郭維

[摘 要]應(yīng)收賬款管理是企業(yè)管理中的重要內(nèi)容，也是資產(chǎn)負(fù)債表的主要科目?！兑?guī)范基礎(chǔ)工作強(qiáng)化ERP管理進(jìn)一步提高應(yīng)收賬款的管理水平》一文是從ERP管理的角度入手，重點(diǎn)對(duì)應(yīng)收賬款管理過(guò)程中關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制進(jìn)行分析，提出防范風(fēng)險(xiǎn)措施和對(duì)策，促進(jìn)企業(yè)加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收賬款的管理，降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)。

[關(guān)鍵詞]ERP控制；客戶信用評(píng)價(jià)；應(yīng)收賬款管理[DOI]10-13939/j-cnki-zgsc-2015-27-227

近年來(lái)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和完善，我國(guó)企業(yè)逐步加強(qiáng)了對(duì)應(yīng)收賬款管理的重視程度，但在實(shí)際工作中仍然出現(xiàn)了應(yīng)收賬款回收不力、資金流短缺等問(wèn)題，認(rèn)真分析認(rèn)為存在的重要原因是落后的管理手段不適應(yīng)日益復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)環(huán)境導(dǎo)致的，阻礙了對(duì)應(yīng)收款項(xiàng)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)越來(lái)越重視自身的ERP建設(shè)，通過(guò)ERP對(duì)應(yīng)收賬款的管理，進(jìn)一步提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。本文就ERP系統(tǒng)對(duì)應(yīng)收賬款管理的作用談一點(diǎn)體會(huì)，請(qǐng)各位專家給予指導(dǎo)。

1 應(yīng)收賬款的概念

應(yīng)收賬款是指企業(yè)因?qū)ν怃N售貨物、提供勞務(wù)及其他原因而向購(gòu)貨單位或接受勞務(wù)單位收取的款項(xiàng)。它是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分，其流動(dòng)性強(qiáng)弱直接影響企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)和經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。應(yīng)收款項(xiàng)過(guò)大將延緩資金的周轉(zhuǎn)速度，同時(shí)也可能造成呆賬、壞賬的發(fā)生，給企業(yè)造成重大損失。

2 應(yīng)收賬款的形成原因

企業(yè)作為一個(gè)營(yíng)利組織，為了獲取更多的利益，不得不想方設(shè)法提高企業(yè)銷售額。而針對(duì)提高銷售收入、股東權(quán)益而言，賒銷是一種有效的方法，但是相對(duì)于現(xiàn)銷來(lái)說(shuō)，賒銷始終存在著風(fēng)險(xiǎn)，即賒銷必然導(dǎo)致企業(yè)存在應(yīng)收賬款，由于權(quán)責(zé)發(fā)生制下利潤(rùn)實(shí)現(xiàn)和現(xiàn)金流入量在時(shí)間上不一致，就可能發(fā)生相應(yīng)的機(jī)會(huì)成本、壞賬成本以及對(duì)應(yīng)收賬款的管理成本，從而影響企業(yè)財(cái)務(wù)運(yùn)行效果。

3 應(yīng)收賬款管理方面存在的問(wèn)題

應(yīng)收賬款是實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的雙刃劍，不利用應(yīng)收賬款擴(kuò)大銷售收入、占領(lǐng)市場(chǎng)，是企業(yè)管理層裹足不前的體現(xiàn)，是對(duì)企業(yè)自身信譽(yù)和產(chǎn)品沒(méi)有信心的表現(xiàn)，但過(guò)分利用應(yīng)收賬款增加銷售收入又可能使企業(yè)被過(guò)大的財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)所拖累，更有甚者應(yīng)收賬款回收不力成為壓倒“駱駝的最后一根稻草”，使企業(yè)陷入破產(chǎn)的泥沼。目前，國(guó)內(nèi)企業(yè)在應(yīng)收賬款管理方面存在以下問(wèn)題。

3-1 片面追求市場(chǎng)占有率，風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)淡薄

在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，為了占領(lǐng)市場(chǎng)，擴(kuò)大產(chǎn)品銷售額，企業(yè)未對(duì)付款單位和個(gè)人的資信程度作深入調(diào)查，未對(duì)應(yīng)收款風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，就盲目采用賒銷、代銷策略和其他優(yōu)惠方式招徠顧客，以占有和擴(kuò)大企業(yè)的市場(chǎng)份額，給企業(yè)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn)，致使客戶拖欠風(fēng)險(xiǎn)巨大。

