李雯

摘 要：現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展為了與信息時代相適應(yīng)，必須要做好綜合檔案數(shù)字化管理，檔案是醫(yī)院建設(shè)順利開展的關(guān)鍵內(nèi)容，本文在介紹醫(yī)院綜合檔案的特點的基礎(chǔ)上，對促進檔案數(shù)字化建設(shè)的有效措施進行了介紹，希望對相關(guān)工作人員能夠有所幫助。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院綜合檔案；應(yīng)用與體會；數(shù)字化假設(shè)

醫(yī)院中的檔案記錄著醫(yī)院各項活動，通過文字、影響、聲音等對具有價值的信息進行保留。通過對醫(yī)院檔案中信息的應(yīng)用，可以為醫(yī)院的管理工作提供參考，對醫(yī)院各項活動的正常進行有著重要作用。

一、醫(yī)院綜合檔案的主要特點

（一）載體性

醫(yī)院綜合信息包含了醫(yī)院管理內(nèi)容中的多個方面內(nèi)容，其中主要包括醫(yī)療、行政、財務(wù)、設(shè)備等多個方面的信息。傳統(tǒng)的檔案管理，在信息保存上通過紙張完成，“使用者”通過直接閱讀的方式便可以實現(xiàn)對信息的獲取。在信息環(huán)境中，醫(yī)院中的各項信息都被數(shù)字化，利用磁盤或光盤對承載信息，要想閱讀信息中內(nèi)容，必須要完成解碼，這提高了信息保存的安全性。數(shù)字化檔案與紙張檔案相比，在管理上存在一定區(qū)別，紙張檔案因為內(nèi)容與載體兩者之間是不可分離的一，因此管理起來相對容易，但數(shù)字化檔案則不同，因此對數(shù)字化檔案管理過程中，需要對硬件和軟件進行不斷更新，確保管理的合理性。

（二）共享性

在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，電子文檔具有很高的共享性。傳統(tǒng)文件應(yīng)為受空間和實時間等條件的約束，要對文件進行查看，必須到借閱室，并且在查看過程中可能對文件造成破壞。信息文化文檔，則可以在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，利用計算機終端，在任意地點實現(xiàn)對檔案的閱讀，滿足閱讀檔案人員對文檔的閱讀需求。

（三）時效性

信息化競中，文檔管理需要需要對通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)進行應(yīng)用，從而實現(xiàn)對信息的快速檢索，遠程查看等操作。同時，在信息環(huán)境基礎(chǔ)下，電子文檔從形成到歸檔可以在短時間內(nèi)完成，提高了信息的時效性。

二、加強綜合檔案數(shù)字化建設(shè)措施

（一）準備工作

醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員需要加強對醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度，將其納入到醫(yī)院整體建設(shè)與規(guī)劃內(nèi)容中，并且需要加大宣傳力度，引起醫(yī)院中各個層面工作人員的重視，為檔案數(shù)字化建設(shè)營造一個良好的環(huán)境。

完善檔案數(shù)字化建設(shè)需要使用的設(shè)備，為工作的開展提供硬件支持。數(shù)字化建設(shè)中，檔案管理部門需要配備好相應(yīng)的硬件設(shè)備。例如，掃描儀、計算機等相關(guān)設(shè)備，同時還應(yīng)當聘用相應(yīng)的技術(shù)人才對工作進行指導(dǎo)。

檔案數(shù)字化建設(shè)中要對人員進行合理安排，特別是在籌備工作中，存在大量的工作需要由人工操作完成，并且對相關(guān)工作人員能力的要求較高，因此為了確保建設(shè)的順利，人才的安排必須合理。

（二）數(shù)字化管理過程中的應(yīng)用的相關(guān)措施

與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，數(shù)字化管理應(yīng)用的是一種相對比較快捷管理模式，但是因為傳統(tǒng)的管理方式應(yīng)用的時間較長，因此許多從事多年檔案管理的人在檔案管理過程中在檔案管理標準上存在一些問題有待解決。因此，數(shù)字化建設(shè)進程中，應(yīng)當統(tǒng)一控制標準，對檔案進行合理的分類。

檔案分類工作量龐大，因此在工作中必須要加強對質(zhì)量的管理，并且檔案分類在多數(shù)時候都需要依靠人工完成，差錯的存在是無可避免的。因此，在數(shù)字化建設(shè)過程中要對質(zhì)量進行嚴格控制，確保綜合檔案數(shù)字化管理工作的順利開展。例如，針對在紙張上的文檔，掃描過程必須要仔細，避免出現(xiàn)漏掃、錯掃等情況。

檔案是醫(yī)院的機密文件，需要加強對其的安全防護。針對醫(yī)院綜合檔案管理工作必須要進行嚴格的保密，避免文檔資料發(fā)生泄漏，給醫(yī)院帶來經(jīng)濟損失，給患者的生活帶來不必要麻煩。數(shù)字化建設(shè)需要在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)上進行，網(wǎng)絡(luò)安全雖然隨著信息技術(shù)的發(fā)展，得到了提高，但是仍然存在許多問題有待解決。由于，數(shù)字化管理的一個主要特點就是不受時間和空間的限制，這導(dǎo)致資源容易發(fā)生丟失。因此，在綜合檔案數(shù)字化管理中，需要加強在網(wǎng)絡(luò)上安全防護，對醫(yī)院檔案中的資料進行備份，提高信息的安全性和可靠性。

三、結(jié)束語

推進檔案數(shù)字化建設(shè)的同時，應(yīng)當使檔案資源和檔案管理中涉及到的各項內(nèi)容進行數(shù)字化。利用信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)完成對資料的傳輸，從而實現(xiàn)資源的合理配置，完善醫(yī)院的檔案，實現(xiàn)信息共享，促進醫(yī)院的發(fā)展。

（作者單位：廣東省湛江中心人民醫(yī)院）

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