孫彩霞

[摘 要]檔案信息包括企業(yè)管理中極具開發(fā)應用價值的各種信息資源，隨著計算機信息技術的廣泛應用，檔案管理工作逐步向數字化方向發(fā)展，是完善企業(yè)信息網絡現代化建設的基礎，擴展檔案管理在企業(yè)信息網絡中的促進作用， 理清檔案管理在進行數字化運行中的原則，結合當前企業(yè)人事檔案管理等信息資源的實際情況，提出有利于企業(yè)檔案管理和應用的相應對策和措施。

[關鍵詞]檔案管理；企業(yè)信息；數字化應用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.10.171

[中圖分類號]G275.9；F270 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）10-0-02

1 檔案數字化管理概述

新世紀以來，我國的國有大中型企業(yè)都在各方面不斷進行改革探索，從過去計劃經濟的意識影響逐步轉向符合市場經濟規(guī)律運行的實踐中；同時，對檔案管理工作提出了更高的要求。國有大企業(yè)完全實施檔案管理工作數字化不僅是時代發(fā)展的必然趨勢，更是現代管理科學發(fā)展與信息技術結合的成功實踐。實施企業(yè)檔案管理工作的數字化運行，就是以最方便快捷的方式建立全體員工的電子檔案，更好地適應員工檔案信息的查找與管理工作。電子檔案比傳統(tǒng)的紙質檔案管理具有高效、快捷、容量大及智能化等多種服務程序，集中了電子信息技術的很多優(yōu)點，為現代人事管理工作提供了極大方便。對于國有大企業(yè)來說，檔案管理既是一項復雜的工作，又是不可或缺的重要環(huán)節(jié)，改變傳統(tǒng)的思維管理定勢，針對紙質檔案不容易保存，查找困難等多種弊端，充分發(fā)揮現代信息技術優(yōu)勢，進一步提高檔案管理數字化的實效，已成當務之急。數字化技術在不斷發(fā)展，應用于企業(yè)檔案管理工作的各種軟件、程序也在不斷更新，提高操作人員的專業(yè)技術水平，利用數字化運行的準確、高效、便利等優(yōu)點為現代企業(yè)人力資源管理工作服務，把新型電子檔案建立的更加完備，精確而實用。以創(chuàng)新發(fā)展的意識推進實施檔案數字化管理工作，有效提高了工作效率，強化了保密程度，節(jié)約了傳統(tǒng)管理方式的成本，但在此基礎上，仍需要探索與現代企業(yè)管理工作同步發(fā)展進行的創(chuàng)新發(fā)展模式。

2 國有企業(yè)實施檔案管理工作的現實需求

隨著企業(yè)改革和科學技術水平的發(fā)展，國有企業(yè)人事檔案管理工作也需要提高工作實效，跟上高效化管理的步伐。當前，一些企業(yè)由于受傳統(tǒng)觀念的影響，往往出現人浮于事的現象，部分邊遠地區(qū)仍然存在檔案管理水平落后，利用率較低的情況。實踐證明，良好的檔案工作對提高企業(yè)的現代化管理水平，提高工作效率，提高員工的工作積極性有促進作用，是當前企業(yè)改革發(fā)展不可或缺的一部分，是國有大企業(yè)向國際一流企業(yè)邁進的必要工作環(huán)節(jié)，是我國經濟社會發(fā)展的現實需求。運用現代信息技術和互聯網優(yōu)勢，結合企業(yè)實際情況，有效開展企業(yè)檔案管理工作，提高檔案信息資源的開發(fā)利用效果，發(fā)揮檔案工作應有的價值，助推企業(yè)的現代化管理理論與人事管理的成功實踐在邊遠地區(qū)的發(fā)展，為企業(yè)自身發(fā)展和適應市場機制運行帶來實效。近年來，由于長期受傳統(tǒng)觀念的影響，一些邊遠地區(qū)國有企業(yè)的檔案管理工作，雖然采用了數字管理系統(tǒng)，但不能與企業(yè)的實際結合，未能跟得上時代的發(fā)展，其根本意識仍然停留在傳統(tǒng)管理模式上，只注重檔案的保存價值，沒有對人力資源的開發(fā)利用提供有效的數據測算和有效參考咨詢工作。不注重檔案管理科學性、重要性的宣傳工作，沒有把市場機制運行下的企業(yè)檔案工作做有價值的開發(fā)，現代企業(yè)發(fā)展亟需進一步提高檔案管理工作的服務效能，充分發(fā)揮其在企業(yè)管理中的重要價值。一些邊遠地區(qū)的國有企業(yè)由于種種原因，缺乏足夠的專業(yè)技術檔案管理人員，認為企業(yè)的檔案工作非一線技術工作，忽視了專業(yè)技術的要求，常常把其它崗位閑置的工作人員安排到檔案管理部門充數。已有的檔案管理工作人員，對電子信息技術不太熟練，又沒有安排專門時間進行培訓，在專業(yè)素質方面缺乏實踐鍛煉，再加上傳統(tǒng)管理過程中人際關系的影響，這些缺乏系統(tǒng)理論知識和專業(yè)技術的工作人員繼續(xù)留在崗位，工作干得好壞都一個樣，缺乏有效的獎懲制度和管理規(guī)制，積極性難以提高，幾乎不存在競爭上崗的憂患意識和工作緊迫感。一些國有企業(yè)因為考慮效益問題，對在職工作人員的培訓雖然一直進行不間斷的鼓勵和實踐，但往往只關注一線崗位的技術人員，對檔案管理人員的繼續(xù)教育工作往往重視不夠。有的企業(yè)由于領導不重視，沒有把檔案管理納入與一些技術工作協(xié)調的考核范圍，造成檔案管理工作人浮于事、檔案管理方面的細節(jié)錯誤頻出的現象，對國有企業(yè)發(fā)展造成不可避免的影響。邊遠地區(qū)的國有企業(yè)，現有的檔案管理制度依然不健全，與時代發(fā)展的步伐不相適應。在現代企業(yè)管理中，盡管各地企業(yè)都程度不同地制定了一些檔案管理方面的規(guī)章制度，但這些制度對促進工作人員積極性，提高檔案管理工作的實效尚不夠完善，對企業(yè)管理者的決策、信息咨詢等輔助工作沒有起到促進作用。

