佟杰

摘 要：高水平的行政管理是高校完成工作的保障，而在行政管理體系中，最能體現(xiàn)該體系崗位性質(zhì)的便是行政秘書。本文通過(guò)論述行政秘書的崗位職責(zé)，分析了當(dāng)前行政秘書的工作現(xiàn)狀以及行政秘書的角色定位，同時(shí)提出了提高行政秘書工作能力的具體舉措，從而突出了行政秘書在隊(duì)伍建設(shè)中的重要性。

關(guān)鍵詞：行政秘書；定位；隊(duì)伍建設(shè)；重要性

行政秘書，就是在管理者的領(lǐng)導(dǎo)下，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好辦公室行政事務(wù)以及有關(guān)管理工作的行政人員。行政秘書在高校的建設(shè)中起著非常重要的中樞橋梁作用，是高校管理系統(tǒng)中不可缺少的一部分。隨著高校管理水平的不斷提高，各高校對(duì)行政秘書的工作能力要求也在不斷提高。

1.行政秘書的崗位職責(zé)

行政秘書的工作內(nèi)容比較繁瑣，不僅要傳達(dá)上級(jí)的精神，還需要為廣大師生服務(wù)。行政秘書的崗位職責(zé)主要有，日常行政工作：行政秘書要處理的日常工作很多，涵蓋了會(huì)務(wù)工作、內(nèi)務(wù)工作、文書工作、物品管理、信息收集、公章管理、檔案管理等工作。人事工作：負(fù)責(zé)教職工的崗位設(shè)置、人才招聘、考勤考核、職稱評(píng)定的工作。溝通工作：聯(lián)系管理層和教職工，聯(lián)系本單位和其他職能部門[1]。

2.行政秘書的工作現(xiàn)狀

（1） 業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)。以北京航空航天大學(xué)（以下簡(jiǎn)稱“我校”）為例，我校的行政秘書多為我校留校學(xué)生，在人員招聘時(shí)，對(duì)行政秘書崗位聘任人員的文秘相關(guān)專業(yè)的專業(yè)知識(shí)并沒(méi)有過(guò)多的要求，因此，我校很多行政秘書并沒(méi)有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，這也使得行政秘書在撰寫文書時(shí)表現(xiàn)出了業(yè)務(wù)水平不高，專業(yè)知識(shí)匱乏的特點(diǎn)[2]。

（2）人員結(jié)構(gòu)不合理，隊(duì)伍建設(shè)不夠。高校普遍存在著重教學(xué)、忽視管理的現(xiàn)象。由于高校對(duì)行政秘書隊(duì)伍建設(shè)的重視度不夠，導(dǎo)致行政秘書的人員隨意性較大，人員來(lái)源構(gòu)成復(fù)雜。同時(shí)，由于部分行政秘書是學(xué)校為了優(yōu)化教師隊(duì)伍或者是減少其他崗位，調(diào)配過(guò)來(lái)的人員，從而使得部分行政秘書專業(yè)不對(duì)口，還有部分行政秘書是引進(jìn)高層次人才時(shí)的隨調(diào)人員，這就導(dǎo)致了行政秘書隊(duì)伍的學(xué)歷不對(duì)稱，職稱不對(duì)稱以及專業(yè)不對(duì)稱。

3.行政秘書的角色定位

高校的行政秘書要充分了解職責(zé)分工中對(duì)自己的角色期待，行政秘書既是管理層的參謀與助手，又是溝通管理層和基層教職工的橋梁和紐帶，起到了承上啟下的作用。因此，行政秘書具有從屬性，屬于行政管理層的從屬層；同時(shí)，行政秘書具有服務(wù)性，不僅要服務(wù)于管理層，還要服務(wù)于基層教職工。另外，行政秘書還具有輔助性，輔助管理層來(lái)完成一些相關(guān)事宜[3]。

4.提高行政秘書工作能力的具體舉措

（1）牢固樹立工作意識(shí)，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。行政秘書工作量大、面廣、責(zé)任重、要求高，這就要求秘書工作者有嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)的工作態(tài)度和高度的責(zé)任感，不得有絲毫懈怠，行政秘書要充分認(rèn)識(shí)行政秘書工作的意義，要認(rèn)識(shí)到行政秘書工作雖然苦，但光榮。行政秘書要始終貫徹服務(wù)第一的理念，轉(zhuǎn)換角色定位，以服務(wù)行業(yè)專業(yè)人員的高標(biāo)準(zhǔn)、高要求來(lái)要求自己，提高自己的服務(wù)態(tài)度、服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，樹立牢固的工作意識(shí)，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為師生服務(wù)，努力提高工作效率。

（2） 找好角色定位，做好職業(yè)規(guī)劃。如何正確規(guī)劃自己的行政秘書生涯，提升自己的專業(yè)素質(zhì)或行政管理層級(jí)，對(duì)于行政秘書來(lái)說(shuō)，是需要深度思考的問(wèn)題。每個(gè)人在不同階段的工作中都要根據(jù)自己的實(shí)際情況制訂自己的職業(yè)規(guī)劃，高校行政秘書也一樣。首先，行政秘書要有正確的自我認(rèn)知，包括心理認(rèn)知、家庭認(rèn)知、人脈認(rèn)知等，并確定自己的興趣專長(zhǎng)，現(xiàn)有的技能和條件。其次，行政秘書要了解高校的整個(gè)宏觀環(huán)境和客觀環(huán)境情況，并清除自己所在高校的歷史情況和發(fā)展情況。最后，制訂自己的短期目標(biāo)、中期目標(biāo)和長(zhǎng)期目標(biāo)。

（3）重視管理工作，健全管理制度，加強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制。從管理學(xué)和組織行為學(xué)的觀點(diǎn)來(lái)看，組織中員工的五項(xiàng)需求中很重要的一項(xiàng)便是周圍環(huán)境和社會(huì)的認(rèn)同感，缺乏此認(rèn)同感的員工，將會(huì)失去信心，工作熱情低下，無(wú)法產(chǎn)生自我激勵(lì)。因此，這就要求高校要重視管理工作，從源頭上提高管理工作的地位。同時(shí)改革人事聘用制度，合理設(shè)崗設(shè)編，在考核機(jī)制和分配機(jī)制上，多勞多得，加強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制。

5.總結(jié)

高校行政秘書是一個(gè)學(xué)校發(fā)展不可缺少的一部分，對(duì)高校的建設(shè)至關(guān)重要，認(rèn)清行政秘書地位和作用的重要性，是高校持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。

參考文獻(xiàn)：

[1]儲(chǔ)愛(ài)霞.高校行政秘書工作探討[J].管理教育，2008（18）：135—137.

[2]石風(fēng)華.新建高校行政秘書現(xiàn)狀及對(duì)策[J].網(wǎng)絡(luò)財(cái)富，2009（15）：46—48.

[3]邰紅霞.高校教學(xué)單位行政秘書崗位職責(zé)初探[J].科技信息，2010（12）：75—77.

（作者單位：北京航空航天大學(xué)工程訓(xùn)練中心）