劉麗梅　周毅　蘇曉宏　畢開圓

摘要：介紹文獻(xiàn)管理軟件NoteExpress（NE）在撰寫文章綜述時(shí)的技巧。文件夾信息統(tǒng)計(jì)功能可以系統(tǒng)地為使用者提供分析統(tǒng)計(jì)信息；引文自動(dòng)調(diào)整順序、快速格式化功能使得參考文獻(xiàn)管理高效省時(shí)；遷移數(shù)據(jù)庫功能方便研究者在更換工作地點(diǎn)的情況下順利接續(xù)研究工作。

關(guān)鍵詞：NoteExpress文獻(xiàn)綜述文件夾信息統(tǒng)計(jì)引文格式化遷移數(shù)據(jù)庫技巧

一、NoteExpress出現(xiàn)背景及簡介

高校師生及其他人員在工作和學(xué)習(xí)過程中往往需要撰寫文章的綜述，文獻(xiàn)管理軟件對于使用word撰寫綜述十分有用。國外知名的文獻(xiàn)管理軟件有EndNote、Refworks等等；國內(nèi)以NoteExpres（NE）為代表。

NoteExpress的優(yōu)越性在于可以很好的兼容中英文，支持常見的中英文數(shù)據(jù)庫如CNKI、萬方、維普、ProQuest以及Wiley，等等。目前關(guān)于NoteExpress的文章多集中在分析幾種常見文獻(xiàn)管理軟件的優(yōu)劣，介紹NE的功能使用，將NE應(yīng)用到具體案例中，以及對NoteExpress的評析及展望。本文將以撰寫“高校新圖書館建設(shè)中的信息技術(shù)應(yīng)用研究”為例，探究其在撰寫文章綜述時(shí)的技巧。

二、NoteExpress使用及其在撰寫文獻(xiàn)綜述時(shí)的技巧

NE可以嵌入到Word中使用。下載NE軟件并安裝，打開或者重啟word就會(huì)發(fā)現(xiàn)word工具欄上多了NE工具條。如果沒有該插件，可以點(diǎn)擊NE菜單“工具”下面的“選項(xiàng)”，在擴(kuò)展中利用“安裝”和“卸載”兩個(gè)按鈕修正。

首先需要收集相關(guān)資料。文獻(xiàn)、書籍等條目在NE中稱為題錄，NE以題錄為核心進(jìn)行管理。在NE中建立“圖書館信息技術(shù)”數(shù)據(jù)庫，并添加自己需要的題錄。NE提供了四種導(dǎo)入題錄的方式：（1）在線檢索導(dǎo)入或內(nèi)嵌瀏覽器檢索導(dǎo)入；（2）過濾器導(dǎo)入；（3）手工錄入，多用于完善個(gè)別題錄；（4）全文導(dǎo)入，針對已經(jīng)下載了大量全文的用戶。

構(gòu)建好數(shù)據(jù)庫之后，使用NE對題錄進(jìn)行管理，如查找重復(fù)題錄、為題錄添加附件、全文下載、題錄排序等等。下面重點(diǎn)闡述NE如何為撰寫文章綜述服務(wù)。

1.統(tǒng)計(jì)題錄信息

撰寫NoteExpress綜述，需要對以往的研究做一個(gè)系統(tǒng)的歸納總結(jié)。NE的“文件夾信息統(tǒng)計(jì)”功能可以系統(tǒng)地為我們提供統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

首先選中要統(tǒng)計(jì)的題錄所在文件夾，右擊選擇“文件夾信息統(tǒng)計(jì)”，選定某字段點(diǎn)擊“統(tǒng)計(jì)”便會(huì)出現(xiàn)所需統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，雙擊某條目可以查看其中的題錄。NE中題錄列表頭字段及其顯示順序可以自定義。

構(gòu)建數(shù)據(jù)庫過程中不可避免地會(huì)造成題錄重復(fù)，這些重復(fù)題錄不僅會(huì)增加我們的閱讀量、浪費(fèi)數(shù)據(jù)庫空間，還會(huì)導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)結(jié)果不準(zhǔn)確，為此NE提供查找重復(fù)題錄功能。點(diǎn)擊NE菜單項(xiàng)“檢索”—“查找重復(fù)題錄”，設(shè)置待查重文件夾、查重依據(jù)的字段等等。

2.標(biāo)簽及優(yōu)先級

撰寫綜述需要閱讀大量的文獻(xiàn)，NE提供多種方式方便用戶管理這些文獻(xiàn)。除了支持樹狀結(jié)構(gòu)文件夾管理題錄之外，NE還支持單獨(dú)為題錄設(shè)置星標(biāo)與優(yōu)先級。有3種方式可供選擇：（1）設(shè)置星標(biāo)；（2）設(shè)置優(yōu)先級；（3）設(shè)置標(biāo)簽，NE左下角“標(biāo)簽云”處可以看到已定義的“標(biāo)簽”，點(diǎn)擊某一標(biāo)簽可以看到該標(biāo)簽中的題錄。兩者結(jié)合起來使我們可以更加靈活地管理題錄。標(biāo)簽是題錄的一個(gè)字段，因此可以像其他字段一樣顯示在題錄處，可以通過“自定義表頭”功能實(shí)現(xiàn)。

