張寶燕

摘 要：在現(xiàn)今本單位工作過程中，辦公室檔案管理是非常重要的一項工作，是對辦公室日常工作、活動進行記錄的重要方式。在本文中，將就辦公室檔案管理效率的提高措施進行一定的研究與思考。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理效率；提高措施

1 加強辦公室檔案管理的必要性分析

辦公室檔案可以說是非常重要的一項資源，不僅能夠?qū)k公室日常工作、活動進行詳細(xì)的記錄，也會為單位涉及其他工作的開展提供非常積極的服務(wù)，是單位工作開展中不可缺少部分：第一，檔案是各單位工作、發(fā)展軌跡的一個全面展現(xiàn)，是單位未來發(fā)展對以往進行參考的一項重要標(biāo)準(zhǔn)，對于提升單位內(nèi)部工作質(zhì)量、工作效率具有著十分積極的意義；第二，通過檔案的管理，將對管理者在實施決策時能夠通過檔案的查閱了解到本單位現(xiàn)今的實際情況，以此幫助其更好的制定本單位未來工作計劃；第三，通過檔案的應(yīng)用，有利于關(guān)聯(lián)工作成果進行認(rèn)定，更有利于雙方合作工作的開展；第四，辦公室檔案工作開展的水平、質(zhì)量可以說是單位整體工作效率、經(jīng)營成效的一種體現(xiàn)，對于單位的模式選擇以及資源配置具有決定性的作用。對此，就需要我們能夠在對檔案管理工作重要性起到正確認(rèn)識的基礎(chǔ)上更好地開展該項工作。

2 提高辦公室檔案管理效率的幾點措施

2.1 重視人員理念

在辦公室檔案管理工作中，理念是非常重要的一項基礎(chǔ)，只有實現(xiàn)理念上的創(chuàng)新，才能夠?qū)⑾敕ǜ吨T實踐后獲得更好的檔案管理水平。而要想獲得該種效果，就需要從單位的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理工作人員的思想層面入手，通過良好教育工作的開展使其能夠在具有創(chuàng)新意識的基礎(chǔ)上對辦公室的檔案工作現(xiàn)狀進行認(rèn)真的分析，并在發(fā)現(xiàn)以往檔案工作中存在問題的基礎(chǔ)上以針對性的方式對其解決，進而獲取到提升檔案管理工作水平的切入點。而除了教育之外，對于檔案管理人員來說，也需要能夠在工作開展的同時積極的樹立服務(wù)意識，通過對自身檔案管理思想的不斷更新、對于檔案服務(wù)工作目標(biāo)的正確建立將檔案管理思想同時代及本單位現(xiàn)實發(fā)展需求進行同步，以此保證檔案管理工作能夠更好的符合日常工作需求。而從本單位的管理者角度來說，也需要在適當(dāng)?shù)臅r機加強全體人員的思想工作，通過會議的形式讓檔案人員認(rèn)識到檔案管理這項工作對于事業(yè)單位所具有的積極意義以及作用，以此在對以往被動式服務(wù)方式轉(zhuǎn)變到主動形式的基礎(chǔ)上使檔案管理工作從各個層面獲得提升。

2.2 加強管理手段

在辦公室檔案管理工作開展中，所使用的管理手段將直接決定檔案管理工作的質(zhì)量與效率，尤其是在現(xiàn)今我們所處的全新形式下，辦公室更是需要對現(xiàn)有的檔案管理手段進行積極地更新與升級：首先，檔案管理部分要積極同時代接軌，學(xué)會通過科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用對更為現(xiàn)代化的檔案管理工作進行改革與支撐。而檔案管理部門也需要能夠建立起檔案管理的局域網(wǎng)，以此實現(xiàn)在單位內(nèi)部檔案網(wǎng)站的制作，使單位人員在對檔案具有需求時通過該局域網(wǎng)的應(yīng)用就能夠?qū)n案資料與信息進行查閱，在減少檔案人員查找工作量的同時也提升了這部分檔案的利用效率；其次，辦公室可以同相關(guān)的聯(lián)系單位進行聯(lián)系來形成一個更為專業(yè)的管理中心，通過該管理中心的建立將辦公室檔案的電子數(shù)據(jù)整合到其中，以此便于相關(guān)單位對所需檔案的查閱與利用。而對于該管理中心而言，其日常工作的主要目的就是對辦公室的電子數(shù)據(jù)進行收集，并將其更好的通過中心共享，以此在各司其職的情況下實現(xiàn)檔案的高效率管理與應(yīng)用。

