師歌

摘 要：在高校研究生教育工作中，研究生教學(xué)秘書是一個不可或缺的重要職位。為了使研究生教學(xué)管理工作更科學(xué)、更有效地進行，本研究結(jié)合研究生教學(xué)秘書的實際工作，分別對研究生教學(xué)秘書的工作職責(zé)、工作特點以及如何做好研究生教學(xué)秘書等方面進行了闡述。

關(guān)鍵詞：研究生教育;教學(xué)秘書;管理

近年來，隨著我國高校研究生招生數(shù)量的不斷擴增以及研究生管理工作的質(zhì)量逐漸下降，二級學(xué)院研究生教學(xué)秘書的工作問題也越來越多。[1]研究生管理工作任務(wù)越來越繁重，如何使研究生教學(xué)秘書在管理工作中掙脫傳統(tǒng)的思想管理模式，開展更加有序的研究生教學(xué)管理工作，使研究生教學(xué)管理工作更加科學(xué)、有效，目前已經(jīng)成為每一個基層管理人員面臨的主要問題。

一、研究生教學(xué)秘書的工作職責(zé)

在研究生工作中，從事最基礎(chǔ)的管理及服務(wù)的人員即為研究生教學(xué)秘書，他們是高校研究生教學(xué)管理鏈順利進行的基礎(chǔ)，是研究生教學(xué)管理各項工作的具體實行者，因此，研究生教學(xué)秘書是研究生管理體系中不可缺少的崗位。[2]通常，高校二級學(xué)院研究生教學(xué)秘書主要的工作包括以下幾個方面：

1.研究生專業(yè)課的設(shè)置與管理

研究生教學(xué)秘書主要是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對日常教學(xué)進行管理，協(xié)助學(xué)科領(lǐng)導(dǎo)及分管主管對研究生培養(yǎng)方案進行制定與落實。每學(xué)期開學(xué)初，依據(jù)校級研究生培養(yǎng)計劃，對任課教師的教學(xué)任務(wù)進行落實，對本院研究生專業(yè)課課程表進行編排，對教學(xué)任務(wù)及開課計劃進行下達與上報，同時對教學(xué)管理中需要處理的各種問題進行協(xié)調(diào)與解決。

每學(xué)期快結(jié)束時，提醒任課教師出考試試題，安排學(xué)科考試，完成考試后，通知教師對研究生成績進行錄入，同時上交成績單及試卷進行歸檔管理。

2.研究生論文管理

協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)科主任對研究生的論文開題、中期考核及答辯等工作進行安排與整理，并對較為復(fù)雜繁瑣的研究生畢業(yè)與學(xué)位授予資格進行審核。此外，還要對所有研究生的相關(guān)資料進行填寫、統(tǒng)計、分類及歸檔等。

3.研究生招生及檔案的管理

通常，研究生教學(xué)秘書都會參與研究生的招生宣傳、復(fù)試及面試的安排，同時還要參與研究生學(xué)籍管理及研究生培養(yǎng)環(huán)節(jié)的審核。此外，對于研究生成績、試卷及教學(xué)文件的整理、歸檔等工作也都離不開研究生教學(xué)秘書。

二、研究生教學(xué)秘書的工作特點

由于研究生管理工作較為繁瑣，研究生教學(xué)秘書的工作進而也較為復(fù)雜，其工作特點主要包括以下幾個：[3]

1.對象廣

學(xué)生與教師是研究生教學(xué)秘書工作的主要對象。根據(jù)我國社會目前的發(fā)展需要，高校對于研究生培養(yǎng)的方案也進行了相應(yīng)調(diào)整，但其主體方向變化不大，相應(yīng)任課教師的變化也不大。因此，研究生秘書不僅要對學(xué)生及教師進行教學(xué)服務(wù)，同時還要與相關(guān)職能部門打交道，只有及時、有效、融洽地與這些部門進行溝通，才能夠起到上傳下達、承上啟下的橋梁作用，才能夠確保院系各項教學(xué)計劃順利進行，確保教學(xué)培養(yǎng)方案能夠順利落實。[4]

2.內(nèi)容多

研究生教學(xué)管理工作是一項綜合性的服務(wù)工作，其中常規(guī)性的管理工作包括招生工作、學(xué)籍管理、教務(wù)管理、成績管理、教學(xué)檔案管理等，這些工作的連續(xù)性較強，所有方面的管理都需要教學(xué)秘書的參與，且每一個環(huán)節(jié)都需要教學(xué)秘書進行較為大量的工作。

3.責(zé)任大

每個學(xué)期的各個時段，研究生教學(xué)秘書都要嚴格按照教學(xué)計劃進行工作，因此，在教學(xué)時間段安排方面，教學(xué)秘書的工作是存在一定規(guī)律的。對于研究生教學(xué)秘書的工作，多數(shù)人都認為是一些常務(wù)性的事務(wù)，毫無“含金量”技術(shù)可言，只要做到早準備、早計劃，就能夠確保教學(xué)管理工作的有序開展。但教學(xué)秘書的工作并不像人們想象的那么簡單，是比較復(fù)雜和繁瑣的。而且無論教學(xué)秘書工作是常規(guī)性的還是偶然性的，對于一些問題的解決稍有疏忽都會影響學(xué)生的學(xué)習(xí)進度，甚至影響學(xué)生就業(yè)及以后人生。[5]

三、如何有效開展研究生教學(xué)秘書工作

綜上所述，不難發(fā)現(xiàn)，要做一個合格、優(yōu)秀的研究生教學(xué)秘書充滿了困難與挑戰(zhàn)。本研究認為，要想提高研究生管理水平，可以從以下幾方面著手：