3 提高企業(yè)檔案管理工作實效的對策

在現代企業(yè)管理工作中實施數字化運行，首先要強化工作人員的現代檔案意識，與傳統(tǒng)的檔案管理的思維定勢區(qū)別開，不能以為保存好資料就萬事大吉，要為適應市場機制運行過程中的現代人力資源管理提供新的咨詢，促進企業(yè)管理實效。提高檔案的現代管理意識首先要加強宣傳工作，讓現代企業(yè)檔案管理工作為企業(yè)領導決策提供有價值的參考。全體員工的重視和觀念的更新是做好檔案管理工作的重要保障，是企業(yè)檔案工作實施數字化管理的基礎。為了強化檔案管理意識，提高檔案管理實效，必須形成協(xié)調一致的統(tǒng)一規(guī)劃，把檔案管理與企業(yè)的發(fā)展連接在一起，充分發(fā)揮現代信息技術的作用，與企業(yè)業(yè)務技術方面的工作一塊抓，使各個崗位工作人員都來配合企業(yè)統(tǒng)一的檔案管理工作，使全體員工都能充分認識檔案管理的重要價值和存在意義。有效應用現代信息技術形成檔案管理的網絡化建設，建立企業(yè)檔案三級網絡管理模式，形成一個以分管領導全面領導，辦公室主任或副主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的企業(yè)檔案三級網絡管理模式。企業(yè)的檔案管理應統(tǒng)一領導、整體協(xié)調，統(tǒng)一操作、專業(yè)保管，有專人負責監(jiān)督各職能部門的檔案工作，強化企業(yè)檔案收集和利用工作。進一步改善檔案室硬件設施的配置，尤其邊遠地區(qū)的國有企業(yè)要根據企業(yè)規(guī)模、職工人數和工作中的實際情況，逐步配備專業(yè)的數字化設備，特別要注重專用軟件的更新，更好地輔助企業(yè)大檔案管理過程中各項工作的有效開展。

4 圍繞企業(yè)發(fā)展增加檔案管理新內容

為提高企業(yè)管理水平，適應高科技發(fā)展，國有企業(yè)的檔案管理工作需要增添有利于現代企業(yè)發(fā)展的檔案管理新內涵。企業(yè)檔案管理中，依靠高科技的發(fā)展，通過對影像及其它數字資料的歸檔管理，也使檔案載體更加豐富多樣，如電子合同、電子圖標及電子檔案等，它以數據庫的形式，以電子文本進行貯存，方便及時調閱、查找、信息量大，是比較先進的現代信息檔案儲存與管理方法，能夠為企業(yè)的發(fā)展提供詳實而有效的原始資料。檔案管理數據庫的建立要圍繞企業(yè)發(fā)展的需要，進行科學分類，不斷增設新內容。檔案實行數字化集中管理后，有效保證了案卷質量，做到了管理規(guī)范化，提高檔案管理實效和工作效率，利用最新檔案信息化管理軟件，對文書檔案實行文件集錄入，對其他各類檔案實行案卷級錄入，對企業(yè)員工和技術類實行文件級和案卷級兩級錄入，形成了紙質檔案和電子檔案并存共用的管理機制；同時，建立科學的檢索方式，實現檔案工作信息化管理，強化管理效果，使檔案管理的安全性、完整性和保密性得到有效保障。

5 結 語

檔案管理是現代企業(yè)管理工作的一部分重要內容，借助信息技術優(yōu)勢，實施科學有效的數字化檔案管理，有利于提高企業(yè)管理水平，服務于企業(yè)發(fā)展目標。推進邊遠地區(qū)國有企業(yè)檔案工作的數字化進程，充分發(fā)揮檔案管理在促進企業(yè)發(fā)展和創(chuàng)新實踐方面的重要作用，進一步通過反饋信息的管理，加強信息橫向聯系，實現檔案資源共享，有效促進各項工作的整體發(fā)展，提高檔案的利用率和使用價值。

主要參考文獻

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