張惠芹， 周驥平， 何秉樺

(1.揚(yáng)州大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，江蘇 揚(yáng)州 225009; 2.揚(yáng)州大自然網(wǎng)絡(luò)信息有限公司,江蘇 揚(yáng)州 225009)

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高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

張惠芹1， 周驥平1， 何秉樺2

(1.揚(yáng)州大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，江蘇 揚(yáng)州 225009; 2.揚(yáng)州大自然網(wǎng)絡(luò)信息有限公司,江蘇 揚(yáng)州 225009)

為方便高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的系統(tǒng)管理和科學(xué)決策、提升高校實(shí)驗(yàn)室管理水平，在對高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理的現(xiàn)狀分析的基礎(chǔ)上，提出了實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)的開發(fā)思路。通過建立管理系統(tǒng)的體系構(gòu)架，分析系統(tǒng)項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目審批、項(xiàng)目執(zhí)行、查詢統(tǒng)計(jì)以及系統(tǒng)管理幾大重要模塊的設(shè)計(jì)思路，構(gòu)建了利用Net+MVC方法實(shí)現(xiàn)的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目科學(xué)化審批流程。高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)解決了設(shè)備使用者和管理者在申報(bào)和審批過程中“信息反饋不及時(shí)，審批依據(jù)不充分”等管理弊端，能夠更加及時(shí)、準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)經(jīng)費(fèi)使用的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，并能實(shí)現(xiàn)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給設(shè)備使用者提供安檢和質(zhì)保期提醒的功能。

實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目; 管理系統(tǒng); 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

0 引 言

高校實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)和管理是提升學(xué)校教學(xué)、科研等綜合實(shí)力的重要環(huán)節(jié)。隨著教育投資的增加，實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目的數(shù)量及當(dāng)年完成的要求也在逐年增多。面對動(dòng)態(tài)的設(shè)備數(shù)據(jù)和經(jīng)費(fèi)等龐大的信息總量，如何對其進(jìn)行有效管理是高校實(shí)驗(yàn)室管理面臨的重要課題[1]。時(shí)代的發(fā)展迫切需要一個(gè)科學(xué)、有效的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)來提高工作效率、調(diào)控項(xiàng)目進(jìn)程、提升管理水平。

1 高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理的現(xiàn)狀

目前，國內(nèi)眾多高校已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備的信息化管理，如大型儀器設(shè)備共享平臺、國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)、實(shí)驗(yàn)室智能管理系統(tǒng)、實(shí)驗(yàn)室安全培訓(xùn)和考試系統(tǒng)等。但是，國內(nèi)高校在實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目與儀器設(shè)備的購置審批以及經(jīng)費(fèi)的使用管理仍普遍采用紙質(zhì)材料逐級審批的手工管理方式，這種方式存在諸多弊端，已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求。

1.1 審批繁瑣,效率低下

目前國內(nèi)很多高校都是多校區(qū)辦學(xué)，教師要申請購買一臺儀器往往要往返于不同校區(qū)的不同部門來逐級送審，流程繁瑣，工作量大；尤其對于較大金額的申請，還要經(jīng)過價(jià)格調(diào)研、可行性論證等審批流程，審批時(shí)間長，效率低下，嚴(yán)重影響了教學(xué)和科研的進(jìn)程[2]。

1.2 “孤島信息”,難以共享

學(xué)校管理部門和相關(guān)學(xué)院在忙碌各自工作時(shí)，并沒有搭建一個(gè)有效的信息化溝通平臺，“信息孤島”里的信息無法及時(shí)溝通。導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)查詢工作繁瑣、溝通成本增加，工作效率低下等一系列問題出現(xiàn)[3]。