1.加大對研究生教學(xué)秘書工作的重視

很多人認為，教學(xué)秘書的工作不是教學(xué)工作的主要部分，只不過是管管成績、排排課而已。然而，該工作并非如此，一名優(yōu)秀的研究生教學(xué)秘書，不但要有秘書、管理方面的知識，同時還要對相關(guān)專業(yè)的內(nèi)容較為熟悉。通常來說，考生首先聯(lián)系到的是教學(xué)秘書，教學(xué)秘書只有對相關(guān)專業(yè)熟悉才能更好地對專業(yè)進行介紹，增加那些喜歡本專業(yè)的考生信心。而且，熟悉相關(guān)專業(yè)還有利于與學(xué)生的日常溝通。研究生教學(xué)秘書不僅要管理招生、教務(wù)、學(xué)籍、考務(wù)等工作，還要管理研究生日常學(xué)習(xí)生活，如材料提交時間、證件注冊、各類活動的申請等，如果教學(xué)秘書不熟悉這些專業(yè)，那么，他們極有可能無法與學(xué)生溝通。

2.強化自覺服務(wù)的意識

研究生教學(xué)秘書不僅僅是一個管理者，同時還是一個服務(wù)者。教學(xué)秘書應(yīng)充分認識自己的價值充分了解自己的工作性質(zhì)，積極主動地服務(wù)于教師和學(xué)生，及時向師生傳達學(xué)校的方針政策，對本院教師與研究生的意見及構(gòu)想及時反映給學(xué)校，做好學(xué)校與師生之間的橋梁。

為學(xué)生的學(xué)習(xí)生活服務(wù)，為教師的教學(xué)工作服務(wù)，為上級部門的管理服務(wù)是研究生教學(xué)秘書的工作重心。[6]因此，面對研究生這個較為特殊的群體，教學(xué)秘書應(yīng)當切實地站在對方的角度去思考并解決問題，做到一切以學(xué)生的發(fā)展為主。

對于上級部門，應(yīng)多請示、匯報，及時了解研究生整體情況，多收集、整理、分析信息，協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)解決實際問題。

3.強化與研究生導(dǎo)師之間的聯(lián)系

高校研究生接觸最為頻繁，關(guān)系最為密切的是研究生導(dǎo)師。在研究生培養(yǎng)的全過程都離不開導(dǎo)師的指導(dǎo)。研究生學(xué)業(yè)論文的質(zhì)量，各種能力的培養(yǎng)都是研究生教學(xué)質(zhì)量的重要指標，這些都與導(dǎo)師密不可分。因此，在研究生教學(xué)管理工作中，就要求院系教學(xué)管理秘書充分與研究生導(dǎo)師和學(xué)生進行溝通，通過導(dǎo)師對研究生的情況進行及時了解，適當提取導(dǎo)師對研究生教學(xué)管理工作的意見，并及時反饋導(dǎo)師提出來的問題。

4.加強信息平臺在研究生教秘工作中的應(yīng)用

現(xiàn)代社會是一個信息化社會，傳統(tǒng)行政管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)新的發(fā)展需要，高校研究生教秘的日常工作不可避免地會參與到信息化的各種進程中。通過各種類型的信息管理平臺、系統(tǒng)控制平臺擺脫傳統(tǒng)工作方式，使工作更加高效、便捷。這就要求高校在研究生教秘管理的信息化方面要統(tǒng)一各種信息平臺，通過身份認證，能夠授權(quán)使用各種具體應(yīng)用，使孤立的信息體成為一個整體，實現(xiàn)信息的開放和共享。

四、結(jié)論

近年來，隨著我國高校研究生教育的不斷發(fā)展及研究生教育管理的不斷變化，對于研究生管理和教育者的要求也越來越高。研究生教學(xué)秘書不但要有較高的責(zé)任心、服務(wù)意識、心理素質(zhì)及管理水平，還要具備相關(guān)的專業(yè)知識，對當今現(xiàn)代化管理手段能熟練地使用。

為提高研究生教育管理的效率，研究生教學(xué)秘書必須在工作中不斷學(xué)習(xí)新的管理知識、專業(yè)知識及信息化技術(shù)等，并且切實提高自身的業(yè)務(wù)水平及政治素質(zhì)，探索出更好的管理模式，為研究生的教育管理貢獻自己的力量。

參考文獻：

[1]趙 娜，徐 媛，濮 昱.淺議如何做好高校研究生教學(xué)秘書[J].中國電力教育，2008（23）.

[2]尹 典.高校教學(xué)秘書職業(yè)倦怠的成因及對策[J].長春工業(yè)大學(xué)學(xué)報（高教研究版），2013，06（04）：39—41.

[3]楊新艷.淺談高等院校教學(xué)秘書的角色定位與素質(zhì)要求[J].輕工科技，2013，11（12）：125—126.

[4]梁小娟.淺議二級院系研究生教學(xué)秘書工作的復(fù)雜性及相應(yīng)對策[J]. 當代教育論壇（教學(xué)研究），2010，9（10）：19—20.

[5]喬 暢.淺談教學(xué)秘書工作的幾點體會[J].科教文匯（上旬刊）， 2012，06（12）：7—9.

[6]李園樂.淺談高校二級學(xué)院教學(xué)秘書能力結(jié)構(gòu)與個人發(fā)展[J].現(xiàn)代交際，2012，09（10）：211—222.

（作者單位：北京工商大學(xué)）