Monideepa+Tarafdar,John+DArcy,Ofir+Turel+and+Ashish+Gupta
信息技術(shù)在很長(zhǎng)一段時(shí)間里都被看作一場(chǎng)新經(jīng)濟(jì)革命的原動(dòng)力——作為一項(xiàng)工具,信息技術(shù)大幅提高了工人的生產(chǎn)力,其作用絲毫不遜色于蒸汽和電力。根據(jù)達(dá)沃斯世界經(jīng)濟(jì)論壇的一篇報(bào)告,“2011年,數(shù)字化增加了近2000億美元的全球經(jīng)濟(jì)產(chǎn)出、創(chuàng)造了600萬個(gè)職位”。針對(duì)公司層面的研究也發(fā)現(xiàn),公司越充分使用信息技術(shù),生產(chǎn)率就越高。
然而,我們似乎正在走進(jìn)一個(gè)信息技術(shù)引致人類弱點(diǎn)而阻礙進(jìn)步的新時(shí)代。最近的一系列研究發(fā)現(xiàn),信息技術(shù)的“陰暗面”正在快速膨脹,在帶來益處的同時(shí),也誘發(fā)了技術(shù)壓力、科技成癮、濫用技術(shù)等問題;同時(shí),信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),如可靠、可移植、用戶友好以及處理快速等也可能慢慢侵蝕員工的生產(chǎn)力、創(chuàng)造力與健康。
“技術(shù)壓力”
在幾乎所有地點(diǎn),不間斷地使用公司信息系統(tǒng),已經(jīng)對(duì)很多人的身體健康造成威脅與損害。這種體驗(yàn)可稱為“使用信息技術(shù)引發(fā)的壓力”或者“技術(shù)壓力”。其誘因很多,譬如來自不同設(shè)備的各種信息流的不間斷快速到達(dá),強(qiáng)迫人們不得不在很短的時(shí)間里處理多項(xiàng)任務(wù);遠(yuǎn)程工作于彈性工作時(shí)間,把人晝夜不停地拴在移動(dòng)設(shè)備與工作狀態(tài)上;快速更迭的技術(shù)時(shí)常改變著人們的工作接入方式、屏幕和設(shè)備功能,卻沒有提供足夠的常見問題解答與桌面支持。一項(xiàng)對(duì)600名長(zhǎng)期使用計(jì)算機(jī)的專業(yè)人士的調(diào)查顯示,其中73%的人都很擔(dān)心持續(xù)保持在線與即時(shí)信息反饋,令他們?cè)诠ぷ髦刑幱诓焕车亍?/p>
不符合工作流程的復(fù)雜用戶界面會(huì)讓使用者信息過載與超負(fù)荷工作,造成額外的壓力。以醫(yī)療信息技術(shù)應(yīng)用為例,在兩家大醫(yī)院的急癥護(hù)理部,內(nèi)科醫(yī)生不得不每天處理許多不同類別的監(jiān)視器屏幕,以便獲取病人的病情數(shù)據(jù)反饋、化驗(yàn)結(jié)果、臨床說明和治療記錄。大多數(shù)醫(yī)生都在抱怨,認(rèn)為他們使用的信息技術(shù)與設(shè)備不合理、太費(fèi)工。不少研究都發(fā)現(xiàn),公司越熱情、越徹底地?fù)肀畔⒓夹g(shù),其員工感受到的“技術(shù)壓力”就越強(qiáng)烈。
然而具有諷刺意味的是,人們一邊夢(mèng)想著擺脫信息技術(shù),一邊又承認(rèn)自己對(duì)這些技術(shù)已經(jīng)“上癮”。一項(xiàng)對(duì)公司移動(dòng)電子郵件使用者的調(diào)查發(fā)現(xiàn),有46%的人表現(xiàn)出了中度到重度的類似上癮的癥狀。一方面,他們把工作帶回家:平均每天在家花費(fèi)23分鐘處理電子郵件;同時(shí),通勤路上平均12分鐘,周末每天42分鐘。另一方面,信息技術(shù)也讓這些上班族能夠在工作時(shí)間休閑娛樂,譬如上上臉譜——即便有些公司屏蔽了外網(wǎng),但員工依然可以通過自帶便攜設(shè)備上網(wǎng)。
目前,信息技術(shù)上癮的趨勢(shì)有愈演愈烈的傾向,很多人都會(huì)不自覺地增加工作時(shí)間里非工作信息技術(shù)娛樂的“劑量”。就拿最近大受歡迎的消除類手游“糖果傳奇”來說,有30%的玩家都覺得自己“上癮了”,28%的玩家承認(rèn)在工作時(shí)間玩這款游戲。一名受訪者表示,“每天都忍不住推遲睡覺時(shí)間,為了多玩一會(huì)兒?!?/p>
使用不當(dāng)
