劉暉

[摘 要]本文結(jié)合圖書館館藏清點(diǎn)工作的實(shí)際體會，首先介紹了圖書館館藏清點(diǎn)的背景以及對于圖書館館藏清點(diǎn)重要性的認(rèn)識，詳細(xì)介紹了館藏清點(diǎn)的實(shí)施策略，并分析了館藏清點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題及其原因，并就完善圖書館館藏管理工作提出了自己的認(rèn)識和體會，為圖書館館藏清點(diǎn)以及管理工作提供參考。

[關(guān)鍵詞]館藏清點(diǎn)；圖書館；文獻(xiàn)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.10.173

[中圖分類號]G253.1 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）10-0-02

圖書館館藏清點(diǎn)工作是圖書館館藏管理工作的重要內(nèi)容，開展館藏清點(diǎn)工作，目的是為了準(zhǔn)確掌握圖書館的館藏情況，尤其是圖書館的藏書以及各類圖書數(shù)量，并查明是否存在文獻(xiàn)丟失、圖書亂架及錯架等問題。同時，圖書館館藏清點(diǎn)也是對圖書館的館藏?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行修正以及完善圖書館館藏清庫、剔舊以及注銷等管理制度的主要依據(jù)，對于改進(jìn)圖書館圖書的流通以及保管工作也具有重要的作用。

1 圖書館館藏清點(diǎn)背景

筆者所在學(xué)校圖書館自1999年開始建設(shè)圖書數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)開架式計(jì)算機(jī)借閱管理。在圖書館數(shù)據(jù)庫建設(shè)初期，由于人手少以及編目人員專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力有限，導(dǎo)致圖書編錄系統(tǒng)工作不夠仔細(xì)，難免造成各種圖書信息錯誤。如館藏?zé)o指定記錄、索書號、條碼號錯誤等，造成在架圖書數(shù)量與數(shù)據(jù)庫數(shù)量不相符，檢索不到圖書信息，增加拒借率等相關(guān)問題，給圖書的借閱與管理帶來了許多問題。在圖書館成立多年的開架借閱期間，圖書館歷經(jīng)多次搬遷，其間，書庫又進(jìn)行過幾次大的調(diào)整，致使圖書丟失、錯架、亂架的問題比較突出，雖然在圖書館館藏管理中定期進(jìn)行順架，但在圖書借閱過程中，只能是發(fā)現(xiàn)一個問題解決一個問題，圖書信息錯誤沒有從根本上解決，因此，開展圖書館館藏清點(diǎn)梳理工作變得更加迫在眉睫。

2 圖書清點(diǎn)工作必要性分析

2.1 圖書館館藏清點(diǎn)有助于摸清圖書館館藏相關(guān)數(shù)據(jù)的真實(shí)情況

通過館藏清點(diǎn)，可以準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)圖書在架數(shù)量、借出、注銷和閉架的真實(shí)情況，與數(shù)據(jù)庫數(shù)量做比較，查清出入所在及原因，以便達(dá)到架上圖書，館藏?cái)?shù)據(jù)與圖書財(cái)產(chǎn)賬目相一致的規(guī)范管理。

2.2 圖書館館藏清點(diǎn)有助于提高館藏圖書信息質(zhì)量

以圖書館館藏清點(diǎn)作為手段，可以檢查館藏圖書信息的質(zhì)量，改正其錯誤信息，如同書異號，同號異書，館藏?zé)o指定記錄，書名錄錯以及索書號、條碼號錯誤等，確保每一本圖書的信息準(zhǔn)確無誤，在讀者檢索圖書時能查詢該書的準(zhǔn)確信息，以便減少拒借率。

2.3 圖書館館藏清點(diǎn)有助于完善圖書館制度建設(shè)

圖書清點(diǎn)工作是對館藏?cái)?shù)據(jù)清理的過程，可以掌握館藏文獻(xiàn)的實(shí)際情況，對各類圖書實(shí)際借閱量及各書庫工作量，編目人員的工作態(tài)度和責(zé)任心都是一個有效的檢查，使清點(diǎn)工作納入圖書館的常態(tài)工作中，對制定流通部和采編部各項(xiàng)規(guī)章制度也具有較好的指導(dǎo)作用。

