張玲
摘 要:隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,檔案管理已經(jīng)打破了傳統(tǒng)沉悶的模式,發(fā)展成為了以計(jì)算機(jī)為主的智能化、信息化和社會(huì)化的全新管理模式。檔案管理信息化主要是以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ),對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、保存等,檔案管理信息化極大提高了檔案管理的工作效率,為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了極大的技術(shù)支持。
關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化;功能;工作效率;科學(xué)技術(shù);
文章編號(hào):1674-3520(2015)-06-00-01
隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速增長,我國的信息化有了顯著的發(fā)展與進(jìn)步,信息化代表了一種信息技術(shù)被高度應(yīng)用,信息資源被高度共享,從而使得人的智能潛力以及社會(huì)物質(zhì)資源潛力被充分發(fā)揮,個(gè)人行為、組織決策和社會(huì)運(yùn)行趨于合理化的理想狀態(tài)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用,檔案管理信息化已成為實(shí)現(xiàn)檔案管理事業(yè)可持續(xù)化發(fā)展和提高市場競爭力的重要保障。在檔案管理中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù),加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換句話說,檔案信息化建設(shè)就是檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。這是一個(gè)長期的發(fā)展過程,在這一過程中,要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門,從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。
一、檔案管理信息化的功能
(一)檔案管理信息化具有明顯的數(shù)字化功能。隨著數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段的高度利用,檔案管理已經(jīng)從紙質(zhì)文件、聲像文件等團(tuán)同方式進(jìn)化成系統(tǒng)的、有序的檔案信息庫,不僅做到了檔案目錄信息的數(shù)字化,還做到了檔案全文信息的數(shù)字化。檔案信息管理的數(shù)字化模式,充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),大大縮短了檔案管理分類、整理的時(shí)間,使檔案文件的篩選和利用更為方便,提高了檔案管理的效率。
(二)檔案管理信息化具有服務(wù)社會(huì)、服務(wù)民眾的宣傳導(dǎo)向功能。隨著網(wǎng)絡(luò)的廣泛利用,網(wǎng)絡(luò)也被人們稱為信息交流網(wǎng)絡(luò),在檔案管理中運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢,建立以公共信息服務(wù)網(wǎng)站為基礎(chǔ)的檔案網(wǎng)站,通過頁面方式向人們提供相關(guān)檔案服務(wù)和開展檔案宣傳。檔案網(wǎng)站充分體現(xiàn)著檔案管理信息化的服務(wù)功能、宣傳功能、交流功能、導(dǎo)向功能。
(三)檔案管理信息化具有資源共享、信息共享的智能化功能。運(yùn)用信息化條件進(jìn)行檔案管理工作,利用先進(jìn)科技取締傳統(tǒng)手工操作管理檔案資料,避免重復(fù)性的腦力勞動(dòng),通過機(jī)器的高速運(yùn)轉(zhuǎn)達(dá)到對(duì)檔案信息的系統(tǒng)、精煉加工,通過深層次的智能操作滿足不同的需求,從而實(shí)現(xiàn)檔案資源、信息最大程度的共享,提高檔案利用效率。
二、檔案管理信息化建設(shè)的措施
當(dāng)前我國檔案管理信息化建設(shè)存在著眾多阻礙與困難,我們必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作中存在的不足,重視現(xiàn)代科技帶來的前所未有的優(yōu)勢力量,重視檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展方向,采取積極有效的措施,推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)邁入新的高潮。
