織的需求和社會(huì)的變遷。

2 知識(shí)管理背景下檔案價(jià)值的重構(gòu)

知識(shí)管理背景下，檔案價(jià)值在解構(gòu)中重構(gòu)：檔案由文獻(xiàn)走向答案；檔案利用由封閉走向共享；檔案管理人員也由單一型人員發(fā)展為復(fù)合型人才。如圖所1示：

重構(gòu)一：電子文檔的出現(xiàn)使檔案由文獻(xiàn)走向答案

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代以前，檔案學(xué)界普遍認(rèn)為檔案是“知識(shí)存貯的一種載體”，是“人類智慧的一種物態(tài)結(jié)晶”，并且也已認(rèn)識(shí)到“貯存和傳播知識(shí)的檔案財(cái)富，無(wú)愧為人類社會(huì)進(jìn)行精神再生產(chǎn)和物質(zhì)再生產(chǎn)的一種智力資源”［3］。對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)界定在“重保存”的框架中，此時(shí)的檔案更多被認(rèn)為是文獻(xiàn)。

步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)已成為重要的戰(zhàn)略資源，甚至被認(rèn)為是“唯一有意義的資源”［4］。電子文檔的出現(xiàn)縮小了電子文件與電子檔案的距離，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的強(qiáng)大功能使得“文件處理”與“檔案管理”兩者之間不再存在明顯的界限，且更便于對(duì)文件、檔案處理全過(guò)程的管理與控制。文件與檔案之間的區(qū)別極大縮小，客觀上使得檔案的內(nèi)涵得到極大擴(kuò)大，由此也促發(fā)了檔案界和社會(huì)對(duì)檔案知識(shí)屬性和知識(shí)價(jià)值的新思考。如有的學(xué)者所言：“全面正確地認(rèn)識(shí)檔案知識(shí)屬性，是科學(xué)有效地管理檔案這一巨大的社會(huì)知識(shí)財(cái)富和充分發(fā)揮它應(yīng)有作用的必要前提?！保?］人們已經(jīng)普遍認(rèn)識(shí)到：檔案不再只是故紙堆里的塵封信息，而是被快速地再利用、再綜合、再提取的寶貴知識(shí)資源，它是尋找解決問(wèn)題答案的源泉。英國(guó)知識(shí)管理大師安妮·布魯金在《企業(yè)記憶——知識(shí)管理戰(zhàn)略》一書中指出，檔案資源在知識(shí)管理中的核心地位以及知識(shí)管理為檔案管理實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展提供了前所未有的空間［6］。正如麗貝卡·巴克利所說(shuō)：“我們不需要更多的文獻(xiàn)，我們需要的是更多的答案。毫無(wú)疑問(wèn)，關(guān)注知識(shí)服務(wù)，是檔案管理理論與實(shí)踐應(yīng)該探討的問(wèn)題，它將是檔案專業(yè)職能定位的新起點(diǎn)?！保?］檔案知識(shí)管理不但要為用戶提供相關(guān)的文獻(xiàn)資料，更重要的是要為用戶千方百計(jì)地提供解決問(wèn)題的答案（知識(shí)）。

圖1 知識(shí)管理背景下檔案價(jià)值重構(gòu)

重構(gòu)二：檔案利用價(jià)值發(fā)生深刻變化，由封閉使用走向共享

知識(shí)管理要求建立統(tǒng)一的知識(shí)平臺(tái)，從技術(shù)和機(jī)制上保障知識(shí)積累和知識(shí)共享的實(shí)現(xiàn)。檔案電子化的普及，為知識(shí)積累和知識(shí)共享提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐，電子化檔案使檔案處理更加及時(shí)快捷，更重要的是為實(shí)現(xiàn)信息共享提供了平臺(tái)。目前最常見的檔案處理流程是文件以電子文檔的格式作為備查材料而保存在電子計(jì)算機(jī)中，被一次又一次整合、編輯、提取、共享。當(dāng)某一部門需要檔案文件時(shí)，可以通過(guò)檔案平臺(tái)調(diào)閱，省去了繁瑣的實(shí)體檔案需要的調(diào)閱手續(xù)，實(shí)現(xiàn)了信息方便快捷地共享。這種處理流程完全打碎了知識(shí)時(shí)代之前的封閉獨(dú)立保管為主的檔案管理模式，檔案利用迎來(lái)新的春天。擁有戰(zhàn)略眼光的企業(yè)深諳此道，對(duì)檔案開發(fā)利用極為重視。汽車巨頭福特公司在其位于全球各地的公司推行知識(shí)管理，其做法是：每個(gè)公司擁有的技術(shù)訣竅都備案今日數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了電子化存檔；每個(gè)登入數(shù)據(jù)庫(kù)的人都可以分享知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也把自身的技術(shù)訣竅傳遞給別的公司，應(yīng)用于實(shí)際，解決技術(shù)難題。當(dāng)下?lián)碛型陚涔芾碇贫鹊慕M織和企業(yè)把檔案作為組織中管理與應(yīng)用的智慧資本，以有助企業(yè)做出正確的決策，適應(yīng)市場(chǎng)的變化。所以在某種程度上對(duì)檔案的利用更加凸顯出組織管理的效率和效果，能否從檔案中獲取有用的信息和資源更是組織學(xué)習(xí)能力和信息處理能力的標(biāo)志。