2.3 創(chuàng)新管理機制

管理機制是保障辦公室檔案管理效果的一項重要保障，而建立起一個更為科學(xué)、創(chuàng)新的檔案管理機制則可以說是提升辦公室檔案管理效率的一項重要因素。在部分單位中，實際檔案管理工作開展時往往存在著同其他部門不協(xié)調(diào)的情況，而這就是檔案管理機制缺乏、不科學(xué)所導(dǎo)致的。對此，在辦公室開展日常檔案管理工作的同時，也需要積極創(chuàng)新檔案管理機制，通過對傳統(tǒng)聘任制方式的改變使辦公室檔案管理這項工作具有更好的工作動力以及發(fā)展?jié)摿?。而在此過程中，單位的領(lǐng)導(dǎo)人員以及檔案管理人員也需要能夠?qū)n案管理這項工作所具有的服務(wù)性質(zhì)產(chǎn)生正確的認(rèn)識，并以此為基礎(chǔ)加強檔案管理服務(wù)的建立。而在機制建立這項任務(wù)中，領(lǐng)導(dǎo)的決策可以說是非常關(guān)鍵的，可以稱之為檔案管理服務(wù)機制創(chuàng)建的核心，對此，就需要能夠從單位自身實際出發(fā)，以更為科學(xué)、細(xì)化的方式對管理機制進行制定。在具體內(nèi)容方面，除了人員的選定、工作流程等基本內(nèi)容之外，也可以包括單位文件閱覽中心成立、網(wǎng)絡(luò)檔案目錄建立以及檔案咨詢臺建設(shè)等。通過這部分具有創(chuàng)新性質(zhì)檔案管理機制的建立，則能夠在對單位檔案管理工作意義進行清晰明確的基礎(chǔ)上針對社會存在的熱點問題進行信息服務(wù)工作，以此使其所具有的經(jīng)濟效益以及社會效益能夠得到進一步的提升。

2.4 擴大管理領(lǐng)域

在現(xiàn)今部分事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作中，工作范圍狹窄可以說是一個較為普遍的問題，而要想使檔案管理工作的效率能夠得到更好的提升，就需要積極的對管理范圍進行創(chuàng)新與擴展。而要想實現(xiàn)該目的，就需要將檔案服務(wù)的對象從以往僅僅針對單位自身的視野進行提升、擴大，轉(zhuǎn)而面向整個社會提供檔案服務(wù)。因為對于傳統(tǒng)事業(yè)單位的檔案管理工作來說，其僅僅是向本單位內(nèi)部提供檔案服務(wù)，并將單位對于信息的需求、正常運行提供全方位的服務(wù)，雖然對于單位的運行具有積極的意義，但是在檔案應(yīng)用水平以及作用發(fā)揮方面還存在著一定的不足。而通過將單位服務(wù)對象擴大到社會，則可以通過檔案資源為不同個人與組織提供更為個性化以及特殊性的服務(wù)，以此更好的發(fā)揮檔案作用。而在對檔案管理領(lǐng)域進行擴大的同時，也需要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過培訓(xùn)教育方式的應(yīng)用，在使其綜合素質(zhì)得到不斷提升的同時使其能夠更好的滿足檔案管理工作需求。

3 結(jié)束語

可以說，辦公室檔案管理是各單位日常工作開展的一項重要內(nèi)容。在上文中，我們對辦公室檔案管理效率的提高措施進行了一定的研究與思考，需要在實際工作開展中能夠聯(lián)系本單位實際，以針對性措施的應(yīng)用更進一步提升辦公室檔案管理效率與水平。

參考文獻：

[1]許莉莉.試析檔案資源的管理與運用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（07）：33-33.

[2]趙新旺.提高檔案管理人員素質(zhì)加強檔案科學(xué)化管理[J].中小事業(yè)單位管理與科技（上旬刊），2011（07）：55-56.

[3]賈士寶.以檔案管理科學(xué)化促進機關(guān)管理高效化[J].佳木斯教育學(xué)院學(xué)報，2010（06）：77-79.