陳紅

【摘要】如何加強(qiáng)基建工程檔案資料管理工作是提高基建工程質(zhì)量的一項(xiàng)非常重要的工作?；n案是單位檔案的組成部分之一，反映了建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過程，基建檔案為單位事業(yè)發(fā)展提供了依據(jù)和條件。新時期，應(yīng)加強(qiáng)基建檔案管理，提高對基建檔案重要性的認(rèn)識，做好基建檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)基建檔案工作自身價值，為發(fā)展和諧社會和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案服務(wù)，提升單位管理水平和基建工程建設(shè)水平。

【關(guān)鍵詞】基建檔案；管理；問題；對策

【Abstract】How to strengthen the infrastructure project file management of infrastructure projects to improve the quality of work is a very important job. Infrastructure is an integral part of the unit file archives， reflect the true process of building project management， infrastructure archives provides the basis and conditions for the development of the unit. New Era， should strengthen infrastructure archives management， increase awareness of the importance of archives infrastructure， good infrastructure archives management， infrastructure archives realize their own values to provide file services for the development of a harmonious society and economic development， improve the management level units and infrastructure projects construction level.

【Key words】Infrastructure archives；Management；Problem；Countermeasure

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)不斷發(fā)展，作為國家和單位發(fā)展的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，基建工程項(xiàng)目建設(shè)也愈來愈得到了深入的發(fā)展，國家加強(qiáng)基建工程管理，制定了相應(yīng)法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)，逐步與國際慣例接軌?；üこ虣n案資料是基建工程建設(shè)過程中形成的歷史記錄，是基建工程管理的重要組成部分，因此，如何加強(qiáng)基建工程檔案資料管理工作是提高基建工程質(zhì)量的一項(xiàng)非常重要的工作。單位近幾年基建工程項(xiàng)目建設(shè)也得到了發(fā)展，在基建工程檔案管理中，也出現(xiàn)了新形勢下的問題和困難，現(xiàn)就本人在基層檔案室基建工程檔案管理的體會，談一談對基建檔案管理的看法：

1. 基建檔案的作用

1.1 基建檔案是指從建設(shè)工程項(xiàng)目醞釀、立項(xiàng)、施工到竣工使用整個過程中直接形成的、必須進(jìn)行整理立卷的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項(xiàng)目前期文件、勘察測繪文件、設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗(yàn)收文件等內(nèi)容，基建檔案是單位檔案的組成部分之一，反映了建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過程，基建檔案為單位事業(yè)發(fā)展提供了依據(jù)和條件。基建工程建設(shè)是單位不斷發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，按照基建工程建設(shè)規(guī)律收集、整理、保存起來的齊全、完整、準(zhǔn)確、成套系統(tǒng)的基建檔案資料，是基建工程管理人員、技術(shù)人員在工程項(xiàng)目建設(shè)活動中創(chuàng)造的知識成果，對提高單位發(fā)展水平，加強(qiáng)單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，增強(qiáng)單位整體檔案管理工作合理化、規(guī)范化，發(fā)揮著重要的作用。

1.2 基建工程項(xiàng)目是指在同一個計(jì)劃任務(wù)書和總體設(shè)計(jì)內(nèi)進(jìn)行施工，由一個或幾個單項(xiàng)工程組成，經(jīng)濟(jì)上實(shí)行統(tǒng)一核算，行政上有獨(dú)立的組織形式的基礎(chǔ)設(shè)施或建筑物，工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，決定了基建檔案具有技術(shù)含量強(qiáng)、系統(tǒng)成套性、原始記錄性、完整準(zhǔn)確性等特性，基建檔案為基建工程各階段建設(shè)活動的決策、文件編報、施工、竣工、使用、等工作提供依據(jù)和憑證，是單位維權(quán)的依據(jù)，是工程項(xiàng)目的寶貴財(cái)富?；n案工作是基建工程建設(shè)的組成部分，按照基建工程文件材料形成規(guī)律進(jìn)行收集、分類、整理、鑒定、保存的基建檔案資料，實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，為工程項(xiàng)目的實(shí)施提供檔案利用服務(wù)，如在籌建一項(xiàng)工程項(xiàng)目的前期工作中，需要進(jìn)行項(xiàng)目可行性研究、上報建議書、選址、土地規(guī)劃等工作，必須查閱大量的過去和現(xiàn)在的檔案資料，作為申報和編報材料的科學(xué)依據(jù)，在工程竣工驗(yàn)收階段，更是需要工程全部檔案資料作為驗(yàn)收工程質(zhì)量的必備條件。所以，需加強(qiáng)基建工程檔案管理工作，為提高基建工程管理水平發(fā)揮檔案作用。

