郝冠華

[摘要]教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中起著不可替代的作用，本文就從教學(xué)秘書基本工作出發(fā)，闡明了教秘的重要性，以及作為一名教學(xué)秘書所需要的基本的職業(yè)道德、職業(yè)技能和能力，并從現(xiàn)實情況出發(fā)闡明如何提高教學(xué)秘書的職業(yè)素養(yǎng)。

一、高校教學(xué)秘書的定義及重要性

高校教學(xué)秘書是指在高等院校中協(xié)助院（系）領(lǐng)導(dǎo)具體處理本院（系）中各類教學(xué)事務(wù)的管理服務(wù)人員。根據(jù)職能和分管范圍的不同，具體可劃分為本科教學(xué)秘書、研究生教學(xué)秘書及科研秘書。

教學(xué)秘書這一角色在學(xué)校的教學(xué)管理過程中處于上傳下達的這樣一個綜合性的具有不可替代性的位置。教學(xué)秘書一方面協(xié)助院（系）領(lǐng)導(dǎo)組織和管理教學(xué)，保證各項教學(xué)管理制度的實施以及教學(xué)工作的順利開展，另一方面，作為學(xué)校教學(xué)管理制度的落實者，教學(xué)計劃在實際執(zhí)行過程中所反映出來的問題、教師的工作情況、學(xué)生對教學(xué)管理工作的意見與建議等等都需要教學(xué)秘書進行歸納和整理，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)，也為以后工作順利開展提供參考。

二、做為一名高校教學(xué)秘書所需具備的基本職業(yè)素質(zhì)

1、具備基本的職業(yè)道德，所謂的職業(yè)道德，就是同人們的職業(yè)活動緊密聯(lián)系的符合職業(yè)特點所要求的道德準(zhǔn)則、道德情操與道德品質(zhì)的總和，它既是對本職人員在職業(yè)活動中的行為標(biāo)準(zhǔn)和要求，同時又是職業(yè)對社會所負(fù)的道德責(zé)任與義務(wù)。作為一名教秘老師應(yīng)具備的基本職業(yè)道德有：（1）要有“在其位謀其政”的意識，既然是教學(xué)秘書，就需要保證自己所負(fù)責(zé)的各項工作順利完成；（2）要有責(zé)任意識，只有有了責(zé)任意識，才能主動承擔(dān)責(zé)任，才能做到對學(xué)院負(fù)責(zé)，對教師負(fù)責(zé)，對學(xué)生負(fù)責(zé)，對自己負(fù)責(zé)；（3）要有愛崗敬業(yè)意識，只有有了這樣意識，才能真正的熱愛自己的工作，在工作中獲得滿足和快樂。

2、需要具備基本的職業(yè)技能。主要有：（1）熟悉本校教學(xué)管理的相關(guān)政策和制度。只有熟悉本校教學(xué)管理的相關(guān)政策和制度，在實際工作中才能有的放矢，處理問題的時候才能在制度要求的范圍內(nèi)游刃有余。同時，熟悉這些規(guī)則和制度后，在處理問題的時候才能不假手他人，會更有效率。另外，只有熟悉規(guī)則和制度，才能在實際工作中有所為有所不為。（2）具備現(xiàn)代化的辦公技能。隨著網(wǎng)絡(luò)和計算機的普及，現(xiàn)在基本上所有的高校都采用現(xiàn)代化的工具來提高管理的效率，對于教學(xué)秘書來說，學(xué)會與應(yīng)用計算機已成為必備的素質(zhì)。教學(xué)秘書的工作主要需要應(yīng)用辦公軟件以及教學(xué)管理軟件。辦公軟件多數(shù)用的是office，熟練使用word、excel以及PPT對教學(xué)秘書來說至關(guān)重要，同時還需要熟悉自己所在高校的教學(xué)管理軟件，教學(xué)管理軟件是一個學(xué)校教學(xué)運行的重要換件，包括排課、選課、成績等重要教學(xué)內(nèi)容都需要通過此軟件來進行（3）需要具有綜合的業(yè)務(wù)知識與技能。教學(xué)秘書要通過各種學(xué)習(xí)途徑獲取與在崗位所需要的知識與信息，需要了解本院（系）各專業(yè)的基本概況，院系教師基本情況，學(xué)生基本情況，課程開設(shè)情況等等，還需要懂得教育的基本規(guī)律，才能與學(xué)生更好的溝通，還需要一些基本的公文寫作能力。