信息技術(shù)陰暗面的另一內(nèi)涵體現(xiàn)在員工對(duì)公司的信息技術(shù)資源使用不當(dāng)或引發(fā)各種各樣的“攻擊”。防火墻和其他網(wǎng)絡(luò)防御機(jī)制可以防范來自外部的攻擊,然而,沒有任何安全技術(shù)可以阻止獲得授權(quán)的內(nèi)部人;于是就出現(xiàn)了員工偷盜公司機(jī)密賣給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手之類的事情。若干研究發(fā)現(xiàn),源自內(nèi)部的“攻擊”在規(guī)模與嚴(yán)重性方面十倍于外部“攻擊”。更令人不安的是,相當(dāng)部分的“攻擊”行為都是經(jīng)過深思熟慮的,而非一時(shí)起意。
除了惡意泄露、出售公司敏感數(shù)據(jù)外,還有一些員工會(huì)故意接觸非授權(quán)的公司內(nèi)網(wǎng),明知故犯地使用未經(jīng)許可的軟件或者不小心點(diǎn)開了未知的郵件附件,等等。這些行為也構(gòu)成了信息技術(shù)使用不當(dāng)?shù)暮艽笠徊糠帧?/p>
在情景分析中,研究者發(fā)現(xiàn),員工的很多不當(dāng)行為往往出自提高效率的初衷。
舉個(gè)例子:?jiǎn)痰墓精@得了一臺(tái)工作用個(gè)人電腦,然而這臺(tái)新電腦里缺少一款他認(rèn)為非常有助于提高工作效率的軟件,他向公司申請(qǐng)購買但被否決了。于是,喬丹從朋友(不是公司員工)那里拷貝了軟件并安裝在了公司給的個(gè)人電腦里。
在對(duì)269名專業(yè)人士的調(diào)查中,45%的人對(duì)此保持中立態(tài)度:即便他們知道這樣的行為違反公司章程,但他們認(rèn)為這是無傷大雅的。而且,不少人表示,公司的保密安全章程太過繁瑣。
高層警惕
那么問題來了,高層領(lǐng)導(dǎo)是否應(yīng)該關(guān)心信息技術(shù)的陰暗面呢?答案是肯定的。
首先,降低生產(chǎn)力與創(chuàng)造力。員工為了了解不斷更新的應(yīng)用、應(yīng)付過量信息以及熟練使用新軟件新設(shè)備而花費(fèi)的時(shí)間、精力越多,他們專研本職工作相關(guān)IT工具的時(shí)間就越少。更糟糕的是,員工們往往疲于處理即時(shí)可獲得的信息,而不會(huì)等待和搜集足夠的數(shù)據(jù)來更全面地完成工作;有時(shí)候還會(huì)本末倒置,忽略本職工作。
信息技術(shù)分散注意力的問題也會(huì)妨礙創(chuàng)新,因?yàn)閯?chuàng)新需要慢慢地思慮所有相關(guān)的、可獲取的、合理的競(jìng)爭(zhēng)情報(bào);以及阻礙人際關(guān)系的建立與維護(hù),不利于客戶服務(wù),影響范圍不止于普通員工,也包括中高層的銷售經(jīng)理。經(jīng)??梢月牭竭@樣的說法:“我們當(dāng)中完成了銷售目標(biāo)份額的人很少用IT工具,壓力也小。”
其次,過度使用信息技術(shù)可能損害員工健康。一些員工辭職的真正理由竟然是“不斷學(xué)習(xí)新的工作流程與軟件應(yīng)用太有壓力了!”信息技術(shù)給員工帶來不適感與緊張感。大量使用信息技術(shù)的公司里,員工的工作滿意度更低。
再次,存在貨幣風(fēng)險(xiǎn)與信譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)。信息技術(shù)手段有時(shí)候會(huì)引致財(cái)務(wù)損失和法律問題。世界最大的能源公司之一雪佛龍1995年就因?yàn)楣緝?nèi)部流傳的郵件而引發(fā)了一場(chǎng)性騷擾訴訟,最終不得不賠償女職員220萬美元。因?yàn)榧夹g(shù)問題而導(dǎo)致的公開曝光也會(huì)給公司帶去負(fù)面影響。美國(guó)零售巨頭塔吉特百貨2013年感恩節(jié)期間就曾遭遇過數(shù)據(jù)外泄事件,約4000萬信用卡及借記卡賬戶被盜。據(jù)調(diào)查,入侵的黑客通過一封釣魚郵件偷竊了相關(guān)證書。這起事件最終導(dǎo)致塔吉特百貨的CIO與CEO引咎辭職。
第四,全公司IT系統(tǒng)在員工們的不斷操作下,變得越來越脆弱。不僅瀏覽賭博、色情網(wǎng)站容易沾染病毒,一些看起來沒有太大害處的誤操作也會(huì)帶來意想不到的麻煩、增加運(yùn)營(yíng)成本,如使用未經(jīng)許可的軟件可能導(dǎo)致個(gè)人電腦設(shè)備故障,打開釣魚郵件會(huì)引發(fā)公司系統(tǒng)崩潰,與同事分享密碼、告知公司外部的人敏感信息等會(huì)削弱公司訪問控制技術(shù)的效果……