1.3 基建檔案記錄了工程建設(shè)的全過程，真實(shí)反映了工程項(xiàng)目管理過程和工程實(shí)體的現(xiàn)實(shí)面貌，基建檔案具有比工程實(shí)體本身更長久的壽命，規(guī)范、準(zhǔn)確的基建檔案是工程進(jìn)行維修、管理、改擴(kuò)建、使用的憑證和依據(jù)，如有時單位部門需要工程管線的具體位置，就到檔案室查找相關(guān)工程竣工圖，這時檔案資料就發(fā)揮了方便、準(zhǔn)確的服務(wù)功能?；n案是工程質(zhì)量的反映，工程檔案管理納入了工程質(zhì)量管理體系中，工程質(zhì)量關(guān)系到人員安全、財(cái)產(chǎn)保障、使用保證等方面，在工程建設(shè)中形成、積累的基建檔案質(zhì)量好壞控制了工程項(xiàng)目質(zhì)量，工程人員根據(jù)基建檔案規(guī)范工程技術(shù)管理手段、程序，對工程事故原因分析、認(rèn)定責(zé)任、提出改進(jìn)方法提供技術(shù)依據(jù)，通過基建檔案質(zhì)量管理，提高工程項(xiàng)目質(zhì)量，隨著國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)快速發(fā)展，重點(diǎn)工程項(xiàng)目不斷增多，提高對基建檔案重要性的認(rèn)識，齊抓共管，是新形勢下基建檔案管理的重要任務(wù)。

2. 基建檔案管理存在的問題

2.1 面對發(fā)展機(jī)遇，國家工程項(xiàng)目建設(shè)管理體制改革進(jìn)一步深化，也頒布了一系列工程項(xiàng)目管理和工程檔案管理法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，在傳統(tǒng)的基建檔案管理工作中同時產(chǎn)生了問題和困難?；üこ叹哂泄こ讨芷陂L、流程長、階段多、涉及部門多等特點(diǎn)，使基建檔案具有多樣性、復(fù)雜性、成套性等特點(diǎn)，由于經(jīng)濟(jì)利益或趕工期等原因，人們只重視工程本身，輕視工程檔案，基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展，造成了基建檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對檔案資料的利用工作，工程項(xiàng)目管理和技術(shù)文件資料處在分散、損壞、丟失等情況下，制約了單位經(jīng)濟(jì)和檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

2.2 檔案管理意識不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對基建檔案重要性的思想認(rèn)識不夠，基建檔案工作的學(xué)習(xí)宣傳力度不強(qiáng)，基建工程隊(duì)伍流動性大，人員不穩(wěn)定，使檔案資料管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案資料流向不清，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，檔案管理職責(zé)沒有落實(shí)到具體人員。由于基建工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實(shí)踐能力，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、規(guī)范。對基建檔案管理的觀念和認(rèn)識是做好基建檔案工作的前提和保證，目前，隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，在適應(yīng)基建檔案管理新要求方面存在一定的問題。

2.3 傳統(tǒng)的基建檔案管理模式面臨著重大的挑戰(zhàn)，相關(guān)規(guī)章制度不健全，不能采取規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理方法和操作流程，基建檔案管理各環(huán)節(jié)不符合質(zhì)量要求，由于工程參建單位多，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)得不到統(tǒng)一，如歸檔的基建檔案質(zhì)量不一，格式和內(nèi)容不相同，給檔案部門帶來一定的負(fù)擔(dān)。基建檔案管理工作程序不規(guī)范，沒有履行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)等職能，基建檔案管理措施不完善，對當(dāng)前的改革形式和現(xiàn)代管理方法缺乏研究和思考。

