鄭茹艦

隨著我國(guó)高校規(guī)模的持續(xù)擴(kuò)大，高等教育體制改革的不斷深入，高校實(shí)行校院兩級(jí)管理模式后，作為二級(jí)學(xué)院中心樞紐及綜合管理部門(mén)的辦公室承擔(dān)的工作和任務(wù)日益繁重，在運(yùn)行過(guò)程中問(wèn)題也逐漸顯現(xiàn)。在以學(xué)術(shù)為主導(dǎo)的育人環(huán)境里，很多人認(rèn)為，辦公室就是一個(gè)打雜的部門(mén)，同時(shí)辦公室工作人員每天忙碌的都是瑣碎的雜事，沒(méi)有時(shí)間去抓信息工作，從而對(duì)其他情況不了解，也談不上為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)，長(zhǎng)此以往辦公室無(wú)法發(fā)揮更大的作用，而辦公室人員也缺乏主動(dòng)工作的積極性。因此要改變這種現(xiàn)狀辦公室人員就必須認(rèn)清工作職能，明確自身定位和在二級(jí)學(xué)院中辦公室的作用。

一、 高校二級(jí)學(xué)院辦公室概念

二級(jí)學(xué)院辦公室是從事日常事務(wù)的綜合機(jī)構(gòu)，是學(xué)院的中心樞紐和綜合管理部門(mén)。同時(shí)是教學(xué)管理、學(xué)生管理、科研及其全體教職工的后勤保障機(jī)構(gòu)。它起著承上啟下、協(xié)調(diào)各科室、平行院系和各職能部門(mén)關(guān)系的作用。是學(xué)院工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

二、高校二級(jí)學(xué)院辦公室特點(diǎn)

1、執(zhí)行能力，辦公室屬于行政管理層，而不屬于領(lǐng)導(dǎo)層，所以其工作性還應(yīng)具備執(zhí)行力的特點(diǎn)，這一點(diǎn)要求辦公室工作人員能自覺(jué)執(zhí)行各項(xiàng)指示和精神，作為學(xué)院的辦公室不能只是機(jī)械、教條性的傳達(dá)。而是要根據(jù)本部門(mén)實(shí)際情況，將政策的原則性和執(zhí)行方法統(tǒng)一的結(jié)合起來(lái)，力求達(dá)到最佳的執(zhí)行力度。

2、 服務(wù)能力，管理就是服務(wù)，只有遵循教學(xué)教育規(guī)則和管理原則，才能真正實(shí)現(xiàn)為教學(xué)服務(wù)的目的。因此辦公室人員必須樹(shù)立為教師、學(xué)生服務(wù)的意識(shí)。要做到耐心、細(xì)致、熱情、周到。

三、高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作存在的主要問(wèn)題

（一）二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員素質(zhì)建設(shè)問(wèn)題

辦公室工作講究的是高效率、高質(zhì)量，工作的效率包括辦事速度和質(zhì)量。只有在保障質(zhì)量的前提下，加快辦事速度，才是真正的高效率。另外辦公室工作人員應(yīng)該具備過(guò)硬的政治素養(yǎng)，熟練的工作技巧和良好的工作作風(fēng)才能滿足工作的需要?，F(xiàn)在很多的二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員參差不齊，有的是從輔導(dǎo)員或者教師中調(diào)劑，有些是直接留校的畢業(yè)生。絕大部分人員屬于“半路出家”水平顯而易見(jiàn)，直接影響了辦公室工作的有效發(fā)揮。

（二）二級(jí)學(xué)院辦公室工作管理制度問(wèn)題

制度是每一個(gè)單位和機(jī)構(gòu)在管理中的重點(diǎn)突顯，擁有良好的制度管理可以減輕管理工作的難度。在高校很多的二級(jí)學(xué)院中辦公室人員少任務(wù)重，如果不制定健全的管理制度，辦公室規(guī)將無(wú)法實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和制度化。而有些二級(jí)學(xué)院只是根據(jù)學(xué)校的管理制度來(lái)約束，并非從學(xué)院的實(shí)際情況出發(fā)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，這也導(dǎo)致很多時(shí)候?qū)W院的整體形象大打折扣。

（三）二級(jí)學(xué)院辦公室管理的信息化問(wèn)題

目前在各行各業(yè)都向著信息化辦公發(fā)展，二級(jí)學(xué)院辦公室也不例外?，F(xiàn)如今二級(jí)學(xué)院都擁有計(jì)算機(jī)等一些現(xiàn)代化設(shè)備，但是由于辦公室工作人員獵取計(jì)算機(jī)和其他一些現(xiàn)代化設(shè)備信息較少，無(wú)法針對(duì)辦公室設(shè)備故障方面進(jìn)行維修，缺乏專(zhuān)門(mén)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)?，F(xiàn)大部份的信息處理還停留在紙質(zhì)檔文稿處理和打印的基礎(chǔ)上，信息化程度不高，直接影響到辦事效率和進(jìn)程。