1.3 建設(shè)進(jìn)程,難以把控

傳統(tǒng)的紙質(zhì)審批辦公方式讓審批者和管理者都感到諸多不便，學(xué)校的設(shè)備項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程不能一目了然，有時(shí)會因?yàn)樾畔⒉粫惩?，發(fā)生進(jìn)程停滯現(xiàn)象。此外，要想了解經(jīng)費(fèi)使用情況，還要通過財(cái)務(wù)部門才能理清，理出的數(shù)據(jù)還不能確保及時(shí)性和準(zhǔn)確性。這些都給實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)項(xiàng)目和設(shè)備采購的過程管理帶來盲目性和不確定性，難以保證建設(shè)項(xiàng)目任務(wù)的當(dāng)年完成和建設(shè)經(jīng)費(fèi)的及時(shí)使用[4]。

因此，通過研發(fā)高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，提高工作效率，是現(xiàn)代高校管理工作的發(fā)展趨勢。它不僅使辦公流程制度化、規(guī)范化、數(shù)字化，還可以及時(shí)關(guān)注和管理項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用情況，避免項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)超支的情況發(fā)生。能實(shí)現(xiàn)對建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程的有效監(jiān)控和管理、根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行的情況及時(shí)做好宏觀調(diào)控，確保實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目有效執(zhí)行。

2 管理系統(tǒng)的開發(fā)思路

實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目與儀器設(shè)備管理系統(tǒng)以提高教學(xué)資源平臺建設(shè)和管理質(zhì)量為主線，探索信息化辦公新途徑，加強(qiáng)理論研究，提高管理質(zhì)量，以做好高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目與儀器設(shè)備管理的網(wǎng)上審批和經(jīng)費(fèi)管理工作。對于學(xué)院和相關(guān)教師角度能實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目和儀器設(shè)備的網(wǎng)上申報(bào)，申報(bào)后能在網(wǎng)上全面跟蹤和了解申報(bào)審批情況和設(shè)備采購工作進(jìn)展?fàn)顩r[5]。 對于設(shè)備管理人員角度能全面了解全校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目和儀器設(shè)備申報(bào)進(jìn)程和經(jīng)費(fèi)使用情況。

2.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)的基本要求

(1) 管理操作的規(guī)范性。主要體現(xiàn)在審批流程的規(guī)范性和提交材料的規(guī)范性。管理系統(tǒng)通過合理的角色劃分和嚴(yán)格的權(quán)限控制促進(jìn)管理的規(guī)范化[6]。系統(tǒng)的申報(bào)數(shù)據(jù)可以在網(wǎng)上由申報(bào)單位從使用人發(fā)起申請，通過既定的流程執(zhí)行。審批的每一個(gè)步驟，系統(tǒng)都有記錄，申請是否審批通過，或者審批未通過的原因，以及設(shè)備采購執(zhí)行到哪一步，申請單位和申請人都可以登錄系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢。省去了以往紙質(zhì)逐級送審的繁瑣流程，大大提高了工作效率[7-10]。另外，根據(jù)采購辦法相關(guān)規(guī)定，儀器使用部門申請購置價(jià)格超過一定數(shù)額的須提交價(jià)格調(diào)研報(bào)告、可行性論證報(bào)告及調(diào)研方案等相應(yīng)的文本材料，但以往在實(shí)際操作過程往往因?yàn)樵S多人為因素，提交的材料不合格或者甚至不提交材料。針對這一現(xiàn)象，系統(tǒng)專門設(shè)立條件實(shí)現(xiàn)預(yù)篩功能，并提供相關(guān)文件模板，對于未按照要求規(guī)范提交相關(guān)材料或材料提交不全的申請，系統(tǒng)就會無法執(zhí)行下一步，這樣可以大大簡化工作流程，也規(guī)范了采購申請和管理工作。

(2) 良好的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)性。設(shè)備采購部門及時(shí)登錄設(shè)備執(zhí)行招標(biāo)、公示、預(yù)付款以及付款金額等狀態(tài)，方便設(shè)備采購申請單位和設(shè)備采購部門及時(shí)了解儀器設(shè)備采購進(jìn)展情況以及經(jīng)費(fèi)使用和余額查詢，這樣更加有利于全校實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備的管理和規(guī)劃[11-14]。