2.4 基建檔案管理體制不完善，由于工程建設(shè)單位人員和經(jīng)費(fèi)的原因，許多單位沒有建立基建檔案管理部門，基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全，檔案人員由其他管理人員兼職，沒有設(shè)立專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場所，檔案質(zhì)量、安全得不到保障?；n案管理設(shè)施設(shè)備不能滿足檔案管理需要，如沒有專門的庫房，檔案保管達(dá)不到“八防”要求，基建檔案管理現(xiàn)代化程度不能適應(yīng)單位和工程建設(shè)快速發(fā)展的需要，計(jì)算機(jī)應(yīng)用僅是打字的水平，影響了檔案管理的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。

3. 基建檔案管理的對策

3.1 增強(qiáng)檔案意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立科學(xué)理念。基建工程檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，積極宣傳《檔案法》，正確認(rèn)識基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證，以人為本，貫徹科學(xué)發(fā)展觀，基建檔案人員應(yīng)做好檔案管理工作，變被動為主動，有為才有位，使檔案人員和各級領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成共識，齊抓共管，提供基建檔案管理水平?；n案工作涉及建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法完成工作的，努力爭取各部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視和配合，通過檔案利用事例，加強(qiáng)檔案人員的工作積極性和責(zé)任感，提高檔案工作的地位，使廣大利用者逐步認(rèn)識到檔案和檔案工作的必要性和唯一性。

3.2 完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案管理規(guī)章制度。根據(jù)基建工程項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。隨著我國加入WTO，與國際慣例接軌，重點(diǎn)工程逐漸增多，應(yīng)根據(jù)國情和單位基建工程情況以及國際先進(jìn)管理模式，實(shí)行基建檔案現(xiàn)代化專業(yè)管理模式，制定基建檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，依法治檔，按照國際質(zhì)量管理體系實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，基建檔案工作涵蓋了工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、勘察、測繪、初步設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、評優(yōu)選優(yōu)等階段，基建檔案業(yè)務(wù)工作包括收集、鑒定、整理立卷、利用、保管等內(nèi)容，細(xì)化各項(xiàng)制度并真正落實(shí)到部門和人員工作中，保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時、保管安全。

3.3 做好基建檔案管理工作，建立基建檔案管理機(jī)制。基建檔案業(yè)務(wù)工作是基建檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，嚴(yán)格按照基建檔案管理程序、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理和保管利用工作。

3.3.1 加強(qiáng)基建檔案的收集工作，基建工程各階段相互銜接，一個環(huán)節(jié)連著一個環(huán)節(jié)，檔案資料收集不完整，可能影響其他階段工作的開展，所以，制定基建檔案收集范圍、歸檔質(zhì)量要求、歸檔時間等規(guī)定的具體分解圖表，抓住工程關(guān)鍵階段進(jìn)行收集，檔案部門要實(shí)行全過程跟蹤服務(wù)，改進(jìn)工作方法和態(tài)度，貫徹落實(shí)基建檔案工作的規(guī)定和措施，采取業(yè)主負(fù)責(zé)制、獎懲制、崗位責(zé)任制等工作機(jī)制，分工明確，責(zé)任到人，確保各參建單位履行基建檔案歸檔移交的責(zé)任。

3.3.2 基建檔案管理工作納入基建工程項(xiàng)目管理過程中，基建檔案工作與工程建設(shè)進(jìn)程同步，建設(shè)項(xiàng)目申請立項(xiàng)時，即開始基建文件的收集、整理、審查工作，建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時，完成項(xiàng)目文件的歸檔、驗(yàn)收工作，從工程建設(shè)源頭控制基建檔案管理質(zhì)量。建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機(jī)制，在簽訂合同時，明確需移交的基建檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時間和質(zhì)量要求等事項(xiàng)，并規(guī)定工程款的百分之五作為基建檔案歸檔的準(zhǔn)備金，不提交齊全完整的基建檔案不予付款，有效的控制、監(jiān)督、檢查基建檔案的質(zhì)量。采取基建檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即基建檔案工作納入基建工程計(jì)劃中，納入基建工程規(guī)章制度中，納入崗位責(zé)任制中；基建檔案工作與基建工程立項(xiàng)同步，與基建工程建設(shè)進(jìn)度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗(yàn)收同步。保證基建檔案歸檔工作順利進(jìn)行，從而保證了基建工程質(zhì)量。