3-2 管理隨意性大，制度流于形式

由于存在認(rèn)識(shí)的局限性，很多企業(yè)對(duì)應(yīng)收賬款的管理，不是以制度進(jìn)行管理，而是以“人治代替法治”，缺少及時(shí)的賬齡分析。許多企業(yè)僅僅是在其資產(chǎn)負(fù)債表的補(bǔ)充資料中按賬齡對(duì)應(yīng)收賬款的數(shù)額進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分類，平時(shí)則沒(méi)有對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行輔助管理。這樣，企業(yè)不能及時(shí)對(duì)應(yīng)收賬款賬齡進(jìn)行分析，對(duì)客戶賒銷的政策就沒(méi)有決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。

3-3 企業(yè)惡意欠款

有些客戶，因自身運(yùn)作問(wèn)題或資金流轉(zhuǎn)不暢，故意以產(chǎn)品質(zhì)量不合乎合同要求、售后服務(wù)品質(zhì)不良等為由故意拖延付款時(shí)間。這些問(wèn)題，如果訴諸法律，可能會(huì)因?yàn)橐恍┏绦蛏系膯?wèn)題而拖延數(shù)年，同時(shí)在相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)可能會(huì)產(chǎn)生不利于企業(yè)的輿論導(dǎo)向，導(dǎo)致企業(yè)“投鼠忌器”，產(chǎn)生損失。

3-4 部門之間信息獨(dú)立，缺乏溝通

各部門由于分工和職能的不同，缺乏必要、有效的溝通和交流，割斷了各類信息之間的有機(jī)聯(lián)系和信息的完整性，不利于企業(yè)管理者形成整體的認(rèn)識(shí)，控制應(yīng)收賬款。例如：銷售部門僅對(duì)銷售人員銷售業(yè)績(jī)進(jìn)行考核，對(duì)應(yīng)收賬款的認(rèn)識(shí)就比較模糊，往往對(duì)一年以上的應(yīng)收賬款早已“拋到了九霄云外”；合同管理部門僅對(duì)合同文本的簽署進(jìn)行審核，而對(duì)回款事項(xiàng)漠不關(guān)心；財(cái)務(wù)部門僅對(duì)賬務(wù)處理的正確性、完整性負(fù)責(zé)，而對(duì)應(yīng)收款項(xiàng)的具體情況缺乏分析。諸如此類，企業(yè)的業(yè)務(wù)量越大，這些問(wèn)題就會(huì)表現(xiàn)得越突出。

4 針對(duì)存在的問(wèn)題，應(yīng)明確的關(guān)鍵控制點(diǎn)

針對(duì)上述存在的問(wèn)題，應(yīng)收賬款的管理人員應(yīng)仔細(xì)考慮問(wèn)題的關(guān)鍵控制點(diǎn)，并采取適當(dāng)?shù)拇胧?，以達(dá)到提高銷售業(yè)績(jī)并降低應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)的效果，具體說(shuō)明如下。

4-1 強(qiáng)化賒銷前期管理，減少財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

在調(diào)查賒銷對(duì)象的資料前，企業(yè)應(yīng)當(dāng)首先透徹了解自身狀況。從自身經(jīng)營(yíng)規(guī)模、產(chǎn)品品種、往期銷售額等各方面做出詳細(xì)的調(diào)查，確定長(zhǎng)期內(nèi)對(duì)企業(yè)最為有利的應(yīng)收賬款范圍和企業(yè)可以承受的應(yīng)收賬款最高額度，減小應(yīng)收賬款管理上的盲目性和滯后性，通過(guò)預(yù)計(jì)當(dāng)期銷售總量和當(dāng)期應(yīng)收賬款總量，為授信總量提供決策依據(jù)，同時(shí)應(yīng)將預(yù)計(jì)結(jié)果，準(zhǔn)確無(wú)誤地傳達(dá)給銷售人員，使其在開(kāi)展業(yè)務(wù)的時(shí)候能夠合理地確定賒賬額度，既擴(kuò)大企業(yè)銷售成績(jī)，又減少企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

4-2 完善客戶信用評(píng)價(jià)管理，做到心中有數(shù)