(3) 便捷的運(yùn)行過程提示性。系統(tǒng)除了能全面了解全校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目和儀器設(shè)備申報(bào)和經(jīng)費(fèi)使用情況外，還能提前篩選并監(jiān)控?；O(shè)備的采購和管理工作，并能實(shí)現(xiàn)設(shè)備質(zhì)保期和定期安檢等短信自動(dòng)提醒功能。在質(zhì)保期和安檢規(guī)定日期到期前，分別向使用人和分管領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出提醒短信?？梢詭椭O(shè)備使用單位更好、更加安全的使用儀器設(shè)備。同時(shí)也可以大大節(jié)約國家資源，提高服務(wù)質(zhì)量和管理水平[15-16]。

2.2 管理系統(tǒng)的體系構(gòu)架

根據(jù)系統(tǒng)開發(fā)的基本要求，構(gòu)建了實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)(見圖1)，管理系統(tǒng)主要有項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目審批、項(xiàng)目執(zhí)行、查詢統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)管理和數(shù)據(jù)庫等模塊構(gòu)成。項(xiàng)目申報(bào)主要是：項(xiàng)目建設(shè)者在線提交項(xiàng)目申請，申請包括項(xiàng)目名稱、儀器名稱、申請經(jīng)費(fèi)及經(jīng)費(fèi)渠道等信息；項(xiàng)目審批主要是：實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處主要管理者根據(jù)學(xué)校的發(fā)展要求對申報(bào)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)渠道、資助經(jīng)費(fèi)金額等進(jìn)行審批；項(xiàng)目執(zhí)行主要是：對前期申報(bào)的項(xiàng)目進(jìn)行管理，包括任務(wù)分配、設(shè)備采購以及驗(yàn)收與安檢。查詢統(tǒng)計(jì)主要是：系統(tǒng)可以根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)者和管理者的需求在線即時(shí)統(tǒng)計(jì)并反饋項(xiàng)目執(zhí)行的情況；系統(tǒng)管理主要是：對項(xiàng)目進(jìn)行全過程的管理，除了包括項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目審批、項(xiàng)目執(zhí)行和查詢統(tǒng)計(jì)，系統(tǒng)針對項(xiàng)目執(zhí)行的不同階段進(jìn)行相應(yīng)的功能配置，還要根據(jù)學(xué)校的發(fā)展做出相應(yīng)的決策；數(shù)據(jù)庫主要包括:采購計(jì)劃表、采購設(shè)備表、審批流程表[17]。

系統(tǒng)運(yùn)行關(guān)鍵在操作控制，主要包括：用戶提交設(shè)備采購申請，經(jīng)過學(xué)院院長審核、設(shè)備處綜合科和安全科審核、設(shè)備處處長審核后開始執(zhí)行采購，由設(shè)備處綜合科等科室將計(jì)劃分派給具體的采購人員，在采購人員完成了采購工作后再進(jìn)行驗(yàn)收工作。

圖1 實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)基于Web技術(shù)，采用.Net+MVC方法進(jìn)行程序設(shè)計(jì)。

3 主要系統(tǒng)模塊的設(shè)計(jì)

3.1 項(xiàng)目申報(bào)

項(xiàng)目申報(bào)主要包括申報(bào)的項(xiàng)目名稱、設(shè)備名稱、設(shè)備數(shù)量、經(jīng)費(fèi)渠道、經(jīng)費(fèi)預(yù)算及價(jià)格調(diào)研報(bào)告、大型儀器購置可行性論證報(bào)告等相關(guān)輔助文件。項(xiàng)目申報(bào)者根據(jù)實(shí)驗(yàn)室的發(fā)展和需求，在前期做好充分調(diào)研的基礎(chǔ)上在線提交項(xiàng)目申報(bào)(見圖2)。