3、需要具備基本的職業(yè)能力。主要有（1）需要統(tǒng)籌的能力。教學(xué)秘書工作的一大特點就是工作繁瑣、多樣。這就要求教學(xué)秘書在開學(xué)初的時候?qū)Ρ緦W(xué)期的常規(guī)性事務(wù)進行基本的統(tǒng)籌，什么時間段做什么事兒做到心里有數(shù)，才能在工作中能提前規(guī)劃，不至于因為事情繁多而忙亂。除此之外，由于工作的關(guān)系，經(jīng)常會碰到很多事擠到一起，這個時候就需要分清事情的輕重緩急，勿急躁，一件一件的解決，如果事情繁多，還需將一些待辦事宜記到筆記本上。（2）溝通信息的能力。教學(xué)秘書所處的位置就是一個上通下達的中間位置。在工作中需要與各部門聯(lián)系，要與教務(wù)處溝通，接受有關(guān)教學(xué)方面的信息，要與院系領(lǐng)導(dǎo)溝通，保證教學(xué)順利運行，要與教師和學(xué)生溝通，保證教務(wù)處精神落實，以及收集教師與學(xué)生關(guān)于教學(xué)的相關(guān)建議和意見等等。良好的溝通能減少誤解，保證事情順利進行。（3）協(xié)調(diào)能力。教學(xué)秘書需要跟學(xué)校的各類人群打交道，包括教務(wù)處人員、院系領(lǐng)導(dǎo)、教研室主任、教師以及學(xué)生。教學(xué)工作的順利運行需要多方面人員的共同配合。因此，教學(xué)秘書在工作中應(yīng)具備能與各方和諧相處的能力，在處理問題時能全面分析，多面考慮，妥善處理好交辦和催辦的各項事宜。

三、如何提高教學(xué)秘書的職業(yè)素養(yǎng)

1、學(xué)會思考。教學(xué)秘書的工作雖然繁雜，但是有一個特點，就是重復(fù)性，特別是有一些事務(wù)是每學(xué)期固定的，在熟悉了這些事務(wù)以后，需要學(xué)會反思。反思的目的有兩個：第一，提高工作效率。在對一項基本的工作熟悉后，下一次做此項工作的時候不妨多思考，換其他方式來做，做完后跟之前的方式進行比較，多次反復(fù)實踐后，總結(jié)出最高效的工作方法，同時，一些容易遺漏的地方也能查缺補漏，下次不再犯同樣的錯誤。第二，在實踐中對教務(wù)管理的方式以及教學(xué)管理規(guī)章制度等宏觀政策進行反思，可以認(rèn)清教學(xué)管理不完善的地方，為以后完善教學(xué)管理方式、調(diào)整規(guī)章制度作參考。

2、學(xué)習(xí)與借鑒的能力?，F(xiàn)在是一個知識經(jīng)濟和信息爆炸的時代，每一個人都被裹挾在互聯(lián)網(wǎng)的潮流中不斷前進，作為一名高校管理人員，也應(yīng)該放開眼界，多多吸收各種新思想、新技能，通過借鑒這些新的知識、信息，與自己的工作實踐相結(jié)合，根據(jù)本崗位實際情況，不斷學(xué)習(xí)新的管理經(jīng)驗、教育理念，以更好的應(yīng)用到自己的工作中。

3、開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)或研討交流會。一方面可以與本校其他學(xué)院（系）教秘進行交流，互相討論工作終于到的困難，彼此借鑒經(jīng)驗；另一方面，可以與兄弟院校的教秘互相交流，習(xí)得對方學(xué)院好的工作經(jīng)驗和方法，吸收新的理念，促進本校教學(xué)管理工作的順利進行。同時學(xué)校還應(yīng)多組織給教秘的培訓(xùn)，從另一個渠道習(xí)得各種知識、理念和技能，從而更新管理方法，適應(yīng)時代潮流，為學(xué)校管理工作帶來新氣象。

參考文獻

[1]張曉芳.《高校教學(xué)秘書工作的實踐與思考》.《河北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報》，2009年6月.

[2]王云.《規(guī)范高校教學(xué)秘書管理工作的探索與實踐》.《石油教育》，2008年2月.

[3]陳文貴，楊玉林.《教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理工作中的作用及隊伍建設(shè)》，《天津職業(yè)技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報》，2002年12月.

[4]潘立，趙穎娣，魯建廈.《二級管理體制下研究生教學(xué)秘書的角色定位》.《高教與經(jīng)濟》，2010年3月.