3.全文與題錄相關(guān)聯(lián)

題錄僅僅為我們提供了作者、期刊、摘要等基本信息，多數(shù)情況下還需要進(jìn)一步閱讀全文。在NE中，全文是以“附件”形式關(guān)聯(lián)到題錄。前面介紹的4種題錄導(dǎo)入方式，只有“全文導(dǎo)入”是題錄和全文同時(shí)添加，其它3種方式則需要通過“添加附件”或者“下載全文”的方式為題錄添加全文。

4.筆記功能

有了全文數(shù)據(jù)庫，閱讀過程中可以使用NE自帶的筆記隨時(shí)記錄心得、思路和靈感等。NE筆記支持文字、圖片、公式等，它可以關(guān)聯(lián)到題錄，加強(qiáng)了思路與文獻(xiàn)的關(guān)聯(lián)性，在撰寫文章時(shí)可插入到word中。

5.快捷插入引文、引文管理

撰寫文章綜述往往需要引用大量的引文，插入引文正是NE的核心功能。NE為引文管理提供一系列操作，如編輯引文、刪除引文、引文快速定位等。

在撰寫綜述過程中，有時(shí)會(huì)遇到需要調(diào)整引文順序，手工一篇篇修改既耗時(shí)又十分容易出錯(cuò)。使用NE管理word引文，可以直接在word中調(diào)整引文順序角標(biāo)，文末參考文獻(xiàn)會(huì)自動(dòng)隨之調(diào)整；同理，刪除某引文時(shí)、或向文章中間插入引文時(shí)，引文會(huì)自動(dòng)調(diào)整，文末參考文獻(xiàn)也會(huì)相應(yīng)調(diào)整。這項(xiàng)功能為撰寫綜述者提供了很大的便利。

6.引文格式化

文章寫好后，確定要投稿的期刊，接下來就要按照期刊要求修改格式。點(diǎn)擊word中NE工具欄“格式化”按鈕，在彈出的“格式化對話框”中點(diǎn)擊“選擇輸出樣式”下拉菜單并選擇所需的期刊格式，若沒有所需樣式，可以點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕進(jìn)行選擇，“引文色彩”可以選擇醒目的顏色方便引文管理，之后點(diǎn)擊“確定”，此時(shí)文末引文已經(jīng)是新格式了。

文章投出之前，需要“清除域代碼”，點(diǎn)擊word中NE工具欄“去除格式化”按鈕——“清除域代碼”——“確定”即可。但要注意做好備份，以備日后修改之用。

7.方便遷移數(shù)據(jù)庫

比如，想在另一臺(tái)電腦打開自己的個(gè)人數(shù)據(jù)庫，此時(shí)只需把原來創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫文件拷貝出來，注意拷貝的時(shí)候要把個(gè)人數(shù)據(jù)庫***.nel文件和附件文件夾***.Attachements一同拷貝，該文件存放的是對應(yīng)題錄的附件。附件文件夾的位置可在NE菜單欄“工具”——“選項(xiàng)”——“附件”中查看。

有用戶反映向NE數(shù)據(jù)庫添加附件時(shí)，文獻(xiàn)被移動(dòng)了且不知去向。其實(shí)，最開始建立數(shù)據(jù)庫時(shí)NE就提供設(shè)置“當(dāng)向該數(shù)據(jù)庫添加附件時(shí)”采取哪種方式處理該附件：“復(fù)制文件到附件文件夾”“移動(dòng)文件到附件文件夾”或者“不執(zhí)行文件復(fù)制或移動(dòng)”。當(dāng)選擇第二項(xiàng)時(shí)就會(huì)出現(xiàn)文件從原存放位置移動(dòng)到附件文件夾的情況。此設(shè)置后期可以通過NE菜單欄“工具”——“選項(xiàng)”——“附件”中修改或查看。注意當(dāng)同時(shí)管理幾個(gè)數(shù)據(jù)庫時(shí)，每個(gè)數(shù)據(jù)庫是單獨(dú)設(shè)置此選項(xiàng)的。

三、總結(jié)

綜上，使用NE在撰寫文獻(xiàn)綜述或綜述性文章時(shí)有很多技巧，善加利用可以使我們的工作或?qū)W習(xí)更加高效。雖然NE也有需要改進(jìn)的地方，如“表頭自定義”時(shí)“被引用次數(shù)”無法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)更新；導(dǎo)入已有文件時(shí)，題錄自動(dòng)更新有時(shí)不準(zhǔn)確，等等。但是，NE仍不失為我們文獻(xiàn)管理和文章撰寫的好助手。

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