(一)提高領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí),重視現(xiàn)代化管理,強(qiáng)化統(tǒng)一信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理,重在人的管理,管理者的優(yōu)劣決定著檔案管理事業(yè)的發(fā)展方向。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè),就需要檔案管理領(lǐng)導(dǎo)者具有卓越的眼光,最大程度地發(fā)揮管理者的積極性和創(chuàng)造性,重視現(xiàn)代管理模式和提高員工工作能力。要想檔案管理工作跟隨信息化的進(jìn)程,就需要領(lǐng)導(dǎo)者扎扎實(shí)實(shí)地從管理上下功夫,要實(shí)行權(quán)責(zé)明確、管理科學(xué)的新型管理機(jī)制,重視檔案管理工作的發(fā)展水平,促進(jìn)檔案管理事業(yè)可持續(xù)發(fā)展能力的提升。
(二)加大資金扶持力度,在技術(shù)上進(jìn)行設(shè)備更新,完善基礎(chǔ)設(shè)施的配備。科學(xué)技術(shù)作為第一生產(chǎn)力,決定著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展,高新技術(shù)科技促進(jìn)了勞動(dòng)生產(chǎn)率的大幅度提高。檔案管理信息化建設(shè)就需要依靠科學(xué)技術(shù)的力量,通過科技的高速運(yùn)轉(zhuǎn)來提高檔案管理工作的效率。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè),需要國家和政府的財(cái)政支持,需要技術(shù)部門支持,需要打破傳統(tǒng)的手工操作的模式,依靠科技的力量,實(shí)現(xiàn)科技與經(jīng)濟(jì)的有效結(jié)合。
(三)創(chuàng)建員工培訓(xùn)機(jī)制,提高檔案管理人員的整體水平。員工的素質(zhì)以及員工的知識(shí)水平?jīng)Q定著檔案管理工作的服務(wù)水平,檔案管理員工的能力直接決定著檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率。因此,必須針對(duì)檔案管理員工的素質(zhì)、能力、等全方面進(jìn)行再教育和培訓(xùn),提高其關(guān)于檔案服務(wù)和管理的綜合水平,提高員工整體的工作能力,提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì),加快檔案管理信息化進(jìn)程,適應(yīng)現(xiàn)代化檔案建設(shè)的需求和發(fā)展。
(四)建立健全檔案管理體制,規(guī)范檔案管理系統(tǒng)。檔案管理信息化建設(shè)必須要確立信息化環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法,這就要求企業(yè)必須建立并完善相關(guān)的檔案管理制度,統(tǒng)一規(guī)范,互聯(lián)互通、協(xié)同辦公,通過專業(yè)的檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的規(guī)范化、檔案管理的系統(tǒng)化、信息獲取的高速化,檔案借閱的流程化、工作實(shí)施的可控化。系統(tǒng)的檔案管理模式不僅可以有效提高檔案管理的工作效率,同時(shí)能夠提高工作質(zhì)量,規(guī)范性、安全性的操作方式也能夠保證客戶檔案信息的安全性和可靠性。
(五)以成就客戶為使命,以客戶滿意為愿景,持續(xù)為客戶創(chuàng)造最大價(jià)值。無論什么樣的管理模式,客戶滿意才是企業(yè)服務(wù)的宗旨。檔案管理信息化建設(shè)不僅要注重技術(shù)的開發(fā)、設(shè)備的更新、工作效率的提高,更在意的是客戶的滿意程度。要時(shí)刻聚焦客戶的關(guān)注和需求,提供高效、有內(nèi)容的管理解決方案和服務(wù),在檔案管理領(lǐng)域幫助用戶獲得成功,秉承正直、誠信、感恩、責(zé)任的理念,穩(wěn)健經(jīng)營,與客戶建立長期合作關(guān)系,為客戶創(chuàng)造長期價(jià)值。
檔案管理信息化建設(shè)不僅需要國家、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,還需要每位員工的加倍努力。推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè),必須要積極完善檔案管理信息化建設(shè)體制,轉(zhuǎn)變落后的、陳舊的思想觀念,充分運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平,重點(diǎn)思考檔案管理的新情況、新問題,實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、安全化和社會(huì)化。加快檔案管理信息化建設(shè),必須要構(gòu)建高效的檔案資源管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化加工、信息化咨詢,構(gòu)建以客戶滿意為導(dǎo)向的業(yè)務(wù)模式,打造卓越的信息化管理方案,不斷創(chuàng)新和努力,推動(dòng)檔案資源的共享和交流,實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的不斷提高。
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