楊秀梅

【摘要】高校后勤社會(huì)化改革的不斷深入給高校后勤檔案管理工作帶來了諸多的問題。文章針對(duì)當(dāng)前高校后勤檔案工作中存在的問題進(jìn)行分析，并提出了相應(yīng)的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】后勤社會(huì)化 改革 檔案管理

【中圖分類號(hào)】G64 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2015）03-0035-02

自1999年我國全面啟動(dòng)高校后勤社會(huì)化改革以來，高校的后勤行政管理體系逐步從高校中分離出來，形成了資本所有制的后勤企業(yè)集團(tuán)，在管理形態(tài)等方面都發(fā)生了重大改革，給后勤管理工作帶來了新的思考。可以說，后勤檔案是解決后勤管理和決策的基石。它不僅有利于后勤各項(xiàng)工作的順利開展，還能提高后勤管理水平。因此，高校后勤的檔案的規(guī)范管理工作，將是今后的一個(gè)重要課題。

1.高校后勤社會(huì)化檔案內(nèi)容

改革后的后勤檔案主要分為：（1）文書檔案。在日常管理中形成的如總結(jié)、計(jì)劃、會(huì)議記錄、合同協(xié)議等真實(shí)記錄的文件材料；（2）財(cái)會(huì)檔案。是指高等學(xué)校在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字材料、憑據(jù)、賬簿、報(bào)表等材料，均屬財(cái)會(huì)檔案；（3）基建檔案。高校在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)過程中直接形成的，有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等，均屬基建檔案；（4）設(shè)備檔案。凡作為學(xué)校固定資產(chǎn)的儀器、設(shè)備，在其購置、驗(yàn)收、調(diào)試、運(yùn)行、管理、維修、改造、報(bào)廢等全部活動(dòng)過程中直接形成的、巨有保存利用價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨即材料均屬儀器設(shè)備檔案，例如設(shè)備的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備的維修保養(yǎng)記錄等。（5）產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)檔案。學(xué)校設(shè)計(jì)、試制、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和銷售產(chǎn)品過程中直接形成的、有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料等均屬產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)檔案。

2.高校后勤檔案工作存在的問題

檔案意識(shí)薄弱。雖然在經(jīng)過后勤社會(huì)化改革后，全員檔案意識(shí)得到了相對(duì)地提高，但是由于我國還處于改革階段，全員對(duì)于后勤檔案在學(xué)校管理中的重要作用認(rèn)識(shí)不足，因此頻繁出現(xiàn)變更檔案管理人員、剝削檔案工作的情況，給檔案管理工作帶來了一定的難度。

缺乏有效的管理機(jī)制。隨著高校后勤社會(huì)化后檔案管理工作的性質(zhì)和工作范圍的變化，現(xiàn)有的高校檔案管理制度又缺乏一套完整的行之有效的規(guī)章制度，因此造成后勤檔案的監(jiān)督、檢查和保管工作難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化，而頻繁的人員更換卻沒有一套完整的交接手續(xù)，又容易造成重要文件的散失，影響檔案質(zhì)量，難以滿足工作發(fā)展的需要。

缺乏專業(yè)化的后勤人員。后勤社會(huì)化改革之后，由于機(jī)構(gòu)發(fā)生了變化，但是后勤企業(yè)中的秘書人員大多都還是原先兼職的檔案員，并未受過任何的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力不足，因此在工作中容易出現(xiàn)紕漏，對(duì)工作造成影響。

3.加強(qiáng)后勤檔案工作的思考

（一）努力提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，建立健全后勤檔案管理制度。領(lǐng)導(dǎo)的重視是搞好檔案工作的基礎(chǔ)，完善的管理制度是做好后勤檔案工作的基本保障。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)后勤社會(huì)化檔案管理工作的重要性，根據(jù)本單位后勤工作的實(shí)際情況，制定、完善后勤檔案管理工作規(guī)章制度，健全檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，明確有關(guān)人員的職責(zé)范圍；積極探索行之有效的管理方法，做好檔案管理的檢查以及驗(yàn)收工作。

（二）建立一支高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍

隨著后勤社會(huì)化集團(tuán)的增多，檔案數(shù)量也隨之增加，對(duì)于檔案管理的科學(xué)性要求也越來越高，因此建立一支高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍已成為當(dāng)務(wù)之急。第一，高校可通過組織相關(guān)的檔案管理人員參加相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。第二，聘請(qǐng)一些年輕有為、敢于創(chuàng)新的信息化專業(yè)人才，保證管理知識(shí)和技術(shù)的與時(shí)俱進(jìn)，推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)步和創(chuàng)新。第三，加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)和思想政治教育，培養(yǎng)綜合素質(zhì)全面發(fā)展的復(fù)合型檔案管理人員。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理

要想真正實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，必須要做到：（1）建立數(shù)字化的檔案館，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上歸檔和檢索。將學(xué)校檔案館中所儲(chǔ)存的檔案、錄像等資料，通過現(xiàn)代化的技術(shù)手段進(jìn)行數(shù)字化處理，上傳到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫之中，提高檔案信息的管理和利用效率。（2）做好檔案管理信息安全化工作。例如設(shè)立防火墻、不斷強(qiáng)化管理人員的安全防范技能和安全保密意識(shí)、重要信息分開存檔多備份等。（3）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)，保證其具備較好的計(jì)算機(jī)實(shí)際應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等專業(yè)水平。

總之，隨著高校后勤社會(huì)化的深入，如何做好高校的檔案管理工作，更好地為高校的科研教學(xué)進(jìn)行服務(wù)，已經(jīng)成為了后勤管理工作的新課題。

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