客戶的信用評(píng)價(jià)管理是根據(jù)對(duì)客戶的信用評(píng)價(jià)和信息分析確定客戶信用額度、信用期限、折扣辦法等賒賬條件的管理體系。企業(yè)應(yīng)建立長(zhǎng)期、持久的信息反饋系統(tǒng)，并對(duì)客戶信用等級(jí)的變化保持敏感性，滾動(dòng)修改客戶信用等級(jí)，逐一確定客戶當(dāng)期最大賒銷限額。同時(shí)建立黑名單制度并保證所有客戶的信用等級(jí)信息能夠在銷售部門和財(cái)務(wù)部門間及時(shí)、順暢流動(dòng)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)以減少應(yīng)收賬款的壞賬風(fēng)險(xiǎn)。

4-3 明確賒銷審批權(quán)限，降低回款風(fēng)險(xiǎn)

根據(jù)企業(yè)對(duì)自身的應(yīng)收賬款預(yù)算和客戶信用等級(jí)的評(píng)價(jià)結(jié)果，應(yīng)當(dāng)完善企業(yè)的賒銷審批程序，使應(yīng)收賬款的管理工作更加具有預(yù)見(jiàn)性和計(jì)劃性，有效控制應(yīng)收賬款總額。在具體工作中，在企業(yè)內(nèi)部分別規(guī)定不同級(jí)別授權(quán)人員的不同權(quán)限，控制銷售部門賒銷的限度，根據(jù)數(shù)額大小由相應(yīng)層級(jí)的主管審批，甚至報(bào)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，通過(guò)明確的權(quán)限審批，降低回款風(fēng)險(xiǎn)。

4-4 落實(shí)壞賬責(zé)任，提高人員的紅線意識(shí)

企業(yè)應(yīng)該將應(yīng)收賬款的回收責(zé)任落實(shí)到人，形成制度性文件。應(yīng)收賬款實(shí)行收回責(zé)任終身制，應(yīng)收賬款發(fā)生后經(jīng)辦人應(yīng)該對(duì)該筆應(yīng)收賬款終身負(fù)責(zé)，該責(zé)任不因?yàn)椴块T調(diào)動(dòng)或崗位變動(dòng)發(fā)生變化。通過(guò)制度約束業(yè)務(wù)人員對(duì)客戶缺乏謹(jǐn)慎性的評(píng)估，能夠最大限度地避免風(fēng)險(xiǎn)，形成良好的事前控制效果。同時(shí)，實(shí)行應(yīng)收賬款責(zé)任終身制能避免應(yīng)收賬款交接不力，責(zé)任不明確造成與客戶失聯(lián)形成的壞賬，有利于應(yīng)收賬款的事中控制。

5 ERP管理下的應(yīng)收賬款系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)

對(duì)企業(yè)的應(yīng)收賬款進(jìn)行管理時(shí)，不僅需要關(guān)注應(yīng)收賬款在發(fā)生之后的回收和壞賬處理，同樣應(yīng)當(dāng)關(guān)注應(yīng)收賬款發(fā)生前的預(yù)測(cè)和對(duì)客戶的信用評(píng)價(jià)問(wèn)題，最大限度地避免其帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，把壞賬水平降到最低。ERP系統(tǒng)下將很好地解決上述問(wèn)題，具體說(shuō)明如下。

5-1 根據(jù)系統(tǒng)客戶信息，制定合理的賒銷制度

利用ERP系統(tǒng)建立客戶信用檔案，實(shí)現(xiàn)了對(duì)業(yè)務(wù)全過(guò)程的跟蹤，并對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。系統(tǒng)客戶信用資料包括客戶名稱、購(gòu)貨內(nèi)容、客戶品質(zhì)、信用等級(jí)等內(nèi)容。我們可以根據(jù)信用檔案和歷史數(shù)據(jù)制定合理的賒銷額度和回款期并輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)據(jù)此來(lái)判斷客戶的信用情況并給予預(yù)警，企業(yè)可以隨時(shí)掌握每一客戶的信用情況，為制定合理的賒銷制度提供及時(shí)準(zhǔn)確的信息來(lái)源。

