康雅星

摘要：檔案利用效果是指企業(yè)通過向用戶提供其所需檔案材料，以達(dá)到用戶所預(yù)期的目的。檔案利用信息反饋就是檔案用戶利用檔案信息后，將產(chǎn)生的效果情況反饋給檔案利用部門的過程。本文首先分析了企業(yè)檔案利用效果反饋工作的現(xiàn)狀，然后結(jié)合影響企業(yè)檔案利用反饋的因素，有針對性地提出優(yōu)化檔案利用反饋工作的措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 檔案 利用效果 反饋

檔案利用效果是指企業(yè)通過向用戶提供其所需檔案材料，以達(dá)到用戶所預(yù)期的目的。作為檔案管理工作中賴以存在和發(fā)展的利用工作，其利用效果能集中體現(xiàn)企業(yè)工作狀況，利用效果的反饋，一般來說則應(yīng)該由用戶通過利用檔案后，再把最終結(jié)果反饋到檔案部門，通過這一方式，不但可以體現(xiàn)檔案工作的重要性和作用，還可以作為企業(yè)改進(jìn)工作的依據(jù)。因此，檔案利用效果的反饋工作應(yīng)為企業(yè)和有關(guān)部門所重視、關(guān)注。對于企業(yè)來說，反饋量越大，對自身的建設(shè)越有利，并且，信息的反饋速度越快，內(nèi)容越真實(shí)可靠越好。

1 企業(yè)檔案利用效果反饋工作的現(xiàn)狀

檔案利用和服務(wù)工作是企業(yè)的重要工作。自從《檔案法》實(shí)施后，企業(yè)社會地位與服務(wù)功能不斷提高，檔案工作的各方面也較以前發(fā)生了很大的變化。但是，企業(yè)的檔案利用工作還存在很多不完善的地方，影響了利用工作的開展和信息反饋。

①檔案利用效果反饋機(jī)制不健全。目前，大部分企業(yè)都建立了自己的檔案利用制度，對檔案利用工作的規(guī)定也非常詳細(xì)，但對管理方式、上報(bào)要求、組織結(jié)構(gòu)等涉及檔案利用效果反饋的機(jī)制，沒有具體明確的規(guī)定。②檔案利用效果反饋不及時。利用效果主要體現(xiàn)在社會效益和經(jīng)濟(jì)效益兩方面，但是都需要一定的時間才能獲得效益，以至于有些檔案材料使用后很快見成效，而有的則周期很長，導(dǎo)致在日常利用檔案過程中存在檔案利用效果反饋不及時的問題。③檔案利用效果反饋事例質(zhì)量不高。這方面主要體現(xiàn)在：事例敘述不詳細(xì)；事例內(nèi)容不典型等。④利用效果反饋的準(zhǔn)確可靠度有待提高。社會效益很難及時地體現(xiàn)出來，所有很不容易被量化。在涉及到有關(guān)費(fèi)用問題時，為了避免交付或少交付有關(guān)費(fèi)用，同時還容易出現(xiàn)隱瞞真實(shí)利用效果，不能如實(shí)反饋，謊報(bào)利用情況等現(xiàn)象。

2 影響企業(yè)檔案利用反饋的因素

2.1 企業(yè)檔案部門人員配備不合理。通常企業(yè)的檔案部門的工作人員收入低于同級業(yè)務(wù)部門，這是因?yàn)樵摬块T不能直接的創(chuàng)造效益，這種形勢也導(dǎo)致該部門很難吸引相關(guān)專業(yè)人才。再加上企業(yè)的穩(wěn)定性遠(yuǎn)低于政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位，工作壓力也大，使得吸引人才更加困難。企業(yè)檔案部門管理涉及很多的內(nèi)容，需要各部門協(xié)調(diào)配合。這就要求企業(yè)不僅要給檔案部門配備檔案專業(yè)人才，也要配備相應(yīng)的技術(shù)人員和外語人才。

2.2 企業(yè)檔案工作人員檔案利用意識有待提高。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷推進(jìn)，企業(yè)的市場競爭日益激烈，此時企業(yè)檔案部門需要做的是主動提供檔案利用，加強(qiáng)和其他各部門之間的溝通和交流，使檔案充分地服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)層和各個部門，只有檔案部門工作人員提高檔案利用意識，才能推動檔案利用工作的順利進(jìn)行。

2.3 企業(yè)普通工作人員主動利用檔案的意識不足。長期以來，大部分員工為了獲取憑證會去檔案部門查找檔案，很多員工并沒意識到，檔案也是一種信息源，如果合理進(jìn)行利用能夠有效地提高企業(yè)的工作效率，因此，提高企業(yè)普通工作人員主動利用檔案的意識是很有必要的。

2.4 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者利用檔案的意識不強(qiáng)，對檔案利用工作不夠重視。很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者都沒有意識到利用檔案工作的重要性，認(rèn)為檔案的作用就是滿足利用者，不注重對其社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的開發(fā)，沒有把檔案的作用充分的發(fā)揮出來，不利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

3 優(yōu)化檔案利用效果反饋工作的措施

①加強(qiáng)檔案知識普及，鼓勵反饋行為，提高企業(yè)的檔案意識。相關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)宣傳工作，使全體職工都意識到檔案的重要性，只有提高企業(yè)的整體檔案意識，企業(yè)檔案工作才能更加順利的開展和進(jìn)行，企業(yè)檔案利用工作才能真正充分的發(fā)揮作用。②建立健全檔案利用效果反饋機(jī)制。檔案部門應(yīng)充分發(fā)揮主觀能動性，建立健全符合企業(yè)特點(diǎn)的檔案利用反饋機(jī)制。③提高檔案工作人員素質(zhì)，科學(xué)配置檔案人員隊(duì)伍。隨著市場競爭的日益激烈，企業(yè)對每個部門職員的要求都越來越高，對于企業(yè)檔案部門來說，提高檔案工作人員素質(zhì)，科學(xué)配置檔案人員隊(duì)伍是刻不容緩的事情，只有這樣檔案部門在利用工作中才能更好的為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)。④開展檔案工作創(chuàng)新。在檔案利用過程中難免會遇到各種各樣的問題，而傳統(tǒng)的檔案工作方式不能解決所有的問題，因此應(yīng)該對檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新?，F(xiàn)階段很多企業(yè)已經(jīng)開始創(chuàng)新檔案利用方式和管理方式，并取得了不錯的成績，如企業(yè)檔案聯(lián)機(jī)檢索、實(shí)時檔案咨詢等。

總之，從整個檔案工作來看，檔案利用效果反饋是對檔案利用工作產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)和社會效益宣傳的一種有效載體，如何更好體現(xiàn)檔案的價(jià)值和作用，做好檔案利用效果反饋是當(dāng)今檔案利用工作中要面對的重要課題。只有做好企業(yè)檔案的利用效果反饋，才能便于分析總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與不足，促進(jìn)檔案利用工作，提高服務(wù)水平，加強(qiáng)企業(yè)各部門之間對檔案工作的關(guān)心與支持，從而提升企業(yè)整體的檔案管理水平。

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