四、高校二級(jí)學(xué)院辦公室存在問(wèn)題的對(duì)策

（一） 要強(qiáng)化辦公室職能，充分發(fā)揮辦公室作用。辦公室人員的素質(zhì)直接關(guān)系到工作的效率和質(zhì)量。素質(zhì)的高低是能否開(kāi)展辦公室各項(xiàng)工作的前提，提高辦公室人員的綜合素質(zhì)是促進(jìn)辦公室管理水平的重要途徑。1、在人員素質(zhì)建設(shè)方面應(yīng)該加強(qiáng)辦公室工作人員政治素養(yǎng)，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，不斷提高政治覺(jué)悟，定期組織辦公室人員深入學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”的重要思想，用科學(xué)的理論來(lái)武裝自己的頭腦。堅(jiān)定共產(chǎn)主義信念，牢牢把握政治方向，以高度的責(zé)任感和奉獻(xiàn)精神，圓滿的完成各項(xiàng)任務(wù)。2、要求辦公室人員要廣泛獵取辦公文化知識(shí)以外的管理技能知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等。不斷提高綜合素質(zhì)，同時(shí)要結(jié)合工作的實(shí)際情況，增強(qiáng)各種能力鍛煉。不僅要增強(qiáng)語(yǔ)言表達(dá)和文字的能力，還要具體應(yīng)對(duì)突發(fā)情況的應(yīng)變能力。只有具備良好的組織協(xié)調(diào)能力、綜合分析能力和突發(fā)事件的應(yīng)變能力等，才能更好的應(yīng)對(duì)各式各樣的復(fù)雜問(wèn)題，適應(yīng)變化多樣的管理要求，提高辦公室服務(wù)質(zhì)量。

（二） 制度化和科學(xué)化是做好辦公室管理工作的重要前提，是規(guī)范辦公室人員行為的準(zhǔn)則和依據(jù)，有效的管理制度是推動(dòng)學(xué)院工作正常運(yùn)行，提高工作效率的重要基礎(chǔ)。1、首先要制定健全的辦公室制度，按照從細(xì)、從實(shí)、從嚴(yán)的原則出發(fā)，建立各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范檔案、印章管理，規(guī)范辦事、辦文程序、規(guī)范信息保密和接待工作。努力做到有章可循，依制度辦事。2、其次要明確崗位責(zé)任制度，從實(shí)際工作出發(fā)細(xì)化工作任務(wù)，將工作任務(wù)落實(shí)到每位工作人員身上，做到合理分工、依章辦事，避免工作的隨意性、盲目性和主觀性。使每位工作人員都能盡職盡責(zé)、各盡其能、高效率、高質(zhì)量的完成各項(xiàng)任務(wù)。3、制定健全的辦公室工作管理制度并進(jìn)行有效的科學(xué)管理，可以減少辦事的環(huán)節(jié)，簡(jiǎn)化工作流程，充分發(fā)揮制度的約束力，規(guī)范工作人員行為，強(qiáng)化辦公室凝聚力，使辦公室服務(wù)各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）隨著信息化網(wǎng)絡(luò)廣泛應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)辦公室信息自動(dòng)化、系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化迫在眉睫，實(shí)現(xiàn)辦公室自動(dòng)化不僅可以提高信息傳遞的時(shí)效性和文檔儲(chǔ)存的安全性，以提高工作效率和質(zhì)量。在二級(jí)學(xué)院辦公室管理中可以利用QQ、微信、飛信等方式進(jìn)行通知和傳輸文件，也可以通過(guò)OA系統(tǒng)直接上傳文件供閱覽和下載，解決多部門(mén)、多崗位協(xié)同工作的問(wèn)題。通過(guò)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范工作，提高效率，極大的減少中間環(huán)節(jié)的摩擦。

總之，高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作存在的問(wèn)題既是一種靜態(tài)的現(xiàn)實(shí)存在，又是一種動(dòng)態(tài)生成的過(guò)程，二級(jí)學(xué)院辦公室管理問(wèn)題是由于高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大和制度不健全的原因而產(chǎn)生 ，學(xué)院應(yīng)根據(jù)自身建設(shè)的實(shí)際需求，從實(shí)際出發(fā)制定相關(guān)有效的措施和制度。辦公室人員也應(yīng)認(rèn)清自我，在觀念轉(zhuǎn)變中尋求內(nèi)涵式發(fā)展。（作者單位：四川文化產(chǎn)業(yè)職業(yè)學(xué)院文化商學(xué)院）

參考文獻(xiàn)：

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[3]張寧 高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作初探 2008年

[4]張亞平 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作 2007年