重構(gòu)三：檔案管理者的身份變化：由單一型人員到復(fù)合型人才

檔案管理流程的變化必然引來(lái)檔案管理者身份的變化。以往檔案管理的重點(diǎn)工作是保管檔案，現(xiàn)在則是更快地從紛繁復(fù)雜的檔案中開發(fā)出有價(jià)值的信息和知識(shí)，這成為組織發(fā)展中繞不開的進(jìn)程。檔案在組織中愈以明顯的重要性使得檔案管理員已經(jīng)成為組織中不可缺少的知識(shí)管理者、學(xué)習(xí)資源提供者。

檔案的共享趨勢(shì)使得檔案管理者由幕后站到臺(tái)前，由保管信息到開發(fā)信息，這些變化都體現(xiàn)著檔案管理員在組織中的重要性。檔案信息化、電子化要求檔案管理者不僅熟知檔案專業(yè)知識(shí)，更要掌握本組織的歷史沿革、發(fā)展趨勢(shì)、管理流程、未來(lái)動(dòng)向和與其他組織的溝通互動(dòng)動(dòng)態(tài)。在對(duì)檔案的篩選利用中還要求理解社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)、政府的政策意向和本組織運(yùn)行發(fā)展的關(guān)聯(lián)性，這使得檔案管理人員成為一個(gè)具備發(fā)展戰(zhàn)略眼光、管理學(xué)知識(shí)、經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、檔案學(xué)知識(shí)的復(fù)合型人才。知識(shí)管理優(yōu)于信息管理的一個(gè)最大優(yōu)勢(shì)在于將人力資源視為戰(zhàn)略性資源，知識(shí)本身不能成為資源，只有在人的篩選下才會(huì)變得符合時(shí)宜、具備價(jià)值，而檔案管理者在這個(gè)過(guò)程中無(wú)疑發(fā)揮極其重要的“點(diǎn)石成金”的作用，檔案管理員已經(jīng)由單一型管理人員向復(fù)合型、應(yīng)用型管理人員轉(zhuǎn)變。

3 結(jié)語(yǔ)

知識(shí)資源在社會(huì)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)發(fā)展中扮演著愈來(lái)愈重要的角色。檔案作為知識(shí)的重要部分，不能僅限于在這個(gè)潮流中被動(dòng)地裹挾著前進(jìn)，檔案管理者、檔案專業(yè)人員需要主動(dòng)地思考、探索、回應(yīng)和創(chuàng)新，使檔案管理適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，讓檔案在新環(huán)境下發(fā)揮出更重要的價(jià)值。

［1］易凌峰，朱景琪.知識(shí)管理［M］.上海：復(fù)旦大學(xué)出版社，2008：30-31.

［2］丁華東.檔案知識(shí)管理理論范式的特點(diǎn)與建構(gòu)探略［J］.圖書情報(bào)知識(shí)，2007（4）

［3］吳寶康.檔案學(xué)概論［M］.北京：中國(guó)人民大學(xué)，1988：45.

［4］藍(lán)天.知識(shí)管理導(dǎo)論［M］.北京：高等教育出版社，2005.

［5］伍振華.檔案的知識(shí)特征初探［J］.檔案學(xué)通訊，2002（3）

［6］安妮·布魯金著，趙曉江譯.企業(yè)記憶——知識(shí)管理戰(zhàn)略［M］.沈陽(yáng)：遼寧教育出版社，1999.

［7］喬虹，石慧敏.知識(shí)服務(wù)及其在檔案管理中的實(shí)現(xiàn)［J］.北京檔案，2002（8）.