董慧珠

摘要：1934年美國國家檔案館作為聯(lián)邦機構(gòu)設(shè)立以來，一直將利用服務(wù)作為其核心職能。本文闡述了美國國家檔案館利用服務(wù)核心職能的定位及其工作現(xiàn)狀，從館藏、服務(wù)、經(jīng)費三個方面分析了該核心職能實現(xiàn)的保障，最后提出了我國檔案利用服務(wù)的一些思考。

關(guān)鍵詞：美國國家檔案館核心職能利用服務(wù)

美國國家檔案館（National Archives）是由羅斯?？偨y(tǒng)在1934年簽署《關(guān)于建立國家檔案館的法令》建立的，職能是保存聯(lián)邦政府各機關(guān)的檔案并提供利用。根據(jù)該法令的規(guī)定，國家檔案館最初是聯(lián)邦政府系統(tǒng)中的一個獨立機構(gòu)，直至1949年國會通過決議成立了國家檔案與文件局（1984年改名為國家檔案與文件署，即NARA）后，國家檔案館成為其內(nèi)部機構(gòu)之一。國家檔案館包括國家檔案館總館（分為老館和新館）和13個地區(qū)分館。

美國國家檔案館的一大職能是保存檔案，即保存歷史或社會記憶。[1]國家檔案館在1934年雖已設(shè)立，其館藏卻可追溯到1775年，大約有100億頁的文本文件，1200萬張的地圖、圖表、建筑和工程圖紙，2500萬張的照片和圖片，2400萬張航空照片，30萬卷電影膠片，40萬盤視頻和音頻文件，133TB的電子文件。[2]它通過保存各個時期的檔案來保存國家歷史，從而承載文化、傳承記憶。然而，正如NARA現(xiàn)任署長David S. Ferriero所言：NARA是國家檔案的保管者和保護者、美國歷史的保管員，但其所有的日常工作卻是基于“公民有權(quán)查看、審查、了解館藏檔案，以此來保障他們的權(quán)利，并約束聯(lián)邦政府的行為”的信念。[3]由此判斷，保存檔案并不是美國國家檔案館的最終目的，通過提供利用來保障公民權(quán)利才是其核心所在。除此之外，2014年3月發(fā)布的《NARA 2014—2018年財政年度戰(zhàn)略規(guī)劃》（U.S.Na？ tional Archives and Records Administration Fiscal Year 2014-2018 strategic Plan）也明確了其核心職能，自1934年美國國家檔案館作為一個聯(lián)邦機構(gòu)創(chuàng)立以來，其核心職能并未改變，即讓公眾可以利用到美國政府的檔案。[4]

一、美國國家檔案館核心職能的定位

美國國家檔案館將其核心職能定位為利用服務(wù)，其未來計劃和各項工作都是圍繞利用服務(wù)開展的?！禢ARA 2014—2018年財政年度戰(zhàn)略規(guī)劃》中明確指出，美國國家檔案館的未來計劃基于以下四個戰(zhàn)略目標(biāo)的：第一，保證公眾可獲取檔案；第二，保持與用戶的聯(lián)系；第三，使NARA的價值最大化；第四，基于職員，構(gòu)建未來。從該規(guī)劃中可以看出，美國國家檔案館已將利用服務(wù)作為一項戰(zhàn)略目標(biāo)推進。2015年2月，NARA發(fā)布了《NARA 2014財政年度總結(jié)報告》（National Archives and Records Administration FY 2014 Summary Re？ port），反復(fù)強調(diào)了國家檔案館的利用服務(wù)職能。例如，對利用服務(wù)職能進行了重新闡釋：國家檔案館推動檔案的開放，培養(yǎng)公眾參與意識，并通過公眾對高質(zhì)量政府文件的獲取來提高國家民主程度。[5]