2.4 圖書館館藏清點(diǎn)對今后采購圖書工作的影響

通過對館內(nèi)圖書的清點(diǎn)，可以詳細(xì)掌握整個圖書館各個大類圖書的館藏?cái)?shù)量，剔舊量，閉架量及占架情況，結(jié)合師生讀者的需求及專業(yè)等特點(diǎn)，從實(shí)際出發(fā)，在滿足學(xué)校工作需要的前提下，節(jié)約資金，做到藏書質(zhì)量、數(shù)量兩不誤，對構(gòu)建規(guī)范的藏書體系做正確的參考。

3 圖書館館藏清點(diǎn)實(shí)施及發(fā)現(xiàn)問題分析

3.1 圖書館館藏清點(diǎn)的方案實(shí)施

圖書清點(diǎn)工作是一項(xiàng)程序性強(qiáng)且耗時費(fèi)力的艱苦工作，因此，在正式清點(diǎn)之前首先對圖書館館藏清點(diǎn)的內(nèi)容、時間、步驟、方法做了周密的部署。圖書館館藏清點(diǎn)工作的重點(diǎn)是清理出圖書數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中有數(shù)據(jù)而實(shí)際沒有館藏，以及實(shí)際有館藏而在數(shù)據(jù)系統(tǒng)中沒有數(shù)據(jù)和館藏不能利用的圖書。根據(jù)圖書館的實(shí)際情況，以中圖法等分類目錄為依據(jù)分書庫，按各個圖書大類，對圖書進(jìn)行清點(diǎn)。對于館藏清點(diǎn)的依據(jù)，由于條形碼是每本圖書的“身份證”，每本圖書都有一個條形碼，每個條形碼都有其對應(yīng)的圖書信息，因此，主要是根據(jù)條形碼作為清點(diǎn)圖書的檢索點(diǎn)。

針對藏書量大、流通量大且不能閉館等實(shí)際問題，在清查方案的制定上，將清查時間定在每天的工作時間內(nèi)，書庫工作人員一人負(fù)責(zé)日常的借閱工作，另一人組織人員逐本清點(diǎn)。每天開始清點(diǎn)前，將數(shù)據(jù)庫中的圖書信息嚴(yán)格按分類法順序排列好、分號段，10頁一冊打印成盤點(diǎn)表，到書架中逐一清查，對每一本圖書的書名，索書號，條碼號等信息一一核對，在盤點(diǎn)表上做標(biāo)記，并及時把錯誤信息的圖書以及盤點(diǎn)表中沒有的圖書拿出來，集中送到編目人員處做修改和補(bǔ)錄處理，并在盤點(diǎn)表上作出詳細(xì)說明。

3.2 圖書館館藏清點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題及分析

在圖書館館藏清點(diǎn)工作中發(fā)現(xiàn)了較多的歷史遺留的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

3.2.1 館藏庫無指定記錄

這類圖書是當(dāng)時在錄入系統(tǒng)的過程中漏錄，導(dǎo)致沒有此書的任何信息，致使圖書在借閱時因沒有數(shù)據(jù)而無法借出。處理此類圖書的方法是集中送到編目室做補(bǔ)錄處理，并在盤點(diǎn)表其所在位置添加信息，補(bǔ)錄完畢及時上架流通。

3.2.2 圖書文獻(xiàn)信息錯誤

這類圖書是當(dāng)時在錄入時分類錯誤，例如，把“中文書”錄成“工具書”，致使圖書在館藏?cái)?shù)據(jù)庫中沒有信息，而在“流通查詢”系統(tǒng)中可以查到，但無法借出。對于此類圖書可以在“典藏管理”或“流通管理”中的“館藏庫維護(hù)”里輸入該書條形碼，將“文獻(xiàn)流通類型”中原本錄錯的“工具書”改為“中文書”存盤并保存，即可錄入館藏庫正常借閱。

3.2.3 索書號錯誤

這類圖書情況比較復(fù)雜，既有“同書異號”，即相同的一本書索書號不同，致使圖書在不同的架位上放置，管理起來相當(dāng)困難；還有“同號異書”，即不一樣的書索書號相同。這兩種情況的圖書，集中送到編目部做修改處理。