5-2 利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)的客觀性，保障賒銷制度的順利執(zhí)行

訂立合理賒銷制度是基礎(chǔ)，保障賒銷制度的執(zhí)行是關(guān)鍵。首先，預(yù)設(shè)事前控制條件：由ERP系統(tǒng)根據(jù)各項(xiàng)要求自動(dòng)設(shè)置賒銷期和賒銷額，防止人為因素的干擾。其次，完善事中控制管理：在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，系統(tǒng)將根據(jù)要求進(jìn)行判斷并拒絕不符合規(guī)范的操作步驟。如在系統(tǒng)中對(duì)發(fā)貨進(jìn)行限制，超過(guò)賒銷期未回款的，不允許繼續(xù)發(fā)貨，減少人為操作，可以有效控制在制度執(zhí)行過(guò)程中，人為因素帶來(lái)的各種隨意性、欺騙性，提高內(nèi)控的穩(wěn)定性、可靠性。最后，要加強(qiáng)事后控制管理，如自動(dòng)核對(duì)數(shù)據(jù)的發(fā)生額及余額是否符合指定的邏輯關(guān)系，并把異常情況及時(shí)提交給相關(guān)的監(jiān)控部門，保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；通過(guò)反饋的信息，對(duì)原來(lái)制定的信用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查，決定其是否適當(dāng)?shù)取?/p>

5-3 實(shí)時(shí)賬齡分析，提供決策依據(jù)

ERP系統(tǒng)根據(jù)事先設(shè)置好的信用期自動(dòng)對(duì)客戶進(jìn)行賬齡分析。系統(tǒng)根據(jù)用戶的需要設(shè)置賬齡分析的方式，通過(guò)賬齡分析，提示財(cái)務(wù)管理人員應(yīng)把過(guò)期款項(xiàng)視為工作重點(diǎn)，幫助企業(yè)進(jìn)一步研究與制定新的信用政策；如果企業(yè)應(yīng)收賬款的賬齡開(kāi)始延長(zhǎng)或者過(guò)期賬戶所占比例逐漸增加，那么就必須及時(shí)采取措施，調(diào)整企業(yè)信用政策，努力提高應(yīng)收賬款的收現(xiàn)效率。

5-4 建立賒銷申報(bào)制度

企業(yè)財(cái)務(wù)部門或信用部門要對(duì)應(yīng)收賬款加強(qiáng)管理，應(yīng)當(dāng)建立健全賒銷申報(bào)制度，并將流程強(qiáng)制嵌入到ERP的管理系統(tǒng)中，嚴(yán)格控制應(yīng)收賬款。如客戶要求延期付款時(shí)，銷售部門經(jīng)辦人員就須在ERP系統(tǒng)中填制賒銷申報(bào)單報(bào)信用部門審核。信用部門重點(diǎn)對(duì)賒銷金額、賒銷期限、有無(wú)擔(dān)保等客戶資信調(diào)查后，作出賒銷決策，在賒銷申報(bào)單上簽署意見(jiàn)。應(yīng)收賬款列賬后，申報(bào)部門的負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人員也就成了該筆款項(xiàng)的責(zé)任人，并在信用部門的監(jiān)督下對(duì)款項(xiàng)的回收負(fù)全責(zé)。

5-5 信息完整及時(shí)，提高應(yīng)收信息實(shí)用性

ERP系統(tǒng)建立了良好的信息通道。上級(jí)主管部門可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方便快速地獲取所需數(shù)據(jù)，大大推動(dòng)了內(nèi)部聯(lián)系的緊密度，克服了人員由于地理距離的原因缺乏溝通的弊病，使地理距離變成了鼠標(biāo)距離。這種水平型傳遞方式加快了信息的傳遞速度，相關(guān)部門之間實(shí)現(xiàn)了直接對(duì)話，發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題各部門可以直接共同解決。

6 結(jié) 論

在對(duì)應(yīng)收賬款經(jīng)營(yíng)實(shí)際管理的過(guò)程中，只有將管理思想與信息技術(shù)完美結(jié)合在一起，才是完善企業(yè)應(yīng)收賬款管理的可行之道。我們要利用ERP系統(tǒng)這個(gè)良好的信息管理平臺(tái)，將業(yè)務(wù)實(shí)際與ERP系統(tǒng)有效地結(jié)合起來(lái)，力求減少應(yīng)收賬款造成損失，加速應(yīng)收款項(xiàng)的回收，減少資金占用。ERP的應(yīng)用使企業(yè)的信息化管理水平實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，通過(guò)對(duì)物流、資金流、信息流的一體化管理和集成化運(yùn)行，使企業(yè)更適應(yīng)外部競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的變化，實(shí)現(xiàn)了對(duì)企業(yè)資源的有效利用，提高了經(jīng)營(yíng)水平和管理效率，將進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

參考文獻(xiàn)：

[1]陶凌，王君-如何發(fā)揮ERP應(yīng)收賬款管理的優(yōu)勢(shì)[J].齊魯珠壇，2007（4）.

[2]李維安-公司治理學(xué)[M].2版-北京：高等教育出版社，2009.