為了便于理解，筆者通過美國國家檔案館利用服務(wù)情況來說明該服務(wù)與職能的定位。

《NARA 2013年績效與崗位責(zé)任報告》（National Archives and Records Administration 2013 Perfor？ mance and Accountability Report）中有關(guān)于國家檔案館檔案利用服務(wù)情況的具體說明。該報告中給出的數(shù)據(jù)是以《NARA 2006- 2016年戰(zhàn)略規(guī)劃》為參考的?！禢ARA 2006-2016年戰(zhàn)略規(guī)劃》確定了“到2016年，用戶能實現(xiàn)隨時隨地對國家檔案館館藏檔案的快捷、簡便和安全的獲取”的目標(biāo)。[6]這一總目標(biāo)包括四個分目標(biāo)：第一，到2016年，NARA將達到科研人員的用戶服務(wù)標(biāo)準（對應(yīng)下表的前4條指標(biāo)）；第二，到2016年，1.4%的館藏檔案將實現(xiàn)在線利用（對應(yīng)下表的第5條指標(biāo)）；第三，到2016年，95%的館藏檔案將會被標(biāo)引，形成在線檔案目錄（對應(yīng)下表的第6～8條指標(biāo)）；第四，到2012年，NARA的網(wǎng)站得分將會達到甚至超過聯(lián)邦政府網(wǎng)站測評優(yōu)秀基準（該目標(biāo)已過期，對應(yīng)下表的第9條指標(biāo)）。從表中可以看出，國家檔案館在2013年已經(jīng)實現(xiàn)了6/8的績效指標(biāo)。例如，10個工作日內(nèi)對書面請求做出反應(yīng)的比例已達97%，研究室在1小時內(nèi)對用戶請求給予回應(yīng)的比例已達98%，在線收費檔案復(fù)制品的預(yù)定在20個工作日內(nèi)的完成率為93%，1.2%的館藏檔案已實現(xiàn)在線利用。（如表1所示）

美國的檔案工作雖然起步較晚，其利用服務(wù)卻有驚人的發(fā)展，如今已經(jīng)走在世界前列。究其原因在于以下幾點：

（一）館藏保障

1.美國國家檔案館館藏豐富。其館藏不僅有《獨立宣言》、《憲法》、《人權(quán)法案》等，而且包括普通民眾檔案，如退伍軍人檔案、移民檔案以及阿拉斯加購物的付訖支票等。[7]這些貼近民眾生活的館藏檔案吸引了大量民眾前來查找利用檔案，是檔案館利用服務(wù)的基礎(chǔ)。

2.豐富館藏形式，將館藏檔案數(shù)字化。《2007-2016年NARA檔案數(shù)字化戰(zhàn)略規(guī)劃》（NARAs Strategy for Digitizing Archival Materials for Public Access，2007-2016）中介紹了美國國家檔案館致力于通過數(shù)字化擴展公眾對重要歷史館藏的獲取。國家檔案館在Data.gov網(wǎng)站上建立了48個電子數(shù)據(jù)集，實現(xiàn)了電子數(shù)據(jù)集的可利用，這些數(shù)據(jù)集包括聯(lián)邦公報局和國家歷史出版物與文獻記錄審查委員會的跨越半個世紀的歷史數(shù)據(jù)。國家檔案館建立了一個在線檔案利用工具（OPA），為用戶提供檔案目錄。OPA為用戶提供了國家檔案館的傳統(tǒng)檔案、實物檔案及電子文件的目錄。這一綜合的、自助的服務(wù)工具使用戶只要有網(wǎng)絡(luò)，就能查找到超過360萬英尺的傳統(tǒng)檔案、568000件實物檔案和12億份的原生數(shù)字檔案的目錄。不論是將傳統(tǒng)檔案數(shù)字化，還是建立在線檔案目錄，最終目的都是擴展用戶獲取檔案的內(nèi)容和利用形式。

（二）利用服務(wù)保障

1.建立用戶導(dǎo)向型的新型組織。早在2010年，為了響應(yīng)總統(tǒng)關(guān)于“重組政府，給民眾一個更有能力和效率的政府”的號召，美國國家檔案館就啟動了組織變革計劃。組織變革中的一項重要內(nèi)容就是建立一個用戶導(dǎo)向型組織，改變原有的組織架構(gòu)和工作流程，使檔案工作人員更有效率地滿足用戶的需求，更好地服務(wù)美國民眾及政府。這一變革并非一朝一夕就能完成，可能要耗時多年，但是其結(jié)果卻極為可觀。變革之后，國家檔案館將會變成一個更好的服務(wù)民眾的組織，更加重視尋找與民眾交流的機會，更有效地傳遞用戶所需信息。[8]