圖2 項(xiàng)目申報(bào)流程圖

3.2 項(xiàng)目審批

項(xiàng)目審批主要包括分管院長、綜合科、安全科和處長審批。各學(xué)院的院長對本單位提交的項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行初步審核；綜合科、安全審核：對各學(xué)院提交的項(xiàng)目進(jìn)行信息審核和安全審核，并可以補(bǔ)充標(biāo)注和修改設(shè)備的安全屬性；處長審批：對各學(xué)院提交的項(xiàng)目進(jìn)行審批，并確定資金使用渠道(見圖3)。

3.3 項(xiàng)目執(zhí)行

項(xiàng)目執(zhí)行主要包括綜合科分配項(xiàng)目、管理科、設(shè)備供應(yīng)科、安全科執(zhí)行和采購信息錄入。項(xiàng)目經(jīng)處長審批以后，綜合科根據(jù)項(xiàng)目及設(shè)備的類別將設(shè)備計(jì)劃下達(dá)給相關(guān)科室執(zhí)行，各科室再根據(jù)分工將計(jì)劃下達(dá)給具體到采購人員人。采購人員接到采購任務(wù)后，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度修改項(xiàng)目的執(zhí)行狀態(tài)；并根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行階段完善項(xiàng)目的相關(guān)信息、錄入資金支付情況流水

圖3 項(xiàng)目審批流程圖

信息；執(zhí)行金額超出批準(zhǔn)金額時(shí)，對采購人員進(jìn)行提醒，同時(shí)提醒相關(guān)學(xué)院提交超計(jì)劃執(zhí)行申請。及時(shí)更新采購的動(dòng)態(tài)信息以便于項(xiàng)目申報(bào)者、相關(guān)學(xué)院負(fù)責(zé)人和設(shè)備處管理人員能準(zhǔn)確的查看到相關(guān)信息。當(dāng)采購人員完成某項(xiàng)設(shè)備的采購工作后，該設(shè)備可以進(jìn)行驗(yàn)收，當(dāng)設(shè)備在完成驗(yàn)收工作的同時(shí)，系統(tǒng)會根據(jù)該設(shè)備的驗(yàn)收時(shí)間和質(zhì)保期計(jì)算出該設(shè)備的下一次安檢時(shí)間。當(dāng)設(shè)備在使用過程中即將需要下達(dá)時(shí)此設(shè)備將顯示在案件提醒界面中。安檢人員選擇需要進(jìn)行安檢的設(shè)備點(diǎn)擊設(shè)備安檢按鈕完成安檢操作。項(xiàng)目執(zhí)行流程圖見圖4所示。

圖4 項(xiàng)目執(zhí)行流程圖

3.4 查詢統(tǒng)計(jì)

實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目與儀器設(shè)備管理系統(tǒng)具有強(qiáng)大的查詢統(tǒng)計(jì)功能，它可以讓相關(guān)學(xué)院和儀器設(shè)備申請執(zhí)行者實(shí)時(shí)掌握儀器購置的進(jìn)展情況，可以讓設(shè)備管理人員隨時(shí)準(zhǔn)確了解學(xué)校儀器購置經(jīng)費(fèi)的使用情況。實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目與儀器設(shè)備管理系統(tǒng)是基于校園網(wǎng)運(yùn)行，在數(shù)據(jù)集中存放、統(tǒng)一管理、充分共享的基礎(chǔ)上，面向?qū)W院、儀器設(shè)備購置申請人、學(xué)院審批人、設(shè)備處管理人員提供服務(wù)。在國內(nèi)外任何地域都可以通過權(quán)限控制使用系統(tǒng)。彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公，跑腿審批，機(jī)械統(tǒng)計(jì)的不足，為設(shè)備管理數(shù)字化打下良好的基礎(chǔ)。

