編譯/郭旦旦

董事會(huì)門戶網(wǎng)站作為信息電子化傳播的新媒介，被廣泛用于向上市公司董事、非盈利組織等機(jī)構(gòu)來傳遞信息。很多公司都發(fā)現(xiàn)門戶網(wǎng)站益處多多，包括提升文件安全性、加快并便利信息傳播、便于董事們高效直接地獲取董事會(huì)相關(guān)材料等。

然而，董事會(huì)和管理層也需要關(guān)注，一些法學(xué)家、法官正在討論董事會(huì)門戶網(wǎng)站以及其他信息化交流方式因管理不善而導(dǎo)致的負(fù)面影響。

首先，有些人認(rèn)為重要的董事會(huì)文件如果不再使用傳統(tǒng)印刷件而只用電子版本傳送，會(huì)削弱文件內(nèi)容最終的傳達(dá)效力，不利于董事們理解、思考，也不便于董事們直接在文件上注釋、寫評(píng)論等;尤其是內(nèi)容復(fù)雜的文件。這種擔(dān)憂大多出自一些個(gè)人習(xí)慣方面的考慮，確實(shí)有相當(dāng)一部分人在處理冗雜文件時(shí)喜歡用紙質(zhì)版而非電子版。

其次，越來越多代表公司利益的原告律師，試圖通過電子信息來辨別董事對(duì)董事會(huì)材料與會(huì)議的投入度與投入時(shí)間。譬如，統(tǒng)計(jì)董事花費(fèi)在閱讀董事會(huì)電子材料上的時(shí)間;核查在董事會(huì)會(huì)議（尤其是電話會(huì)議）上的工作時(shí)間，董事有沒有發(fā)送郵件、聊天或者打電話，用了多少時(shí)間等。由于上述證據(jù)精確可測(cè)，往往會(huì)掩蓋住其他證據(jù)對(duì)董事投入度的證明并混淆判斷。

因此，我們建議：

首先，在門戶網(wǎng)站上提供文件拷貝功能，便于喜歡紙質(zhì)閱讀的董事或其他相關(guān)人員下載與打印;如果因安全考慮而禁止打印，是否能夠向董事們直接提供文件核心部分（或者是特別復(fù)雜部分）的影印件。其次，不要被電子化信息傳播的快捷性綁架，事事拖到最后一刻才做，給董事發(fā)送信息還是應(yīng)該提前，給予整個(gè)董事會(huì)成員們充裕的時(shí)間閱讀和思考。

再次，應(yīng)對(duì)董事們進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，確保他們能用足董事會(huì)門戶網(wǎng)站的各項(xiàng)功能。公司還應(yīng)該評(píng)估門戶網(wǎng)站上提供的功能與數(shù)據(jù)是否符合董事會(huì)政策，是否便于董事們?cè)诰€批注與做筆記。

最后，無論公司目前是否使用門戶網(wǎng)站都應(yīng)該思考：要不要給董事們提供額外輔導(dǎo)，提醒他們?cè)诙聲?huì)會(huì)議期間全神貫注、盡量避免使用個(gè)人電子設(shè)備呢？