2.擴展公眾獲取檔案的范圍。國家檔案館擴展了用戶可獲取檔案的范圍，使用戶不再拘泥于傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容和利用形式。Founders On-Line網(wǎng)站是國家檔案館通過其國家歷史出版物與文獻記錄審查委員會，與弗吉尼亞大學(xué)出版社合作建立的網(wǎng)站，目的是使民眾可以在網(wǎng)上免費利用美國開國元勛的歷史檔案。[9]在這個網(wǎng)站上，用戶可以利用到開國元勛創(chuàng)作或接收的超過100000份的文件，這些檔案展示了開國元勛的日常生活及其關(guān)于“獨立”、“政府”、“自由”的精彩辯論。

3.采用新媒體創(chuàng)新服務(wù)方式。為了方便與用戶交流和為用戶傳遞信息，國家檔案館充分利用新興社交媒體。首先，國家檔案館建立并逐步完善了自己的門戶網(wǎng)站。NARA的一份統(tǒng)計表明，每個月其門戶網(wǎng)站都會有數(shù)百萬的訪問量。其次，自2010年起，國家檔案館就開始與維基百科合作。他們將127368份數(shù)字檔案上傳到維基共享資源網(wǎng)，隨后維基用戶也上傳了2415張與之相關(guān)的圖片。這些檔案中有超過5700份被維基百科中44000多篇文章引用，含有NARA圖片的網(wǎng)頁在2013年就達到了12億的訪問量。再次，國家檔案館的社交媒體發(fā)布平臺為用戶提供適時的內(nèi)容，并與用戶進行互動。為了方便用戶獲取檔案，國家檔案館從總統(tǒng)圖書館網(wǎng)站上搜集信息來滿足用戶需求。這一交流主要在Twitter和Tumblr上的Our Presidents板塊以及Facebook上的USNatArchives板塊上進行。[10]

4.與其他機構(gòu)開展廣泛合作。在館藏數(shù)字化和在線利用方面，國家檔案館努力建立外部合作關(guān)系，與檔案社區(qū)、企業(yè)、學(xué)術(shù)組織等都建立了合作項目與伙伴關(guān)系。僅在2013年，國家檔案館就實現(xiàn)了多項合作：一是與美利堅大學(xué)達成的新的數(shù)字化協(xié)議，將一個破產(chǎn)案件的卷宗數(shù)字化，為民眾提供數(shù)字化圖片和元數(shù)據(jù)，以幫助其做研究；另一個是與野生動物署達成的數(shù)字化協(xié)議，將其在服務(wù)過程中產(chǎn)生的陳述式報告數(shù)字化。另外，2013年4月，美國數(shù)字公共圖書館（DPLA）正式建立。美國國家檔案館與國家和區(qū)域圖書館、史密森尼博物館、哈佛大學(xué)等文化機構(gòu)進行合作。通過DPLA平臺，國家檔案館將190多萬份數(shù)字檔案提供給用戶利用。[11]

（三）經(jīng)費預(yù)算保障

除了少量的業(yè)務(wù)收入外，美國國家檔案館的經(jīng)費大多來自政府撥款，同時也有一些社會捐助。但不管是政府撥款還是社會捐助，都與檔案館的社會影響掛鉤，即檔案館的利用率越高，其得到的資金就越多，這成為國家檔案館做好利用服務(wù)、吸引用戶的動力。為用戶提供優(yōu)質(zhì)的利用服務(wù)必須要有充足的經(jīng)費保障，美國國家檔案館用于利用服務(wù)的經(jīng)費比重也是較高的。2013年，美國國家檔案館用于檔案和文件管理活動的預(yù)算總額為3.99億美元，遠遠高于其他項目的總和（2.96億美元）。而檔案和文件管理活動預(yù)算主要用于文件服務(wù)、電子文件服務(wù)、操作和信息系統(tǒng)、其他與檔案相關(guān)的服務(wù)等支出[12]。