3.3.3 基建檔案整理立卷質(zhì)量是基建檔案管理和利用工作的保證，各參建單位應(yīng)嚴(yán)格做好職責(zé)范圍內(nèi)的基建檔案整理、組卷、編目、保管、利用工作，遵循基建檔案的形成規(guī)律，保持檔案資料有機(jī)聯(lián)系，單項(xiàng)工程又相互獨(dú)立，便于利用的原則，構(gòu)成分類清晰、連續(xù)成套的一個整體。通過工程項(xiàng)目技術(shù)會議、技術(shù)交底等形式，解決基建檔案工作問題，形成工作會議紀(jì)要、檔案工作總結(jié)、簡報等文件，得到有效的溝通和效果，采取檔案工作專家現(xiàn)場演示、業(yè)務(wù)咨詢等方式，對基建檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行指導(dǎo)，規(guī)范基建檔案整理立卷工作，統(tǒng)一基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、操作方法。

3.3.4 基建檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是基建檔案工作發(fā)展的物質(zhì)條件，檔案人員應(yīng)主動匯報基建檔案工作情況，及時就當(dāng)前檔案工作出現(xiàn)的問題向領(lǐng)導(dǎo)說明配置設(shè)備設(shè)施的必要性，爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持，設(shè)置符合要求的檔案庫房，配備檔案保管必須的“八防”設(shè)備，提高基建檔案工作環(huán)境條件。

3.3.5 做好基建檔案開發(fā)利用工作，探索檔案服務(wù)機(jī)制?；n案利用工作是基建檔案管理的目的和歸宿，“今世賴之以知古，后世賴之以知今”，緊緊圍繞單位和社會中心任務(wù)，挖掘基建檔案服務(wù)潛能，編制檔案檢索工具和編研材料，提高檔案利用率，充分發(fā)揮基建檔案的作用，為單位和基建工程各部門提供檔案服務(wù)。

3.3.6 做好基建檔案驗(yàn)收、報送工作。國家檔案局頒布了《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》，加強(qiáng)基建檔案資料的管理，貫徹基建檔案備案制度、驗(yàn)收制度，執(zhí)行基建檔案工作檢查、預(yù)驗(yàn)收步驟，基建檔案必須經(jīng)城建檔案管理部門驗(yàn)收合格后，才可進(jìn)行基建工程的竣工驗(yàn)收，工程竣工驗(yàn)收后3個月內(nèi)做好基建檔案的移交工作，通過基建檔案驗(yàn)收工作，提高了基建工程管理和檔案管理水平。

3.4 加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，增強(qiáng)檔案工作思想、政治、文化等素質(zhì)。組織各參建單位檔案人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握檔案整理立卷規(guī)范操作方法，使工程人員了解基建檔案管理知識，檔案人員了解基建工程建設(shè)程序和基建專業(yè)知識，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，拓寬知識面。與時俱進(jìn)，學(xué)習(xí)基建檔案業(yè)務(wù)、管理理論和方法、網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)知識，培養(yǎng)現(xiàn)代復(fù)合型人才。檔案人員應(yīng)樹立服務(wù)第一的意識，找準(zhǔn)途徑，扎實(shí)工作，己所不欲，勿施于人，提高檔案工作的自豪感、責(zé)任感，為單位發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

3.5 信息化時代，給基建檔案工作帶來了新的課題，基建檔案管理應(yīng)推行計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，適應(yīng)基建工程項(xiàng)目現(xiàn)代管理模式，探索基建檔案信息資源體系，根據(jù)基建工程和單位信息化管理實(shí)際情況，使用檔案管理軟件，實(shí)行基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、保管、利用工作規(guī)范、有序，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高基建檔案管理效率。

總之，基建檔案反映基建工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌，基建檔案管理工作是單位事業(yè)和基建工程項(xiàng)目管理的重要組成部分之一，是一項(xiàng)對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想的工作。在新的時代，緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求，檔案人員應(yīng)具有愛崗敬業(yè)、認(rèn)真踏實(shí)的精神，做好基建檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)基建檔案工作自身價值，為發(fā)展和諧社會和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案服務(wù)，提升單位管理水平和基建工程建設(shè)水平。

[文章編號]1619-2737（2015）09-20-686