此外,有些對(duì)社交網(wǎng)絡(luò)上癮的員工可能在個(gè)人主頁發(fā)布公司敏感信息,諸如新產(chǎn)品、新專利。這些無心之舉往往導(dǎo)致公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)被黑客或一些無恥之徒利用、竊取。即便員工不在社交網(wǎng)絡(luò)上泄露公司信息,也會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間。研究發(fā)現(xiàn),部分員工很難控制自己花費(fèi)在社交網(wǎng)絡(luò)上的時(shí)間,以致于占用了工作時(shí)間。這部分人可能需要更長(zhǎng)時(shí)間的休息,錯(cuò)過最后期限,不顧惜機(jī)密信息以及忽視公司的信息技術(shù)使用管理要求。
對(duì)抗挑戰(zhàn)
常規(guī)情況下,公司會(huì)給員工提供一次性的、普適的技術(shù)培訓(xùn)。員工通過學(xué)習(xí)資料了解如何以及何時(shí)使用公司特定系統(tǒng)的特定功能。然而,這樣遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。員工在工作中使用的信息技術(shù)不斷更迭,而且越來越多地依托在不同的終端上,譬如,一天里,人們有時(shí)候是在移動(dòng)設(shè)備上辦公,有時(shí)候是在固定設(shè)備上使用公司系統(tǒng)。管理者不僅要訴諸技術(shù)導(dǎo)向的解決方案,還要鼓勵(lì)員工后退一步,思考個(gè)人與充斥著信息技術(shù)的生活的關(guān)系。
首先,高層管理者的態(tài)度對(duì)員工引致的安全漏洞起到?jīng)Q定性作用。高管層必須把信息安全管理嵌入企業(yè)業(yè)務(wù)流程。一名受訪者曾表示,領(lǐng)導(dǎo)才是實(shí)踐信息安全與培育相應(yīng)文化氛圍的主體。
其次,高管層應(yīng)該告知員工不恰當(dāng)?shù)厥褂眯畔⒓夹g(shù)會(huì)導(dǎo)致哪些不良后果,而非一味贊美IT工具的先進(jìn)性與益處。
第三,高管們還要關(guān)注員工使用公司信息系統(tǒng)的感受,幫助員工有意識(shí)、有目的地利用好信息工具,而不是“被施加壓力”。
超過65%的受訪者表示,他們因?yàn)楣ぷ髋c家庭界限的模糊以及信息技術(shù)對(duì)生活的“侵略”,覺得精神緊張。然而很有意思的是,與下意識(shí)的想法不同,年紀(jì)大的員工并沒有因?yàn)楦簧先招略庐惖男录夹g(shù)而導(dǎo)致更強(qiáng)烈的“技術(shù)不適感”。相反,他們較之年輕員工,焦慮感普遍低15%—20%。這可能是因?yàn)槔蠁T工們工作經(jīng)驗(yàn)更豐富、對(duì)公司更了解,能夠?qū)⑦@些信息融入對(duì)信息技術(shù)的使用中,既提高效率,又平衡好工作與生活。因此,高管們可以定期組織“有效使用信息技術(shù)”的活動(dòng),推廣“無郵件”工作日(一般選擇下午)等。
事實(shí)上,法國(guó)最新勞動(dòng)法規(guī)定:法國(guó)科技企業(yè)在晚上6點(diǎn)后到早上9點(diǎn)之前的非正常工作時(shí)間,向員工發(fā)送郵件與打電話屬于違法行為。德國(guó)似乎也在做這方面的努力。雖然這一趨勢(shì)不太可能在所有國(guó)家和企業(yè)施行,但至少應(yīng)當(dāng)引發(fā)更多企業(yè)管理者與政策制定者的思考:過度使用信息技術(shù)是否會(huì)對(duì)員工的健康造成傷害?
最后,鼓勵(lì)和幫助員工正確使用信息技術(shù)。很多公司提供的信息系統(tǒng)與設(shè)備的功能都遠(yuǎn)超員工的實(shí)際使用需求,不利于提高員工的工作效率。在調(diào)查中,不少受訪員工紛紛表示有時(shí)候?qū)幙申P(guān)掉系統(tǒng)。因此,必須給員工足夠的時(shí)間去試驗(yàn)和應(yīng)用公司提供的信息系統(tǒng),發(fā)現(xiàn)其中最符合自身工作需求的價(jià)值型功能。如此一來,員工就能降低其他功能對(duì)其的干擾。
來源:MIT Magazine