詹憶君 蔡韶芳 許舜鵬 葉姝婷 陳藝軍 饒線明
摘 要:目的 探討FOCUS-PDCA方法在教學醫(yī)院理論教學中預防漏課的應用及實踐情況,科學地評估漏課的各個環(huán)節(jié),達到預防漏課、提高教學工作質(zhì)量的目的。方法 運用FOCUS-PDCA的循環(huán)理論方法,通過系統(tǒng)回顧2008—2013年的教學事故登記表,采用魚骨圖分析漏課發(fā)生的根本原因,并制定4種詳細的改進方案,通過柏拉圖選擇最優(yōu)方案并檢查、總結漏課的預防效果。結果 運用FOCUS-PDCA方法選擇短信提醒作為改進措施,并在預防漏課中取得良好的成效。結論 FOCUS-PDCA方法可用于預防醫(yī)學生理論教學中的漏課現(xiàn)象。
關鍵詞:FOCUS-PDCA 醫(yī)院 理論教學 預防漏課
中圖分類號:R197.3 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2015)03(c)-0103-02
廈門市第二醫(yī)院自2008年起開始承擔廈門醫(yī)學高等??茖W校臨床醫(yī)學大專班第二學年的在院理論教學任務。然而在教學管理過程中我們發(fā)現(xiàn),授課教師漏課現(xiàn)象時有發(fā)生。FOCUS-PDCA程序是美國醫(yī)院組織(HCA)于20世紀90年代提出的一項持續(xù)質(zhì)量改進的模式[1],
該程序為PDCA循環(huán)的擴展,它運用科學的分析方法能夠更好地剖析程序中的各個環(huán)節(jié),促進醫(yī)院管理的改進和完善。我院于2013年9月將其應用于理論教學中漏課的預防,效果甚佳,先將其具體步驟介紹如下。
1 應用
1.1 尋找問題(F-FIND)
確立課題,即預防漏課。
1.2 組織(O-ORGANIZE)
成立質(zhì)量控制小組,設立組長1名、組員5名。其中組長的職責包括負責監(jiān)督計劃的落實,掌握計劃進度,協(xié)調(diào)項目涉及人員的工作配合并主持質(zhì)量改進會議。組員則負責計劃的全面開展,包括落實具體工作、進行數(shù)據(jù)的收集和統(tǒng)計等。
1.3 澄清(C-CLARIFY)
通過系統(tǒng)回顧2008年9月至2013年9月共10個學期的教學事故登記表,結果(見圖1)表明,2008—2013學年每個學期發(fā)生漏課次數(shù)為4~7次,發(fā)生漏課總次數(shù)為59,漏課平均次數(shù)為5.9次/學期。進一步對教師漏課的原因進行統(tǒng)計匯總,結果顯示,因任課教師忘記上課所致漏課高達35次,所占比例為59.3%。其他導致漏課的原因還包括記錯上課時間、教學秘書漏發(fā)開課通知、緊急手術、調(diào)課交接不清、上班路上堵車等。
1.4 理解(U-UNDERSTAND)
通過魚骨圖進一步分析漏課發(fā)生的根本原因,引起漏課的主要因素[2]有以下4個方面。
1.4.1 環(huán)境因素
醫(yī)院于2002年開始掛牌廈門醫(yī)學高等??茖W校附屬醫(yī)院,承擔理論教學歷時短,因此,部分教學人員重醫(yī)療輕教學的思想觀念難以轉(zhuǎn)變,對漏課等此類教學事故的嚴重性沒有全面的認識。另外,醫(yī)院處于全面發(fā)展階段,各科室均是滿負荷運轉(zhuǎn),無法安排醫(yī)務工作者全脫產(chǎn)教學,任課教師在身兼兩職的情況下,容易導致漏課的發(fā)生。
1.4.2 管理制度
醫(yī)院于2010年出臺《廈門市第二醫(yī)院教學處罰辦法》《廈門市第二醫(yī)院教學工作量管理辦法》,對發(fā)生漏課的任課教師,予以扣罰工作量及相應補貼,并取消評先評優(yōu)資格。但因教學起步階段以鼓勵為主,制定的扣罰標準并不十分嚴厲,部分教師不以為意。而差錯成本較低正是漏課發(fā)生的一個重要原因。
1.4.3 管理模式
科教科作為醫(yī)院的教學管理部門,要求課程教學秘書在每位任課教師上課前1周內(nèi),應予電話提醒以防漏課。但教學秘書自身同樣醫(yī)療業(yè)務繁忙,故常有疏漏,況且,因需時刻牢記提醒任務,管理壓力大增也令其對此項工作產(chǎn)生抵觸情緒。
1.4.4 教學人員
任課教師忘課是漏課發(fā)生的最關鍵因素,這與任課教師缺乏自我提醒密切相關,究其根本,則是任課教師缺乏責任意識,對教學任務重視程度不夠,自身教學素質(zhì)有待進一步提高。
1.5 選擇(S-SELECT)