3.5 系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理是指管理全校的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目系統(tǒng)。它除了包括項(xiàng)目申報(bào)項(xiàng)目審批項(xiàng)目執(zhí)行、信息查詢和統(tǒng)計(jì)等等，還根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目的不同階段配置不同功能、結(jié)合學(xué)校的發(fā)展及時(shí)維護(hù)和調(diào)整項(xiàng)目。系統(tǒng)管理由實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處的主管全權(quán)負(fù)責(zé)。時(shí)間維度上看，系統(tǒng)管理不同于一般管理，一般的管理主要對管理對象的目前狀況進(jìn)行控制，使之與預(yù)期的目標(biāo)保持一致，而系統(tǒng)管理則不僅注重當(dāng)前項(xiàng)目的管理，而且還注重對相關(guān)學(xué)院的學(xué)科發(fā)展及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目過去進(jìn)行分析和為將來發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃的預(yù)測，把系統(tǒng)看成是時(shí)間的函數(shù)，根據(jù)各項(xiàng)目執(zhí)行的情況宏觀調(diào)控全校的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目。從空間維度上看，系統(tǒng)管理也不同于一般管理。系統(tǒng)管理從整體、聯(lián)系和開放的觀點(diǎn)出發(fā)，關(guān)注具體實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目和儀器設(shè)備購置審批的同時(shí)，還考慮該建設(shè)項(xiàng)目與學(xué)校其他學(xué)科發(fā)展以及儀器設(shè)備共享等事物的關(guān)聯(lián)性以及對象與環(huán)境的相互作用，從更大、更加廣泛的視角來統(tǒng)一管理。從經(jīng)費(fèi)成本維度看，系統(tǒng)管理更加有利于高校經(jīng)費(fèi)的合理運(yùn)用和經(jīng)費(fèi)的科學(xué)調(diào)控。

4 結(jié) 語

實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目與儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的開發(fā)，簡化和規(guī)范了審批流程，提高了工作效率，增加對建設(shè)過程的管控能力，同時(shí)該系統(tǒng)還方便了數(shù)據(jù)交換和共享，不僅改變了工作方式、提高了工作效率，而且增加了設(shè)備資產(chǎn)購置申請和審批的理性，信息的共享還可以降低招標(biāo)成本，確保了年度項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)的執(zhí)行完成。該管理系統(tǒng)已投入我校2014年實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理的試運(yùn)行中，效果良好。我們將在不斷完善管理系統(tǒng)功能和操作控制性的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮管理系統(tǒng)的效能，為學(xué)校事業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

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Study on Project Management System for Laboratories in a University

ZHANGHui-qin1,ZHOUJi-ping1,HEBing-hua2

(1. Administration Office of Laboratory and Equipment, Yangzhou University, Yangzhou 225009, China; 2. Yangzhou Nature Network Information Co., Ltd., Yangzhou 225009, China)

Because the traditional laboratory construction project management pattern cannot adapt to the development of school, based on the analysis of the status, this paper puts forward a new idea for laboratory construction project management system to improve the laboratory construction project management, and help to make scientific decision, to improve laboratory management in university. By .Net+MVC, the management architecture is built to realize scientific laboratory construction project approval process. It includes project application, project examination, project execution, query and statistic. The system solves the many problems, such as information feedback in time, lack of basic information in examination and approval and so on. It can deal with the dynamic funding data of laboratory construction timely and accurately, and realize device security checking and warranty reminding during given period.

laboratory construction project; management system; system design

2014-09-18； 修改日期：2014-12-15

揚(yáng)州大學(xué)2014年度教改課題專項(xiàng)資助(YZUJX2014-56D)

張惠芹(1974-)，女，江蘇泰州人，碩士，助理研究員，綜合科科長，主要研究方向?yàn)楦咝?shí)驗(yàn)室建設(shè)和管理。

Tel.：13951059070；E-mail: hqzhang@yzu.edu.cn

TP 311.52

A

1006-7167(2015)08-0249-03