姜英偉

答復“請示”的文種常見有二：“批復”“函”。實際工作中還有用“意見”“答復”“請示”的現象。那么，答復下級機關的“請示”能用“意見”嗎？

【例文】

××××關于××職業(yè)技術學院××校區(qū)

運動場建設項目的意見

××職業(yè)技術學院：

報來《××職業(yè)技術學院關于啟動××校區(qū)運動場建設的請示》收悉。根據省委教育工委、省教育廳《關于進-步加強省屬高?；窘ㄔO管理的意見》，結合你院實際，經研究，提出如以下意見：

一、你院提出，為了進一步優(yōu)化完善辦學條件，申請啟動××校區(qū)運動場項目，并申請財政安排建設資金×元。經研究，省教育廳原則同意你院啟動××校區(qū)運動場項目建設。請做實做細建設方案，按規(guī)定認真辦理項目立項等前期工作。

二、鑒于你院目前的財務狀況，運動場總投資×元偏高，請你院認真梳理建設方案，建議采用一次規(guī)劃設計、分期建設的思路，合理安排建設內容和建設步驟，避免增加學校財務負擔，影響學校正常運轉和健康發(fā)展。建設資金未落實前不得辦理招投標手續(xù)、不得開工建設。

××省教育廳

××××年×月×日

【評析】

1.《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱“《條例》”）規(guī)定，意見“適用于對重要問題提出見解和處理辦法”。此解釋有三個關鍵詞，即“重要問題”“見解”“處理辦法”?！爸匾獑栴}”在程度上小于“重大問題”，大于“周知事項”。也就是說，“意見”所承載的內容應在“重要”范疇內，如果涉及重大問題或者需要周知的事項，則應由其他文種承載。“見解”是指對事物的認識和看法，也就是說，“意見”中應扼要闡述發(fā)文機關對所述問題的認識?！疤幚磙k法”是指處理事情或解決問題的方法，也就是說，“意見”中應明確提出解決問題的途徑、操作方法等。例文中所涉及的××校區(qū)運動場建設項目，依據××省教育部門的有關規(guī)定屬于重要問題范疇，正文中也提出了處理辦法，表面看來，此例文選用“意見”文種并無不妥。

2.從行文方向看，例文屬于下行“意見”。下行“意見”所闡述的問題應該具有一定的普遍性，所提出的辦法應該具有一定的普適性。但是例文所闡述的問題和提出的辦法僅限于一個主體（××職業(yè)技術學院），并不具有普遍性和普適性，以“意見”行文實在是“大材小用”。

3.《條例》規(guī)定，請示“適用于向上級機關請求指示、批準”。請示的發(fā)文目的是請求上級機關指示怎么做、批準做什么，這就意味著，在上級機關未作出指示或批準前，下級機關不能按照自己的意圖操作。所以，正確的流程是：問題—請示—批復—操作。根據《條例》的規(guī)定，具有答復功能的文件只有“批復”和“函”，它們才是答復“請示”的主角，而“意見”并不具有這樣的功能。如果請示事項得到批準，下級機關在操作過程中遇到了新的重要問題或情況，且較為普遍，上級機關覺得確有必要提出普適性的見解和處理辦法，此時可用“意見”行文，其流程是：批復—操作—問題—意見（注：亦可根據具體情況使用“通知”文種）。既然流程上有先后，《條例》中也明確“意見”不具備答復功能，就沒有必要再給“意見”平添職責。

4.例文中的發(fā)文機關“××省教育廳”與主送機關“××職業(yè)技術學院”之間存在隸屬關系，所以應按照公文處理慣例，要么以省教育廳的名義用“批復”答復，要么以省教育廳辦公室的名義用“函”答復，正文中一并提出工作要求，而非意見。所以例文的標題可以修改為《××省教育廳關于××職業(yè)技術學院××校區(qū)運動場建設項目的批復》或《××省教育廳辦公室關于××職業(yè)技術學院××校區(qū)運動場建設項目的復函》等。

5.正文的第二自然段應開宗明義，不必將請示內容比如項目背景、資金情況等再轉述一遍。第三自然段應該用確定性的而非建議式的表述。此外，本段包含兩層意思，應拆分開來。

【修改稿】

××省教育廳關于××職業(yè)技術學院××校區(qū)運動場建設項目的批復

××職業(yè)技術學院：

你院關于××校區(qū)運動場建設項目的請示收悉。經研究，現批復如下：

一、原則同意你院啟動該建設項目。請做實做細建設方案，按規(guī)定認真辦理項目立項等前期工作。

二、根據你院財務狀況，該建設項目總投資偏高。請認真梳理建設方案，可采用一次規(guī)劃設計，分期投入建設的思路，合理安排建設內容和建設步驟，以避免增加學校財務負擔，影響學校正常運轉和健康發(fā)展。

三、建設資金未落實前，不得辦理招投標手續(xù)，不得開工建設。

××省教育廳

××××年×月×日

（摘自《秘書》）