三、啟示

（一）豐富館藏，加強民生檔案的收集和提供利用

豐富館藏是利用服務(wù)工作開展的基礎(chǔ)，尤其是要建立與民眾生活息息相關(guān)的檔案資源。民生檔案直接關(guān)系到百姓的切身利益，因此民生檔案的利用服務(wù)應(yīng)成為檔案部門實現(xiàn)利用服務(wù)職能的最佳切入點。近年來，全國不少地方檔案部門在開展民生檔案工作中取得了一定的進展，但也有一些問題，如民生檔案內(nèi)容的界定、工作方法、服務(wù)方式等。[13]因此筆者認為我國檔案部門加強民生檔案的收集和利用工作時應(yīng)該明確民生檔案的收集范圍，將人民群眾最關(guān)心、最能體現(xiàn)其利益的檔案收集齊全；加強對民生檔案資源的整合和開發(fā)利用。同時，還必須深化民生檔案信息資源的開發(fā)利用，為廣大人民群眾提供最便捷高效的利用服務(wù)。

（二）轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新利用服務(wù)方式

美國國家檔案館的利用服務(wù)在日常工作中堅持公民有權(quán)查看、審查、了解聯(lián)邦政府文件的理念。美國檔案工作者也都認同利用館藏檔案是美國公民的權(quán)利，其工作的意義和價值在于為民眾利用檔案提供服務(wù)。而在我國，雖然近年來檔案工作者在努力改變過去“重藏輕用”的局面，但是由于歷史及傳統(tǒng)的原因，這一觀念的轉(zhuǎn)變?nèi)匀弧叭沃囟肋h”。同時服務(wù)方式的創(chuàng)新是美國國家檔案館利用服務(wù)水平高的原因之一。信息技術(shù)的發(fā)展對我國傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)方式來說既是挑戰(zhàn)又是機遇，我國檔案部門應(yīng)該抓住這一機遇，依靠Web 2.0、大數(shù)據(jù)、云計算這些新興技術(shù)，充分利用新興社交媒體平臺，深化檔案利用服務(wù)，為用戶提供所需檔案信息。

（三）財政改革，加大利用服務(wù)的投入力度

由于檔案事業(yè)管理體制的問題，美國國家檔案館經(jīng)費撥款都是與其社會影響掛鉤的，即檔案的利用率越高，社會影響越大，得到的資金越多，從而會有更多的資金投入到利用服務(wù)中。因此我國檔案館得到的撥款與其檔案利用率之間的關(guān)系并不緊密，因此在我國可以嘗試將利用服務(wù)作為衡量檔案工作和經(jīng)費撥款的一個標(biāo)準。此外，我國檔案部門還應(yīng)加大對利用服務(wù)的投入比重，讓利用服務(wù)可以有足夠的資金支撐，這樣才能保障檔案部門開展利用服務(wù)無后顧之憂。

注釋及參考文獻：

[1][7]About the National Archives of the United States[EB/OL].[2015-01-02].

http：//www.archives.gov/publications/general- infoleaflets/1-about-archives.html.

[2]About the National Archives of the United States[EB/OL].[2015-01-02].

http：//www.archives.gov/publications/general- infoleaflets/1-about-archives.html#holdings.

[3][8][10][11][12]Performance and Accountability Re？ port 2013[EB/OL].[2015-01-06].

http：//www.archives.gov/about/plans-reports/perfor？ mance-accountability/2013/.

[4]National Archives Strategic Plan[EB/OL].[2015-01-02].

http：//www.archives.gov/about/plans- reports/strate？ gic-plan/2014/nara-strategic-plan-2014-2018.pdf.

[5]par- summary2014[EB/OL].[2015- 04- 25].http：// www.archives.gov/about/plans- reports/performance- ac？ countability/2014/par-summary2014.pdf.

[6] nara-strategic-plan-2006-2016[EB/OL].[2015-01-06].

http：//www.archives.gov/about/plans- reports/strate？ gic-plan/2007/nara-strategic-plan-2006-2016.pdf.

[9] Founders On-Line [EB/OL].[2015-01-06].

http：//founders.archives.gov/.

[13]胡瑩.關(guān)于民生檔案工作的實踐與思考[J].黑龍江檔案，2011（1）：36.