針對以上引起漏課的原因,我們采用頭腦風暴法制定了4個可操作性比較強的改進方案,具體詳見表1。
以上4個改進方案,分別通過“起效周期”“涉及面”“情緒反應”“成本”“附加效益”這5個方面進行評價,每個方面均按執(zhí)行效果分為“優(yōu)、良、中差”4等。最終,“方案3”即改進提醒方式獲得4個優(yōu)1個良,位列榜首。
完成評價后,再采用柏拉圖對2008年9月至2013年9月共10個學期的數(shù)據(jù)進行分析,結果表明,“方案3”能對引起89.83%漏課次數(shù)的原因起效,包括“任課教師忘課”、“記錯上課時間”“調(diào)課交接不清”“教學秘書漏發(fā)開課通知”等。
因此,本輪PDCA我們選擇“方案3”作為改進措施。
1.6 計劃(P-PLAN)與執(zhí)行(D-DO)
為保證方案有條不紊地進行,我們采用甘特圖對實施過程進行統(tǒng)籌規(guī)劃,完成人員布署,預設方案執(zhí)行以及資料收集分析的流程。
短信提醒的執(zhí)行步驟主要包括以下幾個方面:(1)與通訊運營商簽署協(xié)議,獲得短信平臺使用權限;(2)校對任課教師電話號碼,確保接收號碼無誤;(3)編制提醒模板:教學組織是一個嚴謹?shù)倪^程,如果采用純手工輸入短信內(nèi)容,不僅工作量巨大,而且容易發(fā)生錯漏、遺漏,反而達不到提醒的目的,同樣可能引起漏課。因此,我們利用EXCEL表格的VBA編程功能將各課程的教學進度表整合成短信提醒模板,可以自動化生成特定日期的短信提醒內(nèi)容,該短信提醒內(nèi)容包括上課日期、地點、節(jié)次、課程名稱等,從而避免了人工錯誤。例如:2014年1月2日所有任課教師姓名、電話號碼、任課、節(jié)次、課程內(nèi)容等,并分條列出。(4)自2013年9月起,由科教科專人負責實施短信提醒,每位任課教師在每次上課前都會收到三遍短信提醒,時間分別是上課前的第7天、第3天、第1天。
1.7 檢查(C-CHECK)
自2013—2014學年起,“方案3”即短信提醒已執(zhí)行兩個學期。執(zhí)行過程中,除周末休息時間工作人員無法按照計劃時間節(jié)點的發(fā)送短信外,基本能夠滿足每次課程三遍提醒的預設目標。執(zhí)行結果表明,2013—2014學年方案實施期間共發(fā)生漏課1次,其中2013—2014學年第一學期發(fā)生漏課1次,2013—2014學年第二學期發(fā)生漏課0次。
1.8 處理(A-ACTION)
對比“方案3”采用前后,漏課發(fā)生次數(shù)顯著下降,平均漏課次數(shù)由原來的5.9次/學期降為0.5次/學期,由此說明,該方案能夠有效地預防漏課的發(fā)生。而“三遍提醒”的執(zhí)行方案不僅能夠強化提醒效果,而且即使因為其中某次工作人員休息、出差、疏漏等未予發(fā)送,其他兩次提醒依然能夠起到相應的作用。故而,“方案3”將在以后的教學管理工作中繼續(xù)沿用。
2 討論
在理論教學過程中,漏課屬教學事故,不僅影響教學質(zhì)量,嚴重破壞教學秩序,還會造成學生對教師的信任危機。因此作為教學醫(yī)院,我們通過FOCUS-PDCA管理工具,對預防漏課的各個環(huán)節(jié)進行科學地評估,幫助判斷計劃的合理性、執(zhí)行的可行性、結果的有效性,一環(huán)緊扣一環(huán),以數(shù)據(jù)為依據(jù),避免陷入閉門造車的窘?jīng)r[3]。本輪PDCA的最終結果完全符合預期,“方案3”執(zhí)行后即時起效,成本低廉,每個學期發(fā)送短信約1500條,按0.1元/條計算,總費用僅為150元。同時在取消電話提醒后,教學秘書管理壓力大為減輕,更對這項改進措施表示由衷支持。
綜上所述,運用FOCUS-PDCA管理工具可以預防理論教學中的漏課現(xiàn)象,不僅可以減輕教學管理工作人員的負擔,減少教學事故的發(fā)生,同時可以保障教學秩序的正常進行,有利于教學質(zhì)量的提高。
參考文獻
[1] Ellen L, Redick.Applying FOCUS-PDCA to solve clinical problems [J].Dimension of Critical Care Nursing, 1999,18(6):30.
[2] 張晶.教學事故的責任追究與預防[J]. 中國大學教學,2003(3):32-33.
[3] 周玉清.FOCUS-PDCA程序在提高實習生帶教質(zhì)量中的應用[J].中國誤診學雜志,2011,11(2):492.