3.2.4 條形碼錯誤

此類圖書在錄入過程中條形碼掃描錯誤，致使架上圖書與盤點(diǎn)表上的圖書信息對應(yīng)不起來，在借閱時無法借出，需修改后再上架。

3.2.5 書名書標(biāo)錄錯

這類圖書都是在錄入過程中編目人員不仔細(xì)不認(rèn)真造成的錯誤，及時糾正書名、書標(biāo)。

3.2.6 難尋以及錯架亂架圖書

在流通過程中由于圖書館采取全開放式借閱，許多讀者經(jīng)常將圖書從書架上取下閱覽而不使用“替書板”，造成圖書沒有及時歸架，或?qū)⒃摯箢悎D書放于別的大類圖書的書架中，致使圖書出現(xiàn)錯架亂架現(xiàn)象，這種情況也會造成讀者在查詢系統(tǒng)中看到此書在架而實(shí)際架位上找不到，從而出現(xiàn)拒借。

3.2.7 館藏地點(diǎn)錯誤

由于圖書館自開架以來從未做過清點(diǎn)工作，期間又搬過兩次家，各個書庫又進(jìn)行過幾次大的調(diào)整，致使圖書的館藏地點(diǎn)五花八門。讀者在檢索時也搞不清要借閱的圖書究竟在哪一樓層哪個書庫。這類圖書數(shù)量巨大，流通部的工作人員可以在“流通管理”中的“館藏庫維護(hù)”中一本一本掃描圖書條形碼，把“館藏地點(diǎn)”錯誤的圖書修改正確，存盤保存。

4 圖書館館藏清點(diǎn)后管理改進(jìn)研究

在館藏清點(diǎn)后，對數(shù)據(jù)進(jìn)行了全面的統(tǒng)計(jì)：在不閉館的情況下共清點(diǎn)了A—F類的圖書，共計(jì)414 20冊，打印盤點(diǎn)表395頁，共40冊。發(fā)現(xiàn)并糾正錯誤問題達(dá)1 280冊次，占比為3.1%。其中，補(bǔ)錄無指定記錄91冊；補(bǔ)錄修改信息錯誤238冊；修改索書號及條碼號錯誤118冊；修改書名書標(biāo)錯誤186冊；糾正錯架亂架圖書344冊；統(tǒng)計(jì)找不到圖書303冊。結(jié)合上述數(shù)據(jù)對各種錯誤的圖書信息占比分析，發(fā)現(xiàn)主要是工作人員個人的工作能力和責(zé)任心有很大差別，如編目人員錄錯數(shù)據(jù)的相關(guān)問題占比為1.53%；書庫工作人員對錯架，亂架以及找不到圖書等的管理問題占比為1.56%。

通過上述數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，圖書館館藏管理中還存在著較多的問題。必須提高對圖書館管理工作的認(rèn)識，讓工作人員明確，圖書管理工作并不只是借出還回這樣簡單的工作，增強(qiáng)各部門各環(huán)節(jié)之間工作人員的協(xié)作態(tài)度和責(zé)任心，提升館藏文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫管理工作水平。同時，要進(jìn)一步完善圖書館館藏管理制度，并強(qiáng)化定期的清點(diǎn)管理。通過對館藏?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行了徹底的梳理和清理，使錯誤的圖書信息得到改正，確保圖書能夠正常流通。這既是圖書數(shù)據(jù)更加貼近真實(shí)的藏書情況的需要，也是改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量、數(shù)據(jù)庫資源建設(shè)的工作質(zhì)量提升的必要手段。

5 結(jié) 語

圖書館館藏清點(diǎn)工作既是圖書館館藏管理非常重要的基礎(chǔ)性工作，也是涉及典藏、流通以及技術(shù)等多個部門的綜合性工作。在圖書館館藏清點(diǎn)中，管理部門應(yīng)該注重增強(qiáng)協(xié)作配合，提高清點(diǎn)質(zhì)量，并及時總結(jié)在圖書館館藏清點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，有針對性地制定改進(jìn)完善措施。